3 spôsoby, ako ukončiť list s ospravedlnením

Ak ste urobili chybu alebo ste niekomu ublížili, chcete sa ospravedlniť tak, aby ste danej osobe povedali, že to myslíte naozaj vážne. Napísanie listu s ospravedlnením – buď osobného, alebo obchodného – môže pomôcť napraviť akúkoľvek chybu, ktorú ste urobili. Tón vášho listu sa bude líšiť v závislosti od toho, či ide o osobný alebo obchodný list. Existujú však určité veci, ktoré by ste mali uviesť, aby váš list pôsobil úprimne.

Metóda 1 z 3:Písanie osobného listu


Spýtajte sa, či môžete urobiť ešte niečo iné. Osoba, ktorej sa ospravedlňujete, môže mať nápady, ako ešte môžete napraviť svoje chyby. Tým, že ich požiadate o tento príspevok, dávate najavo, že ste ochotní urobiť všetko, čo je potrebné, aby ste preukázali, že vaše ospravedlnenie je úprimné, a aby sa situácia zlepšila.[1]

  • Môžete napríklad povedať: „Viem, že som to naozaj pokazil, keď som zmeškal tvoju oslavu po tom, čo som povedal, že tam budem. Môžem vás pozvať na drink alebo vám pripraviť večeru u mňa, aby som vám to vynahradil? Chcem, aby ste vedeli, akí ste pre mňa dôležití.“


Spýtajte sa, či sa môžete stretnúť, aby ste sa ospravedlnili osobne. V závislosti od toho, o aký problém ide, sa možno budete chcieť ospravedlniť osobne. Pred ukončením listu sa opýtajte, či sa môžete stretnúť na neutrálnom mieste, aby ste sa mohli ospravedlniť z očí do očí. Majte na pamäti, že v závislosti od problému sa s vami daná osoba nemusí chcieť stretnúť, ale aj tak by ste jej mali ponúknuť.[2]

  • Môžete napríklad povedať niečo ako: „Veľmi rád by som sa stretol, aby som mal možnosť ospravedlniť sa osobne. Dajte mi prosím vedieť, ktorý deň a čas by vám mohol vyhovovať.“


Použite podpis, ktorý vyjadruje vaše emócie. Ak posielate osobný list s ospravedlnením, môžete sa podpísať neformálnejším spôsobom, ktorý ukáže, čo si o danej osobe myslíte. Môžete použiť „S láskou“, „Je mi to ľúto“ alebo „Objímam“.“[3]

Metóda 2 z 3:Písanie obchodného listu


Navrhnite spôsoby riešenia problému. Keď sa ospravedlňujete za chybu, ktorú ste urobili v podnikaní, je dôležité, aby ste dali zákazníkovi najavo, že ju chcete napraviť. Ponúknite riešenia na nápravu toho, za čo sa ospravedlňujete. Uistite sa, že ide o skutočné riešenia, ktoré môžete poskytnúť, a nie len o to, čo si myslíte, že chce zákazník počuť.[4]

  • Môžete napríklad povedať niečo také: „Aby sme vám vynahradili to, že sme zmeškali vašu poslednú zásielku, radi by sme vám ju opätovne zaslali bez akýchkoľvek nákladov a navyše vám poskytli 30 % zľavu na ďalšiu objednávku.“


Zdôraznite, že tento problém sa už nebude opakovať. V poslednom odseku uveďte kroky, ktoré ste podnikli, aby ste zabránili opakovaniu rovnakých chýb. Buďte čo najkonkrétnejší pri opise toho, čo ste urobili a ako to zabráni opakovaniu situácie.[5]

  • Môžete napríklad povedať: „Podnikol som niekoľko krokov, aby som sa v budúcnosti vyhol nedodržiavaniu termínov projektov. Vytvoril som online kalendár s pripomienkami týždeň, deň a 8 hodín pred termínmi. Vytvoril som tiež podrobnejšie zoznamy úloh, aby sa každý krok každého projektu dokončil včas.“


Použite vhodný podpis. Ak píšete obchodné ospravedlnenie, váš podpis by mal byť trochu formálnejší. Pred podpisom listu môžete použiť „S pozdravom“ alebo „S úctou“.[6]

Metóda 3 z 3:Nastavenie správneho tónu


Pri obchodných ospravedlneniach používajte zdvorilý, ale profesionálny tón. Ak sa ospravedlňujete za chybu, ktorú ste urobili v obchodnom prostredí, buďte zdvorilí, ale profesionálni. Vysvetlite situáciu a ospravedlňte sa tak vecne, ako to len dokážete. Nepoužívajte familiárny tón, aby ste príjemcu prilákali k sebe.

  • Môžete napríklad povedať niečo ako: „Ešte raz sa ospravedlňujem za nedopatrenie, ktorého som sa v tejto veci dopustil. Môžem vás ubezpečiť, že som prijal opatrenia, aby sa tento typ chyby už nikdy neopakoval.“
  • Nehovorte niečo ako: „Je mi to naozaj, naozaj ľúto a dúfam, že nájdete v srdci odpustenie.“ To je príliš osobné na obchodné ospravedlnenie.


Pri osobných ospravedlneniach používajte úprimný tón. Ak sa ospravedlňujete niekomu zo svojho osobného života, malo by to znieť osobne. Použitie formálnejšieho tónu môže spôsobiť, že ospravedlnenie bude znieť falošne alebo vynútene.

  • Môžete napríklad povedať niečo také: „Je mi naozaj, naozaj ľúto, že som svojím vtipom zranil vaše city. Len som nerozmýšľal, keď som to povedal, a chápem, prečo vás to ranilo. Je mi to ľúto.“


Nevymýšľajte si výhovorky. Môže byť lákavé ospravedlniť sa za chybu, ktorú ste urobili, najmä ak k nej viedli iné okolnosti. Ospravedlňovanie však môže vyznieť tak, že to s ospravedlnením nemyslíte vážne. Držte sa toho, za čo ste boli zodpovední, a ospravedlnenia.

  • Napríklad namiesto „Je mi ľúto, že som túto časť projektu prehliadol, ale mal som chrípku a potom bola chorá moja dcéra a potom sme mali naplánovanú dovolenku“ povedzte niečo ako „Je mi ľúto, že som túto časť projektu prehliadol“. Prijal som opatrenia, aby sa to už neopakovalo.“


Neobviňujte nikoho iného. Možno sa vám bude zdať lákavé ukončiť svoj list poukázaním na to, že podľa vás bol na vine aj niekto iný. Ak to urobíte na konci listu, v podstate tým zrušíte všetko, čo ste povedali pred ním, a znížite pravdepodobnosť, že ten, komu píšete, vaše ospravedlnenie prijme.[7]


  • Podpíšte list. Ak si nájdete čas a list skutočne podpíšete, ukáže sa, že vám na ňom záležalo natoľko, že ste mu dodali osobný rozmer. Mali by ste podpísať osobné aj pracovné ospravedlnenie. Vytlačte si list a podpíšte ho atramentom.[8]

    • Obchodný list s ospravedlnením by ste mali poslať poštou, ale osobné ospravedlnenie môžete doručiť osobne.
    • Ak z nejakého dôvodu absolútne nemôžete podpísať obchodný list s ospravedlnením, vložte aspoň digitálny podpis. Niektoré programy na spracovanie textu vám umožnia skutočne sa podpísať do dokumentu. Môžete sa tiež podpísať na kus papiera, naskenovať ho do počítača a uložiť ako obrázok, ktorý môžete vložiť do takýchto listov.
  • Referencie