3 spôsoby uvádzania príloh v liste

Väčšinu obchodnej komunikácie môžete uskutočňovať prostredníctvom e-mailu, ale niekedy musíte poslať oficiálny obchodný list. Ak máte ďalšie dokumenty, ktoré potrebujete priložiť spolu s listom, chcete ich uviesť v tele listu a poznámkou na konci. Takto sa váš príjemca môže uistiť, že dostal všetko, čo ste poslali.[1]

Metóda 1 z 3:Vytvorenie zápisu o prílohách

Zatvorte svoj list. Zápis príloh sa nachádza po uzavretí a podpise vášho listu. V závere použite lichotivé slová, ako napríklad „S úctou“ alebo „S úctou“, nechajte miesto na podpis a napíšte svoje meno.[2]

  • Vo všeobecnosti môže byť vaše uzavretie známejšie, ak ste s príjemcom v osobnejšom vzťahu. Ak napríklad píšete otcovi svojho najlepšieho priateľa, môžete použiť neformálnejší záver, ako napríklad „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“.“

Pod svoje meno napíšte „Enclosure“. Ak ste spolu s listom priložili aj iný dokument ako list, po napísaní svojho mena urobte dvojitú medzeru pre podpis a napíšte poznámku o prílohe.[3]

  • Ak ste priložili viac ako jeden dokument, použite množné číslo „Prílohy“ a za ním uveďte počet príloh. Číslo by malo nasledovať za dvojbodkou alebo by malo byť uvedené v zátvorkách. Ak by ste napríklad mali tri prílohy, mohli by ste napísať buď „Prílohy: 3“ alebo „Prílohy (3).“

Použite skratku. Ak chcete urobiť poznámku o prílohe vo formálnom obchodnom liste, nemusíte nevyhnutne napísať celé slovo „príloha“. Obaja „Enc.“ a „Encl.“ sú prijateľné na vedomie prílohy.[4]

  • Z technického hľadiska je „príloha.“ je skratka pre sloveso „priložený“, zatiaľ čo „encl.“ môže znamenať buď „uzavretý“, alebo „uzavretý.“
  • Ak prikladáte viac ako jeden dokument, môžete za skratku uviesť počet príloh, ale nepridávajte k nim písmeno „s“.

Uveďte názvy dokumentov. Niekedy, ak máte viacero príloh, jednoduchá poznámka o počte priložených dokumentov neposkytuje dostatočné informácie. Ak si myslíte, že je to potrebné, môžete za slovo „prílohy“ uviesť aj názvy dokumentov.“[5]

  • Uistite sa, že všetky dokumenty majú ľahko rozpoznateľný názov, ak ich chcete uviesť týmto spôsobom. Nechcete, aby sa váš príjemca snažil zorientovať v tom, či sú tam správne dokumenty.
  • Ak uvádzate tituly, neuvádzajte aj počet príloh.

Uveďte akýkoľvek relevantný opis. V niektorých prípadoch môže byť tiež dôležité, aby ste príjemcovi oznámili, aký typ dokumentov ste priložili. Zvyčajne to budete potrebovať, ak uvádzate originálne dokumenty aj kópie.[6]

  • Jednoducho uveďte názov dokumentu a potom do zátvorky uveďte opis. Môžete napríklad napísať „Prílohy: Rodný list (originál a dve kópie).“
  • Ak ste priložili originálne dokumenty, ktoré budete potrebovať vrátiť, nezabudnite to uviesť v texte listu.

Metóda 2 z 3: Formátovanie listu

Vyberte si najlepšie písmo a okraj. Písmo formálneho obchodného listu by malo byť štandardné, ľahko čitateľné, napríklad Times New Roman alebo Helvetica. Zvyčajne to bude predvolené písmo vo vašej aplikácii na spracovanie textu.[7]

  • Predvolené okraje by mali byť tiež v poriadku. Mali by byť aspoň centimeter na všetky strany. Ak máte kratší list, ktorý chcete vyplniť na celú stranu, môžete zvážiť, či trochu zväčšíte okraje a uvidíte, či to pomôže vyvážiť stranu.
  • Pri obzvlášť krátkych listoch môžete tiež vyskúšať o niečo väčšie, rozhádzanejšie písmo, napríklad Verdana. Dávajte však pozor, aby písmo nebolo príliš rušivé. Ak máte pochybnosti, vytlačte list a odovzdajte papier priateľovi. Nechajte ich, aby sa naň pár sekúnd pozerali, potom ho odoberte a požiadajte ich, aby vám o ňom povedali. Ak je písmo rušivé, budú vám to vedieť povedať.

Uveďte svoju adresu. Ak nepíšete na hlavičkovom papieri, vaša adresa bude vo formálnom obchodnom liste zvyčajne prvá vec v hornej časti strany. Nie je potrebné uvádzať vaše meno, pretože list podpíšete.[8]

  • Zvyčajne sa vaša adresa píše s jednoduchými riadkami a zarovnaná doprava. Vaša aplikácia na spracovanie textu môže mať šablónu obchodného listu, ktorú môžete použiť, aby ste nemuseli všetko formátovať ručne.
  • Okrem poštovej adresy môžete uviesť aj svoje telefónne číslo, e-mailovú adresu alebo obidve.

Napíšte dátum dokončenia listu. Ak svoj list formátujete ručne, od posledného riadku adresy urobte dvojitú medzeru a prepnite späť na ľavé zarovnanie textu. Napíšte úplnú verziu dátumu, naformátovanú v štýle, ktorý používa váš adresát.[9]

  • Ak napríklad píšete list niekomu v Európe, najprv by ste mali uviesť deň, potom mesiac a potom rok: „16. júla 2017.“ Na druhej strane, ak píšete list Američanovi, napíšete „16. júla 2017.“
  • Nesnažte sa odhadnúť dátum dopredu na formálnom obchodnom liste. Ak príjemca dostane váš list pred dátumom, bude to pre vás zle vyzerať. Snažte sa list odoslať čo najskôr po jeho vytlačení a podpísaní.

Identifikujte adresáta. Od dátumu urobte dvojitú medzeru a napíšte meno osoby, ktorej píšete, spolu s jej poštovou adresou. V závislosti od dôvodu písania môžete uviesť aj pracovnú pozíciu alebo názov spoločnosti.[10]

  • Po adrese preskočte ďalšie dva riadky a napíšte pozdrav. „Vážený“ je vhodné, po ňom nasleduje titul a meno osoby.
  • Podľa vlastného uváženia rozhodnite, či uvediete krstné meno osoby. Ak je osoba v pozícii autority, je vo všeobecnosti lepšie použiť „pán.“ alebo „pani.“, za ktorým nasleduje ich priezvisko.

Základný text napíšte v blokovom štýle. Existuje niekoľko štýlov odsekov pre formálne obchodné listy, ale blokový štýl je najjednoduchší a najčastejšie používaný. Pri tomto štýle budete text riadkovať jedným riadkom s výnimkou dvojitého riadkovania medzi odsekmi.[11]

  • Odseky nie sú odsadené v blokovom štýle. Váš text je zvyčajne zarovnaný doľava, hoci si môžete zvoliť „zarovnanie doľava“. Text bude rozmiestnený tak, aby bol rovnomerný na oboch stranách strany. Odôvodnený text sa môže v niektorých kontextoch ťažšie čítať, ale v prípade krátkeho listu môže váš text vyzerať čistejšie. Väčšinou je to vecou osobného výberu.

Na tlač listu použite správny papier. Keď ste si už dali námahu s vypracovaním a formátovaním formálneho obchodného listu, chcete sa uistiť, že papier, ktorý ste si vybrali, odráža dôstojnosť samotného listu.[12]

  • Papier, ktorý si vyberiete, môže rozhodnúť o tom, či príjemca bude váš list brať vážne. Toto je obzvlášť dôležité, ak píšete formálny obchodný list, pretože sa uchádzate o zamestnanie alebo sa snažíte získať prijatie na školu.
  • Všeobecne platí, že chcete papier s mierne vyššou gramážou a biely alebo takmer biely. Farebný papier je možno vhodný na osobné listy, ale pri obchodných listoch budete vyzerať menej seriózne.

Metóda 3 z 3:Diskusia o prílohách v tele

Uveďte dôvod, prečo píšete. Obchodný list by mal byť stručný a vecný. Po predstavení sa ihneď prejdite k tomu, prečo list píšete a čo chcete vďaka tomu dosiahnuť.[13]

  • Ak napríklad píšete žiadosť o zamestnanie, môžete napísať: „Volám sa Sally Sunshine a som čerstvou absolventkou akadémie Cupcake. Videl som, že hľadáte pekára báboviek, a verím, že moje schopnosti by sa vám hodili.“

Prílohy uvádzajte v kontexte. V tele listu chcete okrem uvedenia poznámky za záverečným slovom uviesť aj všetky prílohy. To pripraví príjemcu na dokumenty a na to, ako súvisia s dôvodom vášho zápisu.[14]

  • Môžete napríklad napísať: „Ako môžete vidieť v mojom životopise (v prílohe), absolvoval som Cupcake Academy s najvyššími známkami v triede a pochvalou od dekana.“
  • Tento spôsob zaznamenávania príloh v tele listu je najvhodnejší, keď nemáte veľa príloh.

Popíšte všetky dokumenty, ktoré ste priložili. Ak prikladáte viacero dokumentov, môže byť efektívnejšie ich v liste jednoducho vymenovať spolu so stručným vysvetlením, o aké dokumenty ide.

  • Predpokladajme napríklad, že píšete firme, aby ste požadovali vrátenie peňazí za chybný výrobok. Môžete napísať: „Priložil som doklad o kúpe tovaru spolu s dvoma fotografiami, na ktorých je viditeľná vada, ktorá sa prejavila pri prvom vybratí z krabice.“
  • V poznámke pod záverom vášho listu by to bolo vyjadrené buď ako „Prílohy (3)“ alebo „Prílohy: Potvrdenie o prijatí z 11. júla 2017; fotografie (2).“
  • Vysvetlite, aký význam majú prílohy. Ak ste prílohy uviedli v tele listu, možno budete musieť pripojiť jednu alebo dve vety, ktoré príjemcovi preukážu, prečo a ako tieto dokumenty súvisia s vaším pôvodným dôvodom písania.[15]

    • Ak napríklad prikladáte účtenku a fotografie, aby ste požadovali vrátenie peňazí za chybný výrobok, môžete napísať: „Na fotografiách je uvedený problém s týmto výrobkom. Ak porovnáte dátum na fotografiách s dátumom na účtenke, zistíte, že boli vyhotovené v deň, keď som výrobok kúpil. Tento výrobok bol pri kúpe poškodený.“
  • Odkazy