3 spôsoby, ako viesť efektívne stretnutie

Ak je porada vedená efektívne, môže byť mimoriadne užitočným spôsobom, ako spojiť zdroje a získať viacero pohľadov na úlohu alebo projekt. Kľúčom k vedeniu efektívnej porady je stanovenie a dodržiavanie pevného programu, vedenie porady, ktorá efektívne hospodári s časom, a jasné pridelenie realizovateľných bodov, ktoré majú ľudia po skončení porady splniť.

Metóda 1 z 3: Stanovenie programu

Stanovte hlavné zameranie stretnutia. Predtým, ako zorganizujete stretnutie, musíte dokončiť program. Ak niektorý bod nie je potrebný alebo odvádza pozornosť od hlavného zamerania stretnutia, odstráňte ho z konečného programu.[1]
Odborný zdroj
Alyson Garrido, PCC
Kariérny kouč
Rozhovor so znalcom. 24. januára 2020.
Tému môžete predložiť na ďalšie stretnutie alebo o nej diskutovať priamo s danou osobou.[2]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejsť k zdroju

  • Ak si vyberiete príliš veľa cieľov, vaše stretnutie stratí koncentráciu.

Napíšte návrh programu rokovania a rozoslať ho pred stretnutím. Pri plánovaní stretnutia priložte predbežný program, v ktorom je uvedené, o čom bude stretnutie, aby sa ľudia mali možnosť pripraviť. Ak ľuďom vopred poviete, o čom bude stretnutie, bude efektívnejšie a účinnejšie, pretože všetci budú mať rovnaké informácie.[3]

  • Ak niekto potrebuje dať dokopy informácie na stretnutie, povedzte mu, ako súvisia s bodom programu.
  • Návrh programu pošlite aspoň týždeň pred stretnutím.

Umožnite ľuďom pridávať body do programu. Keď posielate návrh programu schôdze, opýtajte sa účastníkov, či majú nejaké otázky alebo ďalšie body, ktoré by mohli do programu doplniť.[4]
Odborný zdroj
Alyson Garrido, PCC
Kariérny kouč
Rozhovor s odborníkom. 24. januára 2020.
Možno ste o niečom neuvažovali alebo vám nebol jasný nejaký bod programu.[5]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Ak necháte ľudí prispieť k programu, budú mať pocit, že prispievajú k jeho tvorbe, a môže to prispieť k efektívnejšiemu priebehu schôdze.

Tip: Zvážte použitie zdieľaného dokumentu, napríklad dokumentu Google, aby ste umožnili viacerým používateľom pridávať do programu.

Rozhodnite sa, koľko času chcete venovať každému bodu. Aby ste si mohli naplánovať, ako dlho má schôdza trvať, mali by ste sa pozrieť na každý bod programu a stanoviť si maximálny čas, ktorý mu môžete venovať. Stanovenie časového limitu pre každú tému udrží stretnutie v pohybe.[6]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
Prejsť na zdroj

  • Na položku si vyhraďte aspoň 5 minút, aby ste mohli viesť produktívnu diskusiu.
  • Venujte viac času dôležitejším položkám.

Na konci stretnutia zahrňte čas na diskusiu a otázky. Na konci programu vždy zaraďte približne 5 až 10 minút, aby mohli ľudia klásť otázky alebo si vyjasniť čokoľvek zo stretnutia. Ak ľudia vedia, že na konci rokovania majú čas ísť do ďalších podrobností alebo položiť otázku, rokovanie bude prebiehať efektívnejšie.[7]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis, ktorý sa zaoberá témami súvisiacimi s postupmi riadenia podnikov
Prejsť na zdroj

  • Je to tiež dobrá príležitosť opýtať sa, či nie je niekomu niečo nejasné, o čom sa na stretnutí diskutovalo.

Metóda 2 z 3:Efektívne vedenie stretnutia

Na začiatku zasadnutia rozdajte vytlačené kópie programu zasadnutia. Vytlačte si kópie programu stretnutia, ktoré dáte účastníkom, aby každý videl program a čo bude stretnutie obsahovať. Uistite sa, že každý účastník stretnutia dostane kópiu.[8]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
Prejsť na zdroj

  • Umiestnite kôpku agend blízko vchodu, aby si ľudia mohli vziať jednu z nich pri vstupe.
  • Tlačené kópie programu môžu pomôcť ľuďom sústrediť sa na stretnutie, pretože poznajú jeho štruktúru.

Určite 1 osobu, ktorá bude oficiálnym zapisovateľom. Aby sa všetci sústredili na diskusiu a nemuseli sa obávať, že si budú zapisovať dôležité body, určte 1 osobu, ktorá si bude robiť poznámky. Vyberte si niekoho, kto je dobrý v robení poznámok, alebo požiadajte niekoho, kto nemá vzťah k stretnutiu, napríklad sekretárku alebo iného spolupracovníka, aby sedel na stretnutí a robil si poznámky.[9]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
Prejsť na zdroj

Diskutujte vždy o 1 otázke, aby ste sa sústredili na danú tému. Dajte jasne najavo, že stretnutie sa bude venovať vždy 1 téme, než prejdete na inú tému. Ľuďom sa ľahko stane, že sa prestanú sústrediť na tému a začnú diskutovať alebo premýšľať o iných bodoch rokovania na stretnutí.[10]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
Prejsť na zdroj

  • Môžete povedať niečo ako: „Máme toho veľa, takže sa budeme venovať každej položke postupne, aby sme sa nestratili.“

Povzbuďte ľudí, aby si na konci napísali otázky, ktoré chcú položiť. V záujme zachovania času požiadajte ľudí, aby si zapísali všetky otázky, ktoré majú, aby sa o nich mohlo diskutovať na konci stretnutia. Zabránite tak tomu, aby vaše stretnutie bolo prerušované otázkami a bude efektívnejšie.[11]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
Prejsť na zdroj

  • Často sa môže stať, že otázky ľudí budú zodpovedané v priebehu stretnutia, takže spísanie otázok môže ušetriť čas a udržať sústredenosť na stretnutí.

Prideľte akčné body, keď sa objavia. Keď sa na porade objaví projekt alebo úloha, prideľte ju osobe, ktorá je na jej realizáciu najlepšie pripravená. Jedným z najdôležitejších aspektov stretnutia sú realizovateľné body, ktoré sú distribuované účastníkom. Bez následných úloh bolo stretnutie väčšinou len diskusiou. Na to, aby bolo stretnutie účinné, je potrebné konať.[12]

Tip: Stanovte lehotu na splnenie úlohy alebo na podanie správy o stave položky. Termíny spôsobujú, že ľudia majú väčší sklon dodržiavať akčný bod.

Do diskusie zapojte všetkých.[13]
Odborný zdroj
Alyson Garrido, PCC
Kariérny kouč
Rozhovor so znalcom. 24. januára 2020.
Mnohí ľudia sú introvertní a neradi vystupujú pred ľuďmi, ale často majú platné a užitočné názory a informácie. Pýtajte sa ľudí, ako niečo vyzerá z ich pohľadu. Kladte otázky, ktoré podporujú hlbšiu diskusiu, aby sa ľudia rozprávali.[14]

  • Ak je na stretnutí len 1 osoba z účtovného oddelenia, môže sa cítiť ako čudák. Ak chcete, aby k tomu prispeli, spýtajte sa ich niečo ako: „Ako to vyzerá z účtovného hľadiska??“
  • Namiesto kladenia plochých otázok typu: „Čo si myslíte?“ Kladte hlbšie otázky, ktoré podporujú diskusiu, napríklad: „Prečo si myslíte, že je to tak, ako to je?“ alebo „Môžete rozšíriť, prečo si myslíte, že je to?“

Držte sa programu, keď sa diskusia odkloní od témy. Stretnutia môžu často vykoľajiť diskusie, ktoré sa odchyľujú od témy a môžu zabrať veľa času. Vždy, keď vidíte, že téma alebo diskusia strácajú pozornosť, ovládnite schôdzu pomocou programu, aby ste sa vrátili späť na správnu cestu.[15]

  • Povedzte niečo ako: „Pozrite sa, toto je naozaj zaujímavé, ale sústreďme sa na ciele a témy diskusie na tomto stretnutí. Možno o tom budeme môcť viac hovoriť na konci alebo po ňom.“

Na konci stretnutia zrekapitulujte body, ktoré sa dajú využiť. Keď sa stretnutie blíži k záveru, vždy ho ukončite zhrnutím poznámok a prejdite si body, o ktorých sa dá konať. Uistite sa, že ten, komu bola položka pridelená, vie, čo má urobiť a kedy to má urobiť.[16]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Dajte účastníkom možnosť položiť otázky alebo objasniť nejakú položku.

Používajte anonymné formuláre spätnej väzby, aby ste dali ľuďom možnosť vyjadriť svoj názor. Dajte účastníkom na vedomie, že plánujete poskytnúť formuláre, aby vám mohli povedať, aké efektívne bolo stretnutie. Anonymný formulár spätnej väzby je skvelý spôsob, ako dosiahnuť, aby sa ľudia cítili pohodlne pri vyjadrovaní svojich názorov. Neurážajte sa na kritiku. Ak sa dá niečo urobiť lepšie na ďalšom stretnutí, urobte to![17]

  • Chcete, aby ľudia mali pocit, že vám môžu povedať, ak majú s vaším stretnutím problém, a možnosť povedať vám to anonymne im môže umožniť, aby sa cítili dostatočne pohodlne na to, aby vám dali kritiku.

Metóda 3 z 3: Riadenie času stretnutia

Naplánujte stretnutie na čas, ktorý je pre všetkých najvhodnejší. V záujme maximálneho zapojenia účastníkov sa vyhnite naplánovaniu stretnutia počas niečej obedňajšej prestávky alebo po pracovnej dobe. Vyberte si čas, kedy budú ľudia najviac sústredení a nebudú frustrovaní nepríjemnosťami.[18]

Tip: Naplánujte brainstormingové stretnutia na ráno, keď je schopnosť ľudí myslieť kreatívne najvyššia. Stretnutia zamerané na riešenie problémov je najlepšie naplánovať neskôr popoludní, keď je myseľ ľudí uvoľnenejšia a nie sú rozptyľovaní úlohami, ktoré musia v ten deň urobiť.

Začnite a ukončite stretnutie načas. Neskorý začiatok schôdze môže vyčerpať energiu z miestnosti už na začiatku schôdze. Účastníci vášho stretnutia budú na vás pozerať ako na príklad, preto im ho dajte dobrým príkladom tým, že prídete načas. Tiež nechcete, aby ľudia na vašom stretnutí premýšľali, kedy sa vôbec skončí. Stanovený čas ukončenia pracovného pomeru udrží ľudí sústredených a angažovaných.[19]

  • Definitívny čas ukončenia tiež umožní ľuďom rýchlejšie sa vrátiť do práce.

Stanovte očakávanie, že každý sa musí sústrediť na stretnutie. Stretnutie začnite oznámením, že plánujete dodržiavať program stretnutia a že očakávate plnú pozornosť všetkých. Spomeňte, že v programe je na konci stretnutia vyhradený určitý čas na otázky a diskusiu.[20]

  • Odložte všetky laptopy a dokumenty, ktoré nesúvisia so stretnutím.
  • Používanie smartfónu na kontrolu e-mailu počas stretnutia môže byť niekedy prospešné. Telefóny však držte ďalej, pokiaľ ich nepotrebujete.
  • Každých 10 minút si skontrolujte miestnosť. Stretnutia môžu byť niekedy trochu nudné a priemerná dĺžka pozornosti človeka je približne 10 minút. Aby ste udržali všetkých v kontakte, skontrolujte všetkých v miestnosti, či dávajú pozor a či sledujú dianie.[21]

    • Občas si nájdite chvíľku a spýtajte sa napríklad: „Ako sa všetkým darí?? Akékoľvek otázky?“ To vám dáva šancu zistiť, ako sú ľudia v miestnosti zaujatí, a tiež to ľudí povzbudí, ak vedia, že sa na nich pozeráte a rozprávate sa s nimi.
  • Odkazy