3 spôsoby písania spätnej väzby

Spätná väzba je nevyhnutná na to, aby ste pomohli zamestnancom alebo študentom zlepšiť sa. Spätná väzba je nielen dôležitá, ale je aj požiadavkou na väčšine pracovísk a v triedach. Platí to najmä vtedy, ak pod vami pracujú zamestnanci alebo máte na starosti učenie iných. S pribúdajúcim počtom pracovníkov pracujúcich na diaľku a na diaľku sa písanie spätnej väzby v e-mailoch stalo obzvlášť dôležitým. Ak vykonávate dohľad nad inými zamestnancami, môžete napísať spätnú väzbu v rámci hodnotenia výkonu. Ak ste učiteľ, často budete musieť svojim študentom poskytnúť spätnú väzbu.

Metóda 1 z 3:Písanie spätnej väzby zamestnancom v e-maile


Uveďte dôvod odoslania e-mailu. Môžete to urobiť v predmete alebo vo vnútri e-mailu. Často je najlepšie informovať osobu v predmete správy, aby vedela, čo má od e-mailu očakávať.[1]

  • Napíšte predmet správy: „Spätná väzba k návrhu projektu – skvelý začiatok!“


Začnite priateľskou poznámkou. Tým dáte danej osobe najavo, že spätnú väzbu podávate skôr priateľským než kritickým tónom. Zvýši sa tak pravdepodobnosť, že príjemca bude vaše slová vnímať ako konštruktívne.[2]

  • Napíšte vetu typu: „Dúfam, že máš skvelý týždeň!“


Uznajte prácu, ktorú daná osoba vykonala. Je pravdepodobné, že osoba, ktorá dostáva spätnú väzbu, už do toho, čo hodnotíte, vložila veľa práce. Spomeňte to vopred a dajte im najavo, že uznávate ich úsilie.[3]

  • Mohli by ste povedať niečo ako: „Ďakujem vám za prácu, ktorú ste doteraz vložili do tohto návrhu. Máte toho tu veľa.“


Najprv poskytnite pozitívnu spätnú väzbu. Ak osobe najprv poviete, čo robí správne, zmiernite tým nadchádzajúcu kritiku. Buďte úprimní, ale snažte sa nájsť niečo pozitívne. Môžete sa zamerať buď na aktuálnu úlohu, alebo na minulé pracovné úsilie.[4]

  • Povedzte: „Toto je ďalší silný návrh. Zostavili ste úžasný súbor cieľov a vo vašej metodike vidím veľký rozvoj.“


Negatívnu spätnú väzbu formulujte ako radu. Hoci môže byť efektívnejšie vymenovať potrebné zmeny, pre príjemcu to môže byť ťažké čítať a môže sa cítiť znechutený. Namiesto toho ju formulujte ako zmeny, ktoré by ste urobili.[5]

  • Mohli by ste napísať: „Prehodil by som časti 1 a 2 a potom by som rozšíril časť 3 o rozpočet.“ Alebo: „Vyškrtol by som druhý odsek, ale potom by som na koniec časti pridal prehľad prebiehajúcich projektov.“


Vysvetlite svoju negatívnu spätnú väzbu. Povedzte osobe, kde má problémy, a v prípade potreby objasnite, prečo je to problém. Ak je dôvodom kritiky zmena očakávaní alebo smeru, povedzte to a podrobne uveďte, prečo sa zmena uskutočnila.[6]

  • Povedzte niečo ako: „V celej spoločnosti prechádzame na podrobnejšie návrhy, takže budeme potrebovať určité rozšírenie v niekoľkých častiach. Uviedol som, kde potrebujeme viac informácií.“
  • Ak sa vaša spätná väzba týka správania, ktoré daná osoba vykonáva, vždy uveďte príklady toho, čo máte na mysli.[7]
    Ak napríklad riešite neprofesionálne oblečenie na stretnutiach s klientmi, mali by ste uviesť príklady toho, čo urobil zle. Mohli by ste povedať: „Keď sme sa naposledy stretli s klientom, mali ste na sebe žabky a minule ste mali oblečené tričko. Tento typ neformálneho oblečenia nevyjadruje profesionálny imidž, ktorým chceme reprezentovať našu spoločnosť.“


Uveďte, ako môžu problémy odstrániť. Vaša spätná väzba pravdepodobne nebude užitočná bez toho, aby ste zistili, ako môžu problémy odstrániť. V závislosti od predmetu spätnej väzby to môže byť čokoľvek od zoznamu konkrétnych opráv až po všeobecný kontrolný zoznam vecí, na ktoré sa treba zamerať.[8]

  • Môžete im poskytnúť príklady spôsobov, ako môžu problémy opraviť. Toto je skvelá možnosť, keď máte na mysli konkrétnu opravu. Mohli by ste povedať: „Pri svojej ďalšej prezentácii sa držte neutrálnych farieb a nepoužívajte prechody. Keďže sa týchto stretnutí zúčastňujú klienti, mali by ste sa vyhnúť aj používaniu firemnej reči.“
  • Prípadne im môžete položiť otázky, ktoré im pomôžu premyslieť spôsoby nápravy. Táto možnosť je skvelým spôsobom, ako riešiť problémy, ktoré by mohli mať viacero prijateľných riešení. Napríklad: „Aké sú niektoré spôsoby, ktorými by ste mohli zlepšiť dokumentáciu do budúcnosti?“ alebo „Aké zmeny plánujete zaviesť vo svojej ďalšej prezentácii?“[9]


Pripomeňte mu všetky dôsledky, ktoré môžu nastať. Niektoré pracovné problémy môžu organizácii uškodiť a zamestnanec by o tom mal byť informovaný. Mnohokrát to má len malé dôsledky, ale niekedy môžete kvôli nedostatkom zamestnanca stratiť klientov alebo poskytovať menej efektívne služby zákazníkom. V závislosti od situácie môžu byť pre zamestnanca vyvodené aj dôsledky, ak sa nevykonajú zmeny. Ak sa vyskytnú problémy, oznámte to zamestnancovi.[10]

  • Povedzte im napríklad o obavách, že vaša firma by mohla prísť o klientov kvôli chybám v papieroch.
  • Prípadne im dajte vedieť, či by mohli byť vynechaní z nového projektu, ak nezlepšia svoje dokumentačné úsilie.


Ukončite ponukou na objasnenie a vysvetlenie vašej spätnej väzby. Toto je priateľský spôsob ukončenia e-mailu, ktorý dáva danej osobe najavo, že ste v jej kúte. Okrem toho sa budú cítiť pohodlne, ak vás požiadajú o vysvetlenie, ak ste niečo prezentovali spôsobom, ktorému nerozumeli.[11]

  • Napíšte vetu typu: „Dajte mi, prosím, vedieť, ak máte nejaké doplňujúce otázky alebo potrebujete objasniť nejakú záležitosť.“

Metóda 2 z 3: Písanie spätnej väzby v hodnotení pracovného výkonu


Stanovte si cieľ hodnotenia výkonnosti. To je dôvod, prečo robíte hodnotenie. Znalosť vášho cieľa vám môže pomôcť lepšie formulovať spätnú väzbu a pomôže zamestnancovi vedieť, čo môže očakávať.[12]

  • Zameriavate sa napríklad na zlepšovanie zamestnancov? Vykonávate celopodnikové hodnotenie, aby ste určili, aký druh profesijného rozvoja by váš podnik najviac využil? Vykonávate štvrťročné hodnotenie?
  • Povedzte zamestnancovi cieľ, keď mu poskytujete spätnú väzbu. Mohli by ste povedať: „Spoločnosť plánuje ponúkať stretnutia zamerané na profesionálny rozvoj na základe potrieb zamestnancov, preto vykonávam hodnotenie výkonu každého zamestnanca.“


Preskúmajte spätnú väzbu, ktorú dostali predtým. Môže to zahŕňať spätnú väzbu z predchádzajúceho hodnotenia, ako aj neformálnu spätnú väzbu poskytnutú počas hodnoteného obdobia. Mali by ste tiež zhodnotiť, čo s touto spätnou väzbou urobili. Použili ju na zlepšenie? Neriešilo sa to?[13]

  • Ak konali na základe minulej spätnej väzby, môžete to zahrnúť ako pozitívum do tohto hodnotenia.
  • Ak sa nezaoberali predchádzajúcou spätnou väzbou, môžete diskutovať o pôvodnom probléme aj o nedostatku iniciatívy pri neriešení spätnej väzby.


Vysvetlite pozitívnu spätnú väzbu a uveďte konkrétne príklady. Vždy je najlepšie začať dobrými poznámkami. Povedzte zamestnancovi, čo robil správne, a uveďte všetky úspechy, ktoré dosiahol. Buďte úprimní, ale snažte sa zahrnúť čo najviac pozitívnych vecí ako negatívnych.[14]

  • Uveďte príklady, napríklad: „Preukázali ste iniciatívu, keď ste sa dobrovoľne prihlásili na vedenie projektu, a preukázali ste skvelé vodcovské schopnosti tým, že ste koordinovali svoj tím, zapracovávali návrhy ostatných a delegovali pracovné úlohy.“
  • Chváľte správanie, ktoré chcete, aby pokračovalo.


Uveďte konštruktívnu kritiku a uveďte konkrétne príklady. Zamerajte svoju kritiku na to, čo môže najviac prospieť vašej organizácii alebo pracovným cieľom zamestnanca. Povedzte im, s čím ste videli, že majú problémy, a prečo je to problém.[15]

  • Uveďte konkrétne príklady. Napríklad: „Vo svojich posledných 3 prezentáciách ste vynechali rozpočtové prognózy, čím ste spomalili projekt.“ alebo „Priemerný počet získaných účtov v minulom štvrťroku bol 6, ale vy ste zabezpečili len 2. Toto sa považuje za nedostatočný výkon.“


Stanovte výkonnostné ciele na nasledujúce hodnotiace obdobie. Pomôže to zamestnancovi zistiť, na čo by sa mal zamerať pri ďalšom postupe, čo vám umožní získať od zamestnanca to, čo vaša organizácia potrebuje. Vďaka tomu bude spätná väzba užitočnejšia aj pre zamestnanca, pretože bude vedieť, čo chcete, aby si z hodnotenia odniesol.[16]

  • Ciele by mali byť krátke a konkrétne. Napríklad: „Zamestnanec uskutoční v priemere 4 predaje za deň“, „Zamestnanec zvýši komunikáciu s klientmi“ alebo „Zamestnanec absolvuje školenie vedúcich pracovníkov“.“
  • Uistite sa, že ďalšie hodnotenie, ktoré budete pre tohto zamestnanca robiť, bude zamerané na tieto ciele výkonu, pretože to bude váš zamestnanec očakávať.


Navrhnite možnosti profesijného rozvoja. Svoje odporúčania založte na konštruktívnej kritike, ktorú ste poskytli. V závislosti od vašich zdrojov by to mohlo zahŕňať workshopy, školenia, interné školenia alebo mentorstvo. Ak máte málo zdrojov, môžete dokonca hľadať bezplatné kurzy online.[17]

  • Buďte otvorení zmene týchto návrhov po tom, ako so zamestnancom prediskutujete hodnotenie. Váš zamestnanec môže napríklad požiadať o profesionálny rozvoj, o ktorom ste neuvažovali.
  • Mali by ste zvážiť aj ciele zamestnanca v oblasti zamestnanosti. Ak sa váš zamestnanec chce napríklad posunúť na manažérsku pozíciu, môžete ako možnosť profesijného rozvoja zvoliť školenie o vedení. Prípadne, ak sa váš zamestnanec zaujíma o grafický dizajn, môžete mu umožniť účasť na školeniach, aby mohol tieto zručnosti využiť pre vašu organizáciu.


Ukončite povzbudením. Bez ohľadu na to, aké žiarivé je hodnotenie výkonu, nikto nemá rád, keď sa mu hovorí o jeho nedostatkoch alebo o tom, čo musí urobiť, aby sa zlepšil. Ukončenie povzbudením môže zamestnancovi pomôcť odísť s pocitom posilnenia, a nie s pocitom ohromenia alebo znechutenia.[18]

  • Povedzte niečo ako: „V minulom štvrťroku sa vyskytlo niekoľko neočakávaných zádrheľov, ale odviedli ste skvelú prácu, keď ste prispôsobili svoju pracovnú záťaž. Páči sa nám, čo sme videli, a dúfame, že v tomto štvrťroku uvidíme ďalšie dobré veci.“


Povzbuďte príjemcu k odpovedi. Môže to byť ústna odpoveď po tom, ako s nimi prediskutujete hodnotenie, alebo im môžete dať vyplniť formulár spätnej väzby. Lepšiu odozvu získate, ak necháte zamestnanca premýšľať o hodnotení výkonu a zostaviť spätnú väzbu bez vašej prítomnosti.[19]

  • Požiadajte osobu, aby ponúkla vlastnú spätnú väzbu na vami poskytnutú spätnú väzbu. Napríklad: „Ak by ste mohli zlepšiť jednu vec na tom, ako som poskytoval spätnú väzbu, čo by to bolo?“ a „Bola spätná väzba jasná a užitočná??“[20]

Metóda 3 z 3:Poskytovanie spätnej väzby žiakovi


Zamerajte sa na vzdelávanie študentov. Účelom spätnej väzby je pomôcť študentom učiť sa, preto im dávajte užitočné pripomienky, ktoré ich nasmerujú k zlepšeniu ich práce, a nie k pokarhaniu za chyby. Považujte to za inštrukciu a nie len za kritiku.[21]
Dôveryhodný zdroj
Edutopia
Vzdelávacia nezisková organizácia zameraná na podporu a oslavu inovácií v triede
Prejsť na zdroj

  • Môžete poskytnúť písomnú spätnú väzbu na rôzne typy úloh študentov vrátane písomných úloh, prezentácií a projektov.


Poskytnite spätnú väzbu na obsah aj mechaniku. Obe oblasti sú dôležité a žiaci musia vedieť, ako sa v nich zlepšiť. Je to dôležité najmä vtedy, ak je študent v jednej oblasti silnejší ako v inej. Študent môže mať napríklad výborné nápady s dobrým rozvinutím, ale zároveň aj zlý pravopis, nesprávnu interpunkciu a nadmerné množstvo fragmentov a prechodníkov.[22]
Dôveryhodný zdroj
Edutopia
Vzdelávacia nezisková organizácia zameraná na podporu a oslavu inovácií v triede
Prejsť na zdroj

  • Ak poskytujete spätnú väzbu na ústnu prezentáciu alebo projekt, nezabudnite poskytnúť spätnú väzbu na každú časť úlohy.
  • Napríklad ústna prezentácia by zahŕňala spätnú väzbu na obsah aj rečnícke zručnosti, zatiaľ čo projekt môže dostať spätnú väzbu na obsah, kreativitu a realizáciu.


Buďte konkrétni v prípade pozitívnej aj negatívnej spätnej väzby. Písanie komentárov typu „dobrá práca“, „veľmi sa zlepšil“ alebo „na tomto treba popracovať“ študentovi nepovie, čo musí urobiť, aby sa zlepšil, alebo čo robí správne. Aby bola spätná väzba účinná, študent musí vedieť, čo ste videli, že sa mu buď podarilo, alebo nepodarilo.[23]
Dôveryhodný zdroj
Edutopia
Vzdelávacia nezisková organizácia zameraná na podporu a oslavu inovácií v triedach
Prejsť na zdroj

  • Napíšte niečo ako: „Vaša práca je jasná, dobre napísaná a používa formát, ktorý sme si precvičili. Na druhej strane, vaše tematické vety by potrebovali trochu prepracovať, pretože sa nespájajú s vašou tézou.“
  • Navrhnite: „Vaše myšlienky sú dobre rozvinuté, ale odporúčal by som vám prísť na doučovanie, aby sme mohli popracovať na vašich čiarkach a fragmentoch viet.“
  • Zahrňte kombináciu pozitívnych komentárov a konštruktívnej kritiky.


Navrhnúť spôsoby zlepšenia namiesto opravovania chýb. Môžete označiť niektoré chyby, ale vyhnite sa kopírovaniu práce. Uveďte problém, ktorý ste v práci videli, napríklad nadmerné používanie čiarok, a potom navrhnite zručnosť, na ktorej môže študent pracovať.[24]
Dôveryhodný zdroj
Edutopia
Vzdelávacia nezisková organizácia zameraná na podporu a oslavu inovácií v triedach
Prejsť na zdroj

  • Napríklad: „V celej eseji príliš často používate čiarky. Odporúčam zopakovať si pravidlá o čiarkach a o tom, ako sa vyhnúť rozdeľovaniu čiariek. Ak prídete na doučovanie, môžeme spoločne prebrať odsek.


Stanovte si priority pre ďalší návrh alebo zadanie. Študent sa tak bude mať na čo sústrediť, aby sa posunul vpred. Pri určovaní priorít môžete vychádzať z cieľov výučby alebo potrieb študenta v závislosti od práce daného študenta.[25]

  • Povedzte: „Teraz chcem, aby ste sa zamerali na používanie činného hlasu a vyhýbali sa rozviazaným vetám.“


Ak je časový problém, obmedzte spätnú väzbu na jednu časť alebo zručnosť. Zamerajte svoju pozornosť buď na aktuálne ciele vzdelávania, alebo na potreby žiaka, ktorého hodnotíte. Uistite sa, že žiaci vedia, že hodnotíte len obmedzené časti ich písomných prác, aby nepredpokladali, že ostatné časti sú dokonalé.[26]
Dôveryhodný zdroj
Edutopia
Vzdelávacia nezisková organizácia zameraná na podporu a oslavu inovácií v triede
Prejsť na zdroj

  • Môžete zvýrazniť alebo označiť časť, v ktorej poskytujete spätnú väzbu.
  • Predtým, ako žiakom vrátite ich úlohy, oznámte im, že ste im poskytli spätnú väzbu len k časti úlohy.
  • Mohli by ste tiež umožniť študentom, aby si vybrali, na ktorú zručnosť alebo časť chcú spätnú väzbu.


Vyhnite sa zahlteniu študenta. Ak je v texte veľa chýb, nesnažte sa ich všetky opraviť pri jednej príležitosti na poskytnutie spätnej väzby. Poskytovanie príliš veľkého množstva informácií naraz môže byť pre žiaka zdrvujúce, čo môže spôsobiť, že sa nechá odradiť. Namiesto toho začnite so základnými opravami alebo najjednoduchšími úpravami.[27]
Dôveryhodný zdroj
Edutopia
Vzdelávacia nezisková organizácia zameraná na podporu a oslavu inovácií v triede
Prejsť na zdroj

  • Napríklad by ste sa mohli začať zameriavať na to, aby ste sa vyhýbali fragmentom viet a hľadali slová, ktoré neviete napísať.
  • Mohli by ste sa tiež zamerať len na cieľ vzdelávania, ktorého sa zadanie týka.

  • Motivujte študenta, aby pokračoval v práci. Ukončite pozitívne a povzbuďte ich, aby pokračovali v práci. Možno budete chcieť spomenúť iné zlepšenia, ktoré ste v ich práci zaznamenali, čím im dáte možnosť zamerať sa na vyššie ciele.[28]

    • Napíšte niečo ako: „Po tom, čo som videl, ako dobre sa vaše písanie tento rok vyvinulo, viem, že s týmito návrhmi urobíte skvelú prácu. Teším sa na vašu ďalšiu esej!“
  • Odkazy