15 spôsobov, ako napísať profesionálny e-mail na vysokú školu

Etiketa obchodných e-mailov môže byť druhou prirodzenosťou pre ľudí, ktorí ich posielajú už roky, ale ak ste študent vysokej školy, možno neviete, ako sa profesionálne prezentovať pri kontakte s prijímacími úradníkmi, profesormi alebo vedúcimi katedier. Pri prijímaní na vysokú školu, ktoré je konkurenčnejšie ako kedykoľvek predtým, chcete vždy vyzerať čo najlepšie, a to aj v e-maile. Vďaka týmto tipom, ako písať e-maily na vysokej škole zrozumiteľne a profesionálne, budete písať e-maily ako profesionál v biznise.

Metóda 1 z 15:Určite, prečo posielate e-mail.


Možno máte konkrétnu otázku, na ktorú potrebujete odpoveď a nikde inde ju nemôžete nájsť. Možno sa obraciate na školu, aby ste získali viac informácií a zistili, či máte záujem o štúdium. Možno sa snažíte naplánovať stretnutie alebo pohovor. Alebo môžete písať e-mail, pretože ste zmeškali termín alebo chcete nadviazať na odmietnutie. Ak budete mať jeden konkrétny účel e-mailu, budete informovaní o všetkých nasledujúcich krokoch.

Metóda 2 z 15:Používajte vhodnú e-mailovú adresu.


Uistite sa, že všetky e-maily týkajúce sa vysokej školy posielate z vhodnej a priamej e-mailovej adresy, napríklad z adresy meno, [email protected] To vám pomôže zabrániť tomu, aby váš e-mail skončil v priečinku so spamom alebo aby bol ignorovaný, pretože pochádza z nevhodne znejúcej e-mailovej adresy.

Metóda 3 z 15: Napíšte predmet e-mailu.


Napíšte dôvod e-mailu ako jednoduchú frázu. Napríklad: „Termín návštevy areálu“ alebo „Žiadosť o informácie o štipendiu“.“ Použite to ako predmet e-mailu.

Metóda 4 z 15:Oslovte osobu, ktorej píšete.


Ak poznáte konkrétnu osobu, ktorej posielate e-mail, začnite ho slovami: „Vážený pán alebo pani [ich priezvisko].“ Ak viete, že daná osoba má doktorát, používajte označenie Dr. namiesto Pán. alebo pani. Môžete sa pozrieť na predchádzajúcu korešpondenciu alebo do adresára zamestnancov na webovej stránke univerzity a zistiť, či existuje špecifický spôsob, ktorý preferujú pri oslovovaní.

Metóda 5 z 15: Oslovte oddelenie, ktorému píšete.


Ak nepíšete konkrétnej osobe, ale skôr na všeobecnú informačnú e-mailovú adresu alebo adresu oddelenia, oslovte oddelenie. E-mail môžete začať takto: „Vážený [názov oddelenia].“ Napríklad: „Vážené prijímacie oddelenie Stanfordskej univerzity“ alebo „Vážené oddelenie fyziky Caltech“.

Metóda 6 z 15:Predstavte sa.


Začnite krátkym, výstižným úvodom, v ktorom uvediete svoje meno a kto ste vo vzťahu k osobe alebo oddeleniu, ktorému píšete. Napríklad: „Ahoj, som Brenda Lee, študentka strednej školy, ktorá má záujem o štúdium na Penn State.“

Metóda 7 z 15: Prejdite priamo k veci.


Vysvetlite dôvod svojho e-mailu priamo a jasne. Nehovorte rozvláčne, neodbiehajte k viacerým témam a neuvádzajte informácie, ktoré nesúvisia s cieľom, ktorý ste si určili skôr. Váš e-mail by nemal nechať osobu, ktorá ho číta, hádať, aký je účel správy. Snažte sa napísať čo najkratší e-mail, ktorý by zároveň pokrýval tému a zostal zdvorilý.

Metóda 8 z 15:Používajte svoj prirodzený hlas.


Môže sa zdať protirečivé, že písať ako profesionál znamená nepôsobiť príliš profesionálne. Ľudí, ktorým píšete e-maily, chcete oslovovať zdvorilo a s úctou, ale nesmie to znieť, akoby ste sa snažili používať žargón alebo módne slová, alebo používať kvetnatý jazyk, aby ste vyzerali pôsobivejšie.

Metóda 9 z 15:Vyhýbajte sa slangu a skratkám.


Na druhej strane nepíšte príliš ležérne. Vyhnite sa slangovým výrazom a nepoužívajte skratky alebo textovú reč. FWIW, OMG a TTYL si nechajte na skupinové chaty s priateľmi.

Metóda 10 z 15:Zachovajte čistý formát.


Zachovajte čitateľnú veľkosť a farbu písma a zároveň sa vyhnite častému používaniu emotikonov, formátovania alebo obrázkov. Ak máte viacero otázok, na ktoré potrebujete odpoveď, zvážte vytvorenie očíslovaného zoznamu. Takto vaše otázky vyčnievajú z textu e-mailu a príjemca na prvý pohľad vidí, na čo presne potrebuje odpoveď.

Metóda 11 z 15:Prejavte skutočný záujem.


Mali by ste klásť otázky, ktoré sa nedajú nájsť rýchlym vyhľadávaním na internete. Otázky, ktoré ukazujú, že vážne uvažujete o štúdiu na tejto vysokej škole a potrebujete objasniť konkrétne programy, odbory alebo požiadavky školy. To je ďalší dôvod, prečo nepoužívať šablónové e-maily.

Metóda 12 z 15:Buďte skromní.


Vysokú školu ani osobu, ktorej píšete, nemusíte zasypávať chválou, ale dajte si pozor, aby ste nevyzneli ako oprávnená osoba. Ak je vaša otázka naliehavá, pretože máte termín, vysvetlite prečo a aký je konkrétny termín. Neklaďte požiadavky ani sa nesprávajte, akoby vám osoba, ktorej píšete, dlhovala okamžitú odpoveď.

Metóda 13 z 15: Použite jednoduchý podpis.


Po vysvetlení dôvodu e-mailu a položení otázky alebo žiadosti poďakujte čitateľovi za jeho čas. Potom sa podpíšte pod svoje meno.

Metóda 14 z 15:Nechajte niekoho, aby sa na to pozrel.


Aj profesionáli robia v e-mailoch chyby. S odoslaním e-mailu na vysokú školu sa netreba ponáhľať a nikdy by ste nemali posielať prvý návrh. Skontrolujte korektúru e-mailu a pred odoslaním ho dajte skontrolovať niekomu inému. Často nedokážeme zachytiť chyby vo vlastnom písaní, keď sa naň príliš dlho pozeráme, a iný čitateľ si môže všimnúť, či váš tón vyznieva správne.

Metóda 15 z 15:Stlačte tlačidlo odoslať a buďte trpezliví.


  • Ak váš e-mail nemá naliehavý termín, môžete ho po dvoch týždňoch doplniť a zdvorilo sa na svoju otázku opýtať znova.