3 spôsoby, ako si vytvoriť rutinu, aby ste prestali plytvať časom

Možno ste študent s plným počtom predmetov, ktorý sa snaží byť lepší v manažmente času, alebo ste zamestnávateľ, ktorý sa snaží prinútiť svojich zamestnancov, aby prestali strácať čas. Bez ohľadu na to, aká je vaša úloha, pravdepodobne sa zameriavate na to, ako si vytvoriť dennú rutinu, ktorá vám umožní prestať plytvať časom a čo najlepšie využiť svoj deň. Užitočné môžu byť organizačné stratégie, ako sú zoznamy a harmonogramy, ako aj prijatie opatrení na odstránenie všetkých rušivých vplyvov, ktoré vám uberajú drahocenný čas.

Metóda 1 z 3:Používanie zoznamu


Vytvorte si zoznam úloh na daný deň. Začnite tým, že si sadnete s listom papiera a perom. Premyslite si úlohy, ktoré plánujete v ten deň splniť, alebo svoje záväzky na daný deň a všetky si ich zapíšte. Môže to byť zoznam, napr: „nákupy, pranie, upratovanie, domáce úlohy“ alebo „správy o stave klientov, e-maily, kontrolné stretnutie, papierovanie.“[1]
Zdroj experta
Jennifer Butlerová, MSW
Životný kouč
Rozhovor s odborníkom. 31. júla 2020.

  • Do zoznamu pridajte čo najviac úloh, ktoré vás napadnú, od menších úloh až po väčšie úlohy. Mali by ste sa pokúsiť myslieť na každý záväzok alebo úlohu na daný deň, aby ste si mohli byť istí, že ju zaradíte do zoznamu priorít.


Zoraďte úlohy od najvyššej priority po najnižšiu. Jedným zo spôsobov, ako pracovať inteligentnejšie, je sústrediť sa najprv na úlohy s najvyššou prioritou a potom sa v zozname presunúť k položkám s najnižšou prioritou. Toto pravidlo sa nazýva pravidlo 80/20, podľa ktorého by činnosti, ktoré vedú k najväčšiemu prínosu, mali zaberať 80 % vášho času. Činnosti, ktoré vedú k najmenšiemu prínosu, by mali zaberať 20 % vášho času.[2]

  • Prejdite si svoj zoznam a očíslujte jednotlivé úlohy od najvyššej po najnižšiu prioritu. Potom by ste ich mali premiestňovať tak, aby boli zoradené od najvyššej po najnižšiu prioritu a prínos.


Zoskupujte súvisiace úlohy. Keď máte očíslovaný alebo zoradený zoznam priorít, mali by ste začať zoskupovať menšie úlohy do jedného procesu. Môžete napríklad zoskupiť úlohy, ako je odpovedanie na e-maily a telefonovanie klientom, do jedného hodinového procesu nazvaného „komunikácia s klientom“.“ Každú úlohu potom môžete splniť v rámci stanoveného časového rámca hladko a ľahko.[3]

  • Mali by ste sa pokúsiť urobiť to pri všetkých úlohách, aby ste nemuseli prepínať na rôzne postupy a strácať čas zisťovaním, ktorú úlohu riešiť ďalej. Zoskupenie súvisiacich úloh vám pomôže zlepšiť riadenie času a znížiť úroveň stresu, keď sa dostanete cez zoznam priorít.


Dajte si na každú úlohu menej času. Podľa Parkinsonovho zákona, ak máte na splnenie úlohy menej času, skráti sa čas, ktorý potrebujete na jej splnenie. Namiesto toho, aby ste si nadmieru rozvrhli čas, obmedzte množstvo času, ktorý si na každú úlohu vyčleníte, aby ste boli nútení ju vykonať rýchlejšie. Môžete to robiť pomaly tak, že budete časom skracovať čas, ktorý venujete jednotlivým úlohám, až kým nedosiahnete „sweet spot“, kedy sa nebudete cítiť uponáhľaní, ale zároveň nebudete mať dostatok času na odkladanie alebo plytvanie časom.[4]

  • Po určitom čase si vytvoríte dobrý zmysel pre riadenie času, najmä ak ste nútení venovať každej úlohe len obmedzený čas. To je užitočné, ak máte tendenciu mať každý deň rovnakú rutinu alebo podobný zoznam úloh.


Po dokončení zoznamu sa odmeňte. Keď si odškrtnete všetky úlohy zo svojho zoznamu, zvyčajne na konci pracovného dňa, mali by ste si dať malú odmenu. Môže to byť príjemná večera, pohár vína alebo voľný čas na niečo zábavné a relaxačné. Odmeňovanie sa zabezpečí, že budete mať motiváciu dokončiť všetky úlohy každý deň.

  • Pred začiatkom dňa si tiež môžete určiť, aká bude vaša odmena, aby ste ju mohli využiť ako motiváciu na dokončenie úloh. Napríklad povedzte, že sa musíte učiť na test a máte naplánovanú večeru s priateľmi. Využite svoje plány na večeru ako dôvod, aby ste pokračovali v štúdiu a dokončili úlohu počas dňa, aby ste nemuseli vynechať večeru.

Metóda 2 z 3: Použitie plánu


Rozvrhnite si každú hodinu svojho dňa. Vytiahnite si papier alebo použite nástroj kalendára v počítači a vytvorte si časové úseky každej hodiny pracovného dňa alebo hodín dňa, kedy ste bdelí. Môže to byť od deviatej do piatej alebo od desiatej do siedmej. Hoci nemusíte vyplniť každý časový úsek na minútu presne, môže byť užitočné uistiť sa, že každá hodina dňa je zohľadnená vo vašom rozvrhu.[5]

  • Každú hodinu dňa začnite vypĺňať požadovanými úlohami na daný deň. Môžete začať s najdôležitejšími úlohami ako prvými a postupovať až k najmenej dôležitým úlohám. Rovnako, ak sa považujete za ranného človeka, môžete sa rozhodnúť, že zložitejšie úlohy zaradíte na začiatok dňa, ale ak viete, že po obede zvyčajne chytáte druhý dych, môžete zložitejšie úlohy zaradiť neskôr počas dňa. Pokúste sa prispôsobiť si rozvrh svojim potrebám a pracovným návykom, pretože to vás pri používaní rozvrhu pripraví na úspech.
  • Možno si budete chcieť vytvoriť šablónu svojho rozvrhu na tabuli alebo v nástroji kalendára, aby ste ho mohli každý deň aktualizovať podľa svojho plánu na daný deň.


Každú hodinu až dve hodiny si dajte desaťminútovú prestávku. Môže byť ťažké sústrediť sa na jednu úlohu alebo skupinu úloh dlhšie ako jednu až dve hodiny. Každú hodinu alebo každé dve hodiny si naplánujte desaťminútovú prestávku, aby ste sa necítili prepracovaní alebo vystresovaní. Počas miniprestávky by ste mali vstať a prejsť sa po kancelárii alebo sa porozprávať so spolupracovníkom v miestnosti na prestávku. Môžete si zájsť na kávu alebo sa ísť rýchlo prejsť von. Snažte sa, aby prestávka trvala maximálne 10 minút, aby sa vám nenarušil rozvrh.[6]

  • Na začiatku každej hodiny môžete tiež urobiť 10 dlhých, pomalých hlbokých nádychov, aby ste si vyčistili myseľ a zastavili sa. Môže vám to pomôcť získať určitý nadhľad nad úlohou, ktorú práve vykonávate alebo sa chystáte vykonať, a zabezpečiť, aby ste si napriek náročnému pracovnému dňu skontrolovali sami seba.[7]


Snažte sa každú úlohu vykonať správne, hneď na prvýkrát. Namiesto toho, aby ste sa snažili prebehnúť svojím plánom a rýchlo riešiť každú položku, venujte čas tomu, aby ste každú úlohu urobili správne a na prvýkrát. Uponáhľanie sa pri vybavovaní e-mailov by mohlo viesť k predĺženiu výmeny e-mailov, najmä ak klientovi posielate záhadné alebo mätúce e-maily. Spomaľte a nájdite si čas na zostavenie prehľadných e-mailov alebo si dôkladne prečítajte poznámky do školy. Správne vykonanie úlohy na prvýkrát vám môže z dlhodobého hľadiska ušetriť veľa strateného času.


Požiadajte priateľa alebo spolupracovníka, aby vás kontroloval, aby ste zostali v obraze.[8]
Niekedy potrebujeme podporu druhých, aby sme sa sústredili na úlohy, ktoré máme na starosti. Požiadajte blízkeho priateľa, rodiča, súrodenca alebo spolupracovníka, aby vás každých pár hodín skontroloval a uistil sa, že sa držíte svojho plánu.

  • Môže vám priniesť šálku kávy alebo prehodiť priateľské slovo, aby ste sa mohli na chvíľu zasmiať alebo usmiať a potom sa vrátiť k svojim každodenným úlohám. Hoci môžete byť zaneprázdnení, malá chvíľa s priateľom vám môže zlepšiť náladu a viesť k lepšiemu manažmentu času.

Metóda 3 z 3: Odstránenie rozptyľovania


Vyhnite sa náhodnej kontrole e-mailov. Náhodné kontroly e-mailov môžu vytvoriť vzorec „štart-stop-štart“ vášho pracovného dňa a viesť k plytvaniu časom. Vyhnite sa neustálemu otváraniu e-mailov počas dňa, najmä ak sa máte sústrediť na inú úlohu. Naplánujte si v rozvrhu tri časové intervaly na kontrolu e-mailov: skoro ráno, po obede a v polovici popoludnia. Tým sa zabezpečí, že vás počas dňa nebude rozptyľovať nepretržitý tok e-mailov a že budete mať vyhradený čas na riešenie e-mailov.[9]

  • Túto istú zásadu možno uplatniť aj na iné prostriedky komunikácie, napríklad na hlasovú poštu, textové správy alebo telefonáty. Snažte sa nebyť neustále k dispozícii, pokiaľ neočakávate dôležitú textovú správu alebo telefonát. Obmedzíte tak akékoľvek vyrušovanie pri práci a pomôžete si dodržiavať plán.


Vypnite telefón a vypnite internet. Ak je to možné, vyberte si aspoň jednu hodinu v pracovnom dni, počas ktorej si stíšite telefón a vypnete internetové pripojenie. To vám potom môže umožniť sústrediť sa na prácu, ktorú je potrebné vykonať, s úplným sústredením a bez akéhokoľvek rozptyľovania telefónom alebo internetom.

  • Odstrániť sa od týchto ľahkých rozptýlení môže byť užitočné aj vtedy, keď píšete prácu do školy alebo dlhú správu. Ak budete mať telefón v tichom režime, nebudete mať zámienku kontrolovať telefón každých päť minút alebo sa necháte vtiahnuť do prechádzania sociálnych sietí.


Dajte ostatným vo svojom okolí najavo, že by vás nemali vyrušovať. Snažte sa nepodnecovať ostatných, aby vás vyrušovali, alebo aby ste vyrušovali ostatných tým, že dáte všetkým okolo seba najavo, že pracujete. Môže to byť tak, že zatvoríte dvere alebo vyvesíte nápis zaneprázdnený. V kancelárii môžete tiež rozoslať e-mail, ktorý všetkým pripomenie, že v určitom časovom období je v kancelárii tichý pracovný čas.


  • Snažte sa neodchyľovať od svojej rutiny. Keď si zostavíte pracovný zoznam alebo pracovný plán a zavediete bezpečnostné opatrenia na odstránenie rozptýlenia, využite silu vôle a sústredenie, aby ste sa držali svojej rutiny. Väčšina ľudí dokáže rozpoznať rozdiel medzi dobre využitým časom a premrhaným časom, preto sa snažte vyhnúť tomu, aby ste spadli do pasce plytvania časom. Oprite sa o svoj plán a na konci dňa si budete môcť vychutnať pocit úspechu a dobre stráveného času.
  • Odkazy