3 spôsoby, ako zlepšiť čitateľnosť dokumentu vo Worde

Spracovanie textu je súčasťou každodenného života. Na písanie dôležitých dokumentov, od esejí až po pracovné životopisy, neustále používate programy na spracovanie textu. Bez ohľadu na to, o čo ide, musíte sa uistiť, že sa to dá ľahko čítať. Ak si váš čitateľ myslí, že dokument je príliš ťažký na čítanie alebo pochopenie, nemusí ho prečítať celý, čo môže byť škodlivé. Na zlepšenie čitateľnosti dokumentu programu Word je dôležité používať vhodný jazyk, dobre organizovať dokument programu Word a dobre ho navrhnúť. Ak budete mať jasný a ľahko čitateľný dokument programu Word, vaši čitatelia sa budú viac venovať vášmu obsahu, nielen formátovaniu.

Metóda 1 z 3:Používanie vhodného jazyka v dokumente Word


Píšte v jasných, jednoduchých vetách. Snažte sa v každej vete držať jednej myšlienky, aby ste čitateľa nemiatli. Vďaka tomu budú vaše vety ľahko zrozumiteľné a bude sa na ne dať nadviazať ďalšou myšlienkou alebo vetou.[1]


Používajte jedno- alebo dvojslabičné slová. Snažte sa vyhnúť príliš veľkému množstvu trojslabičných slov, pretože to môže byť pre čitateľa mätúce a ťažšie sa v ňom orientuje. Udržujte svoje slová čo najprehľadnejšie.

  • Ak píšete akademickejší článok, môže byť dobré použiť dlhšie slová; aj keď sú však dlhšie, zachovajte čo najjasnejšie a najpriamejšie slová.


Prechod medzi jednotlivými časťami dokumentu Word. Prechodné slová ako „najprv“, „však“ alebo „preto“ môžu čitateľovi povedať, ako časti dokumentu spolu súvisia. Môže im pomôcť ľahšie sa pohybovať medzi vetami a medzi odsekmi.


Píšte v aktívnom hlase. V každej vete dbajte na to, aby váš predmet vždy vykonával nejakú činnosť, nie aby sa vykonávala činnosť na ňom. Napríklad napíšte „Sally hodila loptu“ namiesto „Loptu hodila Sally“.“[2]


Udržujte odseky tak, aby sa dali prečítať. Vaši čitatelia by mali byť schopní prezrieť si dokument a okamžite pochopiť zmysel každého odseku alebo časti. Ak píšete v aktívnom hlase, malo by to byť jednoduché.[3]
Dôveryhodný zdroj
Národné ústavy zdravia
U.S. vládna agentúra pre biomedicínsky výskum a výskum verejného zdravia
Prejsť na zdroj

Metóda 2 z 3:Dobrý dizajn dokumentu vo Worde


Majte jednotnú veľkosť okraja. Štandardná veľkosť okraja je 1″ po celom obvode. Niekedy môže mať dokument väčšie okraje po stranách alebo hore, v závislosti od záhlavia a päty dokumentu.[4]


Vedome využívajte biele miesta v dokumente. Zvážte použitie nadpisov, zoznamov alebo kratších odsekov, aby ste zvýraznili biele miesta. Pomôže vám to upriamiť pozornosť čitateľa na veci, ktorým chcete, aby venoval pozornosť.


V celom texte majte zarovnanie upravené doľava. Váš test by mal byť zarovnaný na ľavej strane strany a mal by mať zošikmený pravý okraj. Je to štandard pre väčšinu dokumentov a pomáha čitateľom ľahko sledovať váš dokument.

  • Zarovnanie na stred môže byť niekedy užitočné na zvýraznenie nadpisov alebo zoznamov. Pri rozhodovaní o použití zarovnania na stred pre časti dokumentu programu Word myslite na použitie bieleho miesta.


Zvážte niekoľko typov medzier. Medzery môžu byť navrhnuté buď podľa interpunkčných znamienok, veľkosti okrajov, riadkov alebo podľa odsekov. Každý typ riadkovania môže byť vhodný pre rôzne typy dokumentov Word.[5]

  • Interpunkčné medzery sú také, keď za interpunkčnými znamienkami uvádzate 1 alebo 2 medzery. Nie je to vždy štandardné, ale môže to zlepšiť čitateľnosť, najmä v dokumentoch s veľkým množstvom textu.
  • Medzery medzi riadkami sú zvyčajne len jedno- alebo dvojriadkové. Pri akademickom písaní sa zvyčajne vyžaduje dvojité riadkovanie, pretože uľahčuje vkladanie poznámok a opráv. Typické obchodné dokumenty však majú jednotné riadkovanie.
  • Medzery medzi odsekmi majú prázdny riadok, ktorý rozdeľuje text. Tento spôsob sa najčastejšie používa pri obchodných dokumentoch, ktoré sú jednobodové, ako spôsob prechodu.

Metóda 3 z 3:Prehľadné usporiadanie dokumentu vo Worde


Používajte vhodný štýl a veľkosť písma. Štandardná veľkosť písma je 12 bodov. Často je ťažké prečítať oveľa menšie písmo, preto sa snažte, aby vaše písmo nebolo príliš malé, aby čitateľ nemohol váš dokument prečítať.[6]


Používajte vhodný štýl písma. Pre formálny alebo obchodný dokument použite bežné, seriózne písmo, napríklad Arial alebo Times New Roman. Keď píšete priateľovi alebo členovi rodiny, môžete použiť menej seriózne písmo, ale uistite sa, že konečný výsledok je stále čitateľný.


Používajte čierny text. Farebný text by sa mal používať len na zvýraznenie slov. Nepoužívajte neónové farby ani viacero farieb v rámci jedného slova.


Píšte číslované zoznamy alebo odrážky na zvýraznenie aspektov dokumentu vo Worde. Ak je dôležité poradie, použite číslovaný zoznam; ak nie, lepšou voľbou môžu byť odrážky. V oboch prípadoch by mal mať zoznam jasné logické poradie, aby sa vášmu čitateľovi nezdal svojvoľný.


Každý zoznam alebo odrážku ukončite bodkou, ak ide o celú vetu. Zabezpečíte tak, aby čitateľ pochopil, že ide o ucelenú myšlienku. Ak nejde o celú vetu, uistite sa, že jasne nadväzuje na predchádzajúcu časť alebo nadpis.


Každý zoznam s odrážkami alebo číslovaný zoznam píšte s veľkým začiatočným písmenom. Dokumenty programu Word to zvyčajne urobia automaticky. Každý riadok alebo odrážka by sa mali vždy začínať veľkým písmenom, aj keď sú pokračovaním predchádzajúcej časti.


Používajte paralelné konštrukcie pre odrážky alebo čísla. Každú odrážku alebo číslo začnite aktívnym slovesom alebo dôsledne používajte sled prídavných mien a podstatných mien. Ak vaše odrážky nie sú jednotné, bude to pre vašich čitateľov mätúce.


  • Používajte nadpisy, ak je to vhodné. Nadpisy môžu pomôcť rozlíšiť témy alebo časti dokumentu Word. Môže to pomôcť čitateľom pri prezeraní vášho dokumentu. Okrem toho môžu byť nadpisy skvelým spôsobom, ako uviesť zoznamy s odrážkami alebo číslované zoznamy.
  • Odkazy