3 spôsoby, ako presnejšie odhadnúť čas potrebný na vykonanie úloh

Aby ste mohli presnejšie odhadnúť čas potrebný na splnenie úloh, musíte jasne identifikovať jednotlivé časti úlohy. Získajte podrobnejšie informácie a identifikujte čiastkové kroky každej časti. Sledujte čas potrebný na každý aspekt úlohy a zaznamenávajte údaje. Použite údaje na vypracovanie odhadu. Čím viac údajov o danej úlohe máte, tým presnejší bude váš odhad času do dokončenia danej úlohy v čase.

Metóda 1 z 3:Formulovanie presných odhadov


Na vypracovanie odhadu použite konzistentné časy z minulosti. Ak plníte úlohu, ktorú ste už predtým robili, môžete vychádzať z vlastných skúseností a vytvoriť si približný odhad potrebného času. Ak úloha trvá pri každom pokuse rovnako dlho, pravdepodobne ju dokážete splniť za rovnaký čas ako pri každom predchádzajúcom pokuse.[1]

  • Ak si napríklad na obed pripravujete sendviče a vždy vám to trvá osem minút, môžete s vysokou presnosťou odhadnúť, že aj príprava vášho aktuálneho sendviča bude trvať osem minút.


Použite rôzne časy z minulosti na vytvorenie odhadu. Ak vám úloha, pre ktorú chcete vypracovať odhad, zabrala zakaždým trochu iný čas, môžete predchádzajúce časy, ktoré ste potrebovali na dokončenie úlohy, spriemerovať, aby ste dospeli k odhadu. Možno boli nástroje, ktoré ste mali po ruke, zakaždým iné, alebo ste možno pri prvej úlohe nevedeli celkom presne, čo robíte. Bez ohľadu na príčinu môžete zrátať čas strávený na úlohe a vydeliť ho počtom prípadov, aby ste získali odhad.[2]

  • Napríklad, ak meníte pneumatiky a predtým ste ich menili trikrát s časmi dokončenia 30 minút, 20 minút a 10 minút, váš celkový čas je 60 minút. Po vydelení tromi prípadmi získate odhadovaný čas 20 minút na výmenu pneumatík.


Na odhad potrebného času použite skúsenosti iných. Okrem toho, že pri odhadovaní času potrebného na vykonanie úlohy môžete vychádzať z vlastných skúseností, môžete využiť aj skúsenosti iných, aby ste dospeli k rozumnému odhadu. Ak napríklad plánujete vymeniť batériu v telefóne za novú, môžete sa opýtať priateľov, ktorí majú rovnaký telefón, koľko času im to trvalo. Tieto časové odhady môžete spriemerovať alebo určiť medián času, aby ste dospeli k rozumnému odhadu.[3]

  • Po určení úlohy, pre ktorú chcete získať odhadovaný čas na dokončenie, sa opýtajte kompetentnej osoby, koľko času podľa nej bude trvať jej dokončenie.
  • Ak nepoznáte niekoho, kto by bol schopný poskytnúť takýto odhad, vyhľadajte si informácie o tom, koľko by to mohlo trvať, v internetových zdrojoch. V závislosti od úlohy, ktorú chcete splniť, by ste mohli nájsť primeraný odhad v knihách v miestnej knižnici. Napríklad pri úlohách na opravy v domácnosti, umeleckých a remeselných projektoch a receptoch sa často uvádza odhadovaný čas na dokončenie na základe skúseností osoby, ktorá je autorom návodu na úlohu.


Čerpajte z oboch typov odhadov. Ak je to možné, využite svoje vlastné minulé skúsenosti aj skúsenosti iných, aby ste dospeli k čo najpresnejšiemu odhadu času potrebného na vykonanie úloh. To vám umožní čerpať z čo najväčšieho súboru podkladových údajov, a tak čo najpresnejšie odhadnúť čas potrebný na danú úlohu.[4]

  • Zváženie skúseností z druhej ruky aj osobných skúseností vám umožní vyhnúť sa preceňovaniu (alebo aspoň minimalizovať pravdepodobnosť) vlastnej schopnosti splniť úlohu rýchlo alebo v danom čase.


Ponúknite optimistický odhad. Optimistický odhad je minimálny čas, ktorý očakávate, že úloha bude trvať. Vychádza z najkratšieho času, za ktorý ste predtým splnili danú úlohu. Ak sa napríklad snažíte vypracovať odhad času, ktorý budete potrebovať na upratovanie obývačky, a predchádzajúce časy potrebné na upratovanie obývačky boli 30 minút, 24 minút a 31 minút, váš optimistický minimálny odhad bude približne 24 minút, pretože je to najnižšie číslo v súbore údajov.[5]
www.projectsmart.co.uk/12-tips-for-accurate-project-estimating.php

  • Vyhnite sa uvádzaniu minima ako odhadu, pretože vychádza len z jedného údajového bodu a nebude veľmi presné.


Ponúknite pesimistický odhad. Najpesimistickejší odhad vychádza z maximálneho času, ktorý ste kedy strávili na jednom prípade úlohy. Ak ste napríklad pripravovali palacinky 10 minút, 20 minút a 15 minút, ako pesimistický odhad by ste zvolili 20 minút, pretože je to najdlhší čas, aký ste kedy strávili prípravou palaciniek. Rovnako ako minimum, je založený na jedinom údaji, a preto nie je veľmi spoľahlivý.[6]
www.projectsmart.co.uk/12-tips-for-accurate-project-estimating.php

  • Ak ako odhad uvediete maximum, získate veľmi konzervatívny odhad.


Ponúknite medián ako svoj odhad. Medián je stredné číslo v súbore údajov. Ak napríklad pečenie koláča trvá raz 20 minút, inokedy 22 minút a inokedy 23 minút, číslo v súbore, ktoré je v strede ostatných čísel v súbore údajov (v tomto prípade 22), je medián.[7]
www.projectsmart.co.uk/12-tips-for-accurate-project-estimating.php

Metóda 2 z 3:Definovanie väčších úloh


Určite kroky potrebné na splnenie úlohy. Väčšina úloh má niekoľko častí. Predtým, ako budete môcť presne odhadnúť čas potrebný na úlohy, musíte identifikovať každú zložku alebo krok úlohy a potom vypočítať, koľko času bude trvať jej vykonanie.[8]

  • Napríklad v obchodnom prostredí sa budete musieť dohodnúť na tom, aké budú výsledky. Potom budete musieť vedieť, ako dlho bude trvať dokončenie každého kroku na ceste k finalizácii každého výsledku. Ak napríklad viete, že potrebujete vytvoriť prezentáciu, správu a prototyp výrobku, môžete vypracovať tri nezávislé odhady a potom ich sčítať, aby ste dospeli k najpresnejšiemu odhadu.


požiadajte o pomoc pri definovaní krokov potrebných na dokončenie úlohy. V obchodnom alebo inom organizačnom prostredí máte často úlohy a čiastkové kroky, ktoré vám zadávajú nadriadení. V týchto prípadoch by ste už mali mať jasnú predstavu o tom, čo musíte dosiahnuť, a poradiť sa so svojím klientom alebo nadriadeným o tom, čo si jednotlivé kroky vyžadujú.[9]


Zoraďte si činnosti podľa poradia. Pri veľkých projektoch máte často veľa krokov. Tieto kroky môžete vykonať v ľubovoľnom poradí, prípadne môžete potrebovať logické zoradenie svojich činností. Ak napríklad staviate dom, musíte zoradiť činnosti podľa toho, v akom poradí sú možné. Budete musieť pripočítať čas potrebný na položenie základu, čas potrebný na zostavenie rámu atď.[10]

  • V iných prípadoch – napríklad pri vývoji nového produktu – môžete vy a/alebo váš tím pracovať na viacerých aspektoch produktu súčasne. Môžete napríklad vypracovať reklamu a marketing výrobku, zatiaľ čo iný tím vypracuje plán prezentácie výrobku na príslušných podujatiach v odvetví. Odhadovaný čas do dokončenia je v tomto prípade jednoducho dlhší z dvoch odhadovaných časov.


Konzultujte so svojím tímom. Niektoré úlohy si na dokončenie vyžadujú vstup a pomoc iných. Napríklad pri písaní komiksu musí niekto napísať scenár, potom niekto musí knihu nakresliť a niekto iný ju musí napísať tušom. V týchto prípadoch získajte podnety od ostatných zúčastnených osôb, aby ste získali čo najpresnejší odhad potrebný na dokončenie úlohy. V opačnom prípade by sa mohlo stať, že budete s malou presnosťou odhadovať, ako dlho budú trvať jednotlivé kroky procesu.[11]

  • Nezabudnite, že ak niektorí ľudia pracujú na danej úlohe na čiastočný úväzok, nemusia poskytnúť presný odhad, ak si vymenia úlohy.
  • Pri vypracovávaní konečných časových odhadov požiadajte ostatných členov tímu o vyjadrenie, či sa vám časový plán, v ktorom úlohu dokončíte, zdá správny alebo nie.
  • Predpokladajte, že váš tím bude produktívny len 80 % času. Nezabudnite zohľadniť čas na dni práceneschopnosti, nehody, stretnutia a iné nepredvídané problémy.


Dodržujte svoj plán. Za predpokladu, že úloha, pre ktorú sa snažíte vypracovať presnejší odhad, sa začala plánom, postupujte podľa plánu krok za krokom až do jej dokončenia. Odchýlka od plánu spôsobí, že váš odhad bude menej presný.[12]

  • Niekedy sa stane nevyhnutným, že musíte opustiť pôvodný plán v prospech nového plánu. Ak sa tak stane, prehodnoťte svoj pôvodný odhad a určte, ako kompenzovať novo revidovaný plán.


Používajte postupné zavádzanie. Fázovaná realizácia zahŕňa dokončenie úlohy počas dlhšieho časového obdobia, v ktorom sa lineárne dokončujú jednotlivé čiastkové kroky alebo rôzne časti úlohy. Každá fáza úlohy po jej dokončení umožňuje posun vpred smerom k ďalšej fáze úlohy. To je užitočné najmä v situáciách, keď budete opakovane vyrábať alebo inštalovať identický systém alebo výrobok.[13]

  • Predpokladajme napríklad, že vašou úlohou je nainštalovať nový operačný systém na všetkých desať počítačov v kancelárii. Po každej inštalácii budete mať ďalší údaj, ktorý môžete použiť na vypracovanie presnejšieho odhadu, ako dlho bude trvať, kým bude mať celý úrad nový operačný systém.


Sledujte, koľko času strávite nad danou úlohou. Ak chcete presnejšie odhadnúť čas potrebný na danú úlohu, musíte si ju opakovane precvičovať a presne sledovať, koľko času ju skutočne vykonávate. Najlepší spôsob, ako sledovať čas potrebný na splnenie úloh, je rozdeliť ich na čiastkové kroky a potom presne sledovať každý čiastkový krok. Vďaka systému priebežného zberu údajov budete môcť vypracovať stále presnejšie odhady času potrebného na dokončenie úloh.[14]

  • Údaje si uschovajte pre úlohy, pri ktorých očakávate, že v budúcnosti budete opäť potrebovať presný odhad.[15]


Nájdite spôsoby, ako zefektívniť sledovanie času. V závislosti od úlohy, pre ktorú sa snažíte vypracovať odhad času, môžete použiť aplikácie na sledovanie času potrebného na jej dokončenie. Na sledovanie času sú k dispozícii aplikácie, hoci sa môžete uspokojiť s jednoduchým používaním tabuľky alebo pera a papiera na sledovanie času stráveného pri plnení danej úlohy.[16]

  • Ak sa napríklad snažíte sledovať, ako dlho vám trvá ubehnúť dve míle a prejsť dve míle na bicykli, môžete použiť FitBit alebo podobný fitness tracker, prípadne aplikáciu ako MobileTrack. Medzi aplikácie na sledovanie pracovného času patria Eon, Slips, Clockwork a Punch.
  • Ak robíte manuálnejšiu úlohu, môžete si vziať pero a blok papiera. Do jedného stĺpca napíšte každú úlohu, ktorej presnejší odhad sa snažíte získať, a vedľa nej čas, ktorý ste potrebovali na jej vykonanie.
  • Ak sa napríklad snažíte získať presnejší odhad toho, koľko času vám zaberie každý deň vyjsť z domu, môžete si napísať zoznam, ktorý bude znieť: „Obliekanie – 4 minúty; Čistenie zubov – 3 minúty; Raňajky – 10 minút“ atď. Opakujte denne a na konci každého dňa spriemerujte súčty úloh.

Metóda 3 z 3:Zahrnutie správnych údajov


Uznajte negatívne výsledky. Keď vychádzate z vlastných skúseností (alebo aj zo skúseností iných), je dôležité nevylučovať prípady, keď určitá úloha trvala príliš dlho alebo rozpačito. Ak ste mali niekoľko negatívnych výsledkov (napríklad ste predtým splnili podobnú alebo rovnakú úlohu za obdobie dlhšie, ako je obdobie, za ktoré chcete splniť súčasnú úlohu), zohľadnite to v procese odhadu. Nikdy neznevažujte predchádzajúce výsledky len preto, že s nimi nie ste spokojní. Mohlo by to spôsobiť, že podceníte alebo nadhodnotíte čas potrebný na splnenie úloh.[17]


Venujte pozornosť špeciálnym podmienkam. Ak existujú zmierňujúce faktory, ktoré by mohli ovplyvniť vašu schopnosť odhadnúť čas potrebný na úlohy, zahrňte ich do procesu odhadu. Ak napríklad viete, že ste prokrastinátor, alebo ak máte pred novou úlohou, pre ktorú vypracovávate odhad, viacero úloh, zahrňte tieto faktory do procesu odhadu. Takýto postup vám pomôže získať presnejší konečný odhad pre danú úlohu.[18]


  • Priraďte svojmu odhadu hodnotenie presnosti. Vypracovanie presnejšieho odhadu času potrebného na danú úlohu si nevyžaduje, aby bol váš odhad úplne presný. Využite svoju znalosť danej úlohy, ako aj všetkých relevantných zmierňujúcich faktorov na pridelenie hodnotenia správnosti odhadu.[19]
    Môžete napríklad povedať: „Som si na 75 % istý, že to dokážem dokončiť za týždeň.“[20]

    • Ak chcete, môžete nadviazať pesimistickejším odhadom a povedať niečo ako: „Som si stopercentne istý, že by som to mohol dokončiť za dva týždne.“
    • Oznámenie úrovne dôvery vo váš odhad je obzvlášť dôležité, ak vypracovávate odhad dokončenia úlohy pre niekoho iného.
  • Odkazy