3 spôsoby organizovania benefície

Benefícia je podujatie, ktoré pomáha získať peniaze pre charitatívnu organizáciu. Organizovanie benefičnej akcie si vyžaduje veľa času na plánovanie a zvažovanie. V prípade úspešnej realizácie si môžete zabezpečiť darcov na podujatie a budúce podujatia. Ak chcete zorganizovať podujatie, venujte čas základným rozhodnutiam o podujatí, plánujte v dostatočnom predstihu a zabezpečte hladký priebeh počas podujatia.

Metóda 1 z 3: Rozhodovanie

Informujte sa o účele, ktorý podporujete. Najlepší spôsob, ako inšpirovať ľudí k darcovstvu, je skutočná starostlivosť. Čím viac budete o svojej veci vedieť, tým viac sa ostatní budú inšpirovať k pomoci.

  • Možno už viete dosť veľa o svojej veci. Nikdy však nie je na škodu sa ďalej vzdelávať. Strávte nejaký čas čítaním o tom, na čo zbierate peniaze. Snažte sa mať prehľad o všetkých aktuálnych výskumoch a novinových článkoch o danej problematike.[1]
  • Možno sa budete chcieť pozrieť aj na prieskum samotného fundraisingu a benefícií. Pokúste sa sledovať, aké druhy fundraisingu boli v minulosti úspešné. Aké triky, zábava, aukcie a iné bežné typy benefitov boli tradične úspešné, pokiaľ ide o tento typ podujatia?[2]

Určite typ udalosti. Predtým, ako si urobíte akékoľvek ďalšie plány týkajúce sa benefície, musíte stráviť nejaký čas určením typu podujatia, ktoré organizujete. Výhody majú rôznu podobu. Pokúste sa vybrať si benefit, ktorý je pre vás vzhľadom na vaše zdroje uskutočniteľný a je vhodný pre vašu vec.[3]

  • Menšie podujatia majú zvyčajne podobu predaja pečiva, umývania áut, remeselných trhov, súťaží krásy, karaoke a iných súťaží s nízkymi stávkami. Takéto podujatia sa pomerne ľahko plánujú a ich organizácia nestojí veľa.
  • Ak chcete zorganizovať väčšie podujatie, napríklad benefičný koncert, ochutnávku vín a jedál, tombolu, tichú aukciu alebo honosný ples. Takéto podujatia sú vo všeobecnosti zložitejšie a drahšie, ale môžu priniesť väčšie finančné prostriedky v závislosti od vašej oblasti a cieľových darcov.
  • Pred plánovaním si urobte prieskum. Pozrite sa, aké podujatia organizujú iné charitatívne organizácie alebo organizácie vo vašom okolí. Ak charitatívna organizácia usporadúva benefičný koncert v rovnakom čase, ako ste plánovali svoje podujatie, možno si budete chcieť vybrať iný typ podujatia, aby ste sa vyhli konkurencii.
  • Pred rozhodnutím majte na pamäti hodnoty organizácie, ktorú organizujete. Nechcete si vybrať typ podujatia, ktorý by sa nezhodoval s hodnotami vašej organizácie. Ak organizujete benefičnú akciu pre miestne centrum pre liečbu závislostí, pravdepodobne nebudete chcieť organizovať ochutnávku vína. Ak organizujete benefíciu pre organizáciu na ochranu zvierat, steaková večera nemusí byť dobrý nápad.

Pozrite sa na zákony a nariadenia. Na veci, ako sú dane, povolenia, nákup a predaj potravín a alkoholu a ďalšie aspekty organizovania benefičných podujatí, sa vzťahujú rôzne zákony a predpisy. Takéto normy sa líšia v závislosti od štátu. Uistite sa, že ste si preštudovali miestne zákony. Ak si neviete rady so zákonnosťou niektorej z vašich možností, zvážte najatie právnika. Zastavte sa na miestnom súde a požiadajte o informácie o zákonoch a nariadeniach týkajúcich sa podujatí a výhod. Môžete si tiež pozrieť webovú stránku štátnej správy.[4]

Zostavte tím. Benefíciu nemôžete organizovať sami. Keď sa rozhodnete pre typ podujatia, vytvorte tím, ktorý váš nápad rozbehne.

  • zvážte, koľko dobrovoľníkov bude potrebných. Na malé, jednoduché podujatie, ako je tombola, stačí naozaj len niekoľko pracovníkov. Väčšie podujatia si však budú vyžadovať viac pomoci.
  • Hľadajte ľudí s rôznymi zručnosťami. Skúste si povinnosti spojené s organizáciou podujatia rozdeliť do niekoľkých kategórií: získavanie finančných prostriedkov, reklama, vzťahy s verejnosťou atď., a odhadnite, koľko dobrovoľníkov budete potrebovať v každom tíme.
  • Dobrovoľníkov môžete získavať rôznymi spôsobmi. Na vysokých školách a univerzitách je veľa študentov, ktorí hľadajú skúsenosti a chcú si doplniť životopis. Ak ste súčasťou organizácie spojenej s daným cieľom, mnohí ľudia vám pravdepodobne radi pomôžu. Požiadajte známych s konkrétnymi zručnosťami. Povedzme, že váš bratranec Michael pracuje ako koordinátor sociálnych médií pre miestny podnik. Zistite, či vám môže pomôcť s online aspektmi reklamy.
  • Zvážte aj všetkých ľudí, ktorých budete potrebovať na vedenie benefície v deň jej konania. Potrebujete čašníkov, barmanov, hudobníkov, koordinátorov na pódiu?

Metóda 2 z 3: Plánovanie podujatia

Stanovte dátum a čas podujatia. Na začiatku by ste sa mali rozhodnúť o dátume a čase konania podujatia. Budú to dôležité informácie, keď si budete rezervovať miesto a inzerovať.

  • Urobte si prieskum o svojom publiku a type podujatia. Ak organizujete benefičný koncert s alkoholom, možno by bolo dobré naplánovať podujatie na víkendový večer. Ak organizujete predaj pečiva a predávate potraviny v miestnom obchode s potravinami, lepšou voľbou môže byť večer v pracovný deň. Opýtajte sa obchodu na jeho najväčšie nákupné dni.
  • Vyberte si dátum v dostatočnom predstihu. Naplánovať benefičnú akciu si vyžaduje veľa práce a chcete sa uistiť, že máte na plánovanie dostatok času.
  • Využite sviatky. Ľudia sa často cítia štedrejší v čase Vianoc. Ak je to možné, pokúste sa naplánovať podujatie okolo Vianoc.[5]

nájsť miesto. Po určení dátumu pracujte na hľadaní miesta. Ak neplánujete podujatie pod holým nebom, budete musieť nájsť miesto, ktoré bude ochotné vašu benefíciu zorganizovať. Keďže organizujete podujatie v prospech charitatívnej organizácie, môžete zvážiť možnosť opýtať sa, či by bolo miesto konania ochotné darovať využitie priestorov alebo ponúknuť zvýhodnenú cenu rezervácie.

  • Pri výbere miesta by ste mali zvážiť niektoré faktory. Ako dobre je miesto známe vášmu hlavnému publiku? Je ľahko dostupné? Je politicky neutrálna pôda, kde sa budú cítiť dobre ľudia rôzneho pôvodu? Je podujatie dostatočne veľké vzhľadom na predpokladanú účasť? Má potrebné vybavenie, ktoré budete potrebovať pre daný typ podujatia?
  • Po určení typu miesta konania, ktoré by najlepšie vyhovovalo vašim potrebám, vytvorte zoznam možností. Je dobré mať 3 alebo 4 najlepšie možnosti, ako aj niekoľko miest, z ktorých môžete vychádzať. Začnite telefonovať. Zistite, aké miesta by boli ochotné hostiť vaše podujatie, koľko si budú účtovať a aké pravidlá a predpisy budete musieť dodržiavať. Zistite, aké miesto konania najlepšie vyhovuje vašim potrebám a je ekonomicky najvýhodnejšie.
  • Zvážte náklady. Aký je váš rozpočet na podujatie a čo si môžete primerane dovoliť? Väčšina organizácií má na rezerváciu podujatí vyčlenený rozpočet. Majte na pamäti túto sumu pri rezervácii podujatia.

Inzerujte na stránke. Ako sa bude podujatie blížiť, budete musieť pracovať na reklame. Okrem tradičných spôsobov propagácie sa vydajte do sveta online reklamy a sociálnych médií.[6]

  • Medzi tradičné spôsoby reklamy patria letáky, rozhlasová reklama, letáky, personalizované pozvánky, inzeráty v novinách a iné fyzické prostriedky na šírenie informácií. Vyčleňte rozpočet na tieto typy reklamy, najmä ak žijete v menšej oblasti.
  • Musíte byť prítomní v sociálnych médiách, najmä ak žijete vo väčšej oblasti. Ľudia sa pri plánovaní čoraz viac spoliehajú na elektronické pozvánky a oznámenia na Facebooku. Mať stránku na Facebooku pre túto udalosť. Komunikujte s publikom pred podujatím. Čo najčastejšie zdieľajte aktualizácie na svojich osobných platformách sociálnych médií.

Určite spôsoby darovania. Ak na benefičnej akcii vyberáte dary, musíte určiť spôsoby platby. Budú ľudia platiť v hotovosti? S ich kartičkami? Vyzbierajú sa dary vopred, alebo sa očakáva, že ľudia dajú peniaze na podujatí? Mali by ste si to určiť ešte pred organizovaním podujatia. Mali by ste tiež nájsť spôsob, ako zabezpečiť peniaze, ak ľudia prispievajú vtedy a vtedy. Pozrite sa na uzamknutú pokladničku a uistite sa, že máte zamestnanca, ktorý je ochotný strážiť peniaze.

Prijmite bezpečnostné opatrenia. Uistite sa, že máte plán pre prípad núdze alebo nehody. Majte po ruke lekárničku. Uistite sa, že poznáte umiestnenie núdzového východu a hasiaceho prístroja na mieste konania.

Zvážte malé detaily. Nezabudnite na všetky drobné detaily spojené s vašou udalosťou. Ak organizujete tombolu, nezabudnite, že je potrebné kúpiť lístky. Musíte tiež nájsť spôsob, ako získať darcov, ktorí darujú drobné predmety do tomboly. Ak organizujete večeru, vypočítajte náklady na jedlo, nápoje, personál a pozvánky.

  • Podrobný zoznam vrátane jedálneho lístka, ak sa na vašom podujatí bude podávať jedlo, vám pomôže mať o všetkom prehľad.

Metóda 3 z 3: Organizácia benefičného podujatia

Príďte skôr, aby ste sa uistili, že je všetko pripravené. Ak organizujete benefíciu, príďte v deň podujatia o niekoľko hodín skôr. Musíte sa uistiť, že je všetko pripravené.

  • Dvakrát skontrolujte všetky aspekty podujatia. Je k dispozícii dostatok stoličiek a stolov? Sú všetci účinkujúci alebo rečníci stále schopní zúčastniť sa? Sú mikrofóny a iná elektronika funkčné? Či dobrovoľníci poznajú svoju prácu?
  • Pomáhajte s prípravou na začiatku podujatia a s upratovaním po jeho skončení. Aj keď sa považujete predovšetkým za organizátora, dobrovoľníci vykonávajúci fyzickú prácu vždy ocenia pomocnú ruku.

Zabavte hostí. V priebehu podujatia sa uistite, že sa hostia zabávajú. Hostia, ktorí sa dobre bavia, budú s väčšou pravdepodobnosťou prispievať. Nebuďte príliš panovační, ale občas skontrolujte, či sa všetci dobre bavia.

  • Pravidelne prechádzajte podujatím a kontrolujte všetkých prítomných. Ak si všimnete, že sa niekto nudí, trochu si s ním pohovorte. Skúste ich predstaviť ostatným alebo im navrhnite niečo, čo môžu robiť ako zábavu.
  • Sledujte, ako zábava prebieha. Nechcete v budúcnosti znovu zamestnať niekoho, kto nudil hostí alebo ktorého vystúpenie sa neosvedčilo.
  • Zhodnotenie podujatia po jeho skončení. Po začatí podujatia strávte nejaký čas úprimným hodnotením svojej práce. Ak chcete v budúcnosti organizovať benefity, využite to ako skúsenosť na učenie. Čo sa na podujatí najviac osvedčilo? Čo prešlo najhorším? Čo si myslíte, že by ste mohli urobiť lepšie, aby veci prebiehali hladšie?[7]
  • Odkazy