3 spôsoby, ako efektívnejšie vykonávať viac úloh naraz

Multitasking je skvelý spôsob, ako urobiť veľa vecí naraz. Multitasking vám nielenže umožňuje pracovať na viacerých nesúvisiacich projektoch naraz, ale umožňuje vám rozbiť monotónnosť zaťažujúcich činností, takže môžete zvýšiť svoju produktivitu. Efektívne vykonávanie viacerých úloh je však ťažšie, ako sa môže zdať. Nielenže musíte prekonať problém so sústredením, ale musíte tiež dobre hospodáriť s časom. Našťastie, s trochou práce dokážete efektívne vykonávať viacero úloh naraz a urobiť veľa práce.

Metóda 1 z 3: Organizácia a sústredenie


Zamerajte sa na ciele jednotlivých projektov. Skôr ako začnete, nezabudnite sa trochu zamyslieť nad cieľom každého projektu. Venujte tiež čas rozlišovaniu svojich projektov a vytvoreniu organizačného systému, ktorý vám pomôže udržať si sústredenie.

  • Predtým, ako začnete pracovať na viacerých projektoch, venujte niekoľko minút premýšľaniu o každom samostatnom projekte, o svojich cieľoch, zámeroch a prístupe k jeho realizácii.
  • Vytvorte si organizačný systém, v ktorom budete uchovávať všetky materiály pre konkrétny projekt. Miešanie rôznych projektov vám prinesie oveľa menšiu účinnosť.[1]


Vytvorte si zoznam úloh. Mali by ste si vytvoriť zoznam, aby ste sa uistili, že ste organizovaní a plníte úlohy. Ak budete mať zoznam, budete presne vidieť, čo by ste mali robiť. Nakoniec, bez zoznamu nebudete schopní efektívne vykonávať viacero úloh.

  • Najprv skontrolujte, či je nevyhnutné, aby ste všetky tieto úlohy vykonávali osobne, alebo či ich môžete delegovať alebo zveriť niekomu inému. Napríklad, či by vám váš manželský partner mohol pomôcť s domácimi prácami? Alebo by mohol spolupracovník riešiť časť projektu, na ktorom pracujete?
  • Napíšte si všetky úlohy a zoraďte ich podľa priority. Premyslite si, koľko z týchto úloh môžete rozumne urobiť dnes, a zvyšné úlohy priraďte na iné dni.
  • Pripevnite si zoznam úloh na miesto, kde ho budete mať na očiach.
  • Zvážte, či so sebou nenosíte kópiu svojho zoznamu. Nikdy neviete, kedy sa vám naskytne príležitosť na vykonávanie viacerých úloh.[2]


Usporiadajte si svoj pracovný priestor. Ďalším dôležitým spôsobom, ako môžete efektívne vykonávať viacero úloh, je organizácia pracovného priestoru. Bez usporiadaného pracovného priestoru strávite viac času hľadaním predmetov a prehrabávaním sa v neporiadku ako skutočnou prácou. V dôsledku toho venujte nejaký čas tomu, aby ste sa uistili, že váš pracovný priestor je uprataný a organizovaný.

  • Na začiatku pracovného dňa venujte trochu času triedeniu súborov, priečinkov a iných materiálov, ktoré sa mohli pomiešať.
  • Na dlhodobú organizáciu projektov použite kartotéky alebo systém na ukladanie údajov. Ak budete mať všetky informácie prehľadne uložené, pomôže vám to byť efektívnejší.
  • Nezavádzajte do svojho pracovného prostredia materiály, informácie, ktoré nesúvisia s prácou, alebo viac. Vytvorí neporiadok a môže vás rozptyľovať.[3]


Úlohy si vhodne kombinujte. Ďalším spôsobom, ako zvýšiť efektivitu multitaskingu, je kombinovať úlohy tak, aby sa zvýšila vaša produktivita. Kombinovaním rôznych druhov úloh budete môcť dať svojmu mozgu odpočinok, keď sa vyčerpáte náročnejšou prácou.

  • Ak pracujete na úlohe, ktorá si vyžaduje veľa sústredenia, skombinujte ju s úlohou, ktorá sa dá relatívne ľahko dokončiť s malou pozornosťou. Týmto spôsobom si budete môcť oddýchnuť od náročnejšej úlohy tým, že budete pracovať na menej náročnej úlohe.
  • V závislosti od vášho pracovného štýlu zvážte, či budete pracovať na projektoch, ktoré sú si relatívne podobné – čo sa týka prístupu – v rovnakom čase. Je to dôležité, pretože vášmu mozgu môže trvať dlhšie, kým sa prepne na iný typ práce, ak často prechádzate medzi rôznymi typmi projektov.[4]
    [5]


Poznajte svoje schopnosti a povahu projektu.[6]
Odborný zdroj
Meredith Walters, MBA
Certifikovaný kariérny kouč
Rozhovor s expertom. 22. novembra 2019.
Ešte predtým, ako sa zapojíte do multitaskingu, mali by ste stráviť trochu času premýšľaním o svojich projektoch a svojich schopnostiach. Je to dôležité, pretože vám alebo konkrétnej úlohe môže viac vyhovovať unitasking ako multitasking.

  • Nezabudnite, že viacúlohové úlohy nie sú vždy lepšie ako jednoúlohové.
  • Starostlivo zvážte, ako sa vám najlepšie pracuje. Zaberá vám veľa času sústrediť sa na konkrétne projekty, alebo sa dokážete ľahko vrhnúť do nových projektov?
  • Premýšľajte o povahe projektov skôr, ako ich začnete. Niektoré projekty – ako napríklad opätovné zostavenie prevodovky – sú vhodnejšie na unitasking. Zároveň projekty, ako je písanie viacerých článkov alebo správ, môžu byť vhodnejšie pre multitasking.
  • Pred začatím úlohy zvážte, či ušetríte viac času a energie, ak sa na ňu budete sústrediť až do jej dokončenia, alebo či ide o typ projektu, ktorý môžete začať a ukončiť bez toho, aby ste stratili veľkú efektivitu.[7]

Metóda 2 z 3:Vytvorenie správneho prostredia


Odstráňte zbytočné rušivé prvky. Hoci zmyslom multitaskingu je vykonávanie viacerých činností naraz, mali by ste odstrániť všetky rušivé vplyvy, ktoré sú zbytočné. Odstránením rušivých vplyvov pomôžete vytvoriť prostredie, v ktorom budete môcť lepšie vykonávať viacero úloh.

  • Vypnite rádio alebo televíziu.
  • Dajte ostatným najavo, že pracujete a že vás nemôžu vyrušovať.
  • Vypnite sociálne médiá a zatvorte e-mail – pokiaľ nie sú súčasťou vašej pracovnej/multitaskovej kombinácie.[8]


Uistite sa, že máte všetko vybavenie a zásoby, ktoré môžete potrebovať. Aby ste mohli efektívne vykonávať viacero úloh, musíte byť pripravení na plnenie všetkých úloh, ktoré sa snažíte dokončiť. Bez vhodného vybavenia a pomôcok nebudete efektívni a nebudete pôsobiť účinne.

  • Zhromaždite všetok hardvér, ktorý budete potrebovať. V závislosti od toho, na čom pracujete, môžete potrebovať špeciálny hardvér na zvýšenie produktivity. Zvážte možnosť použitia druhého monitora, špeciálnej klávesnice alebo dokonca druhého počítača.
  • Uistite sa, že máte všetky dokumenty alebo informácie, ktoré by ste mohli potrebovať.
  • Majte dostatok písacích potrieb, pier, ceruziek a iných kancelárskych potrieb.
  • Zvážte používanie tabletu alebo smartfónu, ktoré vám pomôžu pri vykonávaní viacerých úloh. Umožnia vám multitasking takmer kdekoľvek.
  • Ak budete mať po ruke vodu a občerstvenie, môže vám to tiež pomôcť, aby ste v prípade hladu alebo smädu neopustili svoju úlohu. Ak budete pracovať dlho, snažte sa predvídať jedlá. Majte ich už premyslené, aby ste si mohli pripraviť jedlo a po jedle sa hneď vrátiť k práci.


Vytvorte si pohodlný pracovný priestor, v ktorom sa môžete pohybovať. Bez pohodlného a dobre navrhnutého pracovného priestoru budete mať problém efektívne vykonávať viacero úloh.

  • Zvážte začlenenie neformálnych prvkov – napríklad gauča alebo kresla s fazuľovými vankúšmi – do svojho pracovného priestoru.
  • Uistite sa, že vaša stolička je veľmi pohodlná a podporuje správne držanie tela.
  • umiestnite kartotéky a iné organizačné pomôcky do blízkosti svojho pracovného miesta.
  • Uistite sa, že sa vaša stolička môže ľahko otáčať a posúvať po podlahe. Otáčanie vám pomôže pracovať na viacerých povrchoch alebo sledovať veľa obrazoviek bez toho, aby ste museli vstať. Posúvanie vám pomôže pohybovať sa v pracovnom priestore.[9]

Metóda 3 z 3: Riadenie času


Robte si prestávky a nepracujte príliš dlho. Štúdie ukázali, že ľudia, ktorí pracujú príliš dlho, sú menej efektívni. Výsledkom je, že práca počas správneho času a plánované prestávky sú dôležitým prvkom zabezpečenia toho, aby ste mohli efektívne vykonávať viacero úloh.

  • Skúste pracovať 45 až 50 minút v kuse.
  • Každú hodinu si urobte 10 až 15-minútové prestávky.
  • Ak môžete, rozdeľte si pracovný deň na niekoľko hodín. V závislosti od toho, ako pracujete, môže byť pre vás najefektívnejšie pracovať v 3 alebo 4 hodinových zmenách, urobiť si dlhšiu prestávku a potom sa vrátiť do práce na ďalšiu 3 alebo 4 hodinovú zmenu.[10]


Pracujte v čase, v ktorom ste najproduktívnejší. Ak máte možnosť vybrať si, kedy budete pracovať, snažte sa pracovať v čase, keď ste najproduktívnejší. Je to dôležité, pretože rôzni ľudia sú v rôznom čase bdelejší, ostražitejší alebo produktívnejší.

  • Ak ste ranný človek, vyhraďte si na prácu celý čas dňa.
  • Ak zistíte, že ráno nie ste veľmi efektívni pri vykonávaní zložitých alebo náročných úloh, využite tento čas na organizáciu a menej náročnú prácu.[11]
  • Zvážte vedenie denníka počas jedného alebo dvoch týždňov, aby ste sledovali, kedy sa dokážete ľahko sústrediť a kedy máte problém udržať si koncentráciu.


Vytvorte si plán. Mali by ste si tiež vytvoriť harmonogram, aby ste si mohli naplánovať, kedy budete pracovať na určitých úlohách. Bez rozvrhu bude váš multitasking chaotický a môže byť ťažké sa sústrediť. Aby ste tomu predišli, nezabudnite si vyhradiť čas na konkrétne úlohy alebo skupiny úloh.

  • Prideľte si časové bloky na konkrétne úlohy. Predtým, ako sa do niečoho pustíte, uistite sa, že viete, koľko času vám daná úloha zaberie. Ak bude kopírovanie článku trvať hodinu, naplánujte si to ešte pred začiatkom.
  • Nezabudnite si vyhradiť čas aj na prestávky. Pred ďalším blokom multitaskingu bude dôležité dobiť si energiu.
  • Naplánujte si čas na multitasking v priebehu pracovného týždňa. Ak plánujete vykonávať multitasking dve hodiny denne, vyhraďte si na to miesto v rozvrhu.[12]

  • Načasujte pridávanie nových projektov. Ďalšia vec, ktorú treba zvážiť, je, či dokončíte celú skupinu projektov/úloh naraz, alebo budete pridávať nové projekty, keď dokončíte jednotlivé projekty. Je to dôležité, pretože budete musieť starostlivo riadiť svoj rozvrh a organizačný systém.

    • Premyslite si, koľko projektov môžete robiť naraz. Zamyslite sa nad tým, či existuje maximálny počet projektov, na ktorých chcete v danom čase pracovať. Môžete si určiť, že 6 projektov je maximálny počet, na ktorom chcete v danom období pracovať.
    • Určite si, či je nejaký konkrétny projekt termínovaný.[13]
      Zdroj experta
      Meredith Walters, MBA
      Certifikovaný kariérny kouč
      Odborný rozhovor. 22 novembra 2019.
      Ak nemáte stanovený termín (alebo je ďaleko), môže byť pre vás výhodné rozložiť projekty na dlhší čas a pracovať na viacerých naraz.
    • Ak si myslíte, že pred prechodom na nové projekty radšej dokončíte celú skupinu úloh, je to v poriadku.
    • Ak patríte k ľuďom, ktorí si môžu pridávať nové projekty do zoznamu rozpracovaných projektov v priebehu dokončovania jednotlivých projektov, urobte tak.
  • Referencie