3 spôsoby archivácie

Podanie žiadosti je často nevyhnutnou úlohou v práci a doma. Ak príliš dlho vynecháte podávanie dokumentov, môže sa vám nahromadiť veľký balík papierov, ktorého roztriedenie vám zaberie hodiny alebo dokonca dni. Aby ste udržali doručenú poštu bez neporiadku, triedte všetky dokumenty, ktoré denne dostávate. Potom si vytvorte systém archivácie, ktorý vám bude vyhovovať. Použite svoj systém na triedenie dokumentov, aby ste mali ľahký prístup k dôležitým dokumentom, kedykoľvek to budete potrebovať!

Metóda 1 z 3: Riešenie každodenného prílevu papiera


Vytvorte si centrálnu schránku na dokumenty, do ktorej ich budete môcť ukladať, kým ich nebudete môcť roztriediť. Centrálna schránka je miesto, kam každý deň vložíte všetky dokumenty, ktoré vám prídu na stôl alebo cez poštovú schránku. Toto vám môže pomôcť udržať si poriadok, kým nebudete mať čas roztriediť a spracovať jednotlivé položky.[1]

  • Ako centrálnu schránku môžete použiť malú kartónovú škatuľu alebo si na tento účel zaobstarajte špeciálnu škatuľu, kôš alebo podnos.
  • Schránku umiestnite do rohu pracovného stola, na stôl v blízkosti vchodových dverí alebo na iné viditeľné miesto, aby ste na ňu nezabudli.[2]


Denne prechádzajte schránku a odkladajte si dôležité položky. Raz denne si prezrite každú z položiek v doručenej pošte a vyhľadajte položky, ktoré si vyžadujú vašu okamžitú pozornosť. Môže ísť o účty, ktoré majú byť čoskoro splatné, pozvánky na večierky alebo časovo citlivé formuláre. Odložte si tieto položky bokom, aby ste sa nimi mohli okamžite zaoberať.[3]

  • Možno si budete chcieť zaobstarať druhú škatuľu inej farby ako prvú škatuľu, do ktorej budete vkladať naliehavé veci. Napríklad by ste si mohli zaobstarať červený rámček, ktorý bude označovať, že ide o naliehavé položky.


Umiestnite položky, ktoré chcete založiť, do archivačnej schránky. Vedľa centrálnej schránky a schránky na urgentné dokumenty majte tretiu schránku. Použite ho ako zberné miesto pre položky, ktoré chcete založiť. Pomôže vám to udržať si v nich poriadok, kým ich nebudete pripravení založiť.

  • Uistite sa, že táto schránka má inú farbu ako ostatné schránky. V opačnom prípade sa vám môžu popliesť políčka.


nepotrebné položky vyhoďte do koša na recykláciu papiera. Nevyžiadaná pošta alebo iné nepodstatné zásielky, ktoré skončia vo vašej schránke, môžu ísť rovno do koša na odpadky. Identifikujte tieto položky pri prezeraní dokumentov a hneď ich premiestnite do koša, aby ste si udržali neporiadok v schránke.[4]

  • Kôš na odpadky majte na podlahe, aby ste si ho nepomýlili s ostatnými škatuľami.
  • Ak niektoré z nepotrebných položiek obsahujú osobné údaje, pred ich likvidáciou ich skartovať.[5]

Metóda 2 z 3:Výber systému archivácie


Určite mesačný a denný súbor, ak máte veľa úloh, ktoré musíte spravovať. Tento spôsob je známy ako systém zakladania dokumentov Tickler a je to skvelý spôsob, ako si udržať prehľad o tom, čo musíte urobiť každý deň. Určiť priečinok pre každý mesiac a priečinok pre každý deň v mesiaci. Potom vložte položky do súborov. Položky zakladajte do zložiek podľa dátumov, kedy na nich musíte pracovať.[6]

  • Ak napríklad potrebujete zaplatiť účet 23. septembra, potom vložte účet do priečinka s týmto dátumom.


Zaraďte priečinky podľa abecedy, aby ste mali dôležité dokumenty po ruke. Abecedné zakladanie je užitočné na vyhľadávanie súborov pre jednotlivé osoby, podniky alebo predmety. Tento postup môže byť ideálny, ak máte veľa zákazníkov a chcete si viesť zložku o každom z nich, alebo ak chcete jednoduchý spôsob správy domácej kartotéky.[7]

  • Dbajte na to, aby sa na štítkoch spisov uvádzalo priezvisko osôb ako prvé, napríklad „Jones, Susan“ alebo „Watson, David“.“
  • Pri archivácii podľa obchodného názvu ignorujte slová ako „The“, „A“ a „An“. Napríklad, ak máte klienta, ktorého firma sa volá „The Cake Goddess“, založte spis podľa „C“ v slove „Cake“ a pri zakladaní ignorujte „T“ v slove „The“.


Zvoľte si číselný systém archivácie pre krátkodobé potreby archivácie. Ak máte krátkodobý projekt, pre ktorý chcete viesť záznamy, potom môže najlepšie fungovať číselný systém archivácie. Vtedy každému dokumentu priradíte číslo a podľa čísla ho založíte do zložky. Majte však na pamäti, že budete musieť sledovať aj to, ktorý dokument zodpovedá ktorému číslu, napríklad pomocou tabuľky.[8]

  • Napríklad všetky položky, ktoré ste dostali v týždni od 14. marca, môžete zaradiť do zložky s označením 1, potom všetky položky za týždeň od 21. marca do zložky s označením 2 atď.
  • Ďalšou možnosťou je označiť súbory podľa dátumu a usporiadať ich chronologicky. Napríklad položky prijaté 2. mája 2018 by mohli byť uložené v zložke s označením 5/2/2018.


Farebne označte svoje súbory, aby ste mohli ľahko a rýchlo nájsť položky. Označte farbu pre každú kategóriu vašich súborov. Pomôže vám to na prvý pohľad nájsť kategóriu súborov.[9]

  • Červenú farbu používajte napríklad pre lekárske účty, modrú pre dane a zelenú pre poistenie.
  • Ak chcete číselné alebo abecedné súbory farebne označiť, priraďte číselnému alebo abecednému rozsahu farbu, napríklad súbory 1-25 alebo A-G označte zelenou farbou, 25-50 alebo H-M fialovou farbou a 50-75 alebo N-R žltou farbou.


Zahrňte do priečinka ďalšie relevantné informácie. K zefektívneniu vášho systému archivácie pomôže aj pridanie ďalších informácií, ktoré popisujú obsah súboru alebo akúkoľvek požadovanú činnosť. Na tento účel môžete pridať 1 alebo viacero z nasledujúcich položiek: [10]

  • Číslo alebo názov súboru
  • Názov súboru
  • Dátum otvorenia a uzavretia súboru
  • Názov oddelenia alebo tímu
  • Číslo počítačového záznamu
  • Dátum likvidácie a spôsob likvidácie

Metóda 3 z 3: Usporiadanie dokumentov do zložiek


Najnovší dokument umiestnite na začiatok zložky. Použite na to dátum, ktorý je uvedený na dokumente. Keď máte dokumenty pripravené na archiváciu a vytvorený systém archivácie, môžete začať ukladať položky do súborov. Dbajte na to, aby ste vždy mali najnovšie dokumenty pre každú zložku priamo na vrchu, aby boli ľahko prístupné.[11]

  • Ak máte napríklad zložku týkajúcu sa poistenia vlastníka domu, potom by ste chceli umiestniť najnovší záznam o zaplatenom poistení vlastníka domu na začiatok zložky.


Uchovávajte prílohy spolu s dokumentmi, ktorých sa týkajú. Ak máte nejaké relevantné účtenky alebo iné dokumenty, ktoré je potrebné uchovávať spolu s iným dokumentom, uistite sa, že ich uchovávate spoločne v jednom súbore. Na zadnú stranu dokumentu môžete dokonca pripevniť zošívačkou alebo sponkou.[12]

  • Ak máte napríklad potvrdenie o zaplatení účtu za elektrinu, zošite ho za účet pre prípad, že by ste sa naň potrebovali odvolať.


Veľké dokumenty umiestnite do samostatných obálok. Tieto obálky môžete založiť za spisy, ktorých sa týkajú. Na prednej strane obálky nezabudnite uviesť popis obsahu. Pomôže vám to odstrániť neporiadok vo vašich zložkách a zvýšiť efektívnosť vášho systému archivácie.[13]

  • Ak máte napríklad plány projektu, na ktorom pracujete, môžete ich vložiť do veľkej obálky.

  • Originál dokumentu založte a všetky kópie zlikvidujte. Neukladanie duplikátov pomôže predísť zmätku, keď budete v súboroch hľadať nejakú položku. Ak narazíte na nejaké duplikáty, zlikvidujte ich a založte len originálny dokument.[14]

    • Ak si nie ste istí, ktorý dokument je originál, možno budete musieť založiť obe položky, aby ste si boli istí, že máte originál. Snažte sa to však nerobiť príliš často, inak sa vám súbory rýchlo nahromadia!
  • Odkazy