3 spôsoby, ako si určiť priority, keď je všetko dôležité

Keď sa cítite zahltení dôležitými úlohami, je naozaj ťažké určiť priority toho, čo je najdôležitejšie. Ak neviete, kde začať, môže byť ťažké dosiahnuť nejaký pokrok. Našťastie môžete získať prehľad vo svojom zozname úloh a začať si ich odškrtávať. Maximalizujte svoj čas naplánovaním určitých úloh a stanovením časových limitov. Okrem toho zmeňte svoj pohľad na to, čo môžete a čo nemôžete stihnúť.

Metóda 1 z 3:Vytvorenie zoznamu úloh


Urobte zoznam všetkého, čo musíte urobiť. Úlohy sa zdajú byť viac zahlcujúce, keď sa ich snažíte stíhať v hlave. Namiesto toho si napíšte všetko, čo potrebujete urobiť, bez toho, aby ste sa starali o to, čo je najdôležitejšie. Úlohy môžete neskôr usporiadať.[1]

  • Môžete uviesť: „Napísať správu o pokroku, zavolať lekárovi, vrátiť klientovi e-mail, vyprať bielizeň, zavolať mame, vyvenčiť psa, pomôcť Alexovi s domácimi úlohami a uvariť večeru.“


Rozdeľte veľké úlohy na menšie kroky. Veľké úlohy môžu spôsobiť zápchu vo vašom zozname úloh, pretože si vyžadujú veľa času a energie. Práca na týchto úlohách vo vás môže vyvolať pocit, že nič nedosahujete, aj keď to tak je. Aby ste videli svoj pokrok, rozdeľte si zložité úlohy na jednotlivé kroky, ktoré si môžete odškrtnúť, keď ich dokončíte.[2]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
Prejsť na zdroj

  • Napríklad napísať správu o pokroku je väčšia úloha ako zavolať lekárovi. Mohli by ste si to rozdeliť na menšie úlohy, napríklad: „Zhromaždiť moje poznámky, vypracovať správu, získať spätnú väzbu od Colleen, prepracovať správu, poslať konečný návrh môjmu šéfovi.“


Rozdeľte zoznam na naliehavé a časovo nenáročné úlohy. Pravdepodobne máte niekoľko úloh, ktoré sú aktuálne, napríklad naplánované stretnutia, a niektoré, ktoré môžete splniť kedykoľvek. Vytvorte si 2 stĺpce na čistom liste papiera. Ľavý stĺpec označte ako „naliehavé“ a pravý stĺpec ako „kedykoľvek“.“ Potom si rozdeľte úlohy do príslušných stĺpcov.[3]

  • Váš „naliehavý“ zoznam môže obsahovať úlohy typu „zostaviť moje poznámky, vypracovať správu, získať spätnú väzbu od Colleen, prepracovať správu, poslať konečný návrh šéfovi, zavolať lekárovi, vyvenčiť psa, uvariť večeru a pomôcť Alexovi s domácou úlohou.“ Váš zoznam „kedykoľvek“ môže obsahovať „vyperte bielizeň a zavolajte mame.“


Zoraďte svoj zoznam od naliehavej po najmenej naliehavú úlohu. Preskúmajte zoznam a určte, ktorá úloha je najaktuálnejšia. Potom si úlohy zoradím podľa naliehavosti. To vám pomôže zistiť, kde začať.[4]

  • Svoje úlohy môžete zoradiť takto: „Zavolať lekárovi, zostaviť moje poznámky, vypracovať správu, získať spätnú väzbu od Colleen, prepracovať správu, poslať konečný návrh šéfovi, vyvenčiť psa, uvariť večeru, pomôcť Alexovi s domácou úlohou, vyprať a zavolať mame.“


Presuňte úlohy s vysokou hodnotou nahor v zozname, ak vám dávajú zmysel. Pravdepodobne máte niekoľko úloh, ktoré sú pre vás mimoriadne dôležité, ale nie sú naliehavé alebo nevyhnutné. Môže to zahŕňať veci ako „hrať sa s deťmi, maľovať akvarel alebo čítať najnovší bestseller“.“ Je dôležité, aby ste do svojho dňa zaradili činnosti, ktoré vám pomôžu žiť čo najlepšie. Keď môžete, posuňte tieto úlohy na vyššiu pozíciu v zozname.[5]

  • Povedzme, že vaše dieťa má napríklad v škole slávnostné odovzdávanie cien. Svoje naliehavé pracovné úlohy môžete presúvať, aby ste si zabezpečili čas na ich plnenie. Podobne aj umývanie riadu je naozaj dôležité, ale možno sa rozhodnete jeden deň vynechať, aby ste mali čas na čítanie.

Metóda 2 z 3: Maximalizácia času


Naplánujte si dôležité úlohy do svojho dňa tak, aby ste ich stihli. Označte si úlohy, o ktorých viete, že ich musíte urobiť, aby ste si na ne mohli vyhradiť čas. Môže ísť o úlohy, ako je konzumácia jedla, platenie účtov alebo telefonovanie lekárovi. Stanovte si čas na dokončenie týchto úloh, aby ste vedeli, že ich stihnete dokončiť.[6]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejdite na zdroj

  • Napríklad si môžete v plánovači zablokovať hodinu na to, aby ste pomohli dieťaťu s domácimi úlohami, alebo si môžete rezervovať stretnutie s trénerom, aby ste si zabezpečili návštevu posilňovne.


Vyhraďte si čas na svoje osobné priority. Keď ste zaneprázdnení prácou alebo školou, ľahko sa stane, že vaše osobné potreby vypadnú z vášho zoznamu. Musíte však robiť to, čo je pre vás dôležité. Uistite sa, že ste schopní robiť veci, ktoré máte radi. Vyhraďte si čas, ktorý potrebujete na to, aby ste sa postarali o svoje osobné priority.[7]

  • Naplánujte si napríklad čas na stretnutie s priateľmi, starostlivosť o seba alebo na nejakú záľubu.


Stanovte si časové limity pre náročné úlohy. Veľké úlohy môže byť ťažké odškrtnúť zo zoznamu úloh, najmä ak máte sklon k perfekcionizmu. Ak však všetok svoj čas venujete týmto úlohám, nezostane vám čas na prácu na iných úlohách. Určite si, koľko času môžete venovať komplikovaným úlohám, a zaviažte sa, že po uplynutí tohto času prestanete.[8]

  • Povedzme napríklad, že pracujete na veľkom projekte v práci. Na tento projekt si môžete vyhradiť 3 hodiny ráno a 3 hodiny po práci. Takto vám zostanú aspoň 2 pracovné hodiny na iné úlohy, napríklad na odpovedanie na e-maily.

Varianty: Ak sa blíži veľký termín, možno budete musieť venovať viac času konkrétnej úlohe. Je v poriadku, ak si občas vymažete zvyšok kalendára, ak pracujete na termíne.


Venujte menej času nedôležitým úlohám. Pravdepodobne máte na zozname úloh niekoľko úloh, ktoré nie sú podstatné, ale napriek tomu ich treba urobiť. Nedovoľte, aby tieto úlohy zabrali všetok váš čas. Namiesto toho urobte minimálne množstvo práce, aby ste si ich mohli odškrtnúť zo zoznamu. Ušetríte tak čas, ktorý môžete venovať iným úlohám.[9]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Napríklad vybavovanie nevyžiadanej pošty je nedôležitá úloha, takže nestrácajte čas prezeraním každej pošty. Jednoducho ho recyklujte a pokračujte ďalej.

Metóda 3 z 3: Zmena perspektívy


Sústreďte sa skôr na celkový obraz než na detaily. Pravdepodobne budete mať chvíle, keď nebudete môcť splniť všetko, čo máte na zozname. Netrápte sa tým, že musíte všetko urobiť dokonale alebo odškrtnúť všetky políčka. Jednoducho sa snažte a dokončite čo najviac úloh. [10]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Dajte si pochvalu za to, čo ste v ten deň urobili. Myslite na pokrok, a nie na to, čo ešte musíte urobiť.


Stanovte si realistický cieľ, koľko toho môžete dosiahnuť. Aj keď by ste chceli všetko stihnúť, ste len jeden človek, ktorý má obmedzený čas. Buďte k sebe úprimní v tom, koľko hodín môžete stráviť prácou na zozname úloh a koľko toho môžete rozumne stihnúť. Snaha urobiť príliš veľa vás môže ohromiť.[11]

  • Môžete odhadnúť, koľko času môžete venovať jednotlivým úlohám. Potom si určte, koľko času môžete pracovať každý deň. Pomôže vám to udržať si určitú perspektívu toho, čo môžete skutočne očakávať, že stihnete za jeden deň.


Dovoľte si flexibilne meniť poradie úloh, ak je to potrebné. Hoci vám zoradenie úloh pomôže rozpoznať vaše priority, môžu sa vyskytnúť problémy, ktoré vás prinútia zmeniť priority. Dajte si povolenie robiť zmeny podľa potreby. K svojmu zoznamu sa môžete vždy vrátiť, keď sa kríza skončí.[12]

  • Povedzme, že ste napríklad očakávali, že strávite hodinu tým, že pomôžete svojmu dieťaťu s domácou úlohou, ale nakoniec to trvá 2 hodiny. Možno budete musieť úlohu odložiť na ďalší deň, aby ste zohľadnili hodinu navyše.

  • Zahrňte do svojho programu prostriedky na zmiernenie stresu aby vám pomohli zvládnuť tlak, ktorý na vás vyvíjajú, aby ste veci urobili. Mať veľa priorít môže spôsobiť, že sa budete cítiť úzkostlivo a vystresovane, čo sa na vás môže podpísať. Zvládnite hladinu stresu tým, že budete vykonávať obľúbené antistresové aktivity ako súčasť svojej každodennej rutiny. Pomôže vám to cítiť sa uvoľnenejšie, aby ste mohli zostať na ceste.[13]
    Dôveryhodný zdroj
    Harvard Business Review
    Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
    Prejsť na zdroj

    • Medzi skvelé prostriedky na zmiernenie stresu patrí rozhovor s priateľom, venovanie sa koníčku, dlhý kúpeľ, používanie aromaterapie, skladanie puzzle, čítanie, pobyt v prírode alebo hra so zvieratkom.
  • Odkazy