3 spôsoby organizácie účtovných dokladov pre malé podniky

Ak vlastníte malú firmu, pravdepodobne viete, že si môžete odpočítať väčšinu výdavkov, ktoré vám vzniknú pri prevádzke firmy. Musíte si však uschovať aj účtenky a inú dokumentáciu týchto výdavkov pre prípad, že by daňový úrad kontroloval vaše daňové priznanie alebo požiadal o dodatočné informácie o odpočtoch, ktoré ste si uplatnili. Organizovanie potvrdeniek a sledovanie výdavkov môže byť náročné, ale ak máte zavedený pohodlný a dostupný systém, môžete si byť istí, že máte všetko na svojom mieste, aby ste v čase daňových priznaní maximalizovali svoje odpočty.[1]
Dôveryhodný zdroj
Daňový úrad
U.S. vládna agentúra zodpovedná za správu federálneho daňového zákonníka
Prejsť na zdroj

Metóda 1 z 3:Vytvorenie systému archivácie

Vyberte si vhodný systém ukladania súborov. Je jednoduchšie vytvoriť si návyk okamžite archivovať účtenky, ak je vaše úložisko ľahko prístupné. Väčšine malých firiem postačí základná kartotéka.[2]
Odborný zdroj
Marty Stevens-Heebner, SMM-C, CPO®
Certifikovaný profesionálny organizátor & Senior Move Manager
Rozhovor s odborníkom. 14. januára 2020.
Uchovávajte ju na mieste, okolo ktorého často prechádzate, aby ste nemuseli odbiehať z cesty a zakladať účtenky.[3]

  • Často je najlepším miestom pre systém ukladania súborov hneď vedľa stola, na ktorom vybavujete firemné financie. Takto budete mať všetko potrebné po ruke.
  • Ak máte menšiu firmu bez veľkého množstva dokladov, môže vám lepšie poslúžiť menšia kartotéka. Môžete napríklad získať plastovú škatuľu so závesnými priečinkami.

Usporiadajte si účtenky podľa kategórií. Keď si budete robiť daňové priznanie, budete musieť sčítať svoje odpočítateľné položky podľa konkrétnych kategórií. Ak si do týchto kategórií zakladáte účtenky, túto prácu ste už vykonali. V čase zdaňovania ich budete musieť len sčítať. Kategórie, ktoré budete potrebovať, zahŕňajú: [4]

  • Reklama a propagácia (vizitky, poštové zoznamy, tvorba webových stránok, reklamy na sociálnych sieťach)
  • Stravovanie a zábava (obedové stretnutia, večere s klientmi)
  • Cestovné (letenky, výdavky na auto, mýto, kilometre, ubytovanie, stravovanie počas služobnej cesty)
  • Nájomné (platby za prenajaté kancelárske priestory alebo prenajaté vybavenie)
  • Komunálne služby (elektrina, voda, teplo/klimatizácia, odvoz odpadu na pracovisko)
  • Komunikácia (výdavky na telefón, prístup na internet)
  • Spotrebný materiál (kancelársky materiál, čistiace prostriedky, káva alebo balená voda v kancelárii)
  • Poštovné a poštovné (poštové schránky, poštovné)
  • Právne a profesionálne poplatky (poplatky účtovníkovi/účtovníčke, právnikovi)
  • Poistenie (poistné na poistenie zodpovednosti za škodu spôsobenú pri podnikaní, poistné na odškodnenie zamestnancov)
  • Licencie a poplatky (obchodné licencie, profesijné licencie, poplatky obchodným združeniam, franšízové poplatky)
  • Vzdelávanie (odborný rozvoj, ďalšie vzdelávanie na získanie odborných licencií, pracovné školenia pre vás alebo zamestnancov)

Tip: Ak účtenka obsahuje výdavky vo viacerých kategóriách, urobte si kópiu účtenky pre každú z týchto kategórií. Na každej kópii si poznačte celkový odpočet z daného potvrdenia v danej kategórii.

Udržujte účtenky v chronologickom poradí. Hoci to nie je výslovne potrebné, môže vám to pomôcť odhadnúť dane pri podávaní štvrťročných daňových priznaní. Môže vám to tiež pomôcť ľahšie nájsť konkrétny výdavok.[5]

  • Ak máte v jednej kategórii v mesiaci veľa potvrdeniek, vypočítajte mesačný súčet a na konci mesiaca ho zahrňte do svojej zložky. Uľahčí to sčítavanie výdavkov v daňovom období a minimalizuje riziko chýb.

Naplánujte si konkrétny čas na archiváciu účteniek.[6]
Odborný zdroj
Marty Stevens-Heebner, SMM-C, CPO®
Certifikovaný profesionálny organizátor & Senior Move Manager
Rozhovor s odborníkom. 14. januára 2020.
Používajte systém, ktorý vám najlepšie vyhovuje a ktorý dokážete dodržiavať. Niektorí majitelia malých podnikov uprednostňujú okamžité založenie svojich účteniek, zatiaľ čo iní si raz týždenne vyhradia čas na ich prechádzanie a založenie.[7]

  • Bez ohľadu na zvolenú metódu sa uistite, že si účtenky prechádzate a archivujete, kým máte konkrétnu transakciu ešte v čerstvej pamäti, aby ste vedeli, na čo daná účtenka slúži.
  • Ak účtenky jednoducho zhromažďujete v krabici a neobťažujete sa ich kategorizáciou, budete mať v čase zdaňovania problémy a nakoniec môžete prísť o odpočty, ktoré ste mohli využiť, ak by ste boli lepšie organizovaní.

Metóda 2 z 3: Dokumentovanie výdavkov

Na potvrdenke si poznačte podnikateľský účel každého výdavku. Majte na pamäti, že účtenky si budete uchovávať 6 rokov, takže niečo, čo sa vám zdá samozrejmé týždeň po vynaložení výdavku, si nemusíte pamätať o niekoľko rokov neskôr. Hoci sa to nemusí týkať kancelárskych potrieb, so stravovaním a cestovaním to môže byť zložitejšie.[8]

  • Ak ste napríklad išli na obed s klientom, môžete si poznačiť jeho meno a všeobecný predmet stretnutia pri obede.
  • Pri cestovných výdavkoch si zaznamenajte dôvod cesty. Môžete pripojiť aj brožúru alebo iné informácie. Ak ste napríklad cestovali na odbornú konferenciu, môžete k účtenkám súvisiacim s touto konferenciou priložiť brožúru o konferencii.

Oddeľte obchodné a osobné výdavky na tej istej účtenke. Ideálne je, ak vediete pracovné a osobné výdavky ako oddelené transakcie. Nie vždy je to však vhodné. Ak máte na tej istej účtenke osobné výdavky aj výdavky na podnikanie, podčiarknite alebo zvýraznite výdavky na podnikanie a vypočítajte novú celkovú sumu na daňové účely.[9]

  • Ak ste si napríklad kúpili kancelárske potreby a pri pokladni ste si vzali fľašu vody pre seba, fľaša vody sa bude považovať za osobný výdavok, nie za podnikateľský výdavok. Od celkovej sumy odpočítajte cenu tejto vody (nezabudnite na prípadnú daň z predaja), aby ste získali novú sumu odpočítateľných výdavkov.

Porovnajte transakcie na účtenkách so záznamami vo finančných výkazoch. Keď každý mesiac dostanete výpisy z firemných bankových účtov a kreditných kariet, vytlačte si ich a porovnajte s účtenkami. Na každom výpise označte alebo zvýraznite každú transakciu, na ktorú máte doklad.[10]

  • Ak je na niektorom z vašich výpisov transakcia, o ktorej sa domnievate, že je odpočítateľná, ale nemáte k nej potvrdenku, môžete si dať potvrdenku vytlačiť znova pre svoju evidenciu. Kontaktujte dodávateľa a zistite, či je to možné.

Upozornenie: Vyhnite sa používaniu hotovosti na úhradu služobných výdavkov. Ťažko sa to sleduje a nezanecháva to papierovú stopu ako kreditné alebo debetné karty.

Metóda 3 z 3: Bezpapierový prístup

Skenujte všetky účtenky pred ich založením, aj keď si vediete papierové zložky. Väčšina účteniek je vytlačená na termopapieri, ktorý sa časom znehodnocuje. Daňový úrad odporúča, aby ste si účtenky uchovávali 6 rokov. Atrament na potvrdenke z termopapiera však môže po takom dlhom čase vyblednúť do takej miery, že vyzerá len prázdna.[11]

  • Väčšina kancelárskych tlačiarní obsahuje skener. Ak to vaše zariadenie nerobí, investujte do neho a nezabudnite, že jeho kúpa je zároveň daňovo uznateľným kancelárskym výdavkom.
  • Ak si robíte poznámky ku každej účtenke, naskenujte ich až po tom, ako si urobíte poznámky.

Tip: Účtenky si môžete odfotiť aj pomocou smartfónu.

Udržujte svoje obrazové súbory usporiadané a označené podľa kategórií a dátumu. Napodobnite svoj papierový systém archivácie digitálnym systémom archivácie a vytvorte priečinky pre každú kategóriu. Váš počítač alebo elektronické zariadenie zvyčajne predvolene ukladá súbory chronologicky.[12]

  • V rámci priečinkov kategórií môžete vytvoriť aj priečinky na mesiace. Pomôže vám to ľahšie nájsť konkrétny obrázok účtenky, ako aj usporiadať odpočty, aby ste mohli presnejšie odhadnúť štvrťročné dane.

Používajte aplikáciu na organizovanie účteniek v smartfóne. Existuje niekoľko aplikácií pre smartfóny, ktoré môžu pomôcť majiteľom malých podnikov sledovať odpočítateľné výdavky a organizovať účtenky. Niektoré vám pomôžu sledovať aj najazdené kilometre a iné výdavky, na ktoré nemusíte mať účtenky.[13]

  • Ak sa rozhodnete používať aplikáciu, uistite sa, že to nie je jediná vec, ktorú používate na sledovanie výdavkov. Nikdy neviete, kedy môže spoločnosť, ktorá aplikáciu vytvorila, ukončiť činnosť alebo prestať aplikáciu používať.

Tip: Ak pre svoje podnikanie používate účtovný softvér, vyberte si aplikáciu, ktorá sa synchronizuje s účtom účtovného softvéru. Potom sa informácie o výdavkoch z vašich účteniek automaticky prenesú do vašich účtovných kníh.

Odosielanie naskenovaných obrázkov na cloudový server. Aj keď možno uchovávate naskenované obrázky v počítači alebo smartfóne, chcete sa uistiť, že sú tieto súbory zálohované. Majte na pamäti, že tieto súbory musíte uchovávať 6 rokov a je nepravdepodobné, že za 6 rokov budete mať stále ten istý smartfón a ten istý počítač.[14]

  • Z veľkej opatrnosti si môžete vytvoriť aj záložnú kópiu na CD alebo flash disku. Môžete napríklad uchovávať ročné odpočítateľné výdavky na flash disku a označiť každý flash disk rokom. Tieto flash disky uchovávajte v trezore alebo na inom bezpečnom mieste.
  • Požiadajte predajcov, aby vám vždy, keď je to možné, poslali účtenky e-mailom. Mnohí predajcovia sú ochotní posielať vám účtenky e-mailom namiesto toho, aby vám dali fyzickú účtenku (alebo ako doplnok k nej). E-mailové účtenky sú vhodnejšie na vedenie záznamov, pretože sa neznehodnocujú tak, ako fyzické účtenky na termopapieri.[15]

    • V e-mailovom konte môžete nastaviť priečinky, ktoré budú napodobňovať priečinky vo vašom fyzickom systéme archivácie.
    • Vytlačte si e-mailové účtenky a pre istotu ich založte do fyzickej kartotéky. Môžete stratiť prístup k svojej e-mailovej adrese alebo ju zmeniť.

    Tip: Na potvrdenia o podnikateľských výdavkoch používajte svoju firemnú e-mailovú adresu, nie svoju osobnú adresu.

  • Referencie