3 jednoduché spôsoby, ako napísať list s odpoveďou

Odpoveďový list je odpoveďou na pôvodný list, v ktorom sa pýtate na nejakú otázku alebo hľadáte informácie. Ide najmä o bežnú obchodnú komunikáciu. Ak chcete vytvoriť dokonalý list s odpoveďou, najprv si pozorne prečítajte pôvodný list a zistite, na čo sa vás pisateľ pýtal. Potom zistite všetky ďalšie informácie, ktoré potrebujete na zodpovedanie žiadosti. Napíšte zdvorilý, jasný list, v ktorom sa budete venovať všetkým obavám alebo otázkam z pôvodného listu. Zachovajte priateľský a informatívny tón, aby bol príjemca s vašou odpoveďou spokojný.

Spôsob 1 z 3: Preskúmanie pôvodného listu


Určite, na čo sa pôvodný list pýtal. Odpoveď na list by sa mala týkať toho, čo chcel pôvodný list vedieť. Pozorne si prečítajte pôvodný list. Zistite, čo autor potrebuje, a začnite vymýšľať, ako môžete poskytnúť potrebné informácie.[1]

  • Niekedy nie je veľmi jednoduché určiť, čo sa v liste žiada, najmä ak list nebol napísaný jasne. Preštudujte si list a zistite, čo od vás pôvodný pisateľ potrebuje.
  • Ak musíte, urobte si z listu niekoľko poznámok, aby ste určili pointu. Zapíšte si, o čo vás list žiada a ako by ste naň mohli odpovedať.


Zistite si informácie, o ktoré vás list žiada, ak ich ešte neviete. Ak vás list, ktorý ste dostali, žiada o informácie, nemusíte ich vedieť z hlavy. Pred odpoveďou na list urobte všetky kroky, aby ste zistili, ako odpovedať na otázku pisateľa.[2]

  • List sa môže napríklad pýtať na stav žiadosti o zamestnanie. Ak nemáte spojenie s náborovým procesom, pred odpoveďou zavolajte náborovému manažérovi a overte si stav žiadosti.


Ak nie ste kvalifikovaní na jej zodpovedanie, prepošlite list niekomu inému. Niekedy, najmä v podnikaní, ľudia posielajú listy na všeobecnú adresu alebo kontaktnej osobe. Ak dostanete list, o ktorom viete, že niekto iný by naň vedel odpovedať oveľa lepšie, pošlite mu ho, aby vám odpovedal. Tým sa zabezpečí, že príjemca dostane čo najpresnejšiu odpoveď.[3]

  • Ak osobe, ktorej ste odovzdali list, môže trvať nejaký čas, kým odpovie, je dobrým zvykom odpovedať pôvodnému pisateľovi s tým, že ste list odovzdali niekomu kvalifikovanejšiemu, aby naň odpovedal. To pisateľovi ukazuje, že jeho správa bola prijatá a niekto sa ňou zaoberá.

Metóda 2 z 3:Konštrukcia odpovede


Adresujte list osobe, ktorá si vyžiadala informácie. Vždy začnite zdvorilým pozdravom, napríklad „Vážený“, po ktorom nasleduje meno osoby. Pozdravte osobu priamo a nepoužívajte všeobecné úvodné slová, ako napríklad: „Komukoľvek, koho sa to týka.“ Je to neosobné a vyzerá to, akoby žiadosť spracoval počítač. Pozdravenie osoby menom je namiesto toho osobnejšie a ukazuje, že písaniu tejto odpovede bola venovaná pozornosť.[4]

  • Ak osobu osobne nepoznáte, používajte tituly pán., Pani., alebo pani., za ktorým nasleduje priezvisko osoby. Ak má osoba známy titul, ako napr. dr., použite namiesto toho toto.
  • Ak danú osobu poznáte alebo neviete, akého je pohlavia, použite jej krstné meno.
  • Dobrým pravidlom je otvoriť list rovnakým menom a titulom, akým sa osoba podpísala pod svoj list. Ak napríklad podpísali svoj list „Dr. Johnson,“ potom otvorte svoj list slovami „Vážený pán dr. Johnson.“


Uveďte, že reagujete na pôvodný list. V rámci prvej vety dajte čitateľovi najavo, že reagujete na jeho list. Tým čitateľovi oznámite, že jeho list bol prijatý a spracovaný, a tiež mu dáte vedieť, aký je účel vášho listu.[5]

  • Veľmi jednoduché konštatovanie: „Píšem v odpovedi na Váš list z 13. júna“ je dokonalým úvodom pre list s odpoveďou.
  • Ak nie ste pôvodnou osobou, ktorej adresát napísal list, uveďte, odkiaľ ste list dostali. Napríklad napíšte: „Naša zástupkyňa zákazníckeho servisu Michelle Harrisová mi preposlala váš list.“[6]


Odpovedzte na otázku osoby čo najpriamejšie. Po úvode prejdite k hlavnej myšlienke listu. Každú otázku alebo obavu z pôvodného listu danej osoby adresujte čo najúplnejšie. Uistite sa, že ste zasiahli všetky body, aby bola osoba spokojná s vašou odpoveďou.[7]

  • Uveďte, na čo sa pôvodný list pýtal, a potom odpovedzte na otázku. Napríklad: „Váš list sa pýtal, kto je kontaktnou osobou pre otázky médií. Táto osoba je Janet Waltersová. Jej e-mailová adresa a telefónne číslo sú tieto.“
  • V prípade dlhších otázok použite očíslovaný zoznam, v ktorom odpoviete na každú otázku. Takto sa to ľahšie číta a je vidieť, že každá obava bola riešená.
  • Buďte dôkladní, ale struční. Niekoľko viet na otázku by malo stačiť na to, aby ste odpovedali na pôvodný dotaz osoby.[8]


Jasne potvrďte, ak nemôžete splniť žiadosť osoby. Niekedy nemôžete splniť požiadavku osoby. Buďte v tomto smere priami. Nepoužívajte zdĺhavé odpovede, ktorými sa snažíte zmierniť úder. Váš príjemca ocení jasnú a priamu odpoveď na svoju otázku. Nezabudnite byť pri tom vždy zdvorilí a ospravedlniť sa, aby sa váš adresát neurazil.[9]

  • Pri odmietnutí požiadavky vždy použite chápavý tón, ale zároveň poskytnite pevnú odpoveď. Uveďte: „Žiaľ, nemôžem splniť túto žiadosť. Nemáme informácie, ktoré potrebujete, a neviem povedať, kedy ich môžeme mať.“
  • Ak by ste mohli na otázku odpovedať pomocou ďalších informácií, požiadajte osobu o odpoveď. Uveďte: „Rád by som odpovedal na vašu otázku, ale najprv potrebujem vedieť viac o vašej situácii. V prípade, že sa vám to hodí, odpovedzte, prosím, s uvedením dátumu vašej žiadosti a mena osoby, ktorú ste kontaktovali, a ja vám čo najskôr odpoviem.“


Poďakujte osobe za napísanie. Bez ohľadu na to, či ste mohli odpovedať na žiadosť danej osoby, vždy buďte zdvorilí a poďakujte jej za list. Tým ukážete, že si vážite ich pozornosť a udržiavate pozitívny vzťah s pisateľom listu.[10]

  • Niektorí ľudia radšej otvárajú svoj list poďakovaním. Presné umiestnenie nie je veľmi dôležité, pokiaľ sa v určitom bode poďakujete osobe.


List podpíšte svojím menom a titulom. List ukončite formálnym záverom, napríklad „S úctou“, za ktorým nasleduje vaše meno. Ak pracujete pre firmu, napíšte pod svoje meno svoj profesijný titul.[11]

  • Ak list píšete rukou alebo tlačíte, nechajte si po vytlačení svojho mena miesto na podpis. Ak posielate e-mail, potom je dobré napísať svoje meno.


Preskúmajte list, aby ste sa uistili, že ste odpovedali na otázku danej osoby. Váš príjemca bude frustrovaný, ak dostane odpoveď, ktorá neodpovedá na jeho otázky. Ak sa vám nepodarí uspokojiť danú osobu, zákazník môže zostať nespokojný alebo vám môže vzniknúť viac práce, pretože budete musieť neskôr odpovedať na ďalší dopyt. Uspokojte príjemcu tým, že na jeho požiadavku odpoviete čo najúplnejšie. Dvakrát skontrolujte svoj list a uistite sa, že sa v ňom rieši všetko z pôvodného listu. Ak niečo chýba, doplňte to pred odoslaním listu.[12]

  • Pomôže aj to, ak si list prečíta priateľ alebo spolupracovník. Dokáže sa vžiť do situácie príjemcu a povedať vám, či by bol s odpoveďou spokojný.

Metóda 3 z 3:Používanie profesionálneho tónu


Použite typické formát obchodného listu. Všetky listy s odpoveďami považujte za formálnu obchodnú komunikáciu. Píšte profesionálne a používajte bežný formát obchodných listov, aby ste nastavili správny tón.[13]
Dôveryhodný zdroj
Purdue Online Writing Lab
Dôveryhodný zdroj usmernení pre písanie a citovanie
Prejsť na zdroj

  • Vľavo hore napíšte svoje meno, titul, spoločnosť (ak je to vhodné) a adresu. Pod to napíšte dátum. Nakoniec napíšte celé meno a adresu osoby, ktorej odpovedáte.
  • Pri písaní listov na stroji používajte 1-palcové (2.5 cm) okraje okolo okraja. Používajte text s jednoduchými riadkami a 2 medzerami medzi odsekmi.
  • Ak list píšete na stroji, použite 12-bodové písmo a štandardné nastavenie textu. Ak list píšete rukou, uistite sa, že píšete čitateľne.


Dajte príjemcovi pocítiť, že ste radi, že ste dostali jeho žiadosť. Toto je obzvlášť dôležité, ak prevádzkujete podnik alebo službu. Ľudia by mali mať vždy pocit, že si vážite ich čas a myšlienky. Poďakujte im za ich otázku a pri písaní vždy používajte srdečný tón.[14]

  • Už len jednoduché: „Ďakujeme veľmi pekne za napísanie, vážime si, že ste nám napísali,“ môže výrazne zmeniť tón vášho listu. Zvyknite si vo svojich listoch používať takéto frázy.
  • Nikdy nedajte najavo, že ste na osobu, ktorá vám píše, nahnevaní. Je lepšie preháňať to s prívetivosťou, než aby si niekto myslel, že ste nahnevaní alebo podráždení.


List píšte stručne, aby si ho príjemca mohol rýchlo prečítať. Rešpektujte čas príjemcu. Neočakávajte, že budú čítať 3-stranový list, keď im na ich otázku stačí 1 odsek. Čo najlepšie adresujte pôvodnú obavu v liste a potom list odošlite. Nepridávajte ďalšie pasáže, ktoré v liste nemusia byť.[15]

  • Je to dôležité najmä vtedy, ak vediete podnik alebo odpovedáte na otázky zákazníckeho servisu. Váš zákazník môže byť frustrovaný, ak musí stráviť čas čítaním dlhého listu, ktorý mohol byť o polovicu menší.
  • Samozrejme, nebuďte takí struční, aby ste neodpovedali na otázku danej osoby. Ak si niečo vyžaduje rozsiahle vysvetlenie, potom vysvetlenie uveďte. Hlavne sa nerozplývajte a neposkytujte viac informácií, ako musíte.


Píšte jasne, aby príjemca vašej odpovedi porozumel. Nepoužívajte dlhé vety ani zložité výrazy. Píšte jednoduchým, priamym jazykom, ktorý čitateľa nezmätie. Na tento účel sú najlepšie kratšie vety.[16]

  • Ako dobré pravidlo si predstavte, že váš čitateľ list rýchlo prelistuje. Budú schopní vidieť všetky hlavné body, ktoré ste uvádzali? Ak nie, vylepšite svoj jazyk a urobte ho zrozumiteľnejším.


Vyhnite sa žargónu a odborným výrazom, ktorým čitateľ nemusí rozumieť. To súvisí s jasným písaním. Pokiaľ si nie ste istí, že osoba, ktorej píšete, je profesionál, ktorý bude rozumieť technickým termínom, vynechajte ich z listu. Nahraďte všetky odborné termíny alternatívnymi slovami, ktorým porozumie aj neodborník.[17]

  • Upravte svoj list tak, že si položíte otázku: „Vedel by niekto, kto nerobí moju prácu, o čom hovorím??“ Ak nie, zmeňte jazyk tak, aby mu rozumeli priemerní ľudia. Je to dobrý spôsob, ako odstrániť žargón z vášho písania.

  • Opravte si stránku váš list. Preklepy a iné chyby spôsobujú, že vaše písanie vyzerá neprofesionálne. Vždy si prečítajte svoj list a opravte všetky problémy s pravopisom, gramatikou, stavbou a priebehom. Pár minút práce navyše môže váš list vyzerať oveľa profesionálnejšie.[18]
    Dôveryhodný zdroj
    Purdue Online Writing Lab
    Dôveryhodný zdroj pokynov na písanie a citovanie
    Prejsť na zdroj

    • Nespoliehajte sa len na kontrolu pravopisu, ktorá zachytí vaše chyby. Tieto programy zvyčajne nezachytia gramatické chyby. Prečítajte si list doslovne, aby ste našli svoje chyby.
    • Ak ide o veľmi dôležitý list, napríklad obchodnému partnerovi, dajte ho prečítať aj niekomu inému. Čerstvé oči by mohli vidieť chyby, ktoré ste prehliadli.
  • Referencie