3 spôsoby získania dokladu o zamestnaní

Pri prijímaní nového zamestnanca môže byť získanie dokladu o predchádzajúcom zamestnaní jednou z najdôležitejších vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste sa uistili, že prijímate niekoho, kto má znalosti a skúsenosti potrebné na vykonávanie práce. Zároveň je to jedna z najjednoduchších vecí, o ktorých môžu kandidáti v životopisoch a žiadostiach o zamestnanie klamať. Našťastie existujú spôsoby, ako si môžete overiť pracovnú históriu uchádzača, aby ste vedeli, že osoba, ktorú prijímate, je rovnako sľubná osobne ako na papieri.[1]

Metóda 1 z 3: Použitie overovacej služby

Rozhodnite sa, aké informácie potrebujete. Ktorá služba je pre vás najvhodnejšia, môže závisieť od konkrétnych údajov, ktoré potrebujete preukázať v prípade konkrétneho uchádzača.

  • Služby môžu potvrdiť dátumy začiatku a konca predchádzajúcich zamestnaní uchádzača, názvy a povinnosti týchto zamestnaní, ako aj údaje o výške platu. V niektorých štátoch sa môžete dozvedieť aj dôvod ukončenia pracovného pomeru zamestnanca a to, či ho spoločnosť považuje za vhodného na opätovné prijatie do zamestnania.[2]
  • Právne predpisy týkajúce sa toho, čo môžu bývalí zamestnávatelia zverejniť, sa v jednotlivých štátoch značne líšia, preto sa oplatí overiť si právne predpisy vášho štátu, ak si myslíte, že overenie predchádzajúcich pracovných výsledkov uchádzača, jeho profesionálneho správania alebo dôvodov ukončenia pracovného pomeru je dôležité.[3]

Určite, ako ďaleko do minulosti chcete ísť. Zamestnávatelia zvyčajne chcú overiť buď určitý počet predchádzajúcich zamestnávateľov, alebo zamestnanie za určitý počet rokov.

  • Spôsob, akým to chcete definovať, závisí nielen od potrieb vašej spoločnosti, ale aj od pracovnej histórie uchádzača. Napríklad, ak sa o prácu u vás uchádza osoba, ktorá pracovala pre toho istého zamestnávateľa šesť rokov, overenie zamestnania, ktoré by sa vzťahovalo na päť rokov dozadu, by zachytilo len toto jedno zamestnanie.
  • Mnohí zamestnávatelia uprednostňujú prístup spočívajúci v preskúmaní pracovnej histórie uchádzača za posledných päť rokov alebo posledných dvoch zamestnávateľov, podľa toho, čo je dlhšie.[4]
  • Majte na pamäti, že niektorí uchádzači môžu mať v pracovnej histórii medzery, ktoré by spôsobili ťažkosti, ak by ste zvolili prístup založený výlučne na rokoch.[5]
    Napríklad, ak by ste overovali posledných päť rokov, ale žiadateľ bol dva roky bez práce, keď porodil a staral sa o dieťa, vašich päť rokov by zachytilo len tri roky práce.

Výber overovacej služby. Na základe posúdenia vašich potrieb môžete nájsť overovaciu službu, ktorá vám poskytne potrebné informácie najúčinnejšie a najlacnejšie.

  • Nielenže existujú rôzne overovacie služby, ktoré majú prístup k rôznym databázam a informáciám, ale každá služba môže mať niekoľko rôznych možností, z ktorých si môžete vybrať tú, ktorá vašej spoločnosti najviac vyhovuje.
  • Napríklad spoločnosť Equifax poskytuje overovanie zamestnania prostredníctvom svojej služby The Work Number (Pracovné číslo). Tieto služby sa líšia cenou v závislosti od toho, či potrebujete informácie o plate alebo jednoducho potrebujete potvrdiť, kde uchádzač pracoval a ako dlho tam pracoval.

Získajte súhlas od kandidáta na zamestnanca. Vaša overovacia služba bude pravdepodobne vyžadovať podpísaný dokument o súhlase pred dokončením vyhľadávania.
[6]

  • V niektorých štátoch, ako je Delaware a Oklahoma, sa zo zákona vyžaduje súhlas uchádzača, ak chcete kontaktovať jeho bývalých zamestnávateľov alebo nahliadnuť do jeho pracovnej histórie.[7]
  • Ak si hľadáte prácu, môžete sa sami zaregistrovať v overovacích službách a ponúknuť zamestnávateľom kód na overenie vašej pracovnej minulosti. Ak máte k dispozícii túto možnosť, môže to nielen urýchliť a uľahčiť proces prijímania zamestnancov, ale aj zvýšiť dôveru potenciálneho zamestnávateľa vo vás ako nového zamestnanca.[8]

Dostať overovaciu správu. Do niekoľkých dní alebo týždňa vám služba zašle správu o svojich zisteniach.[9]

  • Keď správu dostanete, môžete ju porovnať so žiadosťou alebo životopisom uchádzača a posúdiť platnosť poskytnutých informácií.

Stretnite sa s uchádzačom. Možno budete chcieť dať uchádzačovi príležitosť vysvetliť akékoľvek nezrovnalosti medzi overovacou správou, ktorú ste dostali, a informáciami, ktoré vám poskytol.

  • Overovacia spoločnosť musí zvyčajne poskytnúť uchádzačovi aj možnosť spochybniť všetky informácie uvedené v správe, ak tvrdí, že nie sú presné. Zistite si postupy od vašej overovacej spoločnosti a podľa potreby informujte uchádzača.[10]
    Dôveryhodný zdroj
    Komisia USA pre rovnosť pracovných príležitostí
    U.S. Vládna agentúra, ktorá presadzuje občianske práva na pracovisku
    Prejdite na zdroj
  • V niektorých prípadoch môžu byť nezrovnalosti výsledkom nedorozumenia. Napríklad, ak bol žiadateľ umiestnený u zamestnávateľa prostredníctvom agentúry dočasného zamestnávania a potom prijatý na plný úväzok, môže jednoducho uviesť názov spoločnosti za celé obdobie zamestnania, hoci pôvodne nebol na výplatnej listine spoločnosti. To by spôsobilo rozpor medzi správou overovacej služby a informáciami, ktoré vám poskytol.[11]

Metóda 2 z 3:Získanie previerky minulosti

Rozhodnite sa, ktoré informácie chcete zahrnúť. V závislosti od potrieb vášho podniku a povinností vašich zamestnancov môže byť potrebné okrem overenia pracovnej minulosti uchádzača preskúmať aj rôzne aspekty jeho minulosti.

  • Rozsah a hĺbka preverovania by mali zodpovedať povahe pozície, o ktorú sa uchádzač uchádza.[12]
    Ak napríklad práca nezahŕňa žiadnu finančnú zodpovednosť ani manipuláciu s hotovostnými transakciami, pravdepodobne nie je potrebné preverovať úverovú správu uchádzača. Rovnako nie je dôvod skúmať záznam o šoférovaní uchádzača, ak jeho pracovné povinnosti nebudú zahŕňať šoférovanie pre spoločnosť (okrem dochádzania na pracovisko).

Vyberte si službu kontroly minulosti, ktorá vyhovuje vašim potrebám. Spomedzi mnohých rôznych služieb na preverenie minulosti bude pre vás najlepšia tá, ktorá vám poskytne všetky požadované informácie a nebude plytvať vaším časom ani peniazmi na získavanie informácií o uchádzačoch o zamestnanie, ktoré nie sú potrebné na posúdenie životaschopnosti daného uchádzača vo vašej spoločnosti.

  • Niektoré spoločnosti napríklad overujú záznamy o vzdelaní uchádzača a záznamy o šoférovaní, ale ak tieto informácie nepotrebujete, môžete ušetriť čas a peniaze tým, že ich nebudete požadovať.[13]
  • Uistite sa, že služba, ktorú ste si vybrali, je v súlade so svojimi povinnosťami podľa federálneho zákona o spravodlivom vykazovaní údajov (FCRA). Zákon nariaďuje osobitné postupy na poskytovanie oznámení uchádzačom a zabezpečenie presnosti a aktuálnosti všetkých nahlásených informácií.[14]

Získajte súhlas od uchádzača o zamestnanie. Pred vykonaním kontroly potenciálneho zamestnanca musíte získať súhlas.

  • Federálny zákon vyžaduje, aby ste kandidáta informovali o tom, že vykonávate previerku minulosti, ako aj vysvetlili, že informácie, ktoré získate prostredníctvom previerky minulosti, môžu byť použité pri rozhodovaní o jeho prijatí do zamestnania.[15]
    Dôveryhodný zdroj
    Komisia USA pre rovnosť príležitostí v zamestnaní
    U.S. Vládna agentúra, ktorá presadzuje občianske práva na pracovisku
    Prejsť na zdroj
  • Zákon tiež vyžaduje, aby ste pred vykonaním akejkoľvek previerky minulosti mali písomný súhlas zamestnanca. Rozsah preverovania by mal byť všeobecne vysvetlený v dokumente, ktorý zamestnanec podpisuje a ktorým povoľuje preverenie a vypracovanie správy.[16]
    Dôveryhodný zdroj
    Komisia USA pre rovnosť pracovných príležitostí
    U.S. vládna agentúra, ktorá presadzuje občianske práva na pracovisku
    Prejsť na zdroj
  • Ak získavate úplnú správu o vyšetrovaní, ktorá môže zahŕňať rozhovory s osobami, ktoré žiadateľa poznajú, musíte tiež informovať žiadateľa, že má právo na úplný opis rozsahu vyšetrovania a typov otázok, ktoré mu budú položené.[17]
    Dôveryhodný zdroj
    Komisia USA pre rovnosť príležitostí v zamestnaní
    U.S. vládna agentúra, ktorá presadzuje občianske práva na pracovisku
    Prejsť na zdroj

Získanie výsledkov kontroly minulosti. Služba kontroly minulosti vám poskytne správu o výsledkoch vykonanej kontroly minulosti.

  • Majte na pamäti, že federálny zákon zakazuje používať tieto informácie na diskrimináciu uchádzačov na základe určitých znakov, ako je rasa, pohlavie, náboženstvo alebo zdravotné postihnutie. Uistite sa, že informácie používate vhodne a že všetky informácie, na základe ktorých sa rozhodujete, priamo súvisia s pracovným miestom a sú potrebné na to, aby ste mohli viesť svoj podnik.[18]
    Dôveryhodný zdroj
    Komisia USA pre rovnosť príležitostí v zamestnaní
    U.S. vládneho orgánu, ktorý presadzuje občianske práva na pracovisku
    Prejsť na zdroj
  • Podľa federálnych zákonov musíte po jednom roku bezpečne zlikvidovať každú správu o minulosti, ktorú ste dostali, bez ohľadu na to, či bol uchádzač prijatý do zamestnania.[19]
    Dôveryhodný zdroj
    Komisia USA pre rovnosť príležitostí v zamestnaní
    U.S. vládna agentúra, ktorá presadzuje občianske práva na pracovisku
    Prejsť na zdroj

Následné kroky s uchádzačom o zamestnanie. Ak informácie v previerke minulosti vyvolávajú otázky, možno budete musieť o nich s potenciálnym zamestnancom diskutovať a vyriešiť prípadné nezrovnalosti.

  • V mnohých prípadoch môže byť nezrovnalosť spôsobená skôr nedorozumením než úmyslom uchádzača zavádzať vás o svojej minulosti.
  • Za určitých okolností môže byť užitočné získať aj príbeh zamestnanca o tom, čo sa stalo alebo čo viedlo k určitému záznamu v jeho previerke.
  • Ak sa rozhodnete nezamestnať uchádzača na základe informácií obsiahnutých v správe o minulosti, ktorú ste dostali, musíte mu poskytnúť písomné vyhlásenie, v ktorom uvediete informácie, ktoré viedli k vášmu rozhodnutiu, spolu s kópiou správy, ktorú ste dostali.[20]
    Dôveryhodný zdroj
    Komisia USA pre rovnosť pracovných príležitostí
    U.S. vládna agentúra, ktorá presadzuje občianske práva na pracovisku
    Prejsť na zdroj

Metóda 3 z 3:Vyžiadanie výplatných pások a daňových záznamov

Overte si štátne právne predpisy, aby ste zistili, čo môžete požadovať. Hoci mnohí zamestnávatelia požadujú od zamestnancov kópie W2 alebo daňových priznaní na overenie zamestnania, tieto formuláre môže byť potrebné upraviť, aby sa odstránili určité citlivé alebo potenciálne diskriminačné informácie.

  • Pravdepodobne by ste mali od uchádzačov požadovať aspoň to, aby z týchto dokumentov vymazali čísla sociálneho zabezpečenia.[21]
  • Mali by ste si tiež uvedomiť, že tieto dokumenty môžu obsahovať informácie o nemocenskej dávke alebo výhodách, ktoré by naznačovali, že žiadateľ patrí do skupiny chránenej federálnymi antidiskriminačnými zákonmi. V niektorých štátoch, napríklad v Kalifornii, platia zákony, ktoré zamestnávateľom zakazujú klásť otázky týkajúce sa tohto typu informácií, preto môžete požiadať, aby uchádzači začiernili aj tieto informácie.[22]

vyžiadať si od uchádzača o zamestnanie príslušné dokumenty. Väčšina zamestnávateľov ukladá zamestnancovi povinnosť predložiť daňové doklady alebo doklady o sociálnom zabezpečení ako doklad o zamestnaní.

  • Majte na pamäti, že aj keď vám uchádzač odmietne umožniť kontaktovať predchádzajúceho zamestnávateľa, stále môžete požiadať o dokumenty, ako napríklad W2, aby ste overili jeho príjem a roky, počas ktorých bol zamestnaný.[23]
  • Daňové doklady alebo doklady o sociálnom zabezpečení môžu byť tiež dôležitým spôsobom overenia zamestnania, ak predchádzajúci zamestnávateľ zanikol a vy nemáte možnosť sa s ním spojiť, aby ste si overili zamestnanie.[24]
  • Ak uchádzači nemajú kópie dokladov W2, môžu si objednať výpis z daňového úradu za roky, v ktorých potrebujete doklad o zamestnaní. Výpisy za aktuálny rok a posledné tri roky, za ktoré žiadateľ podal daňové priznanie, sú k dispozícii online alebo na telefónnom čísle 1-800-908-9946.[25]
    Dôveryhodný zdroj
    Internal Revenue Service
    U.S. vládna agentúra zodpovedná za správu federálneho daňového zákonníka
    Prejsť na zdroj
    <ref.https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/f4506t.pdf</ref>
  • Žiadatelia môžu získať overené ročné správy o príjmoch aj od Správy sociálneho zabezpečenia. Tieto overené správy stoja 56 USD za každý požadovaný rok, hoci neoverené ročné správy možno získať online zadarmo.[26]
    Dôveryhodný zdroj
    Správa sociálneho zabezpečenia USA
    Nezávislé U.S. vládna agentúra, ktorá spravuje sociálne zabezpečenie a súvisiace informácie
    Prejsť na zdroj

Porovnajte informácie v dokumentoch so životopisom alebo žiadosťou uchádzača. Keď potenciálny zamestnanec predloží požadovanú dokumentáciu, môžete zistiť, či sa zhoduje s informáciami, ktoré sám uviedol.

  • Majte na pamäti, že daňové doklady alebo doklady o sociálnom zabezpečení poskytujú len základné informácie o zamestnaní, napríklad dátumy, kedy bola osoba zamestnaná, a príjem, ktorý dostávala.
  • Ak mal žiadateľ nejakú zmluvnú alebo dočasnú prácu, meno zamestnávateľa uvedené na W2 alebo inom dokumente sa môže líšiť od mena, ktoré uviedol v žiadosti. V takom prípade budete zvyčajne musieť zavolať do agentúry dočasného zamestnávania alebo inej služby, ktorú uchádzač využil, aby ste si overili, kde bol uchádzač umiestnený.[27]

V prípade potreby kontaktujte predchádzajúcich zamestnávateľov. Ak sa objavia nejaké nezrovnalosti, možno budete chcieť získať informácie od zamestnávateľa, ktorý s vaším kandidátom pracoval.

  • Namiesto použitia kontaktných údajov, ktoré zamestnanec uviedol v žiadosti alebo životopise, môžete radšej vykonať vyhľadávanie záujmov zamestnávateľa a nájsť oficiálnu adresu. Majte na pamäti, že uchádzač už možno hovoril so spolupracovníkom alebo iným priateľom a požiadal ho, aby na požiadanie poskytol pozitívnu referenciu, takže môže byť vo vašom najlepšom záujme preskočiť informácie, ktoré vám poskytol uchádzač, a obrátiť sa priamo na zdroj.
  • Pošlite žiadosť o overenie na oddelenie ľudských zdrojov alebo podobnému nadriadenému a požiadajte o písomný dôkaz.[28]
  • Vo väčšine štátov sa môžete pýtať na dátumy zamestnania, pracovné pozície a povinnosti, ktoré žiadateľ vykonával, a jeho mzdu. V niektorých štátoch sa môžete opýtať aj na výkonnosť a disciplinárny záznam uchádzača, ako aj na dôvod ukončenia jeho pracovného pomeru.[29]
    [30]
  • Následné kroky s kandidátom na zamestnanca. Po ukončení hodnotenia informujte potenciálneho zamestnanca o výsledku a o všetkých rozhodnutiach, ktoré ste na základe poskytnutých informácií prijali.

    • Mohli by ste tiež zvážiť, či uchádzačovi oznámite, čo sa bude robiť s jeho citlivými informáciami a ako budú tieto dokumenty zabezpečené. Nezabudnite, že federálny zákon a nariadenia EEOC vyžadujú, aby ste po roku všetky takéto dokumenty zničili.[31]
      Dôveryhodný zdroj
      Komisia USA pre rovnosť príležitostí v zamestnaní
      U.S. vládna agentúra, ktorá presadzuje občianske práva na pracovisku
      Prejsť na zdroj
  • Odkazy