3 spôsoby organizácie osobných spisov

Organizácia personálnych spisov sa môže zdať ako náročná úloha, ale výber metódy a jej dodržiavanie môže proces skutočne zjednodušiť. Pravdepodobne budete musieť organizovať papierové súbory v papierovej podobe a elektronické súbory oddelene. Vyberte si, či chcete dokumenty usporiadať chronologicky podľa jednotlivých zamestnancov alebo zoradiť podľa jednotlivých typov dokumentov. Dbajte na to, aby ste súbory starostlivo označili a chránili citlivé informácie pomocou vhodných bezpečnostných opatrení.

Metóda 1 z 3:Organizácia papierových súborov

Používajte chronologický systém organizácie. Tento typ organizačného systému je najlepší pre ľudí, ktorí majú tendenciu kategorizovať udalosti chronologicky vo svojej mysli, hoci v skutočnosti ide len o otázku preferencií. Ak chcete chronologicky usporiadať svoje osobné spisy, vytvoríte pre každého zamestnanca samostatný spis. V rámci tohto spisu zamestnanca zahrniete všetky príslušné dokumenty v chronologickom poradí.[1]

  • Napríklad spis jedného zamestnanca môže začínať vyplnenou žiadosťou o prijatie do zamestnania, životopisom/ CV a W-4, potom sa pridajú novšie dokumenty za sebou – napríklad ročné hodnotenie výkonnosti.

Usporiadajte súbory podľa typu dokumentu.[2]
Odborný zdroj
Christel Ferguson
Profesionálny organizátor
Rozhovor s odborníkom. 17. decembra 2018.
Tento typ organizačného systému je najlepší pre ľudí, ktorí majú tendenciu pozerať sa viac na širšie súvislosti, hoci hlavným určujúcim faktorom sú osobné preferencie. Pri tomto type organizácie budete musieť zoskupiť súbory podľa typu dokumentu, pričom všetky podobné súbory budete uchovávať spoločne pre každého zamestnanca. Môžete mať napríklad jeden súbor, ktorý obsahuje všetky testy zamestnancov na drogy, iný súbor pre všetky hodnotenia výkonnosti zamestnancov a ďalší pre potrebné zdravotné záznamy.[3]

  • V rámci každého zoskupenia typov dokumentov by ste mali súbory usporiadať abecedne, aby ste podľa potreby ľahšie našli formuláre jednotlivých zamestnancov.

Zahrňte všetky potrebné dokumenty. Väčšina vlád má zavedené zákony týkajúce sa toho, aké dokumenty je spoločnosť povinná uchovávať pre každého zamestnanca. Uistite sa, že ste si overili miestne a vnútroštátne zákony, aby ste sa uistili, že vediete osobné spisy v súlade s ich požiadavkami.[4]

  • Vaše personálne spisy by mali obsahovať všetky informácie súvisiace s procesom prijímania/žiadosti o zamestnanie a vzťahom medzi zamestnancom a spoločnosťou. Patria sem dokumenty týkajúce sa hodnotenia výkonnosti, pochvaly zamestnancov a dokonca aj prijaté disciplinárne opatrenia.
  • Väčšina zákonov vyžaduje, aby podniky uchovávali dokumentáciu (aj po ukončení pracovného pomeru so zamestnancom) najmenej 3 roky, hoci sa odporúča uchovávať ju minimálne 5 rokov, aby ste si pokryli základy pre prípad, že by sa vyskytol nepredvídaný problém.[5]

Zálohujte svoje tlačené kópie elektronickými kópiami. Aj keď je dôležité organizovať a uchovávať originálne dokumenty, je tiež dobré vytvárať elektronické kópie týchto dokumentov. Môže sa to hodiť v prípade, že sa s papierovými kópiami niečo stane – stratia sa, poškodia, zničia atď.

  • Nezabudnite priebežne zálohovať svoje elektronické kópie, aby ste mali istotu, že vaša bezpečnostná sieť je aktuálna.

Metóda 2 z 3:Organizácia elektronických súborov

Vyberte si organizáciu založenú na zamestnancoch alebo na dokumentoch. Na usporiadanie elektronických súborov by ste mali vytvoriť zložky, ktoré jasne vysvetľujú vašu organizačnú metódu. Súbory môžete usporiadať podľa zamestnancov, v takom prípade budete mať priečinok s menom zamestnanca, ktorý bude obsahovať všetky súvisiace dokumenty. V rámci zložky zamestnanca môžete zaradiť ďalšie podzložky, ktoré ešte viac pomôžu pri organizácii (napríklad „hodnotenie výkonu“). Prípadne sa môžete rozhodnúť usporiadať ich podľa typu spisu, v takom prípade budete mať priečinok s typom dokumentu ako štítkom (napríklad „hodnotenie výkonu“ alebo „materiály k žiadosti“) a informácie o každom zamestnancovi zaradíte do jasne označeného podpriečinka. Nezáleží na tom, ktorú organizačnú metódu si vyberiete – všetko závisí od vašich osobných preferencií.[6]

Starostlivo označte priečinky so súbormi.[7]
Zdroj experta
Christel Ferguson
Profesionálny organizátor
Odborný rozhovor. 17. decembra 2018.
Pri organizovaní elektronických personálnych spisov je veľmi dôležité, aby ste spisy správne a jasne označili. Každý, kto má prístup k súborom, by mal byť schopný pochopiť označenie, ktoré súboru priradíte.[8]

  • Dbajte na dôsledné označovanie mien zamestnancov: „Priezvisko, meno.“
  • Príkladom jasne označeného dokumentu môže byť „Smith.John.Hodnotenie výkonnosti.April2017.“ Tento názov súboru informuje o mene zamestnanca, type dokumentu a dátume.
  • Príkladom nejasne označeného dokumentu môže byť „SmithEvaluationApril.“ Tento názov súboru informuje o priezvisku zamestnanca, čo však môže byť mätúce, ak existuje viac ako jeden zamestnanec s priezviskom „Smith“.“ Taktiež nie je jasne uvedené, o aký typ hodnotenia alebo rok ide, iba mesiac.
  • Pomôže to zabrániť strate alebo strate spisov a umožní ľuďom ich v prípade potreby ľahko nájsť.

Zálohujte svoje súbory. Všetky elektronické personálne súbory by mali byť zálohované v papierovej forme, na inom pevnom disku alebo v zabezpečenom cloudovom úložisku. Nechcete stratiť všetky svoje personálne súbory, ak sa niečo stane s vaším systémom alebo počítačom, v ktorom sú informácie uložené.[9]

  • Zálohovanie by sa malo vykonávať pravidelne, aby sa zabezpečilo, že všetky personálne súbory sú vždy zachované a chránené. Dobrým pravidlom je zálohovať súbory raz za 4-6 týždňov, hoci toto číslo sa bude meniť v závislosti od počtu zamestnancov a súborov, ktoré vaša firma má.

Metóda 3 z 3:Prijatie náležitých bezpečnostných opatrení

Všetky tlačené kópie obsahujúce citlivé informácie uchovávajte v uzamknutej a zabezpečenej skrini. Ak máte osobné spisy, ktoré obsahujú citlivé informácie o zamestnancoch spoločnosti, tieto dokumenty by mali byť vždy pod zámkom, aby sa zabránilo neoprávnenému prístupu. Uistite sa, že prístup ku kľúčom, ktoré odomykajú tieto skrinky, majú len oprávnené osoby.[10]

  • Patria sem všetky dokumenty, ktoré obsahujú informácie týkajúce sa zdravotných údajov, zdravotného postihnutia, veku, rasy, pohlavia, národnostného pôvodu, náboženského presvedčenia, rodinného stavu alebo iných identifikačných údajov (napríklad čísla sociálneho poistenia).
  • Možno budete chcieť zvážiť investíciu do ohňovzdornej skrine, majte však na pamäti, že tieto skrine môžu byť pomerne drahé. Takže budete musieť zvážiť výhody tejto dodatočnej ochrany v porovnaní s tým, či sa budete spoliehať len na svoje elektronické kópie ako zálohy.

Chráňte citlivé elektronické súbory heslami. Nezabudnite zaviesť postup overovania pre všetky elektronické súbory, ktoré je potrebné chrániť z dôvodu ochrany osobných údajov. Prístup k týmto súborom by mali mať len určité osoby, preto na ochranu informácií používajte heslá.[11]

  • Sieťový inžinier alebo IT špecialista vašej spoločnosti by vám mal pomôcť povoliť heslá na určitých zložkách súborov.
  • Nechajte mzdové oddelenie, aby malo svoje vlastné mzdové spisy usporiadané. Mzdové oddelenie by malo byť povinné organizovať a zabezpečovať svoje vlastné spisy. Keďže tieto typy dokumentov takmer vždy obsahujú citlivé informácie, prístup k nim musí byť veľmi obmedzený. Prístup k týmto uzamknutým a zabezpečeným súborom by mali mať len mzdoví účtovníci.[12]

    • Patria sem veci ako W-4, informácie o mzde, exekúcie, záznamy o pracovnom čase a formuláre o zrážkach zo mzdy od štátu.
    • Aj iné oddelenia môžu potrebovať evidenciu vlastnej dokumentácie. Napríklad oddelenie ľudských zdrojov môže potrebovať uchovávať dokumenty týkajúce sa zdravotnej a lekárskej histórie zamestnancov, sťažností medzi zamestnancami alebo akýchkoľvek disciplinárnych opatrení súvisiacich so správaním zamestnancov.
  • Odkazy: