3 spôsoby organizácie kancelárskych súborov

Organizácia kancelárskych súborov môže byť náročná úloha, najmä ak máte veľké množstvo súborov a dokumentov, ale nemusí to byť bolestivý proces. Plánovanie dopredu a rozhodnutie o systéme súborov vám pomôže usporiadať súbory tak, aby vyhovovali vášmu podnikaniu, a zabezpečí, že budete efektívnejšie nachádzať dôležité dokumenty. Keď už máte v súboroch poriadok, musíte sa potom držať dôsledného systému, aby ste si súbory takto udržiavali.

Metóda 1 z 3:Vytvorenie systému


Vytvorte si kategórie súborov. Prvá vec, ktorú musíte urobiť, ak chcete usporiadať svoje súbory, je rozhodnúť sa, aké hlavné kategórie budete používať na triedenie. Rôzne druhy úradov budú mať rôzne druhy kategórií, ale všeobecný systém je rovnaký. Musíte vymyslieť systém, ktorý zmysluplne roztriedi vaše súbory.[1]

  • Ak napríklad pracujete v advokátskej kancelárii a potrebujete usporiadať spisy klientov, môžete ich triediť podľa všeobecných typov prípadov: súdne spory, dedičské konania, firemné, administratívne a iné.


Nastavenie podkategórií. V rámci každej jednej kategórie môžete byť konkrétnejší tak, že vytvoríte zoznam podkategórií. Každý jednotlivý kus papiera, ktorý je potrebné založiť, možno definovať dvoma pojmami — všeobecnou kategóriou a potom podkategóriou.[2]

  • Ak napríklad vytvárate systém archivácie finančných záležitostí, môžete mať všeobecnú kategóriu „Odchádzajúce platby“ a potom nastaviť podkategórie dodávateľov, dodávateľov, služieb, odborníkov a administratívnych nákladov.


Použite systém farebného kódovania. Znie to jednoducho, ale môže to byť veľmi efektívny spôsob organizácie súborov pre rýchly prístup. Rozhodnite sa, koľko rôznych kategórií budete mať v systéme archivácie, a potom použite toľko rôznych farebných priečinkov.[3]

  • Namiesto priečinkov, ktoré sú úplne farebné, môžete použiť bežné manilové priečinky a zaobstarať si farebné nálepky. Nálepky potom môžete nalepiť na hornú záložku, na okraj priečinka alebo na oboje, aby boli lepšie viditeľné.


Označte súbory. Každá zložka vo vašej kancelárii má teraz svoje jasné miesto. Na záložku každého priečinka by ste mali jasne a úhľadne napísať označenie, aby ste vedeli, kam patrí. Štítok na každom jednotlivom priečinku by mal začínať všeobecnou kategóriou a potom by mala nasledovať konkrétna podkategória. Napríklad priečinok obsahujúci záznamy o platbách vašim dodávateľom by mal označenie: „Odchádzajúce platby / Dodávatelia.“

  • Štítky na každej zložke by mali byť vytlačené čo najúhľadnejšie a najkonzistentnejšie. Veľmi ľahko si môžete kúpiť softvérové balíky, ktoré vám umožnia formátovať štítky, takže ich môžete napísať a vytlačiť pomocou počítača.
  • Ak si štítky tlačíte pomocou počítača, mali by ste používať jednotnú veľkosť a štýl písma. Ak tlačíte rukou, mali by ste sa snažiť byť dôslední a čo najprehľadnejší.


Zoraďte súbory podľa abecedy. Keď máte vytvorený systém archivácie a vytvorili ste všetky priečinky, potom ich usporiadajte. Všeobecné zložky by ste mali zoradiť podľa abecedy. V rámci každého všeobecného priečinka by mali byť všetky podkategórie zoradené aj abecedne.[4]

  • Niektoré informácie môžete radšej zoradiť podľa dátumu ako podľa tematického štítku. Ak je to tak, potom sa budete musieť sami rozhodnúť, či má väčší zmysel zoradiť súbory s najnovšími položkami vpredu a presunúť sa k najstarším, alebo naopak.


Nechajte v každej zásuvke niekoľko centimetrov miesta. Keď si vytvárate systém archivácie, musíte si nechať priestor na to, aby sa súbory mohli rozrastať. Postupom času budete nepochybne dostávať ďalšie dokumenty, ktoré budete pridávať do jednotlivých priečinkov. Nechajte si priestor na rozšírenie súborov. V opačnom prípade budete mať neskôr ťažkú úlohu presúvať celé sekcie alebo zásuvky so súbormi, aby ste uvoľnili miesto.

Metóda 2 z 3:Triedenie neusporiadaných súborov


Zhromaždite všetky materiály, ktoré je potrebné podať. Ak začínate so zbierkou papierov, ktoré neboli usporiadané a sú v neporiadku, budete musieť začať tým, že papiere dáte dokopy. Nájdite si pracovisko a zhromaždite všetko na jednu hromadu. Potom budete môcť pracovať na organizácii.


Rozdeľte papiere do dvoch skupín na „akciu“ a „archiváciu.“ Ako prvý krok by ste si mali vytvoriť priečinok alebo hromádku na všetko, čo si vyžaduje okamžité konanie. Tieto dokumenty by sa nemali ukladať, inak si nemusíte spomenúť na prácu, ktorú treba urobiť. Odložte tento priečinok „akcia“ bokom, aby ste sa mu mohli čoskoro venovať. Potom pokračujte s vypĺňaním zvyšných dokumentov.

  • Usporiadajte „akčný“ súbor. Dokumenty, ktoré je potrebné okamžite vybaviť, by ste mali roztriediť do menších skupín na základe práce, ktorú potrebujete urobiť. Vytvorte si napríklad také podkategórie, ako je zavolať, napísať, doručiť a zaplatiť.

ODBORNÝ TIP

Ashley Moon, MA

Organizačná špecialistka Ashley Moonová je zakladateľkou a výkonnou riaditeľkou spoločnosti Creatively Neat, ktorá sa zaoberá virtuálnym organizovaním a životným koučingom so sídlom v Los Angeles v Kalifornii. Okrem toho, že pomáha ľuďom čo najlepšie si zorganizovať život, má úžasný tím organizátorov, ktorí sú pripravení vyčistiť váš domov alebo firmu. Ashley organizuje semináre a prednášky na rôznych miestach a festivaloch. Vyškolila sa v rámci programov Coach Approach a Heart Core na organizovanie, respektíve obchodné koučovanie. Má magisterský titul v oblasti ľudského rozvoja a sociálnych zmien z Pacific Oaks College. Ashley Moonová, MA
Organizačný špecialista

Náš expert súhlasí: Roztrieďte si dokumenty podľa toho, čo je potrebné vybaviť ihneď, napríklad účty alebo formuláre na vyplnenie, a podľa toho, čo si nevyžaduje vybavenie, ale môže sa stať v budúcnosti, napríklad daňové formuláre a iné právne dokumenty. Stredná kategória papierov sú tie, ktoré vyťahujete podľa potreby, ako napríklad príručky a adresáre. Roztrieďte spisy do zásuvky podľa toho, aký typ činnosti potrebujú, pričom dopredu umiestnite dokumenty s okamžitou odpoveďou.


Každý papier si zoberte raz. Pri triedení voľne uložených dokumentov, ktoré archivujete, rozhodujte o každom z nich v priebehu jeho prezerania. Zoberte papier, prečítajte si ho, rozhodnite, do ktorej kategórie a podkategórie v systéme archivácie patrí, a potom ho odložte. Tento spôsob práce vám pomôže s dôslednosťou pri archivácii a pomôže vám ušetriť čas tým, že sa každou položkou budete zaoberať len raz.

  • Pri kontrole každej položky by ste mali určiť, či si ju vôbec potrebujete ponechať. Ak ide o papier, s ktorým ste sa už zaoberali a ktorý nepotrebujete uchovávať ako záznam, zvážte jeho vyradenie namiesto založenia do spisu.


Rozložte každú položku. Väčšina dokumentov, ktoré máte, pravdepodobne prišla v korešpondencii a pravdepodobne budú v obálkach a zložené. Vyberte papiere z obálok, otvorte ich naplocho a potom ich založte. Takéto založenie každého papiera pomôže vašim zložkám, aby sa rovnomerne zmestili do zásuvky na dokumenty a nevypukli tam, kde sa zložené papiere ukladajú.

  • Rozhodnite sa, či si potrebujete ponechať nejaké obálky. Vo väčšine prípadov sú obálky zbytočné a môžete ich vyhodiť. Ak sa však domnievate, že môžete potrebovať doklad o doručení alebo doklad o poštovej pečiatke, potom by ste mali obálku prišiť k papierom a uschovať ich spolu.
  • Viacero dokumentov by malo byť zošitých dohromady. Zabránite tak tomu, aby sa veci rozdelili alebo stratili. Zošitky sú vhodnejšie ako kancelárske spinky, pretože (a) sa do spisov ukladajú rovnomernejšie a (b) nemajú problém so skĺznutím.

Metóda 3 z 3:Udržiavanie súborov


Používajte kôš „Na založenie“. Keď vám do kancelárie príde nová korešpondencia alebo keď sa vytvoria nové dokumenty, nemusíte ich byť schopní hneď založiť. Všetko, čo je potrebné založiť, by ste mali uložiť na jedno miesto, aby ste to mohli založiť, keď budete môcť. Kôš na pracovnom stole s nápisom „Na založenie“ je dobrým spôsobom, ako tieto dokumenty odložiť, kým nebudete pripravení.


Určite si stály čas na prácu s dokumentáciou. Ak môžete, naplánujte si každý deň alebo týždeň stály čas, kedy budete pracovať na archivácii nových dokumentov. Ak sa archivácia stane pravidelnou súčasťou vašej rutiny, je pravdepodobnejšie, že ju budete dodržiavať.

  • Môžete si napríklad vyhradiť poslednú polhodinu každého dňa na založenie dokumentov za daný deň. Ak vám tento čas nestačí, môžete skúsiť robiť archiváciu každý deň dvakrát, tesne pred odchodom na obed a potom tesne pred odchodom na celý deň.
  • Kľúčom k úspechu je dôslednosť a opakovanie.


Uistite sa, že ostatní, ktorí majú prístup k súborom, rozumejú systému. Ak ste jedinou osobou, ktorá používa vaše súbory, mali by ste byť ľahko schopní udržiavať poradie, ktoré ste vytvorili. Ak však dokumenty vo vašich zložkách potrebujú používať iní ľudia, mali by ste sa uistiť, že rozumejú – a dodržiavajú – systém, ktorý ste vytvorili. Systém archivácie nepomôže, ak sa dokumenty nesprávne založia a vložia do nesprávnych priečinkov.

  • Ak môže byť efektívnejšie a účinnejšie, ak ponúknete, že získate všetko, čo by mohol potrebovať niekto iný vo vašej kancelárii, a potom ho požiadate, aby všetko vrátil priamo vám. Potom si môžete byť istí, že sa všetko správne založí.


Dôležité dokumenty uchovávajte na bezpečnom mieste. Niektoré špeciálne materiály môže byť potrebné uchovávať na osobitných, špeciálnych miestach. Napríklad niektoré dokumenty môže byť potrebné uchovávať v trezore alebo v ohňovzdornej skrinke. Niektoré materiály možno budete musieť dokonca uschovať mimo pracoviska, v bankovej bezpečnostnej schránke alebo v kancelárii právnika vašej spoločnosti.


  • Pravidelne kontrolujte svoje súbory. Aspoň raz ročne, alebo v prípade potreby aj častejšie, by ste si mali vyhradiť čas na preskúmanie svojich súborov. Účelom tejto revízie je rozhodnúť, či existujú dokumenty alebo celé zložky, ktoré je možné vyhodiť alebo možno presunúť do externého úložiska. Ak niečo už nikdy nebudete potrebovať, mali by ste to zahodiť. Ak ide o niečo, čo neočakávate, že budete pravidelne používať, ale možno budete potrebovať uchovávať ako záznam, potom by ste to mali poslať na úložisko.
  • Odkazy