3 spôsoby, ako sa vyhnúť bežným chybám pri riadení času

Riadenie času je kľúčom k produktivite a efektívnosti. Ak zistíte, že robíte stále tie isté chyby v riadení času, budete musieť podniknúť konkrétne kroky, aby ste to zmenili. Našťastie sa to dá dosiahnuť tvrdou prácou a sústredením.

Metóda 1 z 3:Stanovenie priorít, aby ste sa udržali na správnej ceste


Vytvorte si zoznam „čo treba urobiť“ skôr, ako začnete konať. Možno budete chcieť jednoducho začať pracovať v domnení, že vytváranie zoznamu vás spomalí. Zoznamy sú však pre väčšinu ľudí kľúčové, keď toho musia veľa urobiť. Vytvorte si zoznam a systém, aby ste vedeli, aká je úroveň priority jednotlivých položiek. Niektorí ľudia používajú systém „A – F“ podobný školskému známkovaniu. Vyberte si systém, ktorý vám bude vyhovovať.[1]

  • Váš systém môže zahŕňať čas, ktorý si myslíte, že každá úloha zaberie. Ak napríklad jedna položka bude trvať pol hodiny, ale iná niekoľko mesiacov, mal by existovať spôsob, ako to v zozname zaznamenať. Rozdeľte si veľké, dlhodobé úlohy na jednotlivé kroky a vytvorte si zoznamy na najbližšie dni/týždne.


Najskôr sa venujte veciam s vysokou prioritou. Nevybočujte z cesty tým, že budete najprv robiť ľahké veci alebo veci, ktoré sú lákavejšie. Je rozdiel medzi dôležitosťou a naliehavosťou. Väčšina ľudí, ktorí sú skvelí v riadení času, dokáže toto rozlišovať a podľa toho konať. Keď robíte veci na základe pocitu naliehavosti, umožňujete, aby váš čas kontrolovali skôr potreby iných ako vaše vlastné potreby. Namiesto toho zhodnoťte, nakoľko je daná úloha dôležitá, na základe vašich osobných cieľov.[2]

  • Nezabúdajte, že nedbalosť iných nepredstavuje mimoriadnu situáciu z vašej strany. Budú sa musieť naučiť zostať na vrchole svojich vlastných povinností.
  • Naliehavosť sa niekedy používa ako zámienka na odloženie niečoho, čo je dôležitejšie, ale aj náročnejšie.
  • Ak vidíte, že uprednostňujete niečo nedôležité, spýtajte sa sami seba, či vás aktuálna úloha približuje k vášmu skutočnému cieľu a vízii.


Vyhnite sa tomu, aby ste si toho na seba vzali príliš veľa. Nenechajte sa zahltiť tým, že sa budete snažiť robiť každú jednu vec sami. Nájdite aspekty projektu alebo úlohy, ktoré môžete zadať externým dodávateľom alebo delegovať na spolupracovníkov alebo zamestnancov, ktorým dôverujete. Čím viac delegujete, tým viac času budete mať na iné veci.[3]

  • Delegujte úlohy, ktoré sa dajú ľahko vykonať bez vašej účasti. Premyslite si, aké sú vaše schopnosti a nadanie a ako ich najlepšie využiť. Môžete napríklad poslať niekoho iného, aby vyzdvihol kópie, zatiaľ čo vy budete robiť kvalifikovanú prácu pri úprave prezentácie?
  • Ak máte problém s uvoľnením, vytvorte si systémy, aby ste si mohli udržať dohľad. Uistite sa napríklad, že ste uvedený v e-mailoch, alebo si raz týždenne zorganizujte stretnutie, na ktorom skontrolujete prácu, ktorá bola vykonaná počas vašej neprítomnosti.


Vyhnite sa tomu, aby ste hovorili „áno“, keď by ste nemali. Je skvelé klásť si výzvy a venovať sa veciam, ktoré považujete za zdravé naťahovanie. Mnohí ľudia však hovoria áno, aj keď v skutočnosti nemajú kapacitu na to, aby ich dokončili najlepšie, ako vedia. Naučte sa povedať nie, keď to potrebujete.[4]

  • Ak ste toho schopní, naučte sa povedať nie aj veciam, ktoré sa vám nepáčia. Ak sa budete pre svoje povinnosti nadchýnať, je pravdepodobnejšie, že ich splníte, a to včas a dobre.
  • Stanovenie hraníc je dôležité, pretože ukazuje druhým, že sa jednoducho nemôžete stať ich záchrannou sieťou, keď si toho sami na seba vezmú príliš veľa.
  • Ak sa vám nepodarí stanoviť hranice, ostatní na vás budú pravdepodobne stále nabaľovať prácu, čo ešte viac sťaží udržanie si časového manažmentu na vrchole.

Metóda 2 z 3:Sledovanie času


Snažte sa nestratiť pojem o čase. Veľmi častou chybou je strata prehľadu o čase. Váš čas je cenný. Chcete vedieť, kam ide, aby ste ho mohli rozumnejšie minúť. Keď poznáte spôsoby, akými trávite svoj čas, možno budete prekvapení, čo si môžete dovoliť zo svojho dňa vyškrtnúť a koľko času navyše si môžete vyhradiť pre seba.[5]

  • Majte na očiach veľké hodiny, pokiaľ vám to nespôsobuje výraznú úzkosť. Vizuálne podnety môžu byť veľmi účinné. Tiež, či sa skôr pozeráte a reagujete na digitálne alebo analógové hodiny?
  • Môžete použiť počítač alebo telefón na „odbíjanie“ a „prihlasovanie“ určitých úloh.
  • Zapisujte si hodiny a minúty, ktoré strávite nad danou úlohou. Už len toto pravdepodobne zlepší vaše sústredenie a riadenie času, pretože si budete vedomí, že ste meraní časom.


Zistite, koľko času vám veci zaberajú. Mnohí ľudia opakovane zlyhávajú pri plánovaní, pretože nevedia, koľko času veci zaberajú. Sledovanie času je skvelý spôsob, ako zistiť, koľko času vám úlohy skutočne zaberajú. Môžete sa tiež pozrieť späť na minulé projekty a zvážiť, či ste mali dostatok času na dokončenie vecí na základe množstva času, ktorý ste si v minulosti vyhradili.[6]

  • Ľudia, ktorí sú považovaní za nadmerne výkonných, majú obzvlášť veľkú pravdepodobnosť, že podcenia, koľko času im veci zaberú.
  • Vždy si naplánujte čas na prestávky. Sú kľúčom k tomu, aby ste zostali svieži a efektívni.[7]
    Zdroj experta
    Jai Flicker
    Akademický tútor
    Rozhovor s odborníkom. 20. mája 2020.
  • Vždy nezabudnite počítať s časom cesty! Veľa ľudí počíta od času, kedy musia niekde byť, a nie od času, ktorý potrebujú nechajte pre niekde.
  • Zapracujte do rozpočtu čas navyše ako nepredvídateľnú udalosť. Čo ak dodávateľ nemôže dodať urýchlenú objednávku? Čo ak je niektorý člen tímu chorý a niekto to musí nahradiť?


Vyhnite sa multitaskingu. Výsledky: multitasking nefunguje. Bohužiaľ, ľudia sú naozaj navrhnutí tak, aby sa sústredili a dokončili jednu úlohu naraz. Nemyslite si, že ušetríte čas tým, že budete robiť viacero vecí naraz.[8]

  • Multitasking s najväčšou pravdepodobnosťou povedie k nedostatočnému sústredeniu a celkovo k slabému výkonu.
  • Nenechávajte otvorený e-mail ani mobilný telefón vonku. Upozornenia z nich vás vykoľajia. Sústreďte sa na danú úlohu a vyhraďte si iný čas na odpovedanie na e-maily, textové správy atď. Nastavte si systém pre mimoriadne situácie, ktoré sa k vám musia dostať.
  • Ak máte problém s tým, aby ste nerobili multitasking, opakujte si mantru: „Práve teraz sa sústredím na___.“

Metóda 3 z 3: Orientácia na cieľ


Stanovte si ciele. Mnohí ľudia začínajú s cieľom, ale niekedy v priebehu procesu ho stratia z dohľadu. Toto je častá chyba pri riadení času. Pre dobré riadenie času je nevyhnutné mať pevné osobné ciele. Ciele vám dávajú cieľ, ku ktorému môžete smerovať, a pomáhajú vám sledovať vašu víziu. Ak niečo nie je priamo v súlade s vaším cieľom, je to rozptýlenie.[9]

  • Môžete si stanoviť ciele na hodinu, deň, týždeň, mesiac alebo rok.
  • Používajte vizuálne podnety. Majte miesto, kde si zverejníte cieľ na daný deň, a často si ho prezerajte, aby ste sa počas dňa udržali na správnej ceste.
  • Napíšte si aj dlhodobé ciele. Môžu to byť ciele, kde by ste chceli byť za päť alebo desať rokov. Pravidelne kontrolujte, či to, čo robíte, vám pomáha pri dosahovaní týchto cieľov.[10]
    Zdroj experta
    Jai Flicker
    Akademický tútor
    Rozhovor s odborníkom. 20. mája 2020.


Nestrácajte zo zreteľa celkový obraz. Celkový obraz je väčší súbor vízií a cieľov. Pomôže vám to udržať si perspektívu, aby ste sa nezahltili detailmi alebo rozptýlením.[11]

  • Niekedy je perfekcionizmus dôležitý a niekedy nie. Pozrite sa na celkový obraz, ktorý vám pomôže určiť, či je pre danú úlohu v poriadku „dosť dobré“, alebo či by ste sa mali v danom momente sústrediť na drobnosti.
  • Ak vidíte, že strácate perspektívu, poraďte sa s ostatnými.

  • Vyhnite sa rozptyľovaniu. Zbavte sa neporiadku okolo svojho stola alebo pracoviska. Vyčistite pracovnú plochu svojho počítača. Urobte, čo môžete, aby ste vytvorili sústredené a harmonické pracovisko. Môže to znamenať vypnutie telefónu alebo e-mailových upozornení počas určeného pracovného času.[12]

    • Počas práce nekontrolujte osobné e-maily ani stránky sociálnych médií.
    • Okamžite vyhoďte odpadky, skartovať staré dokumenty, keď sa už nepoužívajú, a minulé projekty založiť tak, aby neboli na očiach.
    • Vypnite hudbu alebo iné zvuky v pozadí, ktoré vám pomôžu sústrediť sa.
  • Odkazy