3 spôsoby, ako usporiadať systém archivácie dokumentov

Ak podnikáte alebo ste v škole, ktorá si vyžaduje prácu s viacerými klientmi alebo projektmi, správny systém archivácie je veľmi dôležitý. Existuje viacero metód archivácie dokumentov, ale v konečnom dôsledku by váš systém mal odrážať vaše potreby. Najlepší spôsob, ako sa pripraviť na efektívny systém, je vyhradiť si niekoľko dní výlučne na prácu na organizácii.

Metóda 1 z 3: Príprava na nový systém archivácie


Zhromaždite si všetky materiály. Predtým, ako sa pokúsite nastaviť správny systém, musíte si zostaviť všetky papiere. Prejdite si všetky miesta, na ktorých môžete mať papiere, a dajte ich všetky na jednu hromadu. Venujte čas tomu, aby ste sa uistili, že dokážete správne zaúčtovať všetky aktívne a neaktívne práce, ktoré máte.

  • Dopredu si naplánujte, že si na prácu s dokumentmi uvoľníte miesto na stole.
  • Ak upravujete papiere niekoho iného do nového systému archivácie, odstráňte všetky dokumenty zo súčasného systému. Bude pre vás lepšie spracovať všetky dokumenty a pripraviť sa na nový systém.


Prejdite všetky dokumenty. Toto je ťažká časť procesu, ale zároveň je to kľúčový krok k tomu, aby ste sa stali organizovanými. Oddeľte všetky zložky podľa toho, čo sú to napríklad bankové výpisy, účty za kreditné karty a splátky hypotéky.[1]
Odborný zdroj
Christel Ferguson
Odborný organizátor
Rozhovor s odborníkom. 17. decembra 2018.
Môže sa to zdať zdĺhavé, ale prejdite si každý dokument v hromade a zistite, s čím pracujete.

  • Nemusíte čítať každý papier, ale pomôže vám stručný prehľad.
  • Poznámkové lístky sú vhodné na označenie dôležitých dokumentov, o ktorých viete, že im budete musieť venovať čas.


Vytvorte hromádky. Keď začnete triediť papiere, bolo by užitočné mať súvisiace dokumenty pohromade. Všetky dokumenty týkajúce sa klienta „Nickelback“ môžete umiestniť na jednu hromadu. Ďalším príkladom je hromadenie práce na základe mesiacov.

  • Zmysel pre chronologické usporiadanie môže byť užitočný pre vaše potreby archivácie.
  • Pri triedení papierov si stanovte priority. Keď vidíte dokumenty, ktoré sú výnimočne dôležité, umiestnite ich na vrchol príslušnej hromady.


Zredukujte podľa vlastného uváženia. Ďalšou hromádkou, ktorú môžete vytvoriť, je hromada odpadkov. Nie ste povinní vyhodiť hromadu papierov, ale mali by ste oddeliť nedôležité dokumenty od ostatných hromád.[2]
Zdroj experta
Christel Ferguson
Profesionálny organizátor
Rozhovor s odborníkom. 17. decembra 2018.
Môžete dokonca vytvoriť aj hromadu rôzneho, kam by sa mohli dostať náhodné papiere.

  • Ak ste si stopercentne istí, že niektoré dokumenty nepotrebujete a nemôžete z nich vyvodiť reálne prepojenie s iným dokumentom, vyhoďte ich. Predtým, ako niečo dotiahnete do konca, overte si u svojich nadriadených, či máte právo niečo vyhodiť.


Používajte manilové zakladače. Uľahčite si prácu používaním lacných manilových zakladačov.[3]
Odborný zdroj
Christel Ferguson
Profesionálny organizátor
Expertný rozhovor. 17 December 2018.
Neublíži to vašim finančným prostriedkom a umožní vám to vykonať akýkoľvek systém archivácie. Balenie manilových zakladačov si môžete zaobstarať v každom obchode s kancelárskymi potrebami.


Prenášajte svoje hromady. Použite hromady, ktoré ste si vytvorili predtým, ako pomôcku pre vaše priečinky. Uistite sa, že obsah každého priečinka je tiež usporiadaný. Obsah zložky môžete usporiadať buď na základe dôležitosti jednotlivých dokumentov, alebo podľa chronológie.

  • Vyhnite sa usporiadaniu obsahu spisu na základe abecedy. Abecedné usporiadanie funguje efektívnejšie pri organizovaní skupín súborov.
  • Manilové priečinky umiestnite do kartotéky tak, ako budete priečinky plniť.[4]

Metóda 2 z 3: Vytvorenie systému vhodného pre vás


Používajte abecedný systém archivácie. Abecedný systém archivácie funguje dobre, keď potrebujete vyhľadať mená ľudí, zákazníkov, autorov, názvy filmov, kníh alebo atď. Za predpokladu, že používate termíny, ktoré sa dajú ľahko vyhľadať, je často najjednoduchšie používať abecedný systém archivácie.[5]

  • Najlepší spôsob archivácie a vyhľadávania súborov je označovanie jednotlivých súborov. Manilové zakladače majú dodatočnú záložku určenú na označovanie súborov, ktorá vám uľahčí proces vyhľadávania.
  • Ak vybavujete klientov, je efektívnejšie zoradiť ich podľa abecedy a priezviska.
  • Ak máte veľa spisov, zvážte vytvorenie listových priečinkov, ktoré vám pomôžu pri organizácii. Rozdeľovače sekcií sú veľké a jednoducho obsahujú jedno písmeno. Písmená môžete rozdeliť aj do dvojíc, napríklad „A-D“ alebo „F-K“.“


Používajte tematické usporiadanie. Keď pracujete alebo študujete v rôznych oblastiach, predmetové alebo tematické poradie môže byť veľmi užitočným spôsobom, ako získať informácie. Ak napríklad študujete právo, mohli by ste mať predmetové heslá zmluvy, ústavné právo, delikty, správne právo, medzinárodné právo atď.

  • Najlepší spôsob, ako usporiadať aktuálne informácie, je pomocou rozdeľovačov sekcií. Označte si rozdeľovače sekcií na základe obsahu, napríklad „Právo administrátora.“
  • Tento systém funguje najlepšie, ak máte niekoľko rôznych tém. V opačnom prípade vám zostane jeden alebo dva rozdeľovače a nie príliš organizovaný systém.


Vyskúšajte číselnú archiváciu. Tento typ systému archivácie je ideálny pre súbory, ktoré obsahujú dátumy alebo čísla. Ak máte napríklad faktúry, účtenky, datované udalosti atď., číselný systém môže uľahčiť opätovné nájdenie systému. Pri tejto možnosti môžete zvážiť aj označovanie mesiacov a rokov. Pre tých, ktorí pracujú v prostredí, kde sa používa číslovanie dokumentov, napríklad lekárskych spisov, legislatívnych dokumentov, súdnych prípadov atď., číslovanie je užitočná metóda vyhľadávania.

  • Tento systém používajte len vtedy, ak vám vyhovuje zobrazenie viacerých čísel a dokážete z týchto čísel získať informácie.
  • Označte na kartotékových záložkách čísla alebo dátumy a usporiadajte ich na základe číselnej hodnoty. Začnite číslom „1“ a nasledujúce čísla majú zvyšujúcu sa hodnotu.
  • Ak archivujete podľa mesiacov, začnite januárom a postupujte v poradí cez december. Využijete rozdelenie na sekcie pre každý mesiac.


Používajte farebné kódovanie. Tento spôsob je skvelý na kreatívne archivovanie a je účinný najmä pre tých, ktorí majú dobrú vizuálnu pamäť. Môže pomôcť krížové odkazovanie rôznych predmetov na základe farebného kódovania. Môžete si farebne označiť ktorúkoľvek z uvedených techník archivácie.[6]
Môžete použiť aj kombináciu systémov organizovania tak, že spárujete farebné kódy s iným systémom.

  • Jedným z najjednoduchších spôsobov, ako pridať farbu k zavedenému spôsobu vypĺňania, je použitie zvýrazňovačov. V každom obchode s kancelárskymi potrebami si môžete kúpiť rôzne balenia zvýrazňovačov.
  • Ďalším spôsobom, ako zaviesť farebné kódovanie, je použitie rôznych farebných priečinkov.


Používajte frekvenčný systém. Tento spôsob funguje dobre pre položky, ktoré používate neustále, ale nemal by byť samostatným systémom. Musí sa napájať na iný systém, napríklad abecedný systém. Často používané informácie umiestnite na zoskupené miesto v priestore na archiváciu, aby ste ich mohli rýchlo vyhľadať, napríklad na samom začiatku zásuvky archivačnej skrine.[7]

  • Pri používaní tohto systému si musíte dávať pozor, aby ste sa nerozhádzali. Udržiavanie projektu, na ktorom práve pracujete, v popredí, nezaručí vždy efektívnu organizáciu.

Metóda 3 z 3: Zachovanie organizovaného systému


Okamžite založte papiere. Jedným zo spôsobov, ako zabezpečiť, aby váš systém archivácie fungoval efektívne, je archivácia papierov v priebehu ich spracovania.[8]
Systém archivácie nebude fungovať, ak budete odkladať archiváciu dokumentov. Ak si zvyknete archivovať dokumenty, pomôže to aj vašej produktivite a pracovnému procesu.


Udržujte svoj priestor aktualizovaný. Každých pár mesiacov by ste mali prejsť svoj systém archivácie a urobiť krátku kontrolu. Nie ste povinní prezerať všetky svoje dokumenty, ako ste to urobili pri počiatočnej organizácii. Skontrolujte všetky súbory a uistite sa, že je všetko usporiadané a na správnom mieste.

  • Po niekoľkých prvých mesiacoch by ste sa tiež mohli zamyslieť, či vám zvolený systém vyhovuje.

  • Vyčistite svoj priestor. Raz ročne by ste mali urobiť väčšie upratovanie svojho pracovného priestoru. Možno máte niektoré súbory, ktoré pravidelne používate, ale teraz by ste mali prejsť ostatné súbory, ktoré používate menej.[9]
    Otvorte súbory, ktoré používate menej, a prečítajte si všetky dokumenty, aby ste zistili, či v nich nie sú zbytočné papiere.

    • Vyberte všetky zložky a utrite kartotéku vlhkou utierkou, aby ste odstránili nánosy prachu.
  • Odkazy