3 spôsoby, ako pracovať rýchlejšie

Ak máte veľa práce a chcete, aby sa každá hodina počítala, rýchlejšia práca je správna cesta. Efektivita vám pomôže urobiť viac práce bez toho, aby ste museli obetovať kvalitu. Aj keď sa to môže zdať ako vysoký cieľ, niekoľko jednoduchých zmien vo vašej rutine vás môže urobiť produktívnejšími. Či už ide o kancelársku prácu, prácu v škole alebo domáce práce, máme pre vás množstvo nápadov, ktoré vám pomôžu pracovať rýchlejšie a odškrtnúť viac vecí zo zoznamu úloh.

Metóda 1 z 3:Plánovanie pracovného postupu


Vytvorte si zoznam všetkého, čo musíte každý deň urobiť. Najdôležitejším krokom, ktorý môžete urobiť na ceste k rýchlejšej a efektívnejšej práci, je vytvoriť si plán ešte pred začiatkom dňa.[1]
Napíšte si všetko, čo potrebujete urobiť na každý deň, aby ste nestrácali čas vymýšľaním, čo ďalej.

  • Napíšte si svoj denný plán do poznámkového bloku, digitálneho plánovača alebo kalendára. Zapisovanie vecí namiesto ich zapamätania vám pomôže zapamätať si a skutočne splniť úlohy.
  • Napísanie si všetkého, čo plánujete za deň urobiť, vám tiež pomôže vyhnúť sa tomu, aby ste sa preťažili a vzali si na seba viac, ako môžete v stanovenom čase zvládnuť. Je dobré byť ambiciózny, ale je tiež dôležité mať realistický denný plán, ktorý môžete splniť.


Vytvorte si kalendár termínov. Po zvládnutí denného krátkodobého plánu môžete začať vytvárať dlhodobé plány na organizáciu svojej budúcej práce a úloh. Vedomosť o tom, čo musíte dosiahnuť vopred – či už je to veľká semestrálna práca na konci semestra alebo cesta na medzinárodnú konferenciu – vám pomôže pripraviť sa a dodržať termíny.[2]

  • Každú úlohu alebo projekt si čo najskôr zapíšte, aby ste mali istotu, že sa na ňu pripravíte a splníte ju včas.
  • Zaznamenajte si všetky veľké termíny alebo dátumy splatnosti a zapíšte si niekoľko pripomienok približne týždeň pred skutočným termínom. Pomôže vám to pracovať efektívnejšie a veľké úlohy zvládnete v jednoduchších intervaloch.
  • Tento typ pokročilého plánovania vám tiež pomôže naplánovať voľnočasové aktivity, prestávky a dovolenky. Ak viete, kedy budú veci hotové, môžete si ich ľahšie naplánovať a zabezpečiť si dostatok času na ich dokončenie, ako aj na dôkladné vychutnanie si prestávok.


Ak máte množstvo úloh, ktoré musíte urobiť, dajte každému dňu nejakú tému. Ak sa vám stáva, že žonglujete s množstvom rôznych pracovných cieľov alebo dokonca s viacerými úlohami naraz, sústreďte sa na jednu pracovnú kategóriu za deň.[3]

  • Ak ste študent, zvážte vyhradenie konkrétnych dní na konkrétne predmety: Pondelky môžu byť vyhradené napríklad na to, aby ste si prečítali všetky prírodovedné poznatky za týždeň, zatiaľ čo utorky môžete venovať matematike.
  • V kancelárskom prostredí si vyčleňte konkrétne dni na konkrétne úlohy: Pondelky môžu byť napríklad určené len na administratívne úlohy, zatiaľ čo utorky môžu byť zamerané na kreatívne projekty.


Stanovte si malé, dosiahnuteľné ciele. Stanovenie malých denných cieľov vám pomôže udržať sa pri plnení úloh, pracovať efektívnejšie a získať energiu počas pracovného dňa.[4]
Ak máte dlhodobé ciele alebo veľké projekty, rozdeľte ich na menšie ciele, v ktorých môžete napredovať a riešiť ich v sérii malých krokov alebo etáp. Pomôže vám to získať pocit, že prácu vykonávate, čo vás povzbudí, aby ste pokračovali.

  • Odstránenie malých úloh, ako je nákup potravín alebo vybavovanie záležitostí, vám pomôže sústrediť sa na väčšie úlohy, ktoré je potrebné vykonať neskôr počas dňa.


určiť priority ťažších úloh. Ak sa najprv zbavíte najdôležitejších alebo najťažších úloh, budete mať pocit, že ste ich splnili. Vďaka tomu budete aj produktívnejší, takže ľahšie úlohy môžete neskôr počas dňa zvládnuť rýchlejšie.
[5]

  • Na druhej strane, ak budete mať najprv za sebou podradné úlohy, možno sa vám nebude chcieť pustiť do veľkého projektu v druhej polovici dňa.

Metóda 2 z 3: Riadenie času


Rozdeľte si pracovný deň na časti. Naplánujte si, že určité úlohy budete vykonávať počas každej časti dňa, aby bol váš deň organizovaný.[6]
Prvú hodinu dňa môžete napríklad venovať odpovedaniu na e-maily a telefonáty.

  • Nastavte si sériu budíkov, ktoré vás upozornia na to, aby ste sa počas dňa venovali ďalšej práci a nestratili sa z úlohy.


Stanovte si časový limit pre každú úlohu. V podnikaní existuje koncept známy ako „Parkinsonov zákon“, ktorý hovorí, že „práca sa rozširuje, aby vyplnila čas, ktorý je na ňu určený“.“[7]
Inými slovami, ak necháte čas potrebný na dokončenie úlohy otvorený, takmer vždy vám jej dokončenie bude trvať dlhšie, ako keby ste si stanovili prísne časové limity.

  • Používajte stopky alebo iný typ časovača, aby ste mali prehľad o tom, ako dlho pracujete na jednotlivých úlohách.
  • Stanovte si ciele a urobte z toho hru; ak sa budete snažiť poraziť čas, budete pracovať oveľa rýchlejšie.


Vyriešte nedôležité úlohy do 10 minút. Len vďaka dodržiavaniu tohto tipu môžete často získať 90 minút denne navyše. Budete prekvapení, koľko času sa premrhá na nedôležité úlohy, ako je písanie e-mailov![8]

  • Takýto spôsob práce vám môže pomôcť rozvinúť pracovný „flow“, teda niečo, čo behaviorálni psychológovia opísali ako pocit naplnenia, produktivity a šťastia.


Multitasking správnym spôsobom. Multitasking môže byť dvojsečná zbraň: môže byť užitočnou stratégiou, ako urobiť veľa vecí v krátkom čase, alebo môže príliš rozptýliť váš čas a pozornosť, čo vedie k nekvalitnej práci.[9]
Ak chcete využiť výhody a zároveň sa vyhnúť nástrahám multitaskingu, postupujte podľa týchto stratégií:

  • Sústreďte sa na súvisiace úlohy v rovnakom čase. Znížte množstvo mentálnej energie spotrebovanej pri prepínaní medzi rôznymi úlohami tým, že spojíte svoje multitaskingové činnosti do jedného celku. Odpovedajte napríklad na všetky svoje poštové správy v rovnakom čase (e-mail, hlasová pošta a pošta).[10]
  • Zapíšte si svoje pracovné postupy. Keď si napíšete všetky veci, ktoré chcete vybaviť, pomôže vám to, aby ste sa nenechali rozptýliť alebo odviesť na vedľajšiu koľaj.[11]
  • Na konci úloh si vyhraďte čas na to, aby ste si každú položku prešli samostatne. Toto zúženie zamerania môže pomôcť pri zachytávaní prípadných chýb a uistiť sa, že ste urobili všetko, čo ste chceli, keď na tom pracujete v atmosfére multitaskingu.


Vyhraďte si osobný čas na odpojenie sa od práce. Možno to znie proti intuícii, ale svoju produktivitu môžete v skutočnosti zvýšiť tým, že si počas dňa a týždňa vyhradíte čas na prestávky.[12]
Namiesto toho, aby ste sa starali o prácu alebo o to, čo musíte stihnúť neskôr, sústreďte sa naplno na všetko, čo sa rozhodnete robiť počas svojho času „pre seba“.

  • Ak prvých pár hodín ráno venujete niečomu, na čom vám záleží – či už je to hranie sa s deťmi, venčenie psa alebo cvičenie jogy – pomôže vám to vyčistiť si myseľ a naladiť sa na zvyšok dňa, čo vám pomôže udržať si sústredenie a pracovať rýchlejšie.
  • Nastavte si oddelené osobné a pracovné alebo školské e-mailové kontá a obmedzte frekvenciu kontroly pracovného alebo školského konta cez víkend.
  • Snažte sa byť pozorní a vyhradiť si čas na skutočné vypnutie od pracovných starostí, najmä cez víkendy, aby ste sa v pondelok vrátili do práce oddýchnutí a pripravení pracovať rýchlejšie a efektívnejšie.

Metóda 3 z 3:Zotrvanie pri úlohe


Usporiadajte si pracovný priestor. Zbavte sa všetkého neporiadku alebo odpadkov, ktoré sa váľajú okolo, a založte papiere, ktoré už nepotrebujete mať po ruke. Pripravte si pracovný stôl a rozložte si všetky študijné alebo pracovné materiály, aby ste sa mohli hneď pustiť do práce.[13]

  • Ak váš priestor pôsobí upokojujúco a nie hekticky, budete pravdepodobne efektívnejší.


Odstráňte rozptýlenie. Dajte si telefón do tichého režimu alebo ho uložte do tašky či batohu, aby ste nemali pokušenie ho kontrolovať. Vypnite televíziu alebo rádio, ak majú tendenciu odvádzať vašu pozornosť od práce. Dajte priateľom, rodine a dokonca aj kolegom vedieť, keď ste zaneprázdnení a nemôžete sa rozprávať. Pomôže vám to udržať sa pri plnení úloh, aby ste mohli byť produktívnejší.[14]


  • Ukončite Prokrastinácia. Mnohí z nás odkladajú alebo odkladajú veci (najmä tie, ktoré sa nám nepáčia), čo môže negatívne ovplyvniť našu produktivitu, ako aj celkovú kvalitu práce. Vyhnite sa tomu a rovno sa do toho vrhnite!

    • Nepodliehajte mylnej predstave, že „človek robí svoju najlepšiu prácu pod tlakom.“ Psychologické štúdie ukázali, že to zväčša nie je pravda![15]
      Prokrastinátori, ktorí čakajú do poslednej chvíle, často urobia menej práce a produkujú prácu s väčším počtom chýb.
    • Naplánujte si oslavu alebo pohostenie, keď úlohu dokončíte načas alebo dokonca skôr. Ak sa budete mať na čo tešiť, získate dodatočnú motiváciu k tomu, aby ste svoju prácu dokončili.
  • Odkazy