3 spôsoby organizácie firemného výjazdového zasadnutia

Firemné výjazdové zasadnutie môže byť práve tou zmenou prostredia, ktorú potrebujete na to, aby ste mohli urobiť veci, vyriešiť celopodnikový problém alebo len získať nový pohľad na vec. Firemné výjazdové zasadnutia spájajú podnikanie s trochou zábavy mimo bežného pracovného prostredia, aby pomohli motivovať zamestnancov a rozprúdiť tok nápadov. Ako už bolo povedané, je dôležité vedieť, ako efektívne zorganizovať výjazdové zasadnutie, aby z neho mali všetci prospech a aby ste čo najlepšie využili svoj čas a peniaze.

Metóda 1 z 3: Stanovenie účelu a cieľov

Rozhodnite sa, čo chcete celkovo dosiahnuť ústupom. Zamerajte sa na zlepšenie niečoho v rámci podniku alebo na riešenie nejakého problému. Účel výjazdového podujatia vám pomôže naplánovať všetko ostatné, čo sa ho týka.[1]

  • Možno váš tím potrebuje napríklad posilniť morálku, v takom prípade by cieľom benefičného podujatia mohlo byť, aby si ľudia oddýchli, zabavili sa a získali motiváciu.
  • Možno bola v poslednom čase komunikácia vo firme zložitá, takže cieľom by mohlo byť, aby sa zamestnanci spojili a naučili sa lepšie komunikovať medzi sebou.
  • Ak sa spoločnosť zasekla na snahe vyriešiť určitý problém alebo posunúť podnik v nejakom zmysle vpred, môžete výjazdové zasadnutie zamerať na brainstorming a snažiť sa, aby všetci odchádzali s novými podnikateľskými nápadmi.

Tip: Vaše ústranie môže kombinovať rôzne veci. Napríklad 1. deň môže byť zameraný na komunikáciu, 2. deň na obchodné nápady a 3. deň môže byť čisto rekreačný, aby si každý mohol oddýchnuť a osviežiť sa.

Stanovte konkrétne a realistické ciele, ktoré sú v súlade s účelom. Pomocou celkového cieľa, pre ktorý ste sa rozhodli, vytvorte zoznam realizovateľných a dosiahnuteľných cieľov. Uistite sa, že ide o ciele, ktoré sa dajú skutočne dosiahnuť v realistickom časovom rámci.[2]

  • Ak je napríklad vaším cieľom brainstorming podnikateľských nápadov, potom si stanovte cieľ ukončiť výjazdové zasadnutie s X potenciálnymi riešeniami konkrétneho problému alebo s X nápadmi na nové produkty.
  • Ak chcete zlepšiť komunikáciu medzi tímami, potom si môžete stanoviť cieľ, aby každý tím lepšie pochopil, ako pracujú ostatné tímy a ako preferujú komunikáciu. Alebo možno vaše tímy pracujú na diaľku a vy len chcete, aby sa ľudia spoznali na osobnej úrovni, aby sa im lepšie komunikovalo v práci.

Pred výjazdovým zasadnutím rozošlite prieskum, aby ste získali názory zamestnancov. Požiadajte každého zamestnanca, ktorý pôjde na výjazdové zasadnutie, aby anonymne vyplnil dotazník o tom, čo sa v spoločnosti darí a čo by sa mohlo zlepšiť. Tento vstup vám pomôže vytvoriť program výjazdového zasadnutia a naplánovať aktivity.[3]

  • Pýtajte sa otázky špecifické pre ciele a účel, ktoré ste si stanovili. Ak chcete napríklad zlepšiť komunikáciu, pýtajte sa na veci ako: „Kde si myslíte, že je najväčšia porucha komunikácie v našej spoločnosti?“ a „Ako by sa podľa vás mohla zlepšiť komunikácia v rámci vášho oddelenia?“
  • Môžete klásť aj širšie otázky, napríklad: „Čo si myslíte, že naša spoločnosť robí mimoriadne dobre?“ a „Čo by sa podľa vás mohlo v našej spoločnosti zlepšiť?“

Využite výsledky prieskumu na úpravu plánu výjazdového zasadnutia. Použite odpovede na otázky prieskumu na identifikáciu trendov na základe spoločných odpovedí. Riešenie problémov, keď sú všetci spolu na výjazdovom zasadnutí.[4]

  • Ak napríklad veľa ľudí hovorí, že je problém s komunikáciou medzi oddelením predaja a oddelením vývoja, potom by ste mohli počas výjazdového zasadnutia zaradiť workshopy pre zamestnancov oddelenia predaja a oddelenia vývoja s cieľom zlepšiť komunikáciu.
  • Ak ľudia hovoria, že sa ako zamestnanci cítia nedocenení, mohli by ste zorganizovať brainstormingové stretnutia, na ktorých by ste prišli s nápadmi, ako pomôcť ľuďom, aby sa cítili viac ocenení, keď vykonávajú prácu.

Metóda 2 z 3: Organizácia logistiky výjazdového zasadnutia

Stanovenie rozpočtu na pokrytie všetkých výdavkov na výjazdové zasadnutie. Budete musieť vedieť, koľko môžete minúť na dopravu, prenájom zariadenia, ubytovanie, stravu, vybavenie a prípadnú zábavu. To vám pomôže určiť veci, ako je miesto a dĺžka výjazdového zasadnutia.[5]
[6]
Odborný zdroj
Joe Simmons
Firemný školiteľ
Rozhovor s expertom. 29. júna 2021.

  • Spolupracujte s finančným oddelením a osobami s rozhodovacími právomocami, aby ste si nechali schváliť realistický rozpočet.
  • Ak výjazdové zasadnutie pripadne na dni, ktoré nie sú pracovné, nemusíte nevyhnutne zamestnancom platiť za ich čas (ak nechcete), ale nenúťte ich, aby za cestu niečo platili z vlastného vrecka. Ujasnite zamestnancom, že výlet bude plne hradený spoločnosťou.
  • Ak organizujete výjazdové stretnutie prvýkrát, nemusí to byť veľká honosná záležitosť. Môžete začať v malom, potom sa poučiť z tohto prvého výjazdového zasadnutia a tieto poznatky použiť pri plánovaní niečoho ešte väčšieho a lepšieho nabudúce.

Rozhodnite o dĺžke výjazdového zasadnutia a dátumoch, kedy sa bude konať. Typické firemné výjazdové zasadnutie trvá 2-7 dní. Rozhodnite sa, koľko času stačí na dosiahnutie vašich cieľov, potom vyberte dátumy, kedy pôjdete, a oznámte ich spoločnosti.[7]
[8]
Zdroj experta
Joe Simmons
Firemný školiteľ
Rozhovor s odborníkom. 29. júna 2021.

  • Na pomoc pri rozhodovaní o termínoch si môžete vytvoriť tabuľku s 3 rôznymi možnosťami termínov výjazdového zasadnutia. Nechajte všetkých vo firme vyplniť, ktorých dátumov sa môžu a nemôžu zúčastniť, potom vyberte dátumy, ktorých sa bude môcť zúčastniť väčšina ľudí.
  • Začnite plánovať 3 mesiace vopred pre tímy do 10 osôb, 5 mesiacov vopred pre tímy od 10 do 50 osôb a 8 mesiacov vopred pre výjazdové akcie väčšieho rozsahu. To vám poskytne dostatok času na vyriešenie zvyšku logistiky a nájdenie najlepších ponúk.

Vyberte miesto, ktoré bude vyhovovať vašej skupine a cieľom. Zvážte veci, ako je ľahká dostupnosť, počasie a kvalita techniky, ktorá bude k dispozícii.[9]
Odborný zdroj
Joe Simmons
Firemný školiteľ
Rozhovor s odborníkom. 29. júna 2021.
Vyberte miesto, ktoré bude praktické (na organizovanie stretnutí alebo iných cvičení) a zároveň príjemné, aby sa ľudia mohli spojiť, zamyslieť a inšpirovať.[10]

  • Uistite sa, že je tam dostatok priestoru na stretnutie, aby sa tam zmestil počet ľudí pozvaných na výjazdové zasadnutie. Ak budete vykonávať menšie zasadnutia s prestávkami, hľadajte miesto, ktoré má okrem priestorov, ktoré budete používať na stretnutie, aj kancelárie alebo miestnosti.
  • Využite rekreačné priestory, ak je cieľom vášho výjazdového zasadnutia budovanie tímu alebo jeho súčasťou sú cvičenia na budovanie tímu. Môžete napríklad využiť golfové ihrisko, frajerský ranč alebo prírodné útočisko s turistickými chodníkmi.
  • Ak chcete naplánovať medzinárodné výjazdové zasadnutie, majte na pamäti, že na účasť na ňom môžu byť potrebné víza a pasy. To môže skomplikovať situáciu, ak sa snažíte zorganizovať veľké medzinárodné výjazdové zasadnutie.

Tip: Je dobré vypracovať zoznam 2-3 rôznych miest pre prípad, že by niektoré z nich nemalo dostupnosť, dostatok priestoru alebo potrebné vybavenie.

Rezervujte ubytovanie a dopravu. Ak miesto ústupu nedisponuje ubytovacími kapacitami, budete musieť pre všetkých rezervovať izby v hoteli. V prípade potreby si rezervujte letenky alebo pozemnú dopravu, napríklad autobus alebo kyvadlovú dopravu, ak sa môžete dopraviť na miesto výjazdového zasadnutia.[11]

  • Vyhľadajte na internetových stránkach o cestovaní a rezerváciách najlepšie ponuky na skupinové ubytovanie a dopravu.
  • Ak budete ľudí privážať letecky, budete potrebovať dátum narodenia každého z nich, aby ste mohli rezervovať lety. Ak letíte medzinárodne, budete potrebovať aj čísla ich pasov.
  • Ak bude výjazdové stretnutie dlhé alebo bude trvať cez víkend, rozhodnite sa, či budú mať zamestnanci možnosť priviesť si rodinných príslušníkov. Nie je to nevyhnutné, ale ak budú ľudia dlhší čas preč od svojich rodín, je dobré zvážiť, či im umožníte prísť so sebou, ak chcú. Pripúšťame, že to bude oveľa drahšie a nie vždy reálne.

Naplánujte stravu, občerstvenie a nápoje. Je to dôležité, aby boli ľudia počas výjazdového zasadnutia plní energie a zaujatí. Ponúknite stravovanie na celý čas, počas ktorého budú zamestnanci na výjazdovom zasadnutí. Počas celého dňa majte k dispozícii vodu, kávu a iné nápoje.[12]

  • Zistite, či je v mieste výjazdu k dispozícii stravovacia služba. Ak nie, budete sa musieť pozrieť na dodávateľov jedál alebo donáškové služby, ktoré zabezpečia všetky potrebné jedlá.
  • Ak zamestnanci budú môcť večer odísť sami, stačí zahrnúť raňajky a obed. V tomto prípade zvážte poskytnutie štipendia pre zamestnancov, aby si mohli kúpiť vlastnú večeru.

Dopredu si naplánujte vybavenie a technológie, ktoré budete potrebovať. Určite, či budete potrebovať premietacie zariadenie alebo iný typ technického vybavenia. Zistite, či má miesto konania výjazdového zasadnutia potrebné vybavenie, alebo či si budete musieť zabezpečiť vlastné.[13]

  • Ak miesto výjazdu nemá to, čo potrebujete, a vy nie ste schopní priniesť si všetko potrebné vybavenie, vyhľadajte miestne požičovne, ktoré vám môžu dodať potrebné technické vybavenie na dobu trvania výjazdu.

Poskytnite zamestnancom materiály na písanie poznámok, aby ste im to uľahčili. Veci ako zápisníky, poznámkové bloky, perá a ceruzky uľahčia zapisovanie poznámok a pomôžu počas aktivít. Uistite sa, že máte dostatok prostriedkov pre všetkých, ktorí sa zúčastnia výjazdového zasadnutia.[14]

  • Môžete zvážiť obstaranie personalizovaných zápisníkov a iných spomienkových predmetov pre zamestnancov, aby mali pamiatku na výjazdové zasadnutie, ak na to máte rozpočet.

Metóda 3 z 3: Vytvorenie programu výjazdového zasadnutia

Vyberte si facilitátora z vlastných radov alebo si najmite externého facilitátora. Záleží na vás (a vašom rozpočte), ako chcete výjazdové stretnutie uľahčiť. Externý facilitátor, hoci je drahší, je dobrou voľbou, pretože má skúsenosti s facilitáciou veľkých skupín a tiež facilituje z neutrálneho hľadiska.[15]

  • Ak si najímate externého facilitátora, uistite sa, že je vyškolený v oblasti skupinových procesov a že už predtým viedol výjazdové zasadnutia, školenia alebo rozvojové zasadnutia. Pripravte si facilitátora tým, že sa s ním podelíte o zázemie spoločnosti, ako aj o ciele a účel výjazdového zasadnutia.
  • Ak budete vy alebo niekto iný z vašej spoločnosti facilitovať stretnutie, potom sa uistite, že vy alebo táto osoba zostanete počas facilitácie aktivít a stretnutí neutrálni.

Tip: Generálny riaditeľ alebo manažér nie sú dobrou voľbou pre facilitátorov. Je pre nich ťažšie zostať neutrálny a zamestnanci sa nebudú cítiť tak príjemne.

Naplánujte všetkých rečníkov, ktorých chcete mať v rámci spoločnosti alebo mimo nej. Vyberte rečníkov z vašej spoločnosti a oznámte im, čo by ste chceli, aby si pripravili, aby sa počas výjazdového zasadnutia podelili so zamestnancami. Nájdite externých odborníkov alebo motivačných rečníkov, ktorých môžete zahrnúť do programu ústrania, ak to má zmysel podľa vašich cieľov.[16]

  • Ak napríklad organizujete výjazdové zasadnutie s cieľom prísť s novými obchodnými nápadmi, môžete nechať vedúcich rôznych oddelení prezentovať, na čom pracujú alebo čo sa snažia rozvíjať. Ak chcete zlepšiť komunikáciu, môžete nájsť odborníka na komunikáciu, ktorý urobí prezentáciu.
  • Externí prednášajúci sa môžu zúčastniť na podujatí, ak sú nablízku alebo máte rozpočet na ich privolanie, alebo sa môžu počas podujatia prihlásiť prostredníctvom videohovoru, ak sú ďaleko. Uistite sa, že ste ich naplánovali v dostatočnom predstihu (podľa možnosti asi 3 mesiace vopred), aby ste mali istotu, že si zablokujú kalendár a budú mať čas na prípravu.

Vytvorte si prísny program, aby ste efektívne využili čas. V spolupráci s facilitátorom zostavte plán denných aktivít, ktoré vám pomôžu dosiahnuť vaše ciele. Účastníci stratia sústredenie približne po 90 minútach prednášok, stretnutí alebo iných aktivít, preto do programu zaraďte 15-minútové prestávky každých 90 minút.[17]

  • Dávajte pozor na čas. Nechcete ľudí zdržiavať neskôr, ako ste si naplánovali. Zostavte program, ktorý sa zameria na konkrétne ciele vo vyhradenom čase.
  • Rozdajte program vopred. Ak dáte každému možnosť oboznámiť sa s programom pred výjazdovým zasadnutím, bude sa cítiť lepšie pripravený.

Povzbudzujte zamestnancov, aby sa pripravili vopred. Vysvetlite všetkým, ktorí sa zúčastnia, aké sú ciele, čo chcete celkovo dosiahnuť, a nechajte ich prejsť si program. Povedzte im, aby prišli pripravení s otázkami, témami, o ktorých chcú diskutovať, nápadmi alebo problémami, ktoré chcú riešiť.[18]

  • Toto je mimoriadne dôležité, aby ste z vášho ústupu vyťažili čo najviac. Keď zamestnanci prídu pripravení, je oveľa pravdepodobnejšie, že dosiahnete svoje ciele a z výjazdového zasadnutia budete mať čo najväčší úžitok. Ak ľudia prídu naslepo, bez predstavy, čo majú očakávať, a bez toho, aby boli pripravení čímkoľvek prispieť, bude oveľa ťažšie dosiahnuť výsledky.
  • Urobte si skúšobnú prevádzku zariadení, aby ste sa uistili, že všetko funguje bez problémov. Príďte tam skôr a vyskúšajte si zariadenie na ústupe. Otestujte veci, ako sú svetlá a vybavenie, aby ste sa uistili, že všetko funguje. Vyskúšajte si sedenie na mieste, kde budú sedieť účastníci, a uistite sa, že všetci dobre vidia a počujú.[19]

    • Pomôže to vyhnúť sa tomu, aby sa počas samotného výjazdového zasadnutia diali veci, ktoré by spôsobili stratu času a rozptýlenie.
    • Dvakrát skontrolujte miesta na sedenie, aby ste sa uistili, že je dostatok miesta, uistite sa, že sú všetky potraviny pripravené, a overte si akúkoľvek inú logistiku, ktorú chcete, aby počas výjazdového zasadnutia prebehla hladko.
  • Referencie