3 spôsoby praktizovania Kaizen

Kaizen vznikol v Japonsku. V hrubom preklade toto slovo znamená „dobrá zmena.“ Koncepčne ide o prax neustáleho zlepšovania, osobného alebo profesionálneho. Kaizen sa v manažmente a priemysle bežne používa ako módne slovo pre proces vedenia tímov k vypracovaniu a realizácii stratégií na trvalý rast a zlepšovanie. Bez ohľadu na kontext sa kaizen zameriava predovšetkým na elimináciu plytvania alebo „muda“ a sprehľadnenie daného procesu alebo činnosti tak, aby prinášali čo najlepšie výsledky.[1]

Metóda 1 z 3: Dodržiavanie filozofie Kaizen


Robte malé kroky vpred. Najzákladnejším predpokladom filozofie kaizen je zavádzanie postupných zlepšení v priebehu času. Vyzýva na nepretržitý, spoločný proces postupného zlepšovania s cieľom optimalizovať produktivitu, efektívnosť a/alebo kvalitu.

  • To znamená, že musíte rešpektovať proces a dlhodobo sa mu venovať. Kaizen funguje najlepšie, keď je prijatý ako životný štýl alebo kultúra.


Zamerajte sa na konkrétne, uskutočniteľné procesy. Možno ste ohromení veľkým rozsahom a rozsahom celkových zmien, ktoré by ste chceli vykonať. Kaizen umožňuje zvládnuť veľký celok tým, že ho rozdelí na merateľné a cielené zlepšenia. Tým sa zvyšujú vaše šance na úspech v krátkodobom i dlhodobom horizonte, ako aj schopnosť merať úspechy na tejto ceste.[2]

  • Napríklad namiesto toho, aby ste sa pokúsili o kompletnú revíziu svojej predajnej stratégie, môžete sa zamerať na zlepšenie jednej veci naraz prostredníctvom konkrétnej metódy, napríklad na zvýšenie predaja konkrétnej demografickej skupine prostredníctvom retargetingových aplikácií alebo špeciálnych ponúk.
  • Zmena môže byť riskantná a vyvolávať odpor. Tento prístup môže byť obzvlášť užitočný v kolektívnych podmienkach, pretože umožňuje každému „pristúpiť“ na zmeny, keďže nie sú alarmujúce alebo drastické.
  • Táto filozofia si tiež vyžaduje, aby sa ľudia zdokonaľovali v procesoch namiesto toho, aby sa zaoberali výsledkami. Hoci konečným cieľom je zlepšiť výsledky, je pravdepodobnejšie, že sa vám to podarí, keď sa zameriate na to, ako zlepšiť proces.


Odstrániť plytvanie a nadbytočné. Jedným z najlepších spôsobov, ako zlepšiť daný proces, je podľa kaizenu zistiť, ktoré kroky môžete podniknúť, aby ste znížili plytvanie časom alebo zdrojmi, ktoré sú s ním spojené.[3]

  • Ak sa napríklad snažíte zlepšiť svoj osobný časový manažment, môžete identifikovať veci, ktorým venujete najviac času, a zhodnotiť, akú pridanú hodnotu má každá činnosť pre váš život a/alebo kariéru. Ak zistíte, že správa e-mailov vám zaberá príliš veľa času v porovnaní s hodnotou, ktorú ponúkajú, môžete podniknúť kroky na zabezpečenie toho, aby ste v schránke trávili menej času.


Podniknite kroky. Podľa zásad kaizen by ste mali svoju duševnú energiu venovať premýšľaniu o tom, ako niečo urobiť, a nie vymýšľaniu výhovoriek, prečo sa to nedá dosiahnuť. Zásady vás vyzývajú, aby ste robili to, čo môžete urobiť teraz, a aby ste prišli s novými riešeniami pre tie veci, ktoré sa tradične považovali za nemožné zmeniť.[4]

  • Keď podnikáte kroky na uskutočnenie pozitívnych zmien, kaizen žiada ľudí, aby nebrali do úvahy obmedzenia konvenčného alebo status quo myslenia. Namiesto toho by ste mali ku každému problému alebo cieľu pristupovať podľa jeho vlastných podmienok.


Využite svoje duševné zdroje. Podľa filozofie kaizen by vaším najdôležitejším zdrojom na vytvorenie dobrých zmien mala byť skôr múdrosť než peniaze. Ako stratégia sa zameriava na využitie kolektívnej múdrosti v porovnaní s nasadením veľkého rozpočtu na nápravu vecí.

  • Najjednoduchším spôsobom je zhromaždiť svojich kolegov alebo spolupracovníkov a urobiť brainstorming riešení konkrétnych problémov, ktoré by sa dali okamžite realizovať.
  • Ak sa napríklad snažíte zlepšiť vnútropodnikovú komunikáciu, mohli by ste spoločne vymyslieť interné konferencie, filtre, systémy označovania a/alebo protokoly, ktoré by vyriešili mnohé z vašich problémov bez toho, aby ste sa museli spoliehať na nákup nového softvéru alebo najímanie konzultanta.
  • Z dlhodobého hľadiska možno budete musieť vynaložiť určité peňažné investície, ale kaizen vám ponúka možnosť čo najlepšie využiť zdroje, ktoré už máte k dispozícii.

Metóda 2 z 3:Zavedenie Kaizen do praxe vo vašom osobnom živote


Vyberte si osobnú oblasť na zlepšenie. Môže to byť čokoľvek od zlého návyku, ktorý chcete riešiť, cez dobré správanie, ktoré chcete vypestovať, zručnosť, ktorú chcete rozvinúť, až po niečo, čo chcete dosiahnuť. Keď máte na mysli cieľ, môžete začať uplatňovať kaizen na jeho dosiahnutie.[5]

  • Môžete si napríklad chcieť zlepšiť kondíciu, prestať fajčiť, obohatiť svoj spoločenský život alebo zmysluplnejšie či produktívnejšie tráviť voľný čas.


Určite si malé, konkrétne úlohy, ktoré prispejú k dosiahnutiu vášho cieľa. Opäť platí, že sa chcete k svojmu cieľu približovať postupne, preto začnite plánovaním prvého kroku. Nesnažte sa riešiť všetko, čo chcete zmeniť, naraz; zamerajte sa na rozdelenie svojho cieľa na cielené, merateľné opatrenia, ktoré môžete prijať na zlepšenie.[6]


Stanovte si priority svojich činností. Po tom, čo ste vymenovali všetky možné opatrenia, ktoré by ste mohli prijať, je čas rozhodnúť sa o poradí, v akom ich budete vykonávať. Je na vás, ako si zvolíte priority úloh.[7]

  • Ak sa cítite preťažení, začnite s činnosťou, ktorú bude najľahšie realizovať, a postupujte ďalej. Ak sa cítite motivovaní, začnite s činnosťou, ktorá prinesie najväčší rozdiel.


Vytvorte si časový plán pre každú úlohu. Chcete, aby každý krok bol činnosťou, ktorú postupne rozvíjate ako zvyk. Pri plánovaní by ste si teda mali pre každý krok alebo činnosť určiť časový plán, ktorý stanoví vaše postupné zlepšenia.[8]

  • Ak sa napríklad snažíte prestať fajčiť, vytvorte si plán, o koľko každý týždeň znížite spotrebu cigariet.
  • Ak chcete zlepšiť svoju fyzickú kondíciu, začnite v malom tým, že každý deň namiesto výťahu vyjdete do kancelárie po schodoch. Keď si vytvoríte tento postup, môžete začať cvičiť 20 minút dvakrát týždenne a postupne zvyšovať trvanie, frekvenciu a/alebo intenzitu tréningov.


Sledujte svoj pokrok. Chcete mať možnosť vyhodnotiť svoje zlepšenie v priebehu času, preto si musíte vytvoriť systém na jeho zaznamenávanie.[9]

  • Keďže kaizen je každodenná prax, kalendár je dobrým nástrojom na zaznamenávanie a kontrolu vášho pokroku. Jednoducho si zapíšte, čo každý deň robíte pre dosiahnutie svojho cieľa. Medzi ďalšie možnosti patria grafy alebo kontrolné zoznamy, aby ste mohli zistiť, či sa držíte svojho plánu.
  • Sledovanie vášho pokroku vám tiež umožní robiť úpravy podľa potreby. Nezabudnite, že kaizen je nepretržitý proces, takže budete musieť neustále plánovať, konať a prispôsobovať sa. Ak nedosahujete požadované výsledky, je čas zmeniť metódu.


Pridávajte kroky, kým nedosiahnete svoj cieľ. Keď ste optimalizovali jeden proces alebo úspešne integrovali jeden postup do svojho života, je čas prejsť k ďalšiemu kroku, ktorý pomôže zlepšiť celý.

Metóda 3 z 3:Uplatňovanie Kaizen na pracovisku


Identifikujte oblasti na zlepšenie. Možno sa budete chcieť zamerať na spokojnosť zákazníkov alebo zamestnancov, kvalitu, efektívnosť alebo produktivitu v konkrétnych oddeleniach, produktoch alebo službách. Vytvorte si zoznam všetkých oblastí, v ktorých by ste chceli vidieť pozitívne zmeny, a potom si vyberte jednu, s ktorou začnete.

  • Ak neviete, kde začať, vypracujte spôsob stanovenia priorít svojich cieľov. Možno budete chcieť začať napríklad s oblasťami, ktoré najviac ovplyvňujú vašich zákazníkov, alebo s oblasťou, ktorá má najviac príležitostí na okamžité zlepšenie.


Zhodnoťte súčasný stav procesov. Aby ste sa mohli zamerať na uplatňovanie princípov kaizen, budete musieť venovať čas zdokumentovaniu a posúdeniu existujúcich pracovných procesov. To by malo zahŕňať zaznamenanie aktuálne potrebných krokov, času a zdrojov potrebných na každý z nich a celkových výsledkov procesu.[10]

  • Ak napríklad hodnotíte proces navrhovania, budete musieť zdokumentovať každú fázu procesu, ako aj personál, čas, vybavenie a náklady spojené s každou fázou. Potrebovali by ste mať aj údaje o tom, koľko sa vyrobí a aký zisk sa generuje zo súčasného procesu.
  • Mnohé podniky to robia prostredníctvom „mapovania toku hodnôt“, ktoré mapuje každý krok v procese a hodnotí hodnotu a/alebo plytvanie, ktoré daný krok vytvára. Keď viete, ako dobre fungujú jednotlivé kroky, je jednoduchšie identifikovať miesta na zlepšenie.[11]
  • Čím viac informácií, vstupných údajov a dát máte o tom, ako proces v súčasnosti funguje a aké výsledky prináša, tým lepšie budete mať možnosť zmeniť ho k lepšiemu.


Stanovte víziu budúceho stavu. Keď sa snažíte vykonať zmeny v určitej oblasti, je dobré mať predstavu o tom, kam by ste chceli smerovať. Takto môžete identifikovať medzery medzi stavom, v ktorom sa nachádzate, a stavom, v ktorom by ste chceli byť. Práve tieto medzery sú miestom, kde by ste mali uplatňovať princípy kaizen.[12]

  • Ak sa napríklad snažíte zlepšiť služby zákazníkom, môžete si všimnúť, že váš súčasný stav priemerného času odpovede na online dopyt je 72 hodín, zatiaľ čo váš budúci stav požaduje čas odpovede pod 24 hodín.


Urobte brainstorming možných riešení. Keď ste si stanovili informácie a víziu cieľového procesu, je čas zapojiť všetkých, ktorí sú s týmto procesom spojení, aby navrhli potenciálne opatrenia, ktoré by ste mohli prijať na jeho zlepšenie. Ak sa do brainstormingu zapojí veľa ľudí s rôznymi názormi, zvýši sa vaša šanca na vytvorenie rozsiahleho spektra riešení.


Naplánujte cielené, merateľné činnosti na vytvorenie zlepšení. Rozdeľte svoje plány na zlepšenie na sériu malých zmien alebo krokov. Rozhodnite o primeranom časovom rámci na realizáciu každej postupnej zmeny.[13]

  • Ak sa napríklad snažíte zlepšiť kvalitu konkrétneho výrobku, môžete začať zlepšením spracovania jeho základných materiálov, potom pracovať na zdokonalení výrobného zariadenia a potom zlepšiť postupy kontroly kvality.


Zavedenie metódy 5S.“ Jeden z tradičných akčných plánov kaizen na optimalizáciu procesov na pracovisku sa nazýva „metóda 5S“ – v japončine „seiri, seiton, seiso, seiketsu, shisuke“. Tieto kroky sú: triediť, narovnať, lesknúť, štandardizovať a udržiavať. To znamená, vytriediť to, čo nie je potrebné, zorganizovať to, čo zostalo, udržiavať proces čistý a bez odpadu, štandardizovať jeho fungovanie a naďalej udržiavať a zlepšovať stanovené normy.[14]

  • Ak to napríklad aplikujete na výrobný proces, môžete začať tým, že z pracoviska odstránite nepotrebné zariadenia, zabezpečíte, aby boli zostávajúce zariadenia usporiadané logickým spôsobom pre pracovníkov, a zaistíte, aby existovala politika údržby, ktorá bude udržiavať novo usporiadaný priestor čistý a vysoko funkčný. Potom môžete využiť svoje zlepšenia na určenie nového výrobného protokolu, ktorý budete priebežne vyhodnocovať z hľadiska možných úprav na jeho zefektívnenie.


Zabezpečte, aby bol proces plánovania čo najviac inkluzívny. Každý, kto je zapojený do procesu, bez ohľadu na jeho postavenie, by sa mal podieľať na plánovaní a rozhodovaní kaizen. Tým sa zabezpečí, že ľudia, ktorí poznajú proces najlepšie, sú po ruke a môžu navrhnúť možné zlepšenia. Znamená to tiež, že pri zavádzaní postupných zmien sú už všetci „na palube“.[15]


  • Realizujte akčný plán a monitorujte výsledky. Udržujte proces na správnej ceste tým, že zabezpečíte, aby každý mal aktualizovaný pracovný plán alebo zoznam požadovaných činností a časový rámec pre každý krok. priebežne merať zlepšenia, aby ste si overili, či proces funguje.[16]

    • Ak napríklad uplatňujete kaizen na zefektívnenie výrobného procesu, mali by ste zaznamenávať, koľko času sa ušetrí a koľko jednotiek sa vyrobí za hodinu viac. Týmto spôsobom môžete skontrolovať, či zavádzané zmeny skutočne vedú k očakávaným zlepšeniam.
    • Kaizen vyžaduje neustále hodnotenie procesu. Keď ste vykonali prvé kolo zlepšení, je čas skontrolovať, či ste vykonali úpravy alebo zistili, aké ďalšie opatrenia je možné prijať na zlepšenie.
  • Odkazy