3 jednoduché spôsoby organizácie papierových súborov v práci

Ak v práci skladujete papierové súbory, ich usporiadanie vám pomôže udržať poriadok a neporiadok v kancelárii. Ukážeme vám niekoľko najlepších spôsobov, ako roztriediť hromady papierov a úhľadne ich založiť.

Metóda 1 z 3: Filtrovanie cez dokumenty


Oddeľte dokumenty, ktoré je potrebné založiť, od tých, ktoré ešte používate. Keď si začnete usporadúvať papiere, vytvorte si hromádku pre tie, ktoré sú pripravené na odloženie, a samostatnú hromádku pre tie, ktoré musia zostať na stole. Kúpte si na stôl organizér na papier s 2 priehradkami, aby vaše dokumenty zostali usporiadané aj po prvotnom triedení a archivácii. Dokumenty, ktoré budete používať, uložte do 1 priehradky a tie, ktoré sú pripravené na založenie, do inej.


Vyberte si každý týždeň jeden deň súbor vaše papiere. Nedovoľte, aby sa vám košíky s novými dokumentmi vymkli spod kontroly; namiesto toho si vyhraďte jeden alebo dva dni na roztriedenie a usporiadanie svojich súborov. Ak sa vo svojom pracovnom priestore nezaoberáte veľkým množstvom potvrdení a dokumentov, možno vám na to bude stačiť 1 deň. Ak však vaša práca zahŕňa veľa papierovačiek, možno si budete chcieť vyhradiť 2-3 dni na to, aby ste si roztriedili neorganizované dokumenty.[1]

  • Triedenie súborov každý týždeň robí proces organizácie oveľa zvládnuteľnejším.


Označte všetky svoje súbory dátumom vyradenia, aby ste zabránili vzniku neporiadku. Pred podaním akýchkoľvek nových dokumentov pozorne preskúmajte dátum a obsah každého súboru. Ak sa dokument týka prebiehajúceho projektu alebo inej záležitosti, napíšte na začiatok súboru „v procese“. Ak dokument pojednáva o dokončenom projekte, označte súbor ako „dokončený.“ Okrem toho si poznačte čas, kedy už spis nie je potrebný a dokument sa môže skartovať alebo recyklovať.[2]

  • Ak súbory rýchlo skenujete, tieto poznámky vám pomôžu efektívnejšie nájsť správny súbor.


Namiesto archivácie recyklujte všetky nepodstatné dokumenty. Nepredpokladajte, že každý spis si zaslúži miesto v kartotéke alebo zásuvke. Namiesto toho odložte nepotrebné dokumenty do koša na odpadky.[3]
Ak vaše súbory obsahujú akékoľvek osobné údaje, namiesto recyklácie dokumenty skartovať.[4]
Dôveryhodný zdroj
Federálna obchodná komisia
Webová stránka s aktuálnymi informáciami pre spotrebiteľov od Federal Trade Commisson
Prejsť na zdroj

  • Skartovať všetky súbory s finančnými informáciami a informáciami o účtoch, číslom sociálneho poistenia alebo inými citlivými údajmi.

Metóda 2 z 3:Výber systému triedenia


Vyberte si fyzický úložný priestor pre svoje súbory. Preskúmajte rozloženie svojho pracovného priestoru a premyslite si, aký systém archivácie by bol najvhodnejší. Ak máte kanceláriu, dobrou voľbou môže byť veľká kartotéka. Ak však máte menší pracovný priestor, z logistického hľadiska môže byť zmysluplnejšia zásuvka alebo priehradka na dokumenty.[5]

  • Pri kúpe nového systému na ukladanie dát sa snažte uprednostniť kvalitu pred cenou.
  • Bez ohľadu na systém archivácie nezabudnite umiestniť citlivé dokumenty do bezpečného priečinka.


Ak sú vaše súbory časovo citlivé, usporiadajte ich podľa dátumu. Vyberte si organizačný systém, ktorý má pre vašu firmu alebo kancelárske priestory najväčší zmysel. Ak sa vaša práca sústreďuje na termíny, skúste zoradiť priečinky s posledným dátumom vpredu. S pribúdajúcimi dňami pokračujte v pridávaní nových priečinkov a súborov do prednej časti kartotéky alebo zásuvky.[6]

  • Môžete mať napríklad samostatné zložky na dni, týždne alebo mesiace.
  • Ak napríklad pracujete ako daňový poradca, bolo by zmysluplné ukladať dokumenty svojich klientov podľa dátumu.
  • Tento systém dobre funguje pre jednotlivcov pracujúcich s časovo citlivými materiálmi.


Ak sa zaoberáte chronologickými súbormi, navrhnite systém triedenia založený na kalendári. Ak sa vo svojich kancelárskych priestoroch zaoberáte veľkým množstvom spisov, skúste do skríň a zásuviek pridať systém „tickler“. Podobne ako kalendár, systém „tickler“ používa 12 veľkých priečinkov, ktoré reprezentujú každý mesiac, pričom ku každému veľkému priečinku je pripojených 28-31 podpriečinkov pre každý deň v mesiaci. Skúste použiť túto metódu, ak máte prácu orientovanú na dátumy.

  • Ak napríklad pracujete pre exportnú spoločnosť, môže byť jednoduchšie zoradiť súbory podľa mesiaca a dátumu namiesto všeobecnej kategórie.
  • Tento systém je lepší pre osoby, ktoré uprednostňujú konkrétnu, číselnú organizáciu, na rozdiel od farebného kódovania.


Ak uprednostňujete kategorizáciu dokumentov, roztrieďte ich podľa témy. Vyberte si rôzne kategórie pre svoje priečinky a potom ich zoraďte podľa dôležitosti. Pri usporiadaní kartotéky alebo zásuvky umiestnite zložky s najväčším významom a dôležitosťou dopredu. Pokračujte v triedení súborov s ohľadom na túto skutočnosť, aby ste mali ľahký prístup k dôležitým dokumentom.[7]

  • Ak ste napríklad finančným poradcom spoločnosti, bolo by rozumnejšie zoradiť dokumenty podľa dôležitosti a významu, napríklad „investície“, „mzdy“ a „dane“.“


Vyberte pre svoje súbory široké názvy kategórií. Nepoužívajte dlhé, príliš špecifické označenia priečinkov. Namiesto toho sa snažte vybrať všeobecné, všeobjímajúce štítky, aby ste neskôr nemali problém s triedením nových súborov. Ak by ste chceli vytvoriť špecifickejší systém archivácie, skúste do svojho väčšieho, všeobecnejšieho systému archivácie pridať podpriečinky.[8]

  • Napríklad „Výkazy výdavkov za 3. apríl“ by nebola dobrá kategória pre všeobecný priečinok, pretože je príliš špecifická. Namiesto toho priečinok označte ako „Výkazy výdavkov“, čo je oveľa otvorenejšie.

Tip: Štítkovače predstavujú jednoduchý a efektívny spôsob kategorizácie vašich súborov.[9]


Farebne označte svoje dokumenty, aby ste vytvorili vizuálne príťažlivý systém. Investujte do rôznych rôznofarebných zakladačov a štítkov. Potom priraďte rôzne kategórie súborov k rôznym priečinkom a farbám štítkov, aby ste mohli udržiavať jednotný systém archivácie. Snažte sa používať rovnaké farby a kategórie vo všetkých kartotékach a zásuvkách, aby ste mali rýchly a efektívny prístup k rôznym zložkám.[10]

  • Označte si napríklad žlté priečinky pre e-mailovú korešpondenciu, červené priečinky pre formuláre týkajúce sa daní a zelené priečinky pre mzdy.
  • Snažte sa používať farebné schémy a štítky, ktoré sú ľahko zapamätateľné. Napríklad zelená farba by mohla byť skvelým farebným označením pre finančné formuláre, pretože zelená farba sa často spája s peniazmi.
  • Tento systém je najlepší pre vizuálnych študentov.

Metóda 3 z 3:Digitálny prístup


Naskenujte svoje papierové súbory a uložte ich do digitálnej podoby. Vždy, keď do skrinky alebo zásuvky pridáte nový súbor, použite skener na nahratie digitálnej verzie súboru do počítača. Ak sa potrebujete rýchlo dostať k nejakému súboru, budete ho oveľa rýchlejšie a ľahšie hľadať na pracovnom stole počítača ako sa prehrabávať v niekoľkých priečinkoch. Ak je celý váš systém archivácie v papierovej podobe, naskenujte a nahrajte svoje súbory, aby ste vytvorili digitálnu zálohu.[11]

  • Nestresujte sa, ak nemáte digitálny systém archivácie! Stačí skenovať a nahrávať súbory po 1 priečinku.
  • Súbory môžete skenovať aj pomocou niektorých aplikácií v telefóne.


Zvoľte konzistentné názvy pre všetky svoje súbory. Vyberte si pre svoje digitálne dokumenty štítky, ktoré sa dajú ľahko vyhľadať a sprístupniť. V ideálnom prípade sa snažte, aby tieto súbory nasledovali konzistentne, napríklad podľa dátumu alebo priezviska, pretože to uľahčí ich triedenie. V prípade potreby uveďte do názvov svojich súborov všetky príslušné lokality, súbory údajov alebo čísla verzií.[12]

  • V názvoch súborov nepoužívajte žiadne špeciálne znaky, pretože počítače ich nedokážu správne spracovať.
  • Napríklad označte svoj dokument ako 20031124, keď sa odvolávate na konkrétny dátum, napríklad 24. novembra 2003.


Trieďte svoje digitálne súbory pomocou priečinkov a podpriečinkov. Podobne ako v kartotéke používajte rôzne digitálne priečinky na ukladanie a usporiadanie naskenovaných dokumentov. Na pracovnej ploche vytvorte a označte viacero priečinkov, ktoré sa týkajú vašich nahraných súborov. Ak chcete používať špecifickejšie kategórie, vytvorte niekoľko podpriečinkov v rámci každého väčšieho priečinka. Pokračujte v manipulácii s digitálnymi priečinkami, kým nenájdete systém, ktorý vám bude vyhovovať![13]

  • Ak máte napríklad priečinok s názvom „Dane“, môžete vytvoriť niekoľko podpriečinkov pre rôzne roky.


Nahrajte svoje dokumenty do wiki aby k nim malo prístup viacero ľudí. Ak je vaše pracovné prostredie viac založené na spolupráci, vytvorte si online wiki, ku ktorej majú prístup vaši spolupracovníci a nadriadení. Po prihlásení sa do wiki použite sekciu „toolbox“, aby ste sa dostali k tlačidlu „upload file“ (nahrať súbor). Pomocou tejto funkcie môžete svoj novo nahraný dokument prepojiť s rôznymi osobami, ktoré si teraz môžu súbor prezerať a pristupovať k nemu.[14]
Dôveryhodný zdroj
Americká asociácia knižníc
Najstaršie knižničné neziskové združenie na svete, ktoré sa venuje podpore knižníc a knihovníckeho vzdelávania na medzinárodnej úrovni.
Prejsť na zdroj

  • Majte na pamäti, že súbory na wiki môže upravovať ktokoľvek.

  • Používajte cloudový softvér na archiváciu dokumentov na cestách. Stiahnite si aplikáciu alebo inú digitálnu službu, ktorá funguje v počítačoch aj mobilných zariadeniach. Ak chcete mať svoje súbory na 1 mieste, použite túto službu na nahratie obrázkov svojich súborov, aby mohli byť uložené v cloudovom softvéri. Zatiaľ čo niektoré softvéry sú bezplatné, za získanie väčšieho úložného priestoru možno budete musieť zaplatiť.[15]

    • IDrive, Dropbox, SugarSync, Box a Microsoft One Drive sú príklady cloudových úložných systémov.
  • Odkazy