10 jednoduchých spôsobov, ako sa vyhnúť nesprávnej komunikácii v e-mailoch

Ak už nejaký čas pracujete, pravdepodobne viete, aké dôležité sú e-maily. Keďže cez internet nie je možné vyjadriť tón ani reč tela, je ľahké nesprávne interpretovať niekoho správu, keď ju vidíte na obrazovke. Čítajte ďalej a dozviete sa, ako môžete písať e-maily, ktoré sú jasné, stručné a efektívne v profesionálnom prostredí.

Metóda 1 z 10: Píšte e-maily, keď sa môžete sústrediť.

Ak ste rozptýlení, váš e-mail nemusí byť tak dobre zostavený. Keď máte napísať e-mail, skúste si sadnúť k nemu bez prerušenia, keď nemyslíte na milión iných vecí. Vaše písanie bude jasnejšie a budete sa môcť sústrediť na gramatiku, tón a celkové posolstvo.[1]

  • Je to dôležité najmä vtedy, ak váš e-mail odchádza viacerým ľuďom.
  • Píšte e-maily v tichej miestnosti a odložte telefón a iné rušivé prvky.
  • Pri písaní e-mailov sa snažte zdržať multitaskingu.

Metóda 2 z 10:Nastavte tón pomocou prvých slov.

Vaša úvodná veta môže mať veľký vplyv. Ak chcete, aby váš tón bol ľahký a nenútený, začnite niečo ako: „Ahoj Jessica! Dúfam, že ste mali dobrý víkend.“ Ak to chcete zachovať trochu profesionálnejšie, povedzte niečo ako: „Ahoj, David.“[2]

  • Snažte sa vyhnúť čomukoľvek príliš dusnému, ako napríklad „Milý Robert.“ Zdá sa to trochu neosobné.

Metóda 3 z 10:Udržujte svoje e-maily krátke.

Dlhé správy majú tendenciu zmiasť vášho príjemcu. Ak je to možné, snažte sa byť stručný a výstižný. Udržujte vety krátke a nepridávajte príliš veľa podrobností – ak sa vám stane, že napíšete viac ako 1 alebo 2 odseky, pravdepodobne by ste mali ľuďom poskytnúť informácie prostredníctvom videochatu alebo osobne.[3]

  • Snažte sa rýchlo prejsť k veci a vyhnite sa písaniu množstva zdvorilostí.
  • Ľudia majú tendenciu čítať e-maily v krátkych intervaloch. Ak pridáte príliš veľa informácií, je pravdepodobné, že sa niektoré z nich stratia.
  • E-maily píšte stručne, ale snažte sa vyhýbať strohým vetám alebo jednoslovným odpovediam. Tie sa môžu zdať trochu neslušné, najmä cez obrazovku počítača.

Metóda 4 z 10: Jasne uveďte, čo potrebujete.

Ak niečo požadujete, uistite sa, že je to zrozumiteľné. Nechoďte okolo horúcej kaše – jasne a priamo uveďte, čo potrebujete, aby nedošlo k nedorozumeniu. Ak existuje časová os, nezabudnite ju tiež uviesť. Uistite sa však, že váš tón je ľahký. Napríklad: [4]

  • „Do pondelka večera potrebujem mať v schránke tú mesačnú správu o pokroku.“
  • „Ak by ste mi mohli do konca týždňa doručiť formulár s tímovou spätnou väzbou, bolo by to skvelé.“

Metóda 5 z 10:Usporiadajte svoje myšlienky pomocou odsekov.

Pomôže ľuďom ľahko prečítať informácie. Keď prejdete na novú tému, oddeľte ju novým odsekom, aby sa váš e-mail dal prečítať. Pomôže vášmu čitateľovi rýchlo skenovať správu a nájsť časti, ktoré sú pre neho najdôležitejšie.[5]

  • Na začiatku odsekov používajte slová ako „tiež“, „ďalej“ a „nakoniec“.

Metóda 6 z 10: Pridajte špecifický predmet.

Dajte ľuďom vedieť, čoho presne sa e-mail týka. Uistite sa, že váš predmet je konkrétny; napríklad namiesto toho, aby ste napísali „Správa“, skúste niečo ako „Mesačná správa o plánovaní: Jún 2021.“ Vaši kolegovia ho s väčšou pravdepodobnosťou otvoria a prečítajú, ak budú vedieť, že je pre nich dôležitý a relevantný.[6]

  • Pomôže to tiež udržať vaše e-maily mimo priečinka so spamom.

Metóda 7 z 10:Korektúra preklepov.

Chyby môžu vašu správu naozaj vyviesť z miery. Väčšina programov na kontrolu pravopisu síce zachytí nesprávne napísané slová, ale nedokáže zachytiť nesprávnu voľbu slov alebo niekoho nesprávne napísané meno. Mali by ste si tiež prečítať, či v texte nechýbajú interpunkčné alebo gramatické chyby, pretože tie môžu u čitateľa vyvolať dojem, že vám na nich nezáleží. Pred odoslaním e-mailu strávte 2 až 3 minúty jeho čítaním, aby ste sa uistili, že v ňom nie sú žiadne do očí bijúce chyby.[7]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
Prejsť na zdroj

  • V profesionálnom prostredí je veľmi dôležité správne napísať niečie meno. Pred odoslaním si na chvíľu skontrolujte, či to máte správne, aby ste sa v budúcnosti vyhli nepríjemnostiam.

Metóda 8 z 10:Opätovne si prečítajte svoje e-maily kvôli tónu.

Premýšľajte o tom, ako budú príjemcovia čítať vašu správu. Niečo také ako: „Porozprávame sa neskôr,“ sa vám môže zdať nevinné, ale váš kolega, ktorý si to prečíta, si môže myslieť, že má problémy alebo že ste nahnevaný. Zmeňte ho na niečo podobné: „Máte čas na neskorší rozhovor o pripravovaných zmenách v správe??“, aby to bolo trochu jasnejšie.[8]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
Prejdite na zdroj

  • Nikdy nepoužívajte v e-mailoch všetky veľké písmená! Písanie vety so zamknutými veľkými písmenami sa zvyčajne považuje za kričanie na niekoho cez obrazovku počítača.
  • Namiesto niečoho ako: „Predložte svoje zmeny do zajtrajšieho rána.“ Skúste niečo ako: „Keďže termín je zajtra popoludní, budem potrebovať vaše zmeny do zajtrajšieho rána. Dajte mi vedieť, či vám táto časová os vyhovuje.“

Metóda 9 z 10:Pauza pred odpoveďou na zápalistý e-mail.

Ak dostanete e-mail, ktorý vás nahnevá, chvíľu sa nadýchnite. Namiesto vypracovania rezkej odpovede počítajte do 10 (alebo 1 000), kým sa neuklidníte. Potom si e-mail znovu prečítajte a zistite, či je skutočne urážlivý alebo nie. Je pravdepodobné, že ste si správu možno trochu zle vysvetlili a v skutočnosti to nie je až také zlé.[9]

  • Ak stále cítite potrebu vytvoriť nahnevanú odpoveď, pred jej odoslaním počkajte 24 hodín. Potom sa po jednom dni vráťte k svojej odpovedi a zistite, či ju ešte chcete poslať alebo nie.

Metóda 10 z 10: Dajte ľuďom výhodu pochybností.

  • Je ťažké vyjadriť pozitívny tón v e-maile. Ak si prečítate niečo, čo vám poslal kolega, a okamžite sa urazíte, urobte krok späť a prečítajte si znova, čo napísal. Skúste sa sami seba spýtať, či sa tón dá interpretovať aj iným spôsobom – či je tento e-mail skutočne hrubý, alebo sa len vyjadruje nevrlo?[10]

    • Niekto môže napríklad napísať: „Potrebujem tú správu do večera.“ Na prvý pohľad to vyzerá trochu chladne a bez emócií. Nemusí však byť nevyhnutne hrubý, je len vecný a stručný.
  • Odkazy