3 spôsoby zhromažďovania dôkazov z auditu

Audítor skúma financie a operácie spoločnosti, aby zistil, či sú záznamy spoločnosti presné. Vo väčšine prípadov vykonáva audit CPA alebo certifikovaný audítor. Ak ste majiteľom podniku, ktorý čelí auditu, pochopenie toho, ako sa zhromažďujú dôkazy z auditu, vám môže pomôcť pripraviť sa na nadchádzajúci audit. Ak si pred príchodom audítora prejdete svoje záznamy a činnosť spoločnosti, proces auditu môže prebehnúť hladšie.[1]

Metóda 1 z 3: Preskúmanie záznamov

Skontrolujte úplnosť záznamov. Všetky miesta vo finančnej knihe alebo formulári by mali byť vyplnené a každý záznam by mal mať overiteľný dátum. Ak sú niektoré miesta prázdne, mala by tam byť nejaká poznámka alebo vysvetlenie, prečo neboli informácie vyplnené.[2]

  • V prípade záznamov zo stretnutí alebo rozhovorov by mal záznam obsahovať opatrenia, ktoré boli prijaté ako výsledok, a všetky ďalšie následné opatrenia, ktoré boli prijaté neskôr.
  • Uveďte mená všetkých osôb zapojených do záznamu a ich prípadnú úlohu v spoločnosti. Ak máte napríklad zoznam vkladov na účet, každý záznam by mal obsahovať mená manažérov alebo zamestnancov, ktorí vklad uskutočnili.

Porovnajte zostatky na účtoch a transakcie s bankovými záznamami. Finančné knihy sú pripojené k bankovému alebo investičnému účtu podniku. Účtovné knihy spoločnosti by sa mali zhodovať so záznamami banky.[3]

  • V niektorých prípadoch môže byť potrebné ďalšie vyšetrovanie. Ak napríklad záznamy spoločnosti zaznamenávajú predaj klientovi v hodnote 1 000 USD, ale na účet spoločnosti bolo vložených len 500 USD, audítor môže kontaktovať klienta, aby zistil, koľko peňazí klient zaplatil a kedy.
  • Získajte posledné bankové výpisy a porovnajte záznamy spoločnosti so záznamami banky. Ak sa vyskytne nezrovnalosť, označte transakciu a zistite, prečo sa záznamy líšia. Ak dokážete vopred identifikovať dôvod nezrovnalosti a v prípade potreby opraviť svoje záznamy, ušetríte audítorovi čas a úsilie.

otestovať účinnosť vnútorných finančných kontrol. Nedostatočné kontroly ponechávajú priestor pre chyby, ako aj zvýšené riziko krádeže alebo podvodu. Uistite sa, že všetok finančný softvér je aktuálny, a používajte zložité heslá, ktoré sú pre každého používateľa jedinečné. Uistite sa, že heslá nezostali voľne ležať a nikto ich nemôže použiť.[4]

  • Audítor si bude dávať pozor na všetky diery vo finančnom zabezpečení spoločnosti, ktoré by mohli byť zneužité. Keď sa v správe audítora objavia informácie o tomto type bezpečnostných rizík, je to pre spoločnosť príležitosť prijať opatrenia na odstránenie týchto nedostatkov s cieľom chrániť spoločnosť, ako aj jej zákazníkov.

Odsúhlasenie výpočtov dlhu s veriteľmi. Ak má vaša spoločnosť dlhy, vytiahnite si výpisy od veriteľov a uistite sa, že úrokové sadzby a dlžná istina zodpovedajú účtovníctvu vašej spoločnosti.[5]

  • Audítor tiež vyhodnotí, kto dlh schválil, akúkoľvek zmienku o dlhu na zasadnutiach spoločnosti a či sa všetky platby dlhu uskutočňujú v plnej výške a včas. Uistite sa, že tieto záznamy sú jasné a dostupné audítorovi.
  • Ak si spoločnosť prenajíma pracovné alebo kancelárske priestory, audítor vyhodnotí aj nájomné zmluvy a uistí sa, že tieto záväzky sa plnia v súlade s podmienkami zmluvy.

Prepočítajte a vyhodnoťte výdavky. Vytiahnite účtenky, výkazy výdavkov a iné záznamy o výdavkoch a zistite ich správnosť a oprávnenosť ako podnikateľských výdavkov. Neobvyklé položky alebo príliš veľké transakcie môžu byť predmetom dodatočnej kontroly.[6]

  • Ak má napríklad spoločnosť zvyčajne každý mesiac výdavky na komunálne služby vo výške 800 USD a jeden mesiac je vo výkaze výdavkov uvedených 8 000 USD na výdavky na komunálne služby, audítor osloví spoločnosti poskytujúce komunálne služby, aby sumu potvrdili, a zistí, prečo bola tento mesiac nadmerná alebo či bola suma uvedená omylom.

Metóda 2 z 3: Vyhľadávanie potvrdení o transakciách

zasielanie listov zákazníkom a dodávateľom v prípade opakovaných transakcií. V prípade obzvlášť veľkých alebo neobvyklých transakcií napíšte alebo zavolajte a potvrďte sumu a podrobnosti transakcie. Spýtajte sa zákazníka alebo predajcu, čo hovorí jeho záznam, namiesto toho, aby ste si jednoducho prečítali svoj záznam a požiadali o potvrdenie.[7]

  • Ak napríklad spoločnosť platí každý mesiac 2 500 USD určitému dodávateľovi a potom vo februári záznamy spoločnosti ukazujú, že tomuto dodávateľovi zaplatila 7 500 USD, mohli by ste kontaktovať dodávateľa a opýtať sa, koľko podľa jeho záznamov vaša spoločnosť zaplatila vo februári. Ak je suma správna, požiadajte o podrobný výpis, ktorý by vám mohol pomôcť zistiť, prečo bol účet taký vysoký. Ak je suma nesprávna, upravte svoje účtovníctvo.

Overujte podporné informácie pre zložité zostatky na účtoch. Pri niektorých transakciách má väčší zmysel, aby audítor overil podporné informácie, napríklad sadzby, a potom prepočítal celkovú sumu, ktorá by tam mala byť.[8]

  • Predpokladajme napríklad, že ide o otázku týkajúcu sa výberov z výplatných pások zamestnancov v systéme 401(k). Môžete si overiť mieru týchto výberov od zamestnancov a následne prepočítať sumy, ktoré mali byť vybrané. Porovnajte tieto výpočty so zostatkami na účtoch 401(k) zamestnancov.

Analyzujte trhové údaje na potvrdenie finančných výkazov. Najmä ak spoločnosť obchoduje s cennými papiermi na voľnom trhu, pozrite si trhové údaje, aby ste zistili, či je vaše ocenenie vo finančných výkazoch spoločnosti presné.[9]

  • Napríklad, ak spoločnosť investovala do cenných papierov a plánuje ich predať do 2 rokov, môžete analyzovať prevládajúcu trhovú cenu a výkonnosť týchto cenných papierov, aby ste určili ich účtovnú hodnotu.

Skontrolujte podmienky neobvyklých transakcií. Zmätočné alebo neobvyklé transakcie môžu pre audítorov vyvolávať varovné signály, pretože naznačujú vyššie riziko, že v spoločnosti dochádza k podvodnej činnosti. Identifikujte tieto transakcie v účtovníctve a porozprávajte sa so zákazníkmi alebo predajcami, aby ste zistili, o čo išlo.[10]

  • Napríklad transakcia nákupu veľkého množstva výrobkov, po ktorej takmer okamžite nasleduje vrátenie výnosov z tohto predaja zákazníkovi bez vrátenia výrobku, môže vzbudiť varovné signály auditu.

Používajte sprostredkovateľov pre transakcie so spriaznenými stranami. Ak sú do transakcie zapojení dvaja manažéri, vedúci pracovníci spoločnosti alebo zamestnanci, audítor zvyčajne použije záznamy tretích strán, ak sú k dispozícii, aby potvrdil, že transakcia bola nadštandardná. Ak viete, že tieto záznamy existujú, môžete pokračovať a vyžiadať si ich na zdôvodnenie transakcie.[11]

  • Audítor vyhľadá audítorské dôkazy od všetkých sprostredkovateľov, ako sú banky, agenti alebo právnici, aby potvrdil obchodné zdôvodnenie a podmienky transakcie.

Metóda 3 z 3: Kontrola priestorov

Overte existenciu majetku prostredníctvom fyzickej inventúry. Niečo môže byť uvedené v účtovníctve, ale to neznamená, že to skutočne existuje. Najmä v prostredí maloobchodného predaja vám pravidelná inventarizácia umožňuje opraviť účtovníctvo prostredníctvom procesu auditu.[12]

  • Poznámky a fotografie, ako aj inventárne záznamy pomáhajú zdokumentovať tieto dôkazy.
  • Pozorujte, ako sa likvidujú rozbité výrobky alebo výrobky s uplynutou dobou spotreby a ktorí zamestnanci sú zodpovední za označenie týchto výrobkov do evidencie.

Vypočujte zamestnancov o zásadách a postupoch. Zamestnancov sa možno pýtať všeobecne na zásady a postupy alebo im klásť konkrétne otázky o konkrétnych transakciách, ktoré vyvolali podozrenie. Hoci rozhovor so zamestnancami sám o sebe nemusí predstavovať objektívny a spoľahlivý audítorský dôkaz, môže poukázať na iné dôkazy alebo informácie.[13]

  • Najmä zamestnanci vo finančných a manažérskych funkciách by mali očakávať, že počas celého procesu auditu budú viesť rozhovory s audítorom.
  • V závažnejších situáciách môže audítor predložiť zamestnancom písomné otázky, aby sa ich odpovede zachovali v písomnej podobe.

Hľadanie nekontrolovaných dokumentov alebo nezhodných výrobkov. Náhodné dokumenty alebo poznámky vyvesené na stenách alebo strojoch môžu naznačovať alternatívny postup, ktorý nie je presne v súlade so zásadami alebo ktorý predstavuje bezpečnostné obavy. To isté platí pre výrobky, ktoré nie sú uložené alebo skladované tam, kde majú byť.[14]

  • Ak by napríklad audítor maloobchodnej predajne našiel hromady výrobkov ukryté za stolom v kancelárii, a nie na predajnej ploche, chcel by zistiť stav týchto výrobkov a dôvod, prečo boli oddelené od ostatných zásob.
  • Poznámky nalepené na strojoch môžu naznačovať, že niečo nefunguje správne a treba to opraviť, alebo že zamestnanci neboli riadne vyškolení, ako stroj obsluhovať. Tieto náhodné poznámky sa stávajú súčasťou základných zásad a postupov, aj keď ich posolstvo nie je komunikované štandardnými kanálmi.
  • Všimnite si zlé čistenie alebo improvizované opravy. Prejdite pracovisko a hľadajte stroje alebo zariadenia, ktoré zamestnanci dočasne „opravili“ pomocou lepiacej pásky alebo podložiek. Pred auditom vykonajte správne postupy údržby, aby ste sa uistili, že je všetko čisté a v poriadku.[15]

    • Ak je na pracovisku neporiadok, môže to naznačovať, že ide o väčší problém alebo že problém nie je primerane riešený. To môže u audítorov vyvolať červené signály.
    • Stroje a zariadenia sú podnikovým majetkom, ktorý si vyžaduje pravidelnú údržbu, aby sa dožil svojej životnosti. Ak sa tento majetok nečistí, neopravuje a neudržiava správne, spoločnosť môže prísť o peniaze.
  • Odkazy