3 spôsoby, ako si rozumne zorganizovať čas

Všetci sme už počuli sťažnosti, že v dni jednoducho nie je dosť hodín na to, aby sme stihli všetko, čo treba urobiť. Niekoľko základných organizačných zručností a zručností v oblasti riadenia času vám pomôže maximalizovať čas, ktorý máte. Naučte sa rozumne organizovať svoj čas, aby ste toho stihli viac v čase, ktorý máte k dispozícii.

Metóda 1 z 3: Identifikácia toho, ako trávite svoj čas


Zaznamenávajte si denné činnosti. Sledujte, čo robíte každý deň, a zaznamenávajte si, koľko času tomu venujete. Možno budete prekvapení, koľko času počas dňa v skutočnosti premrháte v porovnaní so skutočným množstvom práce, ktorú vykonáte.[1]

  • Nezabudnite sledovať aj všedné úlohy, ako je príprava raňajok, upratovanie domu, sprchovanie atď.


Zaznamenávajte si všetky svoje činnosti do zápisníka. Keď zistíte, čo každý deň robíte a koľko času tomu venujete, zapíšte si to do zápisníka. Uloženie všetkých týchto informácií na jedno miesto a ich zobrazenie na jednej stránke vám umožní identifikovať vzorce a prípadne oblasti, v ktorých môžete strácať čas.[2]

  • Pri zápisoch do tohto zápisníka buďte komplexní a jasní. Nespájajte jednotlivé udalosti do jedného záznamu, neprehliadajte drobné úlohy a pri hodnotení rozdelenia vášho dňa si nezabudnite napísať presný čas.
  • Môže byť užitočné kategorizovať určité typy činností. Napríklad domáce povinnosti si napíšte modrou farbou, pracovné aktivity červenou a voľnočasové aktivity čiernou. Pomôže vám to predstaviť si, ako sa trávi váš čas.


Zhodnoťte, ako trávite svoj čas. Hodina denne strávená v zóne? 2 hodiny na rozhodnutie, kde sa najete? 8 hodín surfovania na internete? Hľadajte vzory v tom, ako trávite svoj čas, a určte, čo je potrebné a čo nie.[3]

  • Plytváte časom, pretože vám chýba sebakontrola? Príliš často prokrastinujete? Neberiete na seba príliš veľkú zodpovednosť? Toto všetko sú otázky, ktoré si musíte položiť pri hodnotení toho, ako trávite svoj čas.[4]
  • Možno zistíte, že činnosti počas dňa rozdeľujete spôsobom, ktorý nedáva zmysel. Napríklad asi nie je rozumné pracovať pol hodiny, potom 10 minút riešiť banálne záležitosti, aby ste sa potom vrátili k práci na ďalšiu polhodinu. Budete sústredenejší a produktívnejší, ak budete pracovať len hodinu a triviálne záležitosti budete riešiť neskôr.
  • Najlepšie je útočiť na svoje úlohy „rozdelením“. Chunking je metóda, pri ktorej venujete vopred určený čas jednej úlohe bez rozptyľovania.


Zvážte úpravy. Teraz, keď presne viete, kam a na čo ide váš čas, začnite aktívne upravovať svoj rozvrh. Uistite sa, že ste identifikovali oblasti, ktoré sa nedajú alebo by sa nemali redukovať len z časových dôvodov. To, že niečo trvá dlho, neznamená, že je to premárnený čas.[5]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis, ktorý sa zaoberá témami súvisiacimi s postupmi riadenia podnikov
Prejsť na zdroj


Ak denne strávite 3 hodiny odosielaním e-mailov súvisiacich s prácou, je nepravdepodobné, že sa vám podarí znížiť množstvo času stráveného touto činnosťou. Ak však medzi pracovnými e-mailami posielate štyri alebo päť osobných e-mailov, určite môžete znížiť množstvo času, ktorý venujete e-mailom.


Zmeňte svoje zvyky a normy. Nech už je váš problém s riadením času akýkoľvek, existuje riešenie. Keď sa rozhodnete, kde strácate čas alebo ako by ste mali tráviť svoj čas, budete sa musieť sústrediť na zmenu svojich návykov v oblasti riadenia času.[6]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis, ktorý sa zaoberá témami súvisiacimi s postupmi riadenia podnikov
Prejdite na zdroj

  • Ak trávite príliš veľa času upratovaním domu alebo varením jedla, zvážte možnosť najatia domácej pomoci, napríklad upratovačky alebo kuchára. Pre niektorých ľudí je ich čas cennejší ako ich peniaze.
  • Možno trávite veľkú časť dňa bezcieľnym surfovaním po internete. Môžete obmedziť svoj prístup na určité internetové stránky alebo účty sociálnych sietí, keď máte pracovať na niečom inom.

Metóda 2 z 3:Vyhýbanie sa rozptýleniu


Identifikujte rozptýlenie vo svojom živote. Najväčšou hrozbou pre rozumné trávenie času sú sústavné rozptyľovanie. Budete chcieť zistiť, ktoré typy činností alebo ktoré osoby majú tendenciu skončiť stratou času. Či už ide o priateľa, ktorý jednoducho neprestáva rozprávať, alebo o vinné potešenie, ktoré vás odvádza od práce, môžete nájsť spôsob, ako sa vyhnúť týmto mrhateľom času.[7]

  • Ak trávite veľkú časť svojho času niečím, čo pre vás neprináša žiadne želateľné výsledky, pravdepodobne ide len o rozptýlenie vo vašom živote, ktorému by ste sa mali vyhnúť.
  • Pri práci v kancelárii pravdepodobne vnímate mnohých svojich spolupracovníkov ako rušivý element. Uistite sa, že sa vyhýbate bezvýznamným rozhovorom alebo bezcennému kláboseniu, keď ste v práci. Majte však na pamäti, že váš prístup v kancelárii je pre váš kariérny postup rovnako dôležitý ako schopnosť zvládať čas, takže nebuďte hrubý.


Vyhnite sa dlhým telefonickým rozhovorom. Ak zistíte, že trávite veľkú časť svojho času uväznení v dlhých telefonických rozhovoroch, musíte upraviť svoje návyky pri telefonovaní. Pri osobných stretnutiach môžete často dosiahnuť viac ako pri telefonovaní – preto vynechajte dlhé telefonické rozhovory.[8]

  • Mnohé telefonické rozhovory, najmä na začiatku alebo na konci rozhovoru, obsahujú nadbytočné a nepotrebné konverzácie. Ľudia majú počas telefonovania tendenciu strácať pozornosť a blúdiť, preto si to uvedomte. Osobné stretnutia poskytujú väčší imperatív riešiť výlučne pracovné záležitosti. Je to preto, že pri osobnom stretnutí nie je ani jedna strana obklopená rozptýlením.


Nesurfujte nadmerne po internete. Mnohí ľudia používajú internet ako rozhodujúci nástroj na splnenie úloh, ktoré potrebujú urobiť. Avšak rovnako veľa ľudí je vinných za to, že prechádzajú na zbytočné spravodajské články, športové zaujímavosti a obrázky celebrít, mačiatok alebo šteniatok. Sústreďte sa, keď ste na internete. K dispozícii sú programy, ktoré zablokujú určité aplikácie, webové stránky a domény, ktoré môžu pomôcť znížiť rozptýlenie súvisiace s internetom.[9]

  • Vyhnite sa Facebooku, Twitteru a iným sociálnym sieťam, keď sa máte sústrediť na niečo iné.
  • Nebezpečným plytvaním časom je aj googlovanie rôznych tém. Možno si myslíte, že si vyhľadáte len jednu rýchlu vec, a kým sa nazdáte, už viac ako tri hodiny prehľadávate obrovské hlbiny internetu.


Nasaďte si nápis „Nerušiť“. Pravdepodobne poznáte nápis, ktorý si zavesíte na dvere hotelovej izby. Tento znak môže byť rovnako účinný aj v kancelárii alebo na pracovisku. Takúto ceduľu si môžete zaobstarať tak, že si ju vezmete z najbližšieho hotela, v ktorom sa ubytujete, alebo si môžete vytlačiť vlastnú a v prípade potreby ju pripevniť na dvere svojho pracovného priestoru. Eliminujete tak drobné rozhovory, ktoré vás rozptyľujú od práce.[10]

  • Ak pracujete z domu, je veľmi dôležité mať vyhradený vlastný pracovný priestor. Nepracujte v spoločných priestoroch svojho domu, pretože T.V., telefón alebo prístroj na hranie videohier vás môže ľahko odviesť od práce.[11]


Vyhraďte si čas na nevyhnutné rozptýlenie. Niektorým rozptýleniam sa niektorí ľudia jednoducho nevyhnú. Niekedy je to váš šéf, ktorý si chce vziať čas na spoločenský rozhovor, alebo možno starší člen rodiny, ktorý neustále potrebuje pomoc s jednoduchými úlohami. Nech už sú tieto nevyhnutné rozptýlenia akékoľvek, ak si ich vopred naplánujete, nebudú vás oberať o kritický čas na iné projekty a činnosti, ktoré je potrebné dokončiť.[12]

Metóda 3 z 3:Efektívne využívanie času


Všetko si zapisujte. Nespoliehajte sa na svoju pamäť, aby ste zvládli úlohy, ktoré potrebujete urobiť. Napíšte si všetko, čo musíte urobiť, na jedno miesto a buďte pripravení často sa na tento zoznam odvolávať, aby ste dosiahli všetky svoje ciele.[13]

  • Aj keď sa úloha zdá byť menej dôležitá alebo všedná, zapíšte si ju. Váš denný plánovač by mal byť naplnený malými poznámkami, ako napríklad „Zavolajte Stevovi“, „Pozrite si ziskové marže“ alebo „Napíšte šéfovi“.“
  • Uistite sa, že máte pri sebe vždy poznámkový blok a zapisujte si úlohy, keď sa objavia. Myslíte si, že si ich neskôr zapamätáte a zapíšete, ale nemusí to tak byť.

ODBORNÝ TIP

Alyssa Chang

Životná koučka Alyssa Changová je trénerka a školiteľka v oblasti Sanfranciského zálivu. Využíva svoje rozsiahle skúsenosti v oblasti neurovedy založenej na mozgu a pracuje s klientmi na zlepšení ich prepojenia s mozgom a telom, aby sa uzdravili, dosiahli ciele a pohybovali sa bez bolesti. Vyštudovala kineziológiu a cvičenie, výživu a wellness na Kalifornskej štátnej univerzite v East Bay a je držiteľkou certifikátu Precision Nutrition, Z-health Performance a certifikátu Národnej rady pre silu a fitness. Alyssa Chang
Životný kouč

Náš expert súhlasí: Zapisovanie vecí do plánovača vám často pomôže byť efektívnejší. Môže to naozaj pomôcť dostať veci z hlavy a vidieť ich vizuálne, aby ste mohli strategicky plánovať svoj deň. Taktiež si zo zoznamu odškrtávajte veci, keď ich dokončíte, aby ste mali prehľad o tom, koľko ste toho stihli urobiť.


Používajte kalendár. Jednoduché pridanie denného kalendára alebo plánovača do súboru organizačných nástrojov vám pomôže efektívne organizovať čas. Zapíšte si každý nový termín, úlohu alebo stretnutie, ktoré sa vám pridá do rozvrhu. Každé ráno si nájdite čas na preskúmanie kalendára na daný deň, aby ste vedeli, čo vás čaká.


Vyhýbajte sa dvojitým záväzkom. Usporiadajte si svoj rozvrh tak, aby ste sa vyhli nadmernej záťaži alebo tomu, že sa zaviažete k príliš veľkému počtu projektov alebo udalostí naraz. Predtým, ako sa na niečom dohodnete, skontrolujte si v kalendári, či je potrebný čas voľný. Udržíte si tak poriadok v čase a budete mať prehľad o svojom pravidelnom rozvrhu.


Vynechajte rozptýlenie. Produktívne si zorganizujte čas odstránením prvkov, ktoré by vás mohli rozptyľovať alebo spôsobiť vybočenie z plánu a zaostávanie. Udržujte televízor a systém videohier mimo priestoru, kde sa učíte alebo vybavujete účty, aby ste sa sústredili na úlohy, ktoré treba urobiť ako prvé, a zábavu si nechali na neskôr.


Stanovte si priority úloh. Múdro hospodáriť s časom tak, že si naplánujete, aby ste najskôr splnili najdôležitejšie alebo časovo najnáročnejšie úlohy. Zaznačte si ich do svojho rozvrhu pomocou špeciálneho farebného zvýrazňovača alebo malej nálepky. Najskôr si naplánujte tieto úlohy s najvyššou prioritou, aby ste mali dostatok času na ich dokončenie, a potom pracujte na menej časovo náročných veciach okolo tých prioritných.[14]

  • Buďte pripravení z času na čas zmeniť svoje priority. Veci sa objavujú na poslednú chvíľu a vyžadujú si vašu okamžitú pozornosť. Z času na čas budete musieť zastaviť to, čo robíte, a preorientovať svoju energiu a čas na tento cieľ na poslednú chvíľu. Len sa uistite, že sa to nestáva príliš často.
  • Ak sa vám stáva, že počas dňa neustále meníte poradie svojich priorít, niečo nie je v poriadku. Aj keď sa dajú očakávať drobné úpravy rozvrhu, nutnosť robiť sústavné úpravy pravdepodobne znamená, že si v prvom rade nesprávne určujete priority.


Buďte realistickí. Na splnenie každej úlohy si vyhraďte realistický čas. Ak si myslíte, že niečo bude trvať od pol hodiny do hodiny, dajte si celú hodinu. Realistický pohľad na to, ako dlho bude niečo trvať, zabráni tomu, aby ste boli preťažení alebo zaostávali za plánom.[15]

  • Vždy je bezpečnejšie pochybiť a dať si viac času, ako budete potrebovať. Ak svoju úlohu dokončíte skôr, budete môcť voľne prejsť k ďalšej úlohe – čo by v konečnom dôsledku nemalo ovplyvniť vašu produktivitu.


Základné informácie o rozvrhu. Nezabudnite do svojho rozvrhu zahrnúť časy na základné každodenné činnosti, ako je jedlo a sprchovanie. Môže sa zdať, že sú pre vás druhoradé, ale je dôležité vyhradiť si na ne čas medzi ostatnými naplánovanými úlohami, aby ste ich nevynechali a aby vás nedostali do omeškania.


Použite systém pripomienok. Okrem denného plánovača používajte jednoduché pripomienky, ktoré vám pomôžu zapamätať si dôležité úlohy alebo termíny. Používajte samolepiace poznámky alebo hlasové či textové upozornenia na mobilnom telefóne v určitých časoch, aby ste si pripomenuli, že máte niečo urobiť alebo že máte niečo naplánované. Tento záložný systém vám pomôže zabrániť tomu, aby ste na niečo zabudli.[16]

  • Nespoliehajte sa na to, že vám iní ľudia niečo pripomenú. Je rovnako pravdepodobné, že na to zabudnú ako vy.
  • Ak je niečo mimoriadne dôležité, usporiadajte si viacero pripomienok. Môžete prehliadnuť jedinú samolepiacu poznámku alebo upozornenie na telefóne.


Požiadajte o pomoc. Požiadajte niekoho iného o pomoc a v prípade potreby delegujte menšie úlohy. Celkovo prospeje vášmu rozvrhu, ak prehltnete svoju pýchu a požiadate niekoho, aby sa pridal s niekoľkými malými prácami v domácnosti alebo so starostlivosťou o večeru počas rušného všedného večera. [17]

  • Uistite sa, že delegujete povinnosti na kvalifikovaných ľudí. Nestačí, aby si prácu urobil len niekto. Chcete, aby prácu urobili dobre.
  • Nemajte vo zvyku zastavovať svoju prácu ostatným. Neodráža to dobré schopnosti riadenia času. Vyzeráte len ako leniví a nemotivovaní.


Zhodnoťte svoju produktivitu. Z času na čas je potrebné urobiť krok späť a analyzovať, čo ste dosiahli, ako dobre ste to vykonali a koľko času vám to zabralo. Zhodnotenie týchto aspektov vašej práce a života vám môže pomôcť urobiť zmeny vo vašom rozvrhu a každodennom modeli fungovania, čo prinesie prekvapivo efektívne výsledky.


  • Odmeňte sa. Príliš tvrdá alebo príliš častá práca môže viesť k vyhoreniu, takže je ťažké sústrediť sa aj na tie najjednoduchšie úlohy. Z času na čas si nájdite čas na oslavu toho, čo ste dosiahli, a odmeňte sa niečím, čo vás naozaj baví.[18]

    • Uistite sa, že váš voľný čas je venovaný tomu, aby ste sa tešili. Vypnite si pracovný telefón a neodpovedajte na e-maily. Ak miešate prácu s voľným časom, v skutočnosti sa neodmeňujete a nevyhýbate sa vyhoreniu.
    • Ak pracujete od pondelka do piatku, vezmite si voľno cez víkend. Ak ste na jednom projekte pracovali tri mesiace v kuse, vezmite si po jeho skončení krátku dovolenku.
  • Odkazy