3 spôsoby reagovania

To, ako sa rozhodnete niekomu odpovedať, môže ovplyvniť spôsob, akým vás on a ostatní ľudia vnímajú. Našťastie, vedieť, ako a kedy reagovať, je niečo, v čom sa môžete naučiť zlepšovať. Ak sa s niekým rozprávate osobne, kľúčové je venovať mu pozornosť a umožniť mu vyjadriť svoje myšlienky predtým, ako mu poskytnete premyslenú odpoveď. V konverzácii prostredníctvom textových správ existuje niekoľko nevyslovených pravidiel, ktoré musíte dodržiavať, aby ste úspešne komunikovali. E-mail je formálnejší spôsob komunikácie s profesionálnou etiketou, ktorú musíte dodržiavať, aby ste efektívne odovzdali informácie a primerane reagovali.

Metóda 1 z 3: Odpovedanie na textové správy


Pri písaní správ používajte neformálny jazyk. E-maily, listy a dokonca aj osobné rozhovory môžu mať oveľa formálnejšiu štruktúru. Vzhľadom na krátkosť a obmedzenosť textových správ je vhodné používať uvoľnenejší jazyk, ktorý navodzuje pocit, že konverzácia je osobnejšia.[1]

  • Môžete napríklad použiť „U“ namiesto „vy“, aby ste ušetrili miesto, rýchlejšie napísali správu a vyjadrili uvoľnený tón.
  • Pravidlá interpunkcie sú v textových správach často oveľa miernejšie. Napríklad prísne dodržiavanie používania čiarky môže spôsobiť, že rozhovor bude pôsobiť strnulo a formálne.
  • Nepredpokladajte, že konverzácia v textových správach môže byť vždy taká neformálna, ale ak druhá osoba používa neformálny jazyk, mali by ste jej to oplatiť, aby sa cítila príjemne.


Pýtajte sa otvorené otázky, aby ste rozšírili konverzáciu. Ak chcete, aby textová konverzácia pokračovala, kladenie otvorených otázok umožňuje druhej osobe povedať viac a vyjadriť svoj názor na niečo. Kladenie otázok, ktoré vyžadujú krátku odpoveď áno alebo nie, môže spôsobiť, že konverzácia vyšumí.[2]

  • ?“
  • Ak chcete získať väčší prehľad o tom, čo si daná osoba myslí o danej téme, skúste jej napísať niečo ako: „Súhlasím s vami, ale prečo si myslíte, že je to?“


Vyhnite sa posielaniu krátkych alebo jednoslovných odpovedí. Textové správy by mali byť relatívne krátke, ale krátke alebo prudké odpovede môžu vyvolať pocit, že ste na druhú osobu nahnevaní alebo rozčúlení. Ak reagujete na správu od inej osoby, poskytnite jej skutočnú odpoveď, ktorá je dlhá aspoň jednu alebo dve vety.[3]

  • Niekedy je úplne prijateľné odpovedať slovom „OK“, ak to v danom kontexte dáva zmysel. Vyhnite sa však odpovedi „K“, ktorá môže pôsobiť stručne a nezdvorilo.

Tip: Ak vo všeobecnosti odpovedáte krátkymi odpoveďami, môže mať zmysel, aby ste v tom pokračovali.


Na vyjadrenie tónu používajte interpunkčné znamienka a emotikony. Vzhľadom na neosobnú povahu textových správ môžu ľudia prostredníctvom krátkeho jazyka interpretovať tón alebo emócie. Ak sa vám zdá, že vaša správa je nejednoznačná, môžete jasne vyjadriť svoj význam tým, že do nej zahrniete interpunkčné znamienka a emotikony.[4]

  • Môžete napríklad odpovedať: „Mám to, vďaka. :)“, aby správa nevyzerala, že ste rozčúlení alebo že ste na druhú osobu krátki.
  • Niekedy môže ťažké obdobie vyvolať pocit, že ste frustrovaní. Napríklad môže vyznieť oveľa uvoľnenejšie, keď poviete: „Nie, to nie“, ako keď poviete: „Nie. To neznamená.“


Pred odoslaním správy si ju prezrite. Predtým, ako stlačíte tlačidlo odoslať správu, venujte jej krátku chvíľu a prezrite si ju. Skontrolovať, či v texte nie sú preklepy, a uistiť sa, že informácie odovzdávate správne a používate správny tón.[5]

  • Ak raz pošlete správu, nemôžete ju vziať späť! Preto je najlepšie sa pred tým rýchlo pozrieť.


Neposielajte viacero správ za sebou. Viaceré oznámenia a séria textových správ môžu druhú osobu obťažovať a frustrovať. Odoslať správu s odpoveďou, ktorá obsahuje všetko, čo ste chceli povedať, namiesto toho, aby ste posielali viacero krátkych správ.[6]

  • Je v poriadku pridať ďalšiu správu, ak ste ju zabudli uviesť alebo potrebujete niečo objasniť.
  • Ak niekto neodpovedá na 2 správy po sebe, možno s vami nechce hovoriť alebo je ďaleko od svojho telefónu. V každom prípade im dajte čas a priestor na odpoveď.


Požiadajte o telefonát, ak sa konverzácia stane príliš rozsiahlou na textovú správu. Textové správy majú byť krátke a stručné. Ak vás textová konverzácia začne preťažovať, aby ste adekvátne vyjadrili svoje myšlienky, požiadajte osobu, či vám môže zavolať, aby ste mohli záležitosť upresniť alebo úplne prediskutovať.[7]

  • Skúste napísať niečo ako: „Toto by bolo jednoduchšie vysvetliť telefonátom. Môžete na mňa zakričať, keď budete mať príležitosť, vďaka!“

Metóda 2 z 3: Osobný rozhovor


Pozorne počúvajte, keď na vás niekto hovorí. Vždy, keď s vami niekto hovorí, nadviažte s ním očný kontakt a venujte pozornosť tomu, čo vám hovorí. Ukážete tým, že ich počúvate a rozumiete tomu, čo hovoria.[8]

  • Sústreďte svoju pozornosť výhradne na hovoriaceho, aby sa cítil príjemne, keď s vami hovorí.
  • Ak máte problémy s počúvaním, nakloňte sa bližšie alebo požiadajte osobu, či sa môžete presunúť do tichšieho priestoru.


Venujte pozornosť neverbálnym signálom hovoriacej osoby. Reč tela môže povedať rovnako veľa, ak nie viac ako slová človeka. Keď s vami niekto hovorí, pozorujte reč jeho tela, aby ste vedeli, ako máte reagovať.[9]

  • Ak sa napríklad niekto neustále obzerá okolo seba alebo sa pohybuje na nohách, môže byť nervózny alebo vystrašený. Možno sa ich budete chcieť spýtať, či sú v poriadku, namiesto toho, aby ste reagovali na to, čo hovoria.
  • Počúvajte aj to, ako hovorí to, čo hovorí. Ak je ich hlas hlasný alebo agresívny, môžu byť z rozhovoru rozrušení alebo nahnevaní. Možno budete musieť zvoliť iný prístup, keď budete reagovať, aby ste sa vyhli ďalšiemu vyhrocovaniu situácie.


Vyhnite sa plánovaniu svojej odpovede, kým niekto hovorí. Ak budete takí vzrušení alebo nedočkaví, že budete reagovať skôr, ako niekto dohovorí, všimne si to a môže sa rozčúliť. Predtým, ako začnete plánovať svoju reakciu, počkajte, kým nedokončia reč a vy si vypočujete všetko, čo chceli povedať.[10]

  • Je veľmi nezdvorilé zasahovať vlastnými myšlienkami, keď niekto hovorí.

Tip: Počúvajte a zapíšte si kľúčové body, na ktoré plánujete reagovať, kým niekto hovorí, ale neblokujte zvyšok toho, čo hovorí, aby ste mohli vymyslieť šikovnú alebo rýchlu odpoveď.


Predtým, ako začnete hovoriť, počkajte, kým dotyčná osoba dohovorí. Keď sa s niekým rozprávate, nechajte ho dokončiť myšlienku skôr, ako odpoviete. Takto máte k dispozícii všetky fakty a informácie, ktoré vám chceli oznámiť, aby ste mohli poskytnúť uváženú a informovanú odpoveď.[11]

  • Niekedy ľudia pridajú dodatočnú informáciu po tom, čo dokončili svoju myšlienku. Napríklad môžu povedať niečo ako: „Počkajte, zabudol som niečo povedať.“ Nechajte ich dokončiť to, čo chceli povedať.


Premyslite si svoju odpoveď, aby ste ju mohli povedať s istotou. Predtým, ako odpoviete, venujte krátku chvíľu zváženiu všetkých informácií, ktoré vám boli poskytnuté. Ak poskytnete odpoveď, ktorá je zle informovaná, mohlo by to osobe ukázať, že ste v skutočnosti nepočúvali, čo hovorila.[12]

  • Chvíľka na premyslenie vašej reakcie tiež zabezpečí, že odpoviete inteligentne.


Pýtajte sa otázky, ak potrebujete vysvetlenie alebo viac informácií. Ak ste celkom nepočuli alebo nerozumeli tomu, čo niekto hovoril, nesnažte sa reagovať s čiastočným alebo nesprávnym porozumením. Spýtajte sa, čo povedali alebo čo tým myslia, aby ste im mohli dať skutočnú odpoveď.

  • Ak si nie ste istí zámerom niekoho alebo ak mu chcete umožniť, aby vysvetlil, čo má skutočne na mysli, skôr než odpoviete, položte otvorenú otázku, napr?“[13]
  • Nikdy nie je na škodu požiadať niekoho, aby zopakoval, ak ste nepočuli alebo ste úplne nepochopili, čo povedal.


Pri odpovedi hovorte priamo a jasne. Po tom, čo ste zvážili, čo vám bolo povedané, a premysleli ste si, čo chcete povedať, hovorte jasne a sebavedomo. Nepoužívajte nejasný alebo protirečivý jazyk, aby ste sa snažili vyzerať múdrejšie alebo chytrejšie. Ľudia oceňujú úprimnosť, preto im poskytnite úprimnú odpoveď, ktorá im ukáže, že vám na nich záleží a že im rozumiete.[14]

  • Uistite sa, že vám venujú pozornosť, aby ste sa nemuseli opakovať.
  • Rozpoznajte, či chce hovoriť niekto iný, a dajte mu priestor, aby sa tiež vyjadril.
  • Umožnite tejto osobe, aby reagovala aj na to, čo ste povedali. Neodchádzajte alebo neukončujte konverzáciu len preto, že ste mali možnosť hovoriť.


Buďte pripravení na to, že s vami niekto nebude súhlasiť. Aj keď ste si premysleli, čo chcete povedať, vždy existuje možnosť, že niekto nebude súhlasiť s tým, čo chcete povedať. To je v poriadku! Len buďte pripravení na to, že niekto bude polemizovať alebo sa vás pokúsi znevážiť za to, čo máte na srdci.[15]

  • Zachovajte si chladnú hlavu a nestrácajte nervy, ak sa vás niekto snaží vyprovokovať.
  • Umožnite niekomu vyjadriť svoje presvedčenie a názory. Nesnažte sa ich nútiť, aby prijali vaše názory.

Metóda 3 z 3: Odoslanie e-mailovej odpovede


Odpovedzte na e-mail do 48 hodín. Je dôležité, aby ste v rámci zdvorilosti a profesionality odpovedali na e-mail včas. Nemusíte odpovedať okamžite, ale mali by ste odpovedať aspoň do 2 dní.[16]

  • Aj keď sa e-mail netýkal vás alebo bol odoslaný omylom, odpovedzte odosielateľovi, aby vedel, že nie ste tá správna osoba.


V odpovedi na e-mail použite profesionálny pozdrav. E-maily sú často formálnejšie ako textová správa alebo telefonát. Začnite svoju e-mailovú odpoveď pozdravom „Dobrý deň“ alebo „Ahoj“ pred menom osoby, aby ste začali e-mail správnym smerom.[17]

  • Ak osoba, ktorej odpovedáte, uprednostňuje určitý pozdrav alebo ak vás požiada, aby ste ju oslovovali jej menom, urobte to, o čo vás požiada. Ak napríklad uprednostňujú, aby ste ich oslovovali skrátenou verziou ich mena, napríklad „Bob“ namiesto „Robert“, použite túto prezývku.


Výkričníky používajte striedmo. V e-mailovej odpovedi by ste mali používať správnu gramatiku, pravopis a interpunkciu. Nadmerné používanie výkričníka však môže spôsobiť, že budete pôsobiť neúprimne alebo príliš vzrušene. Vyhnite sa ich používaniu, pokiaľ to nie je vhodné.[18]

  • Výkričník je skvelý spôsob, ako niekomu zablahoželať alebo vyjadriť nadšenie, ale ak ho budete používať príliš často, stratí svoj účinok.


Pri používaní e-mailu sa vyhnite šialeným fontom. Pri výbere písma sa obmedzte na klasické písmo, aby váš e-mail pôsobil profesionálne. Pri odosielaní e-mailovej odpovede nepoužívajte viacfarebné písmo ani písmo typu Comic Sans.[19]

  • Klasickou voľbou je použitie písma s veľkosťou 10 alebo 12 bodov, napríklad Arial alebo Times New Roman.


Dávajte pozor na to, koho kopírujete vo svojej odpovedi. Často môže byť užitočné skopírovať odpoveď inej osoby, aby ste ju mohli zapojiť do diskusie. Zbytočné kopírovanie nadriadeného alebo spolupracovníka však môže osobu, ktorej odpovedáte, naozaj rozrušiť alebo nahnevať.[20]

  • Ak je potrebné, aby ste do reťazca e-mailov zahrnuli niekoho ďalšieho, môžete použiť možnosť slepého kopírovania alebo „BCC“.


Rozhodnite sa, komu chcete odpovedať na skupinový e-mail. Ak je vhodnou reakciou odpovedať všetkým v skupinovej správe, pri odosielaní odpovede vyberte možnosť „Odpovedať všetkým“. Ak sa však potrebujete opýtať alebo vysvetliť konkrétnu tému alebo problém 1 osobe, odpovedzte priamo tejto osobe.[21]

  • Ak je v e-maile zahrnutá veľká skupina ľudí, ale vy potrebujete odpovedať len niekoľkým, vyberte si len týchto ľudí, ktorým odpoviete.


Vyhnite sa posielaniu e-mailu s poďakovaním, pokiaľ to nie je nevyhnutné. Krátke e-maily, ktoré neprispievajú ku konverzácii, nie sú potrebné. Pokiaľ vás odosielateľ nepožiada o potvrdenie, že ste e-mail prijali a že mu rozumiete, posielanie e-mailu so slovom „Ďakujem“ je zbytočné a nepríjemné.[22]

Tip: Ak vám odosielateľ pošle potvrdenie o prečítaní, potvrďte, že ste e-mail dostali, kliknutím na možnosť poslať mu potvrdenie.


  • Pred odoslaním e-mailu si ho prečítajte a potvrďte príjemcu. Pravopisná alebo gramatická chyba môže spôsobiť, že váš e-mail bude pôsobiť neprofesionálne. Skôr ako kliknete na tlačidlo odoslať, venujte chvíľu času prečítaniu svojej odpovede. Skontrolujte správnosť pravopisu a gramatiky a uistite sa, že ho posielate správnej osobe.[23]

    • Nespoliehajte sa na to, že kontrola pravopisu zachytí všetko!
    • Skús si e-mail pred odoslaním prečítať nahlas, aby si počul, ako znie.
    • E-mailové aplikácie alebo programy často automaticky vypĺňajú e-mailové adresy pri písaní do panela príjemcu, čo môže viesť k tomu, že omylom pošlete e-mail nesprávnej osobe.
  • Odkazy