3 spôsoby, ako hovoriť po telefóne

Rozhovor po telefóne je oveľa odlišnejší ako osobný rozhovor. Pre niektorých ľudí to ide ľahko, ale pre iných je to získaná zručnosť. Niektorí ľudia majú obavy, keď ide o telefonovanie, kvôli nepríjemnosti, že počujú niečí hlas, ale nevidia reč jeho tela. Ak sa chcete zlepšiť v rozprávaní po telefóne, existujú veci, ktoré môžete urobiť, aby ste sa pripravili na ďalší telefonát, a ktoré vám môžu pomôcť.

Metóda 1 z 3:Rozhovor s priateľom alebo rodinou


Skôr ako zdvihnete telefón a niekomu zavoláte, pripravte si niekoľko tém na rozhovor. Ak chcete, môžete si ich aj zapísať. Nepíšte celé vety; posledná vec, ktorú chcete robiť, je čítať zo scenára! Napíšte len niekoľko slov, ktoré vám pripomenú, o čom ste chceli hovoriť.[1]
Ak nemáte žiadnu konkrétnu vec, o ktorej by ste sa chceli porozprávať so svojím priateľom alebo členom rodiny, tu je niekoľko nápadov:

  • Prečítajte si noviny alebo si pozrite správy a zistite, čo sa deje vo svete. Takto môžete hovoriť o nejakých aktuálnych udalostiach.
  • Porozprávajte sa o filme alebo seriáli, ktorý ste obaja videli a ktorý sa vám páčil alebo nepáčil, a čo si o ňom obaja myslíte.
  • Podeľte sa o vtipnú alebo zaujímavú príhodu, ktorá sa vám stala nedávno alebo dávno predtým.
  • Spýtajte sa ich na všetky pozoruhodné udalosti, ktoré sa práve teraz alebo v poslednom čase stali v ich živote.


Určite, ako dlho môže tento hovor trvať. Príležitostné telefonáty môžu mať veľmi rôznu dĺžku a veľký vplyv na to má aj to, s kým hovoríte. Ak ide o niekoho, s kým ste už dlho nehovorili alebo koho často nevidíte, pravdepodobne si to vyžaduje dlhší rozhovor. Ak ide o priateľa, s ktorým sa vídate každý týždeň, pravdepodobne toho nemáte veľa na doháňanie, takže hovor nebude musieť byť veľmi dlhý.

  • Výhodou toho, že dopredu viete, ako dlho približne má tento hovor trvať, je, že sa môžete vyhnúť príliš krátkemu ukončeniu hovoru alebo príliš dlhému zotrvaniu v ňom, a to tým, že si vhodne pripravíte témy rozhovoru.


Nehovorte príliš veľa. Ak nemáte príliš veľa na srdci, nechajte druhú osobu hovoriť väčšinu času a jednoducho pokračujte v rozhovore. Neskáčte druhej osobe do reči, nechajte ju, nech sa vyjadrí. Veľkou súčasťou úspešného telefonického rozhovoru je jednoducho dobrá schopnosť počúvať.[2]

  • Môže tiež pomôcť pripraviť si niekoľko otázok, ktoré môžete položiť, najmä keď rozhovor utíchne. Niektoré možné otázky zahŕňajú:
    • Aký bol váš deň?
    • Ako sa vám darí v práci?
    • Ako ste prežili víkend?
    • Pracovali ste v poslednom čase na nejakých projektoch?
    • Videl si v poslednej dobe nejaký dobrý film?


Vedieť, kedy a ako ukončiť telefonát. Nechcete predsa vyčerpať príjemný rozhovor. Cieľom je zavesiť telefón s druhou osobou s myšlienkou: „aký príjemný rozhovor, mal by som mu/jej niekedy znova zavolať.“[3]

  • Kedy ukončiť hovor, zvyčajne vycítite tak, že si všimnete častejšie pauzy v rozhovore a že vám došli zaujímavé témy. Osobnosť osoby, s ktorou hovoríte, a to, ako často sa s ňou stretávate a/alebo hovoríte, budú veľkými faktormi, ktoré ovplyvnia, ako dlho bude rozhovor trvať.
  • Keď nadobudnete pocit, že sa rozhovor blíži k prirodzenému záveru, ukončite hovor elegantne, podobne, ako keby ste s niekým hovorili osobne a museli odísť. Štruktúra ukončenia hovorov by mala vyzerať nasledovne: pozitívne vyjadrenie o rozhovore, prípadne dodajte, čo sa chystáte urobiť ďalej, ďalej dajte vedieť, že by ste chceli znova hovoriť, a nakoniec sa rozlúčte. Napríklad: „Bolo dobré sa s tebou porozprávať. Musím ísť pripraviť večeru, ale čoskoro si opäť pohovoríme. Na rozlúčku.“ Samozrejme, medzi jednotlivými výrokmi nechajte druhú osobu najprv reagovať.

Metóda 2 z 3: Formálny hovor


Majte na pamäti, aký je účel hovoru. Formálny hovor môže byť čokoľvek od dohodnutia návštevy u zubára až po telefonát klientovi alebo zákazníkovi kvôli vašej práci. To, aký je účel hovoru, určí, ako sa na hovor pripravíte. Väčšina formálnych hovorov patrí do týchto kategórií.[4]

  • Hovor so zákazníkom: Od recepčných na recepcii alebo členov obchodného tímu existuje množstvo pracovných pozícií, v ktorých budete musieť uskutočniť a prijať mnoho telefonátov od súčasných a potenciálnych zákazníkov a klientov.
  • Hovor na schôdzku: Niekedy budete musieť zavolať, aby ste si dohodli stretnutie, a to na čokoľvek od návštevy zubára až po výmenu oleja.
  • Pracovný telefonát: Patrí sem čokoľvek od telefonátu do práce, aby ste zavolali, že ste chorí, až po telefonát šéfovi, aby ste sa porozprávali o nedávnom pracovnom vývoji.


Naplánujte si všetky kľúčové veci, ktoré si musíte v tomto hovore povedať a o ktorých sa musíte porozprávať. Keď ste určili, aký je účel hovoru, musíte si naplánovať, čo je potrebné povedať. Počas telefonického rozhovoru budú existovať určité kľúčové témy a otázky, ktoré budete musieť v určitom okamihu prebrať, preto je najlepšie pripraviť sa vopred.[5]
Odborný zdroj
Katherine Kirkinis, Ed.M., MA
Kariérny kouč & Psychoterapeut
Rozhovor s odborníkom. 14 októbra 2020.
[6]


Svoje výroky udržujte krátke a jednoduché. Často je najlepšie nechať druhú osobu viesť rozhovor, najmä ak ide o zákazníka alebo vyššie postavenú osobu vo vašej práci. Nezabúdajte, že úspešný telefonát je dialóg, nie len to, že vy odovzdávate to, čo potrebujete povedať. Poskytnite druhej osobe čas na reakciu na vaše tvrdenia a otázky a nadviažte na jej odpovede namiesto toho, aby ste hneď prešli na ďalšiu tému.[7]


Buďte zdvorilí a aspoň čiastočne formálni. Pri formálnych telefonátoch budete chcieť mať iný tón reči ako pri bežnom hovore, rovnako ako hovoríte inak v dome priateľov ako na stretnutí. Tu je niekoľko základných tipov pre formálne telefonovanie:

  • Nepoužívajte slang ani neformálnu reč.
  • Pri pozdrave použite príslušný titul druhej osoby.
  • Ak potrebujete nechať zákazníka čakať, najprv ho požiadajte o povolenie.
  • Hovorte zreteľne a dostatočne pomaly, aby vás bolo počuť.
  • Ak vám unikne, čo druhá osoba povedala, nehovorte „čo?“ Povedzte „Prepáčte, nezachytil som to“ alebo „Prepáčte?“

Metóda 3 z 3:Zníženie úzkosti z telefonovania


Venujte pozornosť reči vlastného tela. To, že nevidíte reč tela druhej osoby, neznamená, že vaša reč nie je dôležitá. Môže vám pomôcť, ak sa počas rozhovoru budete prechádzať alebo gestikulovať voľnou rukou. Úsmev počas rozprávania vám pomôže pôsobiť priateľsky a otvorene a zároveň sa budete cítiť priateľskejšie a otvorenejšie.

  • Niektorým ľuďom pomáha aj to, keď sa počas telefonovania pozerajú do zrkadla.


Relax. Predtým, ako začnete telefonovať alebo zdvihnete telefón, niekoľkokrát sa zhlboka nadýchnite so zatvorenými očami. Ak máte nejaké malé rutinné postupy, ktoré vám pomáhajú uvoľniť sa, použite ich pred a/alebo počas hovoru.[8]


Cvičenie. Ako pri všetkých veciach, aj tu platí, že prax robí majstra. Ak sa chcete naozaj zlepšiť v telefonovaní bez toho, aby ste boli nervózni, nájdite si prácu, ktorá vo veľkej miere zahŕňa telefonovanie. Časom sa z niečoho, čo vyvoláva obavy a strach, stane niečo, čo môžete robiť bez toho, aby ste na to mysleli. Môžete si to precvičiť aj tak, že zavoláte svojim priateľom alebo rodine, aby ste sa len tak porozprávali. Naplánujte si krátke rozhovory, aby ste sa nemuseli obávať, že ich budete viesť príliš dlho.[9]


  • Používajte konzervované repliky. Ak musíte pravidelne telefonovať kvôli svojej práci a niekedy máte problém prekonať úzkosť z telefonovania, môže byť užitočné pripraviť si niekoľko riadkov. Najlepšie je nespoliehať sa na ne ako na berličku, ale môžu byť užitočné, keď začínate. Môžu vám pomôcť nadviazať dialóg a poskytnúť vám niečo, o čo sa môžete oprieť, keď si nie ste istí, čo povedať.[10]

    • V prípade telefonujúcich zákazníkov môžu tieto riadky znieť napríklad takto: „Dúfam, že ste s nami radi obchodovali“ alebo „Ďakujem, že ste zavolali *blank*, ako vám môžem pomôcť“?“
  • Referencie