3 spôsoby organizácie vizitiek

Kontaktné informácie sú základom pre vytváranie sietí a obchodnú komunikáciu. Usporiadaním vizitiek dokážete rýchlejšie nájsť ľudí, čo môže viesť k väčšiemu objemu predaja a dlhodobým vzťahom. Ak si zapíšete dôležité informácie, budete mať svoje karty na jednom mieste a okamžite nahráte ich informácie do svojich kontaktov, budete môcť budovať svoje siete a nadviazať kontakty s mnohými ľuďmi z vášho odvetvia.

Metóda 1 z 3: Urobte si poriadok vo svojej zbierke vizitiek

Vyčerpajte existujúcu zbierku. Ak už podnikáte dlhší čas, možno máte značnú zásobu vizitiek, ktoré je potrebné usporiadať. Predtým, ako začnete organizovať tie, ktoré sa vám ešte môžu hodiť, ušetrite čas tým, že si prejdete svoje karty a zbavíte sa všetkých, ktoré už nemusia byť užitočné.[1]

  • Zbavte sa vizitiek, ktoré nepoznáte. Nebudú vám k ničomu dobré.
  • Zbavte sa vizitiek, ktoré propagujú nefunkčné služby alebo spoločnosti.
  • Uložte si naozaj nostalgické karty (napr.g. kartu reštaurácie, v ktorej ste sa zasnúbili), ale odložte ich bokom.

Rozhodnite sa, ako chcete mať karty usporiadané. Ak sa vám to zdá najužitočnejšie, môžete karty jednoducho zoradiť podľa abecedy, podľa mena alebo spoločnosti. Môžete tiež zvážiť ich zoskupenie podľa udalostí alebo odvetvia a potom ich v rámci týchto parametrov zoradiť podľa abecedy.[2]
Experimentujte, kým nenájdete systém, ktorý vám vyhovuje, a potom sa ho držte.

Skopírujte si malú zbierku. Ak máte len niekoľko vizitiek a nechcete ich digitalizovať, je možné vyhnúť sa používaniu aplikácie na ich organizáciu. Získajte všetky ich informácie na jednom mieste tak, že si ich vypíšete na referenčné miesto, ktoré budete používať.[3]

  • Ak radi používate papierový adresár, môžete informácie z vizitiek preniesť do neho.
  • Informácie môžete zadať aj priamo do funkcie Kontakty v počítači.

Ukladanie užitočných kariet. Keď ste sa uistili, že ich informácie sú ľahko dostupné, je čas vymyslieť, čo s vizitkami urobiť. „Staromódny“ zvyk uchovávať užitočné vizitky, aj keď používate len gumičku v zásuvke pracovného stola, je dobrou zálohou pre počítačové informácie.[4]

  • Do Rolodexu sa dajú vizitky ľahko pridávať a odoberať a jeho otáčavý pohyb uľahčuje skenovanie vizitiek. Je však veľká a objemná a môže vášmu pracovnému stolu dodať nechcene retro vzhľad.
  • Vizitkár je atraktívny a kompaktný, s jednotlivými priehľadnými puzdrami na uloženie každej vizitky. Vyhnite sa tomu, aby ste ho museli celý reorganizovať pri každom pridaní novej vizitky tým, že v každej abecednej časti ponecháte niekoľko prázdnych miest.
  • Môžete použiť aj rozdeľovače do zásuviek, ktoré vám pomôžu udržať vizitky rozdelené na stole.[5]
    Zdroj experta
    Robert Rybarski
    Organizačný špecialista
    Odborný rozhovor. 31. januára 2020.

Metóda 2 z 3:Digitalizácia

Uistite sa, že vaše digitálne kontakty sú na mieste. Ak sa rozhodnete importovať svoje vizitky tak, aby boli bez problémov prepojené s digitálnymi kontaktmi, budete sa chcieť uistiť, že oba fondy sú čerstvo usporiadané a aktualizované. Pred nahratím vizitiek využite príležitosť na preskúmanie existujúceho zoznamu kontaktov a odstránenie všetkých neaktuálnych.

  • Ak ešte nemáte spôsob, ako organizovať svoje digitálne kontakty, často sa odporúča aplikácia Kontakty Google, pretože je bezplatná, spoľahlivá a funguje v rôznych operačných systémoch.

Vyberte si aplikáciu. Existuje mnoho aplikácií pre tablety a smartfóny, ktoré naskenujú vizitku a automaticky nahrajú jej informácie do vašich kontaktov.[6]
Aplikáciu samozrejme nemôžete používať uprostred podujatia, ale môžete ju používať v hotelovej izbe po skončení denného networkingu. Tu je niekoľko obľúbených možností – sú bezplatné alebo stoja maximálne niekoľko dolárov:

  • Camcard skenuje fyzické vizitky a umožňuje vám vymieňať si „elektronické vizitky“ s inými používateľmi.[7]
  • Worldcard automaticky triedi karty a je k dispozícii aj v japonskej, čínskej a kórejskej verzii.[8]
  • Aplikácia ScanBizCards vám umožňuje uchovávať prehľadnú verziu obrázka po zaznamenaní jeho informácií.[9]

Zvážte skener kariet. Ak sa vám stáva, že po každej udalosti triedite desiatky vizitiek, samostatne zakúpený skener vizitiek vám môže trochu urýchliť život. Obľúbenou možnosťou je skenovanie kariet.[10]
Aplikácie pre smartfóny však dokážu urobiť rovnakú prácu, takže ak nepracujete s hrozivým objemom kariet, tento samostatný nákup nemusí byť potrebný.

Pohotovo nahrávajte karty a kontakty. Keď sa vrátite z pracovného obeda, veľtrhu alebo stretnutia, ihneď uložte vizitky, ktoré ste dostali, na bezpečné a pamätné miesto. Keď budete mať čas, vezmite vizitky, ktoré sa vám nahromadili v zásuvke pracovného stola, a importujte ich. Snažte sa to robiť podľa jednotného harmonogramu – napríklad raz za deň alebo týždeň.

Robte si digitálne poznámky. Tak ako píšete na fyzickú vizitku, mali by ste mať možnosť pridať ďalšie poznámky v aplikácii na vizitky. Vypíšte všetky informácie, ktoré na vizitke neboli: čím sa majiteľ vizitky zaoberá, aké informácie alebo perspektívy ponúkal, kedy ste sa s ním stretli a podobne. Buďte podrobní: nerobíte to na mieste, takže si môžete dať načas.

  • Skopírujte si svoje písomné poznámky.
  • Ak ste si danú osobu od stretnutia vyhľadali, môžete ju rozšíriť aj o ďalší prieskum.[11]

Vytvorte si systém hodnotenia. Kontakty si ďalej usporiadajte tak, že sa zamyslíte nad tým, ako často očakávate, že si s nimi budete písať alebo spolupracovať. Rozdeľte ich do skupín: spoľahlivé obchodné kontakty, potenciálne obchodné kontakty a tie, s ktorými už pravdepodobne nikdy nebudete hovoriť.[12]
Používajte systém, ktorý nezabudnete, aby ste mohli kontakty kategorizovať.

  • Niektoré aplikácie obsahujú funkciu, v ktorej si môžete robiť takéto poznámky.
  • V závislosti od aplikácie môžete použiť systém číslovania alebo systém zelenej, žltej a červenej stopky.

Kontakty si vhodne usporiadajte. V závislosti od vašej aplikácie pre vizitky alebo kontakty budete mať veľa možností, ako kontakty usporiadať. (Pravdepodobne budete môcť kontakty aj označovať a triediť ich do rôznych skupín, čo znamená, že ich informácie môžete usporiadať rôznymi spôsobmi.) Tu je niekoľko nápadov, ako usporiadať kontakty:

  • Zoraďte ich podľa abecedy a priezviska.
  • Kategorizujte podľa abecedného poradia mena alebo spoločnosti.
  • Mesto, kde ste sa stretli.
  • Kategória odvetvia.

Metóda 3 z 3:Prijímanie vizitiek

Majte po ruke svoje vlastné karty. Vo väčšine prípadov si ľudia vizitky len tak nepodávajú – vymieňajú si ich. Uľahčite si výmenu vizitiek tým, že budete mať pri sebe vlastné vizitky v profesionálnom prostredí, ako sú stretnutia a veľtrhy, ale aj v každodennom živote. [13]
Nikdy neviete, kedy sa stretnete s novým kontaktom.

  • Ak máte problém s udržiavaním poriadku na svojich vizitkách, skúste si na ne vyhradiť špeciálne vrecko alebo priečinok. V prípade núdze funguje aj gumička.
  • Nikdy nepodávajte svoju vizitku len tak bez požiadania – môže to byť vnímané ako dotieravosť.[14]
    Namiesto toho povedzte niečo ako: „Veľmi rád by som si s vami pohovoril viac o tom, čo robíte. Chceli by ste si vymeniť karty?“

Prečítajte si kartu, keď ju dostanete. Preskúmanie vizitky na sekundu alebo dve je dobrý spôsob, ako si zapísať dôležité informácie o novom kontakte. Ak máte problém so zapamätaním mien, použite kartičky ako nástroj na spojenie mien s tvárami. Titul osoby je zvyčajne vytlačený aj na vizitke. Je to ďalšie vodítko o tom, kto sú a čo robia.

Majte miesto, kam si môžete odložiť nové vizitky. Ak so sebou na stretnutia nosíte zápisník alebo tašku, vyhraďte v nej miesto na vizitky nových kontaktov. Alebo použite druhé vrecko na vlastnom nosiči vizitiek na zhromažďovanie prijatých vizitiek.

  • Nelepte si vizitky do poznámok ani ich nestrkajte do vrecka. Tie sa môžu ľahko stratiť alebo dokonca prejsť praním.
  • Ak ste na cestách a očakávate, že dostanete veľa vizitiek, môžete ich uložiť do vrecka na zips v hoteli alebo v kufríku, aby zostali čisté a suché.[15]
  • Uistite sa, že miesto, na ktoré ukladáte nové vizitky, nie je miestom, kde máte svoje vlastné vizitky. Nechcete si ich pomiešať.
  • Miesto, kam teraz ukladáte vizitky, nie je trvalé – nezabudnite, že ich budete neskôr vyberať a usporadúvať.
  • Ručne napíšte poznámky. Vždy, keď dostanete novú vizitku, zapíšte si názov miesta, kde ste sa stretli v priebehu niekoľkých dní od stretnutia. Takto nezabudnete. Napíšte si aj krátku poznámku o tom, o čom ste sa rozprávali. Keď sa potom s danou osobou neskôr skontaktujete, môžete jej pripomenúť podrobnosti vášho rozhovoru.

    • Ak je vizitka lesklá a nemôžete na ňu písať bežným perom, skúste na ňu namiesto toho nalepiť lístok.
  • Referencie