3 spôsoby, ako napísať príručku na školenie

Školiace príručky sú dôležitou súčasťou výučby nových zamestnancov o spoločnosti alebo starých zamestnancov o nových systémoch alebo programoch. Presný postup písania príručky pre školenie môže byť daný odvetvím, pre ktoré je určená, ale existuje niekoľko všeobecných vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste pomohli svojim zamestnancom získať z príručky čo najviac. Pred začatím práce by ste mali dvakrát skontrolovať, či máte všetky potrebné informácie, píšte s ohľadom na publikum a snažte sa mu uľahčiť učenie a pripojte niektoré ďalšie materiály, ktoré mu uľahčia informácie. Vašej príručke prospeje, ak do nej zahrniete obrázky a grafiku, prázdny priestor na poznámky, kvízy na overenie toho, čo sa ľudia naučili, a kontrolné zoznamy dôležitých úloh.

Metóda 1 z 3: Zostavenie informácií


Preskúmajte a zostavte informácie, ktoré musí príručka obsahovať. Nikdy nepíšte školiacu príručku z pamäti. Prejdite si rôzne procesy a vedomostné body, ktoré bude vaša príručka obsahovať, a uistite sa, že je vám všetko jasné. Vytvorte si zoznam všetkých dôležitých informácií a počas písania príručky sa na tento zoznam odvolávajte a dvakrát skontrolujte, či ste zahrnuli všetky informácie.[1]

  • Aj vynechanie malého kroku môže používateľov zmiasť, preto mu venujte pozornosť. Napríklad môžete niekomu povedať, ako zadávať údaje do tabuľkového procesora, ale ľahko môžete zabudnúť spomenúť „kliknutím na Súbor otvoríte nový tabuľkový.“ Alebo pri opise používania nejakého strojového zariadenia môžete zabudnúť spomenúť prepnutie určitého spínača, ktorý je životne dôležitý.
  • Ak si neprehliadnete všetko a na niečo zabudnete, používatelia sa pravdepodobne budú trápiť, pretože niečo nefunguje správne. Toto nie je výsledok, ku ktorému by malo školenie niekedy viesť.


Načrtnite priebeh školiacej príručky. Použite zoznam, ktorý ste si vytvorili, a začnite informácie usporadúvať do logickej postupnosti kapitol, oddielov alebo častí. S najväčšou pravdepodobnosťou začnete so základmi a budete sa prepracovávať k hlbším konceptom.

  • Pred napísaním akéhokoľvek obsahu sa uistite, že máte dobrú predstavu o tom, kde budú všetky aspekty príručky do seba zapadať. Nechcete spomenúť niečo z toho, čo považujete za predchádzajúcu časť, ak sa príručka ešte nezaoberala týmito informáciami.
  • Ak môžete napísať samostatné časti, ktoré na seba nenadväzujú, môže to byť v niektorých situáciách správny prístup.


Uveďte obsah a index. Aj keď je príručka určená na priame čítanie od začiatku do konca, tieto navigačné časti pomôžu ľuďom, keď sa budú potrebovať vrátiť späť, aby si osviežili pamäť a preštudovali, čo sa naučili. Obsah by mal obsahovať názvy všetkých kapitol a všetky nadpisy častí, ktoré má zmysel zahrnúť. Urobte čo najdôkladnejší index, aby ľudia mali v celej príručke veľa vecí, ktoré môžu nájsť.

  • Programy na spracovanie textu majú často šablóny pre tieto typy dokumentov. Na internete môžete nájsť aj užitočné zdroje o tom, ako tieto prvky štruktúrovať.


Píšte informatívne náhľady kapitol. Na začiatku každej kapitoly alebo časti napíšte 2 – 3 odseky, v ktorých uvediete, čo sa bude v danej časti príručky preberať. Môžete uviesť zoznam cieľov pre danú časť, kľúčové slová, na ktoré je dobré sa zamerať, a spomenúť kvízy alebo aktivity, ktoré budú súčasťou.

  • Názvy kapitol by mali ľuďom pomôcť zistiť, čo v nich nájdu, ale mali by byť schopní prelistovať náhľad a uistiť sa, že kapitola obsahuje to, čo potrebujú vedieť.


Každú kapitolu ukončite zhrnutím. Vždy je užitočné uzavrieť a skontrolovať, čo sa v kapitole preberalo. Je to zhrnutie, takže nemôžete spomenúť všetko. Pokúste sa zdôrazniť to, čo považujete za najdôležitejšie informácie, ktoré by si ľudia mali z kapitoly odniesť.

  • Ciele môžete spomenúť znova, aby mali ľudia možnosť zhodnotiť, či sa naučili to, čo sa naučiť mali.


Vytvorte skupinu alebo pracovnú skupinu, ktorá vám pomôže pri písaní príručky. Pri písaní školiacej príručky uspejete ľahšie, ak máte ľudí, ktorí vám s tým pomôžu. Potrebujete ľudí, ktorí budú priebežne kontrolovať, či v ňom nie sú chyby, uistia sa, že obsah je zrozumiteľný, a pomôžu vám zvážiť všetky aspekty toho, na čo školíte. Navyše môžete delegovať časť práce a rovnomerne ju rozdeliť.

  • Ak nemôžete mať skupinu, ktorá by vám pomáhala počas celého procesu, zvážte aspoň možnosť opýtať sa ľudí na niekoľko vecí v rôznych bodoch, aby ste získali druhý názor.

Metóda 2 z 3: Prispôsobenie sa vašim používateľom


Píšte pre svoje publikum a pre svoje publikum. Uistite sa, že máte jasno v tom, kto je publikum. Zvážte, či majú k dispozícii základnú bázu vedomostí alebo začínajú úplne odznova. Získate tak predstavu o tom, ako rozsiahle alebo konkrétne musíte byť v celej príručke. Ak to má zmysel, píšte priamo k publiku, keď hovoríte: „Keď sa dostanete k tomuto kroku…“, a nie niečo ako: „Keď sa človek dostane k tomuto kroku.“[2]

  • Ak školíte zamestnancov na úplne nový softvér, ktorý nikto nevidel, dá sa predpokladať, že nebudú vedieť nič. Ak školíte o technikách predaja v obchode s oblečením, nemusíte vysvetľovať, čo sú to nohavice a košele.
  • Nepovyšujte sa nad ľudí prílišným vysvetľovaním jednoduchých pojmov, ale ani nepredpokladajte, že vedia niečo, čo možno nevedia.


Zahrňte scenáre riešenia problémov a témy na diskusiu. Nie každý sa môže učiť čítaním 20 strán textu, preto zahrňte spôsoby, ako môžu používatelia aplikovať prečítané a získať praktické skúsenosti. Uveďte scenár a požiadajte čitateľa, aby vyriešil nejaký problém. Umožnite diskusiu a spoluprácu medzi účastníkmi školenia. Chcete vyhovieť rôznym štýlom učenia, aby bola príručka užitočná pre čo najviac ľudí.[3]

  • Nemôžete dokonale vyhovieť každému zamestnancovi, ale ak použijete len jeden prístup, pravdepodobne sa k mnohým vôbec nedostanete. Cieľom školiacej príručky je pomôcť zamestnancom naučiť sa to, čo potrebujú vedieť, preto sa snažte, aby to bolo jednoduché pre čo najviac ľudí.


Príručku obohaťte o videá alebo zvukové nahrávky. Ak píšete tlačenú príručku, zvážte, či môžete poskytnúť účastníkom školenia prístup k dodatočným materiálom, ako sú videá alebo zvukové nahrávky. V prípade učiacich sa, ktorí by mali problém prečítať celú príručku, môžete pracovať na tom, aby sa aj tak naučili to, čo potrebujú. Mnohokrát bude písomná príručka hlavným nástrojom školenia, ale niekoľko doplnkov môže mať veľký význam.[4]

  • Táto metóda môže byť ovplyvnená typom obsahu, ktorý vaša príručka obsahuje, a nemusí byť použiteľná vo všetkých prípadoch. Zhodnoťte špecifiká vašej príručky a posúďte, či by bolo možné vytvoriť dodatočné materiály.

Metóda 3 z 3: Testovanie porozumenia používateľa


Zahrňte časť pre poznámky používateľa. Keď budete písať jednotlivé časti príručky, ľudia, ktorí ju budú používať, sa budú snažiť prijať množstvo informácií. Keď zámerne zahrniete prázdne miesta na písanie poznámok, povzbudíte používateľov, aby si zapisovali, čo sa učia. Tým sa zvýši množstvo informácií, ktoré si zapamätajú.[5]

  • Sekcie s poznámkami by bolo dobré umiestniť vedľa väčšiny častí textu, ale mohli by ste vytvoriť aj samostatnú sekciu poznámok na konci kapitol a na konci celej príručky. Pomôže to ľuďom vyhnúť sa tomu, aby mali samostatné zošity, v ktorých by mohli stratiť prehľad.


Využívajte obrázky a grafiku. Vždy, keď môžete čitateľovi ukázať niečo vizuálne, môže to mať vplyv na to, do akej miery porozumie. Príručku nechcete príliš zahltiť, ale ak môžete, použite vizuálne prvky. Môžete mať snímky obrazovky s krokmi pri práci s počítačom. Môžete pripojiť grafy s dôležitými údajmi. Dobré sú aj obrázky nástrojov alebo strojov, ktoré bude osoba používať.

  • V skutočnosti neexistujú žiadne obmedzenia, aké typy vizuálnych pomôcok by ste mohli zahrnúť, preto si premyslite, na čo školíte a čo by bolo pre používateľa najužitočnejšie vidieť.


Zahrňte kontrolné zoznamy dôležitých krokov. V mnohých príručkách budete podrobne opisovať kroky rôznych procesov a kontrolné zoznamy sú skvelým spôsobom, ako veci zhrnúť. Keď sa používateľ potrebuje vrátiť k časti, ktorá obsahuje konkrétne kroky, kontrolný zoznam mu osvieži pamäť a dá sa skontrolovať oveľa rýchlejšie ako niekoľko odsekov textu.[6]

  • Mohlo by byť dokonca užitočné, aby sa tieto stránky dali ľahko vytrhnúť, aby používatelia mohli mať kontrolný zoznam po ruke aj neskôr, keď budú pracovať na úlohách.
  • Kontrolné zoznamy by mohli obsahovať potrebné materiály, časti pred, počas a po dokončení úlohy alebo spôsob hodnotenia práce po jej dokončení.

  • Zahrňte aktivity a kvízy, ktoré merajú učenie. Chcete zabezpečiť, aby sa používatelia vašej príručky učili za pochodu, preto napíšte malé testy ich vedomostí. Odpovede uveďte na samostatnom mieste, aby si mohli skontrolovať, ako sa im darilo. Mohli by ste mať otázky s výberom odpovede, vypĺňanie prázdnych políčok a priraďovanie alebo scenáre na riešenie problémov.[7]

    • Tieto testy by boli oddelené od akéhokoľvek oficiálneho testovania, ktoré by zamestnanci museli absolvovať po ukončení školenia. Účelom by bolo pomôcť im na ceste pri meraní toho, koľko sa naučili.
  • Odkazy