13 spôsobov, ako byť diplomatický voči šéfovi

Pravdepodobne ste už počuli, že v pracovnom prostredí treba byť asertívny, ale rozhovor so šéfom si často vyžaduje trochu viac taktu – najmä ak to, čo chcete povedať, nie je práve „dobrá správa“.“ Vo svete medzinárodnej politiky sa diplomati pohybujú v zložitých a niekedy napätých vzťahoch medzi dvoma krajinami so zdvorilosťou a jemnosťou. Tu sme pre vás pripravili niekoľko tipov, ktoré môžete využiť na to, aby ste túto diplomatickú povahu nasmerovali do svojho jednania so šéfom a mohli tak veci vybaviť bez toho, aby ste si pohoršili perie.

Metóda 1 z 13:Vyberte si správny čas a miesto na náročné rozhovory.

Vaše okolie ovplyvňuje to, ako váš šéf prijme vaše posolstvo. Nájsť správny čas a miesto na to, aby ste povedali, čo chcete povedať, je kľúčovou súčasťou diplomatického správania. Vyberte si prostredie, v ktorom sa cítite pohodlne, ľahko vás počuť a je menej pravdepodobné, že vás niekto vyruší. Kritickú spätnú väzbu poskytnite radšej v súkromí než na verejnosti alebo pred spolupracovníkmi.[1]

  • Môžete napríklad pozvať svojho šéfa mimo kancelárie na kávu a potom tam predniesť svoje obavy.
  • Ak je váš šéf mimoriadne zaneprázdnený, je dobré sa ho opýtať, kedy by bol vhodný čas na rozhovor. Zachovajte neformálnosť! Stačí povedať niečo ako: „Je tu niečo, o čom by som sa s vami chcel porozprávať možno 5 minút. Kedy by to bolo najlepšie?“

Metóda 2 z 13:Začnite pozitívnym komentárom.

Povedzte svojmu šéfovi o niečom, čo robí naozaj dobre. V tomto prípade nejde ani tak o to, aby ste šéfovi pred vyslovením kritiky namazali oči, ale skôr o to, aby ste mu poskytli vyvážený obraz. Začať tým, čo sa darí, tiež pomáha udávať tón a uvádza vás na konštruktívnu cestu.[2]

  • Môžete napríklad povedať: „Chcel by som vám na chvíľu poďakovať za zavedenie nového systému hlásení. Veci na pracovisku idú oveľa hladšie a naša produktivita sa zvýšila.“
  • Komentár by sa mal čo najviac týkať zamerania vašej konverzácie. Ak sa napríklad chystáte diskutovať o problémoch, ktoré máte s nedávno prijatým zamestnancom, môžete začať tým, že uvediete veci, ktoré tento človek robí dobre.

Metóda 3 z 13:Zdôraznite svoj vlastný pohľad.

Hovorte vo výrokoch „ja“, aby ste jasne vyjadrili svoje myšlienky. Prezentujte svoje myšlienky alebo nápady ako vlastné bez toho, aby ste ich premietali na svojho šéfa alebo niekoho iného. Ak svoje vyjadrenie rámcujete slovom „vy“, môže to vo vašom šéfovi vyvolať pocit útoku – a to je sotva diplomatické![3]

  • Môžete napríklad povedať: „Obávam sa, že John sa neprispôsobuje svojej novej úlohe.“ Je to oveľa menej konfrontačné ako povedať: „Nemali ste povýšiť Johna.“
  • Používajte výroky „ja“ aj vtedy, keď reagujete na svojho šéfa. Napríklad namiesto toho, aby ste povedali „nemáte pravdu“, povedzte „nesúhlasím“.“ Ide o asertívnu, diplomatickú komunikáciu, ktorá ponecháva priestor na diskusiu.

Metóda 4 z 13:Ponúknite riešenie akéhokoľvek problému, na ktorý upozorníte.

Vysvetlite všetko, čo ste už urobili, a uveďte niekoľko ďalších možností. S najväčšou pravdepodobnosťou sa váš šéf menej zaoberá existujúcim problémom a viac sa zaujíma o to, ako ho vyriešiť, aby k nemu už nedochádzalo. Dajte šéfovi najavo, že ste o tom premýšľali ešte predtým, ako ste ho na to upozornili, a máte nejaké nápady.[4]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejdite na zdroj

  • Ak máte viac ako jedno možné riešenie, predstavte výhody a nevýhody každého z nich. Potom oznámte svojmu šéfovi, čo odporúčate. Zároveň chcete posilniť, že ste otvorení aj iným možnostiam a nakoniec budete súhlasiť s tým, ako sa váš šéf rozhodne.

Metóda 5 z 13:Zamerajte sa na dobro spoločnosti.

Zakorente svoje argumenty v spoločných cieľoch, ktoré máte vy a váš šéf. To pomôže vášmu šéfovi vidieť, že sa staráte o najlepšie záujmy spoločnosti, nie o svoje vlastné sebecké túžby alebo záujmy. Uveďte, aký prínos má váš nápad pre spoločnosť, a podporte tento záver tvrdými údajmi.[5]

  • Môžete napríklad povedať: „Zrušenie hlásení TPS by zvýšilo produktivitu o 25 %, čo by mohlo zvýšiť predaj až o 50 %.“
  • Môžete tiež výslovne uznať tento spoločný základ. Môžete napríklad povedať: „Viem, že obaja chceme zvýšiť produktivitu tohto oddelenia. Dobrým spôsobom, ako to urobiť, by bolo odstrániť niektoré z týchto správ, ktoré v skutočnosti nikto nepoužíva.“

Metóda 6
Metóda 6 z 13: Preformulujte negatívne výroky pozitívnejšie.

Zahrňte slová ako „schopný“ a „zatiaľ“, aby ste dali najavo, že ešte stále usilovne pracujete. Táto technika funguje obzvlášť dobre, ak ste narazili na prekážku pri riešení úlohy alebo projektu. Použitie určitej formy „schopný“ naznačuje, že by ste to urobili, keby do toho nezasiahlo niečo, čo je mimo vašej kontroly. Pridanie „ešte“ dáva vášmu šéfovi najavo, že to bude čoskoro dokončené.[6]

  • Môžete napríklad povedať: „Obávam sa, že sa mi ešte nepodarilo uzavrieť účet Dunder Mifflin. Potreboval by som ešte niekoľko dní, aby som to dokončil.“
  • Slovesá v minulom priebehovom čase naznačujú, že stále pracujete, čo je pozitívnejšie ako jednoduchý minulý čas. Napríklad: „Ešte som nedokončil ten projekt“ namiesto „Nedokončil som ten projekt“.“

Metóda 7
Metóda 7 z 13:Používajte pomocné slovesá na vyjadrenie možnosti.

Slovesá ako „mohol“, „mal“, „chcel“ a „mohol“ zjemňujú požiadavku. Chcete, aby váš šéf pre vás niečo urobil, ale nemôžete to od neho len tak vyžadovať – koniec koncov, stále je to váš šéf. Pridajte pomocné sloveso, ktoré naznačuje, že to, na čo sa pýtate, je skôr možnosť alebo návrh než požiadavka.[7]

  • Môžete napríklad povedať: „Pomohlo by mi, keby som mal na dokončenie tohto projektu trochu viac času“ alebo „Na dokončenie tohto projektu by som potreboval trochu viac času“. Možno by mi pomohlo, keby mi s konečnými číslami pomohol aj niekto iný.“

Metóda 8
Metóda 8 z 13:Zjemnite dôrazné vyhlásenia zdvorilým jazykom.

Pridajte ospravedlnenie alebo kvalifikátor, aby vaše vyhlásenie nebolo také tvrdé. Aj keď je v obchodnej komunikácii zvyčajne dôležitá priamosť, pri rozhovore so šéfom môže byť trochu zdvorilosti veľmi dôležité. Využite to na prejavenie empatie voči pozícii vášho šéfa.[8]

  • Môžete napríklad povedať: „Je mi veľmi ľúto, že sa nebudem môcť zúčastniť na stretnutí. Mohol by namiesto mňa ísť niekto iný?“
  • Nebojte sa pripojiť aj vyjadrenie, v ktorom oceníte prácu svojho šéfa. Môžete napríklad povedať: „Viem, že ste do tejto prezentácie vložili veľa práce. Je mi veľmi ľúto, že som ešte nestihla zostaviť tieto čísla. Bolo by v poriadku, keby som vám ich doručil v piatok?“

Metóda 9
Metóda 9 z 13: Kladenie otázok na lepšie pochopenie.

Aktívne počúvajte a v prípade potreby si vyžiadajte vysvetlenie. Súčasťou diplomatického správania je uistiť sa, že ste obaja na rovnakej strane. Kladenie otázok šéfovi ukazuje, že ho počúvate a snažíte sa mu porozumieť. To tiež ukazuje, že sa zaujímate o ich názor a ceníte si to, čo majú na srdci.[9]

  • Môžete napríklad povedať: „Je mi ľúto, ale prečo má generálny riaditeľ také obavy o kanceláriu Stanton? Myslel som si, že tam je všetko pod kontrolou.“
  • Ak nemáte žiadne otázky, môžete tiež zopakovať niečo, čo váš šéf povedal vlastnými slovami. To vám pomôže uistiť sa, že ste ich správne pochopili. Môžete napríklad povedať: „Počujem vás správne?? Myslíte si, že Avery by sa darilo lepšie, keby ste ich presunuli z môjho oddelenia do oddelenia predaja?“

Metóda 10 z 13: Ovládajte svoje vlastné emócie.

Držte sa faktov a udržujte diskusiu na profesionálnej úrovni. Diskutujte o svojich obavách pokojným spôsobom a vyhnite sa tomu, aby ste na svojho šéfa frustrovane vybehli. Zachovajte si chladnú hlavu a hľadajte riešenia akéhokoľvek problému, namiesto toho, aby ste sa zaoberali samotným problémom.[10]
Dôveryhodný zdroj
Americká psychologická asociácia
Vedúca vedecká a profesijná organizácia licencovaných psychológov
Prejsť na zdroj

  • Môže byť ťažké nebrať si veci v práci osobne – najmä ak máte sťažnosť! Snažte sa pamätať na to, že vy aj váš šéf máte rovnaké celkové ciele, aby ste pomohli spoločnosti uspieť.

Metóda 11 z 13:Udržujte pozitívnu a asertívnu reč tela.

Sedieť alebo stáť rovno s ramenami vzadu a nadviazať očný kontakt. Táto reč tela oznamuje vášmu šéfovi, že ste sebavedomý a otvorený voči nemu. Vyhýbajte sa prekríženiu rúk a nôh, ktoré spôsobí, že budete pôsobiť uzavretým do seba.[11]
Dôveryhodný zdroj
Klinika Mayo
Vzdelávacia webová stránka jednej z popredných svetových nemocníc
Prejsť na zdroj

  • Zachovajte pozitívny alebo neutrálny výraz tváre. Nahnevaný alebo frustrovaný výraz tváre môže spôsobiť, že vaše posolstvo vyznie oveľa negatívnejšie, ako ste zamýšľali.
  • Ak máte problém s asertívnou rečou tela, trénujte pred zrkadlom alebo požiadajte o pomoc priateľa. Po určitom čase sa to stane vašou druhou prirodzenosťou.

Metóda 12 z 13: Aktívne počúvajte odpoveď svojho šéfa.

Nadviažte očný kontakt a položte vysvetľujúce otázky, aby ste ukázali, že počúvate. Byť diplomatický nie je len o tom, čo hovoríte – rovnako dôležité je venovať pozornosť tomu, čo váš šéf hovorí v reakcii. Počas rozprávania sa trochu nakloňte dopredu, možno odrážajte reč ich tela alebo výraz tváre.[12]

  • Skôr ako niečo poviete v odpovedi, stručne zhrňte to, čo povedali, vlastnými slovami. Tým im zabezpečíte nielen to, že ste ich počúvali, ale aj to, že ste rozumeli tomu, čo hovorili. A ak ste náhodou nepochopili, dali ste im možnosť to napraviť.

Metóda 13 z 13:Buďte otvorení kritike od svojho šéfa.

  • Premeňte negatívne výroky na spôsoby, ktoré môžete zlepšiť. Keď vám šéf dá negatívnu spätnú väzbu, môže byť príliš ľahké sa biť. Ak potrebujete, zhlboka sa nadýchnite a pripomeňte si, že každá spätná väzba vám má pomôcť zlepšiť sa v práci. Váš šéf by vám vôbec nedal spätnú väzbu, keby neveril, že sa môžete zlepšiť.[13]
    Dôveryhodný zdroj
    Americká psychologická asociácia
    Vedúca vedecká a profesijná organizácia licencovaných psychológov
    Prejsť na zdroj

    • Napríklad, ak váš šéf spomenie chyby vo vašej správe, môžete to preformulovať ako: „Musím svoje správy ešte raz upraviť, než ich predložím.“
    • Pomôcť vám môže aj to, že sa svojho šéfa opýtate na to, čo ste vymysleli. Môžete napríklad povedať: „Pomohlo by, keby som svoje správy ešte raz upravil, než ich odovzdám??“ Môže vám dať aj ďalšie nápady, ktoré môžete použiť na odstránenie akéhokoľvek problému, na ktorý upozornil.
    • Pokúste sa pochopiť dôvody, prečo váš šéf vyslovil pripomienky, ktoré vyslovil. Ak si nie ste istí, položte otázky! Je dôležité, aby ste pochopili ich očakávania, aby ste ich mohli čo najlepšie naplniť.
  • Odkazy