3 spôsoby, ako znížiť úbytok zásob

Úbytok zásob sa jednoducho vzťahuje na stratu zásob. K úbytku zvyčajne dochádza v dôsledku krádeže, poškodenia/znehodnotenia alebo chýb administratívy. Hoci úbytok zásob môže byť pre podniky, ktoré prepravujú tovar, veľkým problémom, tento problém možno výrazne obmedziť zavedením vhodných monitorovacích a kontrolných mechanizmov.[1]

Metóda 1 z 3: Predchádzanie krádežiam zo strany zamestnancov

Správne vzdelávať a školiť zamestnancov. Realizujte školenia a programy prevencie strát, v rámci ktorých sa so zamestnancami jasne prediskutujú dôsledky krádeží, ako napríklad obmedzené zvýšenie platu, menej príležitostí na povýšenie a prepúšťanie v dôsledku finančnej nestability spoločnosti.[2]

  • Programy prevencie strát ukazujú zamestnancom, že venujete pozornosť krádežiam a že spoločnosť berie tento problém vážne.[3]
  • Okrem toho môžu tieto programy pomôcť zamestnancom naučiť sa, ako rozpoznať krádež, či už medzi inými zamestnancami alebo zákazníkmi.

Zabezpečte svoj sklad. Najjednoduchším spôsobom, ako znížiť riziko krádeže zo strany zamestnancov, je obmedziť prístup k inventáru. Prístup do priestorov so zásobami by mali mať len tí zamestnanci, ktorí sa priamo podieľajú na manipulácii so zásobami. Ak máte nejaký tovar, ktorý je obzvlášť cenný, zvážte ďalšie obmedzenie prístupu do priestorov, kde je uložený.[4]

Sprísnite postupy prijímania. Príjmový priestor skladu je miestom, kde dochádza k veľkej časti krádeží zásob. Zamestnanci môžu označiť zásielky ako krátke alebo pokazené, aj keď nie sú, a nárokovať si tovar pre seba. Môžete tomu predísť tým, že budete vyžadovať kontrolu pokazeného alebo poškodeného tovaru pred jeho vyhodením. Tieto kontroly by mal vykonávať aj zamestnanec, ktorý pracuje mimo príjmu, spolu s prepočtom prijatých položiek.[5]

Nainštalujte bezpečnostné kamery. Inštalácia viditeľných bezpečnostných kamier v celej predajni a v pracovnom priestore je osvedčeným odstrašujúcim prostriedkom od páchania trestnej činnosti.[6]
Dajte svojim zamestnancom nenápadne najavo, že bezpečnostné kamery fungujú a často sa kontrolujú. Okrem toho každý večer skontrolujte bezpečnostné kamery a sledujte zvláštne správanie spojené s krádežou alebo vykrádaním tovaru. Kamery by sa mali kontrolovať aspoň raz týždenne, a to aj v prípade, že nie sú žiadne náznaky úbytku.

  • Napríklad pri školení zamestnancov im môžete jasne ukázať, kde sú umiestnené všetky kamery, ukázať im živé záznamy a zdôrazniť, že záznamy sa denne kontrolujú.
  • V predajni a v pracovnej miestnosti môžete tiež umiestniť nápisy varujúce pred krádežou a sankciami s ňou spojenými.

Dôkladne monitorujte cennosti. Znížte chuť kradnúť tým, že budete ukladať predmety vyššej hodnoty (či už tovar alebo peniaze) na miesta, ktoré si vyžadujú vyššiu úroveň oprávnenia alebo prístupu.

  • Napríklad uskladnite drahý tovar pod zámkom a kľúče poskytnite len dôveryhodným manažérom alebo vedúcim pracovníkom.[7]

Rozdeľte povinnosti medzi viac ako jedného zamestnanca. Nedovoľte tej istej osobe, aby sa starala o správu zásob, spracovávala príjmy a evidovala príjmy. Ak má inventúru a príjmy na starosti jedna osoba, krádeže sa ľahšie prehliadnu. Namiesto toho rozdeľte povinnosti medzi viacerých ľudí, aby ste mali systém „kontroly a rovnováhy“, ktorý zabráni krádežiam.[8]

Využívajte účinný systém predajných miest (POS). Vyžadujte, aby sa každý zamestnanec prihlásil do POS terminálu pomocou jedinečného hesla a používateľského mena, a denne kontrolujte transakcie prostredníctvom POS terminálu, či sa v nich nevyskytuje podozrivé správanie. Preštudujte si dennú správu o ziskových maržiach, aby ste našli pochybné straty. Ak sa v jednom oddelení pravidelne vyskytujú značné straty, možno budete musieť toto oddelenie prešetriť, či v ňom zamestnanci nekradnú.[9]

  • Medzi príklady podozrivého správania patrí zbytočný a nadmerný prístup do pokladničnej zásuvky, zaznamenané vrátenie peňazí v malých sumách a vrátenie výrobkov, ktoré nezodpovedá výrobku.
  • Hľadajte falošné predaje, pri ktorých zamestnanec zadá zľavu, aby si mohol vziať do vrecka peniaze, ktoré zákazník zaplatil za plnú cenu. Nastavte prahové hodnoty pre zľavy tak, aby sa transakcie neuskutočnili, ak sa zľava zdá byť príliš drastická.[10]
  • Obmedzte, čo môže každý zamestnanec robiť, keď je prihlásený do terminálu. Môžete napríklad vyžadovať, aby zamestnanci zavolali vedúceho, ak chcú vykonať vyprázdnenie alebo vrátenie výrobku.
  • Nesúlad vyvesených cien s cenami na pokladni môže mať za následok občianskoprávne sankcie a hromadné žaloby.

Metóda 2 z 3: Zníženie počtu krádeží zákazníkov

Umiestnite pokladníkov tak, aby sa zabránilo krádežiam v obchode. Umiestnite pokladnice v blízkosti vchodu/východu z predajne. Dajte pokladníkom pokyn, aby vítali zákazníkov pri ich vstupe do predajne. Udržujte voľný výhľad od pokladní k zvyšku predajne. Umiestnite najcennejšie položky v blízkosti pokladní a požiadajte ich, aby tento priestor monitorovali. Je menej pravdepodobné, že zlodeji v obchode krádež zrealizujú, ak sú pozorne sledovaní.[11]

Používajte bezpečnostné kamery a zrkadlá. Je menej pravdepodobné, že nakupujúci bude kradnúť, ak vie, že je aktívne monitorovaný. Nainštalujte dobre viditeľné kamery, zrkadlá a varovné nápisy, aby zákazníci vedeli, že obchod berie krádeže vážne a bude vymáhať sankcie od všetkých porušovateľov.[12]

  • Umiestnite zrkadlá do rohov alebo na neprehľadné miesta, ktoré sú pravdepodobnejším miestom úkrytu pre krádež.

Zvýšte informovanosť a viditeľnosť zamestnancov. Zamestnanci by mali byť nielen vyškolení na rozpoznávanie drobných krádeží, ale mali by byť aj pripravení na každodenné uplatňovanie svojich zručností v praxi. Na výročnom zasadnutí Rady pre výskum prevencie strát (Loss Prevention Research Council) profesionálni zlodeji v obchodoch uviedli, že viditeľnosť zamestnancov je faktor č. 1, ktorý odrádza od krádeže. Zabezpečte, aby zamestnanci boli stále v obraze tým, že budú chodiť po predajni, pomáhať zákazníkom, monitorovať šatňu atď.

  • Zamestnanci by mali pátrať po nakupujúcich, ktorí: sa vyhýbajú očnému kontaktu, pôsobia nervózne, zdajú sa bezcieľne blúdiť, opakovane odchádzajú a vracajú sa do predajne, neustále sledujú iných zákazníkov alebo zamestnancov a zdržiavajú sa na neprehľadných miestach.
  • Dbajte na to, aby zamestnanci ostali hlasní tým, že pozdravia všetkých zákazníkov a spýtajú sa zdržiavajúcich sa zákazníkov, či nepotrebujú pomoc.
  • Nastavte zásady, ktoré zakazujú fyzický kontakt alebo obmedzovanie zlodejov v obchode, kvôli možným žalobám a sťažnostiam. Uistite sa, že vaši zamestnanci vedia, že je nezákonné profilovať zákazníkov aj na základe rasy, pohlavia, etnického pôvodu, veku alebo zdravotného postihnutia.

Zavedenie zásad obchodu, ktoré obmedzia krádeže. Existujú určité zásady, ktoré zlodejom sťažia krádeže v obchodoch. Zavedenie zásad týkajúcich sa vnášania nákupných tašiek a zavedenie zásad týkajúcich sa šatní, ak máte maloobchodnú predajňu, ktorá predáva oblečenie alebo obuv.[13]

  • Zavedenie zásad týkajúcich sa nákupných tašiek prinesených zákazníkmi. Napríklad, nechajte im tašky pri pokladni a dajte im číslo, ktoré im umožní získať ich tovar pri odchode.
  • Dvere do šatne nechajte zamknuté a majte obsluhu šatne, ktorá sleduje počet kusov oblečenia, ktoré si každý nakupujúci vzal do skúšobnej miestnosti.
  • Východy pre prípad núdze by mali byť alarmované alebo uzamknuté, ale mali by zostať v súlade s požiarnymi predpismi.

Zabezpečte, aby zamestnanci vedeli o podvodoch. Uistite sa, že zamestnanci sú oboznámení so zásadami obchodu týkajúcimi sa zliav, vrátenia tovaru a kupónov. Pokladníci by mali poznať ceny položiek, aby si boli vedomí zámeny cenoviek, aktuálnych podvodov s kupónmi a zlých propagačných kódov. Zlé kupóny a kódy môžu ovplyvniť ziskovú maržu predajní, pretože ak výrobca považuje kupón alebo kód za neplatný, predajňa nemusí dostať náhradu.[14]

  • Zamestnanci by si mali byť vedomí veľkého množstva uplatnených kupónov alebo väčšej než priemernej hodnoty uplatnenia.
  • Predchádzajte podvodom pri vrátení tovaru tým, že budete vždy vyžadovať originál účtenky. Ak zákazníci nemajú účtenku, môžete zaviesť 20 % poplatok za doplnenie tovaru, aby ste odradili prípadných podvodníkov.[15]

Udržiavajte svoj sklad v čistote a dobre organizovaný. Ak je váš obchod udržiavaný v poriadku, je oveľa jednoduchšie všimnúť si, ak niečo nie je na svojom mieste alebo chýba. Udržiavajte všetok tovar „čelne“, čo znamená, že všetky výrobky sú vytiahnuté na okraj regálu tak, aby tvorili celistvú stenu tovaru.[16]

Metóda 3 z 3:Vyhýbanie sa administratívnym chybám

Uvedomte si najčastejšie typy administratívnych chýb. K typickým administratívnym chybám, ktoré vedú k úbytku zásob, patria chyby v označovaní lístkov univerzálnym kódom výrobku (UPC), chyby v zazvonení na mieste predaja (POS), chyby pri spracovaní vrátených výrobkov a nedostatočne vyškolený personál. Tým, že si budete vedomí týchto bežných chýb, môžete sa im v budúcnosti lepšie vyhnúť.

  • Predchádzajte chybám UPC tým, že zabezpečíte, aby bol na položkách správny čiarový kód a aby boli položky správne skenované a zaznamenávané. Vytvorenie jasných štítkov pre položky, zásobníky a police vytvorí organizovaný systém, ktorý zníži počet chýb pri skenovaní spôsobených ľudským faktorom.[17]

Dôsledne vykonávajte audity. Cieľom auditu je vedieť, kde sa nachádza každý kus zásob. Najefektívnejšou metódou kontroly zásob je cyklické počítanie, pri ktorom každý deň spočítate malé množstvo zásob, až kým neprekonáte celý cyklus.[18]

  • Mali by ste vykonať aspoň dva kompletné audity na jedno miesto ročne.
  • Ďalšou metódou sledovania zásob sú skenery čiarových kódov alebo mobilné zariadenia, ktoré sledujú zásoby od doku až po pokladňu, ale zlodeji môžu nájsť spôsob, ako to obísť.
  • Ďalšou metódou je ručné prepočítanie každého kusu zásob.
  • Viac informácií o vedení zásob nájdete v časti Ako viesť zásoby.

Automatizujte inventúru prostredníctvom softvérového riešenia. Používaním softvéru na sledovanie zásob dokážete systém štandardizovať a dokážete presnejšie sledovať informácie. Nielenže to pomáha predchádzať podvodným činnostiam, ale uľahčuje to aj úpravy zásob, pretože sa vykonávajú mimo účtovného systému.[19]

  • Napríklad systém, ako je in Flow Inventory, dokáže poskytnúť prehľad o celom procese inventúry a umožňuje vytvoriť auditnú stopu všetkých transakcií (dokonca až po jednotlivé používateľské účty).
  • Venujte pozornosť pokazeným alebo poškodeným položkám. Snažte sa obmedziť množstvo zásob, ktoré sa premrhá, objednávaním správneho počtu položiek pri nákupe a zabezpečením šetrného zaobchádzania s položkami v skladovom priestore predajne. Občas sa stane, že zo skladu dostanete pokazený alebo rozbitý tovar. Nezabudnite overovať zásielky a dôkladne kontrolovať tovar, o ktorom sa hovorí, že je poškodený alebo pokazený, aby ste sa vyhli podvodom.[20]
  • Odkazy