3 spôsoby, ako pracovať ako zástupca pre služby zákazníkom

Zástupcovia služieb zákazníkom sú potrební takmer pre každé odvetvie a existujú preto, aby pomáhali zákazníkom a zvyšovali ich spokojnosť. Ako zástupca zákazníckeho servisu budete s najväčšou pravdepodobnosťou musieť vykonávať činnosti, ako je prijímanie sťažností, vybavovanie objednávok a odpovedanie na otázky.[1]
Dôveryhodný zdroj
Americký úrad pre štatistiku práce
U.S. vládna agentúra, ktorá zhromažďuje a poskytuje informácie týkajúce sa práce
Prejsť na zdroj
Hoci je táto práca pre niektorých ľudí obohacujúca, môže byť aj stresujúca. Ak ste ľudský typ a radi pomáhate, práca zástupcu zákazníckeho servisu môže byť pre vás vhodná.

Metóda 1 z 3: Získanie práce

Získajte maturitné vysvedčenie. Väčšina pracovných miest v oblasti služieb zákazníkom si vyžaduje minimálne stredoškolské vzdelanie s maturitou alebo rovnocenné vzdelanie.[2]
Dôveryhodný zdroj
Štatistický úrad USA
U.S. vládna agentúra, ktorá zhromažďuje a podáva informácie týkajúce sa práce
Prejsť na zdroj
Ak ste tínedžer alebo osoba bez diplomu, služby zákazníkom sú pre vás stále životaschopné na miestach, ako je maloobchod, ale môže byť ťažšie získať prácu. Pred podaním žiadosti o pracovné miesto sa informujte u zamestnávateľa alebo si pozrite požiadavky na prihlášku.

  • Ak ste starší ako stredoškolák, pozrite sa na programy GED, ktoré poskytuje miestna škola alebo komunitná vysoká škola.

Určite si odvetvie, v ktorom chcete pracovať. Existujú rôzne odvetvia, v ktorých môžete pracovať ako zástupca zákazníckeho servisu. Medzi najobľúbenejšie odvetvia patrí bankovníctvo, finančníctvo, maloobchod a technológie. Premýšľajte o prostredí, v ktorom chcete pracovať. Určite, či by ste chceli pracovať so zákazníkmi osobne, po telefóne alebo online, a to tak, že zvážite svoje najlepšie osobnostné vlastnosti. Ak ste napríklad sympatický a prístupný, práca v maloobchode môže byť pre vás najlepším krokom. Ak máte skvelé správanie na telefóne, práca v call centre môže byť pre vás najlepšou voľbou.

  • Mnohé pracovné miesta zástupcov v zákazníckych službách ponúkajú školenia, ale pomôže, ak už máte určité znalosti z odvetvia, v ktorom chcete pracovať.
  • Zákaznícky servis v technickom priemysle je jedným z najvýnosnejších odvetví, v ktorom sa môžete zamestnať.[3]

Zvážte požadovaný plat a výhody. Pracovné miesta zástupcov zákazníckych služieb sa môžu výrazne líšiť v odmeňovaní v závislosti od odvetvia. Priemerný ročný zárobok zástupcu pre služby zákazníkom je 34 560 USD. Zvážte výhody, ktoré spoločnosť poskytuje, a či sa na vás spoliehajú aj ostatní ľudia vo vašej domácnosti. Vyberte si prácu, ktorá dokáže naplniť finančnú potrebu vo vašom živote.

  • Zástupcovia služieb zákazníkom vo výrobe vozidiel zarábajú 55 570 USD, zatiaľ čo zástupcovia služieb podpory podnikania len 28 340 USD.[4]
    Dôveryhodný zdroj
    Americký úrad pre štatistiku práce
    U.S. vládna agentúra, ktorá zhromažďuje a oznamuje informácie týkajúce sa práce
    Prejsť na zdroj
  • Medzi výhody môže patriť platené voľno, dovolenka a nemocenské dávky, podiel na zisku alebo sezónne bonusy.

Prihláste sa na pracovné ponuky online. Na webových stránkach s pracovnými ponukami zadajte „zákaznícky servis“, aby ste našli ponuky vo vašom okolí. Spoločnosti, pre ktoré by ste chceli pracovať, si môžete vyhľadať aj individuálne a prihlásiť sa prostredníctvom ich webovej stránky. Nájdite si pozíciu, ktorá zodpovedá vašim schopnostiam a skúsenostiam, a uchádzajte sa o ňu.

  • Pri vypĺňaní žiadosti si dajte načas a uistite sa, že v životopise nie sú žiadne preklepy.
  • Uchádzajte sa o viac ako jednu prácu a vždy sa uistite, že ste uviedli správne kontaktné údaje.
  • Na mnohých pracovných miestach v oblasti služieb zákazníkom sa vyžaduje minimálne životopis a motivačný list.
  • Skúsenosti zvyšujú pravdepodobnosť získania práce.

Počkajte na spätný telefonát. Keď spoločnosť, do ktorej ste sa prihlásili, dostane váš životopis, vyhodnotí ho a zavolá vám späť, ak máte zručnosti alebo skúsenosti, ktoré hľadá. Uistite sa, že máte k dispozícii mobilný telefón a čo najskôr odpovedzte na hovor, ak ste ho zmeškali. Zvyčajne sa počas spätného hovoru pýtajú krátke a všeobecné otázky, potom sa pokúsia dohodnúť čas pohovoru. Uistite sa, že jasne formulujete svoje slová a zachováte si optimistický a pozitívny prístup.

  • Buďte na pohovore k dispozícii a snažte sa čo najviac, aby ste ho neodkladali, pretože by to mohlo znížiť vaše šance na získanie práce.
  • Buďte zdvorilí a energickí k osobe, ktorá vám volá. Môže to byť váš budúci šéf.

Pripravte sa na štandardné otázky na pohovore. Aby ste zvýšili šance na získanie práce, je dobré si prečítať najčastejšie kladené otázky na pohovore o službách zákazníkom. Nacvičujte pred priateľom, členom rodiny alebo pred zrkadlom. Vopred si premyslite svoje odpovede a pripravte sa na čo najefektívnejšie formulovanie odpovedí. Snažte sa prispôsobiť svoje odpovede tomu, čo by chcel počuť vedúci pohovoru.

  • Ak sa vás napríklad spýtajú: „Ako by ste sa správali k nepríjemnému zákazníkovi??“ Vhodná odpoveď by mohla znieť napríklad takto: „Snažil by som sa ich upokojiť a upokojiť zákazníka. Potom by som ich problém vyriešil podľa svojich najlepších schopností a až potom ich poslal na cestu.“
  • Ďalšie otázky na pohovore by mohli zahŕňať: „Prečo by ste sa hodili pre našu spoločnosť ako zástupca zákazníckeho servisu??“ „Povedzte mi o situácii, keď ste pomohli vyriešiť obzvlášť zložitý problém so zákazníkom.“ alebo „Považujete sa za tímového hráča?“[5]

Oblečte sa tak, ako sa patrí. Zamestnávatelia chcú zástupcov zákazníckych služieb, ktorí vyzerajú upravene a čisto. Ak sa chystáte na prácu v maloobchode, budú chcieť vidieť aj to, že máte zmysel pre módu. Určite si, o akú prácu sa uchádzate, a oblečte sa podľa toho. Ak ide o prácu vo firme alebo v kancelárii, noste oblek a kravatu s nohavicami alebo tmavú blúzku s čiernymi nohavicami.

  • Ak si nie ste istí, ako sa na pohovor obliecť, vždy sa rozhodnite pre konzervatívny štýl.
  • Vyhnite sa noseniu výrazných farieb.
  • Pred odchodom na pohovor sa osprchujte a umyte si zuby.

Zaujať na pohovore. Keď sa prihlásite a dostanete spätný telefonát, je pravdepodobné, že vás zamestnávateľ pozve na pohovor. Môže sa tak stať v ich firemnej kancelárii, v predajni alebo v call centre. dbajte na to, aby ste boli nadšení a pozitívne naladení, keď vám pracovník na pohovore kladie otázky. Vaša osobnosť na pohovore bude odrážať to, ako budete komunikovať so zákazníkmi.

  • Nezabudnite hovoriť o svojej túžbe pomáhať ľuďom a mať spokojných zákazníkov.
  • Viac pomoci pri pohovoroch nájdete na stránke Go-to-an-Interview

Začať pracovať ako zástupca zákazníckeho servisu. Keď dostanete prácu, nezabudnite si prečítať príručku pre zamestnancov a počúvajte ostatných, keď vás zaškolia. Hoci sa mnohé zručnosti v oblasti služieb zákazníkom dajú preniesť z jednej práce do druhej, činnosť v rôznych spoločnostiach sa niekedy môže výrazne líšiť. Keď prvýkrát začnete pracovať ako zástupca služieb zákazníkom, pravdepodobne toho bude spočiatku veľa, čo budete musieť prijať. Sústreďte sa na zvládnutie základných operácií, než sa pustíte do zložitejších vecí. Ak napríklad pracujete v maloobchode, možno sa budete chcieť naučiť označovať výrobky a zásady spoločnosti skôr, ako začnete pracovať na zložitejších úlohách, ako je riadenie zásob.

  • Udržujte si dobré pracovné návyky a zostaňte organizovaní, aby ste sa mohli čo najviac naučiť a zabezpečiť si povýšenie v budúcnosti.
  • Náborový manažér chce vidieť, že ste osobný, viete riešiť problémy a máte správne správanie na komunikáciu so zákazníkmi.
  • Medzi dobré pracovné návyky patrí chodiť do práce načas a dobre spolupracovať s kolegami.

Metóda 2 z 3: Poskytovanie dobrých služieb

Poznajte svoj výrobok alebo službu zvnútra aj zvonku. Čím viac viete o výrobku alebo službe, tým ľahšie budete odpovedať na otázky zákazníka.[6]
Preštudujte si produkt alebo službu, ktorú vaša spoločnosť poskytuje, a všímajte si často kladené otázky alebo časté miesta nejasností. Znalosť výrobku vám uľahčí prácu a budete efektívnejší.

  • Výrobok alebo službu môžete dokonca použiť alebo zakúpiť, aby ste pochopili, ako sa zákazník cíti.
  • Ak máte otázky týkajúce sa výrobku alebo služby, opýtajte sa svojho nadriadeného.
  • Ak ste napríklad zástupca zákazníckeho servisu káblovej spoločnosti, pomôže vám vedieť, aké kanály vaša spoločnosť poskytuje, ako aj bežné problémy s káblovými boxmi alebo modemami.

Naučte sa postupy a operácie na vašom pracovisku. Aj keď si práca v oblasti služieb zákazníkom vyžaduje rovnaké vlastnosti, aby bola efektívna, každá spoločnosť a odvetvie bude mať iné normy a postupy. Aj keď máte určité skúsenosti, naučte sa metódy, ktoré používa vaša spoločnosť. Môže to zahŕňať systém na zvládanie nahnevaných zákazníkov alebo postup zaznamenávania jednotlivých hovorov do databázy. Úzko spolupracujte s tým, kto vás školí, a nezabudnite sa pýtať, keď si nie ste niečím istí.

  • Zvyčajne je lepšie venovať čas a urobiť niečo správne, než sa ponáhľať a pokaziť to.
  • Pozorne sa riaďte pokynmi osoby, ktorá vás zaškolí.

Udržujte jasnú komunikáciu. Nedorozumenie alebo nesprávna komunikácia môže poškodiť vašu povesť u zákazníka. Udržujte rozhovor jasný a stručný a nehovorte o niečom, pokiaľ si tým nie ste istí. Identifikujte jeho problém a snažte sa ho vyriešiť bez toho, aby ste odbočili k inej téme.

  • Ak vám zákazník položí otázku, ktorou si nie ste istí, povedzte: „Nie som si istý, prečo, ale nechajte ma počkať a ja získam informácie od môjho nadriadeného. Ospravedlňujeme sa za nepríjemnosti.“
  • Nesprávna komunikácia môže u zákazníka vyvolať falošné očakávania, ktoré vás môžu dostať do problémov.[7]
  • Ak sa napríklad zákazník opýta, koľko niečo stojí, a vy poviete: „Bude zahrnuté vo vašom účte,“ môže to byť nesprávne pochopené ako produkt zadarmo, hoci ste v skutočnosti chceli povedať: „Náklady budú uvedené na vašom účte.“

Buďte slušní a zdvorilí. Keď jednáte so zákazníkom, s najväčšou pravdepodobnosťou bude odrážať váš postoj. Ak sa budete správať podráždene alebo otrávene, je veľká pravdepodobnosť, že vám to oplatí a interakcia nebude mať priaznivý priebeh. Ak zostanete slušní a zdvorilí aj tvárou v tvár niekomu, kto je nahnevaný, vaša energia ovplyvní spôsob, akým sa správa.[8]

  • Pokúste sa nastaviť tón interakcie. Ak je zákazník spočiatku nahnevaný, môžete znížiť jeho frustráciu tým, že zostanete pokojní a zdvorilí.
  • Ak máte do činenia s nahnevaným zákazníkom, môžete povedať niečo ako: „Chápem, prečo ste nahnevaný, ale idem na to prísť a problém vyriešiť.“ Ak sa vám to nepodarí, môžete sa obrátiť na zákazníka, ktorý je nahnevaný.“
  • Ak sa tón rozhovoru stupňuje a zákazník zostáva nahnevaný, zvážte, či ho nepresmerujete k nadriadenému.

Majte trpezlivosť a buďte chápaví. Niektorí zákazníci budú presne vedieť, čo je ich problémom, a iní budú klásť veľa otázok. Bez ohľadu na znalosti klienta musíte mať trpezlivosť.[9]
Snažte sa pochopiť ich problém z ich pohľadu. Ak ide o nového zákazníka a nepoužíval váš produkt, je pravdepodobné, že nerozumie, ako ho používať, alebo nepozná zásady vašej spoločnosti. Uistite sa, že ste im všetko vysvetlili, aby mohli odísť spokojní s vašou interakciou.

  • Ak je zákazník s vaším produktom nový, povedzte niečo ako: „Úplne chápem, aké frustrujúce to môže byť. Pomôžem vám to vyriešiť.“
  • Položte zákazníkovi otázky, aby ste sa mohli presvedčiť o jeho znalosti vášho výrobku alebo služby.
  • Ak máte na danú osobu zložku a ide o úplne nového zákazníka, dbajte na to, aby ste s ním mali väčšiu trpezlivosť.

Metóda 3 z 3:Zvládanie stresu

Neberte si to osobne. Niekedy si zákazník na vás vybije svoju frustráciu a to môže ovplyvniť vaše emócie. Ak si hnev zákazníka beriete osobne, môže vás to negatívne naladiť a skomplikovať vám deň.[10]
Uvedomte si, že zákazník je s najväčšou pravdepodobnosťou nahnevaný alebo sklamaný zo svojej situácie, a nie z vás. Chybný výrobok môže mať nepredvídateľné následky, ktoré môžu zákazníkom pokaziť náladu. Namiesto toho, aby ste sa rozčuľovali, usmernite svoje emócie tak, aby ste mohli zákazníkovi lepšie slúžiť.[11]

  • Ak je zákazník nahnevaný, môžete povedať niečo ako: „Je mi ľúto, že sa to stalo“ alebo „Chápem vašu frustráciu“. Urobím všetko pre to, aby som vám pomohol.“

Zachovajte si zdravú rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom. Ak pracujete príliš veľa nadčasov alebo ste často v pohotovosti, môže to zvýšiť váš stres a mať negatívny vplyv na vaše zdravie.[12]
Dôveryhodný zdroj
Klinika Mayo
Vzdelávacia webová stránka jednej z popredných svetových nemocníc
Prejsť na zdroj
Aj keď máte stanovený pracovný čas, neznamená to, že si prácu neprenášate psychicky domov. Nezabudnite oddeliť prácu od domáceho života a nechajte prácu v kancelárii. Prenášanie stresu a úzkosti domov môže zhoršiť vašu vlastnú pohodu a vzťahy s rodinou a priateľmi.

  • Využite čas na dovolenku a naplánujte si niečo, čo vás bude baviť.

Udržujte si zdravú stravu. Každodenné jedenie nezdravých vecí, ako napríklad rýchleho občerstvenia, znižuje vašu sústredenosť a obmedzuje vašu koncentráciu.[13]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Medical School
Vzdelávacia stránka Harvard Medical School pre verejnosť
Prejsť na zdroj
To môže sťažiť efektívnu komunikáciu so zákazníkmi alebo pomoc pri hľadaní riešení. Jedzte zdravo počas dňa. Ak sa vo vašom okolí nedá nikde zdravo najesť, zvážte možnosť pripraviť si obed a priniesť si ho do práce.

  • Medzi potraviny, ktoré pomáhajú zvyšovať koncentráciu a efektivitu, patria červená repa, brokolica, zelená listová zelenina, losos a vlašské orechy.[14]
  • Požiadajte o pomoc svojho nadriadeného. Ak má stres v práci negatívny vplyv na váš život alebo vzťahy s ostatnými, je dobré porozprávať sa so svojím nadriadeným. Môžu vás preradiť na iné oddelenie, ktoré by mohlo byť menej stresujúce, alebo znížiť množstvo práce, ktoré od vás očakávajú. Nadriadení môžu mať aj ďalšie techniky alebo stratégie, ktoré vám pomôžu zvýšiť efektivitu alebo minimalizovať stres.

    • Je veľká pravdepodobnosť, že ak máte problémy so zvládaním pracovného prostredia, vaši kolegovia zažívajú podobné veci.
    • Môžete povedať niečo ako: „Robím, čo môžem, ale zdá sa, že nedokážem všetko stihnúť a som z toho trochu vystresovaný. Máte nejakú taktiku, ktorá by mi podľa vás pomohla?“
  • Referencie