13 spôsobov, ako zlepšiť zručnosti v oblasti riadenia času

Urobiť prácu, dodržať termíny a byť 100 % produktívny je pre každého ťažké. Ak bojujete s manažmentom času, je to ešte ťažšie. Našťastie existuje niekoľko spôsobov, ako môžete zlepšiť svoje zručnosti v oblasti riadenia času. Tieto zmeny sa pohybujú od jednoduchých zmien vo vašom každodennom živote až po úplné zmeny v tom, ako si naplánujete svoj život! Tento článok sa zaoberá mnohými technikami riadenia času, ktoré môžete použiť na efektívnejšie vykonávanie úloh, vrátane zostavenia denného plánu, zbavenia sa rozptyľovania a usporiadania dokonalého pracovného priestoru.

Metóda 1 z 13:Stanovte si jasné a merateľné týždenné ciele.


UŽ ČOSKORO
Napíšte si všetko, čo by ste chceli dosiahnuť. Preskúmajte svoj zoznam a určte si priority, čo sa v danom týždni musí bezpodmienečne urobiť, napríklad úlohy s blížiacim sa termínom. Stanovenie konkrétnych cieľov vám pomôže udržať si motiváciu a budete sa cítiť mimoriadne úspešní, keď dosiahnete všetko, čo ste si stanovili.[1]

  • Vyzvite sa, aby ste dokončili viac, ako si myslíte, že dokážete, ale nepreháňajte to. Ak máte v piatok odovzdať rozsiahlu výskumnú prácu, pravdepodobne nie je čas pridať na zoznam organizáciu celej domácnosti a písanie románu.
  • Namiesto toho si skúste stanoviť ciele dokončiť výskumnú prácu, usporiadať šatník a napísať desať strán svojho románu.

Metóda 2 z 13:Vytvorte si denný plán na organizáciu úloh.


PRÍDE ČOSKORO
Na plánovanie používajte kalendár alebo papier. Presne si naplánujte, ako chcete každý deň využiť svoj čas, a nič nevynechajte zo svojho rozvrhu. Zahrňte si, koľko času by ste chceli venovať jednotlivým úlohám. Začnite svoj plán napríklad takto: „7:30 – 8:00 hod: Zobudenie a raňajky.“ Za tým nasleduje prvá hlavná úloha vášho dňa, napríklad „8:00 – 8:30 hod: Odpovedzte na e-maily.“[2]

  • Nemusíte sa presne riadiť svojím plánom, pretože život vás niekedy môže prekvapiť tým, ako dlho bude úloha trvať. Bez ohľadu na to je plán skvelým vodítkom, ktoré vás udrží na ceste k dosiahnutiu vašich týždenných cieľov.

Metóda 3 z 13:Stanovte si priority každodenných úloh podľa dôležitosti.


PRÍDE ČOSKORO
Vyberte si najťažšiu alebo najnaliehavejšiu úlohu dňa, ktorú urobíte ako prvú. Povedzme, že máte obrovské množstvo domácich úloh a neviete, kde začať. Preskúmajte termíny plnenia vašich úloh, ako aj úroveň náročnosti jednotlivých úloh a podľa toho si stanovte priority. Ak najprv odstránite ťažkú, časovo náročnú úlohu, budete sa cítiť úspešní a pripravení riešiť zvyšok svojho zoznamu úloh![3]

  • Ak máte napríklad zajtra odovzdať rozsiahlu úlohu z matematiky a koncom týždňa nejaké rýchle pracovné listy so slovnou zásobou, začnite s domácou úlohou z matematiky.

Metóda 4 z 13:Sústreďte sa na jednu úlohu naraz.


PRÍDE ČOSKORO
Je ťažké urobiť veci, keď robíte príliš veľa vecí naraz. Keď si odškrtávate veci zo zoznamu úloh, sústreďte sa na danú úlohu. Vypnite myšlienky na iné povinnosti a vyhnite sa tomu, aby ste sa vracali medzi nesúvisiacimi povinnosťami. Je oveľa efektívnejšie riešiť jednu povinnosť naraz. [4]

  • Napríklad namiesto odpovedania na e-maily a odpovedania na telefonáty v rovnakom čase odpovedzte na všetky e-maily skôr, ako budete telefonovať.
  • Prepínanie medzi úlohami je pre váš mozog viac práce a spomaľuje proces.

Metóda 5 z 13:Minimalizujte rozptyľovanie a vyrušovanie.


PRÍDE ČOSKORO
Venujte každej úlohe plnú pozornosť. Vypnite všetky rozptyľujúce prvky, ako sú oznámenia e-mailu, telefónu a sociálnych médií. Mali by ste tiež eliminovať hluk, ako napríklad blízky televízor alebo rádio. Vyhraďte si čas, keď nechcete byť vyrušovaní, a neriešte žiadne vyrušovanie, pokiaľ to nie je absolútne nevyhnutné.[5]
Zdroj experta
Sydney Axelrod
Certifikovaný životný kouč
Rozhovor s odborníkom. 30. júna 2020.

  • Ak napríklad plánujete písať 45 minút, počas tohto času neodpovedajte na telefón ani na e-maily. Po uplynutí 45 minút si môžete skontrolovať e-mail.
  • Sociálne médiá sú veľkým rozptýlením. Naplánujte si čas na sociálne médiá počas celého dňa a nepúšťajte sa do nich, pokiaľ to nie je počas naplánovaného časového bloku.

Metóda 6 z 13:Robte si krátke prestávky, aby ste nevyhoreli.


PRÍDE ČOSKORO
Nemôžete pracovať alebo byť produktívni 24 hodín denne. Naplánujte si počas dňa prestávky, aby ste si mohli oddýchnuť a relaxovať. Prestávka vám umožní načerpať energiu a vrátiť sa k úlohe s novým pohľadom. Skúste počas prestávky robiť niečo, čo vôbec nesúvisí s vašou úlohou, napríklad kresliť obrázok, brnkať na gitare alebo hrať šach na telefóne! Môžete tiež zvážiť: [6]

  • Volanie priateľovi
  • Prechádzka
  • Meditácia alebo strečing

Metóda 7 z 13:Delegujte úlohy, ktoré za vás zvládnu iní.


PRÍDE ČOSKORO
Nemusíte robiť všetko sami! Umožniť inej osobe, aby sa o niečo postarala, vám dáva šancu venovať sa svojim ostatným úlohám a zároveň stihnúť všetko. Uistite sa, že ste poverili niekoho spoľahlivého a dôveryhodného! Nechcete sa trápiť tým, či to človek naozaj stihne.[7]

  • Pamätajte, že delegovanie je znakom sily a inteligencie, nie slabosti. Každý musí niekedy požiadať o pomoc!

Metóda 8 z 13:Sledujte svoj čas pomocou denníka alebo aplikácie.


PRÍDE ČOSKORO
Noste so sebou zápisník a zapisujte si všetko, čo robíte a ako dlho. Prípadne si stiahnite bezplatnú aplikáciu na sledovanie času, napríklad Due Time Tracking, Calendar alebo TopTracker, aby ste mali prehľad o tom, ako trávite každú minútu.[8]
Uistite sa, že ste úprimní. Na konci dňa zhodnoťte, ako ste strávili svoj čas. Robte to každý deň počas jedného týždňa, aby ste získali dobrý obraz o tom, ako zvyčajne trávite svoj deň. Na konci týždňa zvážte zmeny, ak zistíte, že ste strávili príliš veľa minút (alebo dokonca hodín) kontrolovaním sociálnych sietí alebo surfovaním po internete.[9]
Zdroj experta
Sydney Axelrod
Certifikovaný životný kouč
Rozhovor s odborníkom. 30. júna 2020.

  • Najlepšie je sledovať svoj čas niekoľko dní po sebe, aby ste získali poctivý pohľad na svoj rozvrh. V niektoré dni sa môžete zúčastniť narodeninovej večere alebo návštevy lekára, čo nie sú každodenné úlohy a mohli by vám narušiť plán.

Metóda 9 z 13: Na konci každého dňa si prezrite svoj zoznam úloh.


PRÍĎTE ČOSKORO
Zaznamenávajte si, čo ste dokončili, ako aj to, čo je ešte potrebné urobiť. Odškrtnite si úlohy, ktoré ste dokončili, a vytvorte si nový zoznam úloh na ďalší deň, pričom začnite tým, čo ste nedokončili. Vyhraďte si každý večer čas na tento dodatočný krok, ktorý vám pomôže osláviť to, čo ste dosiahli, a zároveň mať na pamäti svoje ciele na ďalší deň. Môže vám tiež pomôcť získať lepšiu predstavu o tom, ktoré úlohy vám zaberajú najviac času. Použite tieto informácie na prehodnotenie toho, koľko času by ste si mali vyhradiť na dokončenie určitých úloh.[10]

  • Je úplne v poriadku, ak zistíte, že ste nestihli splniť všetky úlohy! Nezabudnite, že zajtra je nový deň. Neustále sa snažte plniť svoje ciele!

Metóda 10 z 13:Motivujte sa odmenami.


PRÍĎTE ČOSKORO
Na začiatku úlohy si sľúbte odmenu na jej konci. Ak máte napríklad úlohu na písanie, ktorú musíte dokončiť, ale nemáte na ňu náladu, dovoľte si po dokončení úlohy ísť na 20-minútovú prechádzku do blízkeho parku![11]

  • Uistite sa, že vaša odmena je niečo, čo vás naozaj baví.
  • Vaša odmena by nikdy nemala spôsobiť komplikácie alebo vás vyviesť z miery. Napríklad ísť do kina alebo si vziať voľno na zvyšok dňa po dokončení 30-minútovej úlohy nemusí byť dobrý nápad.

Metóda 11 z 13:Odmietnite ďalšie projekty, ak máte plný tanier.


PRÍDE ČOSKORO
Je ľahké vziať si na seba viac, ako dokážete zvládnuť. Pri schvaľovaní nových povinností buďte realistickí a majte na pamäti, čo už musíte urobiť. Ak je napríklad váš rozvrh počas školského týždňa plne obsadený vyučovaním a futbalovým tréningom, možno nie je najvhodnejší čas na to, aby ste sa prihlásili do ďalšieho krúžku.[12]
Zdroj experta
Sydney Axelrod
Certifikovaný životný kouč
Rozhovor s odborníkom. 30. júna 2020.

  • Naučte sa povedať „nie.“ Ak nemôžete povedať nie, buďte úprimní k svojim časovým obmedzeniam. Ak vás napríklad niekto požiada, aby ste niečo urobili do konca dňa, môžete povedať: „Momentálne som trochu preťažený, ale môžem vám to odovzdať do konca zajtrajšieho dňa.“
  • Nadmerné plánovanie môže viesť aj k stresu. Keď ste v strese, ste menej produktívni.

Metóda 12 z 13:Využite čas prestojov.


PRÍDE ČOSKORO
Urobte si rýchly zoznam, keď máte čas navyše. Skúste napríklad využiť cestu autobusom do práce alebo do školy na dodatočné plánovanie. Toto je obzvlášť užitočné, ak sa vám zdá, že ste vo voľnom čase obzvlášť vystresovaní svojimi povinnosťami![13]

  • Nevenujte všetok svoj voľný čas plánovaniu a organizovaniu. Mohlo by sa to stať stresujúcim a narobiť viac škody ako úžitku. Stále potrebujete nejaký čas na oddych!
  • Ak máte 10 minút voľného času, začnite tým, že 2 alebo 3 minúty venujete organizácii.

Metóda 13 z 13:Usporiadajte si pracovný priestor, aby ste zvýšili produktivitu.


  • PRICHÁDZA ČOSKORO
    Znečistite svoj pracovný stôl alebo si nájdite tiché, pokojné miesto vo svojom dome. Ak váš stôl prekypuje papiermi, obálkami, perami a odpadkami, každý by bol trochu vystresovaný alebo roztržitý! Urobte si poriadok vo svojom pracovnom priestore tak, aby ste odstránili všetky potenciálne rušivé vplyvy. Vyhoďte všetky odpadky, oprášte notebook a stôl a skúste si usporiadať dokumenty do priečinka alebo zakladača.[14]

    • Nemusíte však odstrániť všetky svoje osobné prvky! Pridajte niekoľko obrázkov, na ktoré sa môžete pozrieť, keď budete chcieť zažiť radosť, alebo zvážte roztomilý držiak na perá či stolovú rastlinu, aby ste svojmu priestoru dodali šmrnc.
  • Odkazy