4 spôsoby, ako byť stručný

V dnešnej dobe preťaženia informáciami je stručnosť cennou zručnosťou. Či už hovoríte na stretnutí, prednášate prezentáciu alebo píšete článok, musíte byť vypočutí a pochopení rýchlo, skôr ako stratíte pozornosť publika. Ako môžete odovzdať svoje hlavné body bez toho, aby ste publikum zahltili nepodstatnými informáciami? Starostlivo plánujte a upravujte sa, aby ste sa čo najrýchlejšie dostali k podstate a nestratili dôležité detaily.

Metóda 1 zo 4:Hovoriť stručne


Predtým, ako začnete hovoriť, si to naplánujte. Vyberte si, čo chcete povedať, skôr než to poviete. Pomôže vám to sprostredkovať najdôležitejšie body bez toho, aby ste chodili okolo horúcej kaše. Ak prednášate prejav, napíšte si scenár a držte sa ho. Ak hovoríte mimochodom, na chvíľu si naplánujte najdôležitejšie časti toho, čo chcete povedať.

  • Premyslite si, ako by ste niečo povedali, keby ste mali len niekoľko minút. Čo musíte zahrnúť? Čo môžete vynechať?
  • Ak napríklad na stretnutí podávate aktuálne informácie o projekte, pravdepodobne nemusíte rozoberať všetky kroky, ktoré ste urobili, aby ste na niečom pracovali. Namiesto toho hovorte o výsledkoch, ktoré ste na projekte doteraz dosiahli.


Spoznajte svoje publikum. Je dôležité vedieť, kto vás počúva, keď hovoríte.[1]
Odborný zdroj
Lynn Kirkham
Tréner verejného vystupovania
Rozhovor s odborníkom. 20. novembra 2019.
Pomôže vám to určiť, koľko vysvetlení musíte podať alebo ako môžete skrátiť čas.

  • Ak napríklad hovoríte s kolegom, ktorý rozumie vašej práci, nemusíte tráviť veľa času vysvetľovaním základných pojmov. Ak hovoríte k ľuďom, ktorí nepoznajú vašu prácu, možno budete musieť opísať viac.


Najskôr vyjadrite hlavnú myšlienku. Začnite svoj rozhovor najdôležitejšou myšlienkou. Povedzte poslucháčom hlavný titulok toho, čo chcete povedať. Pomôže to aj vašim poslucháčom sledovať vašu myšlienkovú líniu. Vaša najdôležitejšia myšlienka sa nestratí.

  • Ľudia majú tendenciu najpozornejšie počúvať prvých 30 sekúnd prejavu, preto si dajte záležať na tejto prvej časti.


Vynechajte zbytočné detaily. Premyslite si podrobnosti, ktoré poslucháč potrebuje vedieť. Ak to nie je priamo relevantné, poslucháč pravdepodobne nepotrebuje poznať životnú históriu niekoho z vášho príbehu ani farbu obojku psa. Vynechajte tieto typy informácií.


Používajte aktívne opisy. Vyberte si zmysluplné slová, ktoré veľa povedia. Vyhýbajte sa pasívnym vetným konštrukciám, ako napríklad „Existujú“ a „Máme“.“ Vytvárajte deklaratívne výroky, ktoré okamžite prechádzajú k veci. Zvoľte si také spôsoby reči, ktoré v menšom počte slov obsahujú veľa významu.


Zostaňte sústredení. Snažte sa nerozptyľovať, keď hovoríte. Držte sa témy bez toho, aby ste odbočili k niečomu, čo priamo nesúvisí s danou témou.


Venujte pozornosť svojmu prejavu. Začnite počúvať, ako dlho vám trvá, kým sa dostanete k cieľu. To vám pomôže začať zisťovať, kde môžete zo svojho prejavu vyškrtnúť slová a tendencie. Potom môžete pracovať na tom, aby ste boli struční.

  • Žiadajú vás ľudia často, aby ste sa opakovali?
  • Používate často pri rozprávaní vetu „Chcem tým povedať, že…“, aby ste objasnili svoje názory??
  • Používate často slová ako „um“ a „uh“?


Precvičujte si stručné vyjadrovanie.[2]
Odborný zdroj
Lynn Kirkhamová
Tréner verejného rečnenia
Rozhovor s odborníkom. 20 november 2019.
Keď ste si istí svojimi rečníckymi schopnosťami, je pravdepodobnejšie, že budete hovoriť stručne a priamo. Ak sa cítite nervózni alebo vám chýba sebavedomie, váš prejav sa môže začať plniť „ums“ a „uhs.“

  • Skúste si to precvičiť pred dôveryhodným priateľom. Táto osoba vám môže poskytnúť spätnú väzbu na váš prejav.

Metóda 2 zo 4: Píšte stručne


Naplánujte si, čo chcete napísať. Slovnosť alebo nejasnosť sa môže objaviť, keď si nie ste istí tým, čo chcete povedať. Vyhnite sa nejasnostiam tým, že si pred písaním urobíte osnovu.

  • Uveďte svoju hlavnú myšlienku a za ňou 3-5 podporných bodov.


Zvážte svoje publikum. Premýšľajte o tom, kto bude vaše písanie čítať. Píšte primerane, aby vaše publikum pochopilo váš význam.

  • Ak napríklad píšete niečo odborné, zvážte úroveň porozumenia vášho publika. Možno budete musieť využiť priestor na vysvetlenie pojmov.
  • Ak napíšete list redakcii, majte na pamäti, že váš list môže byť aj tak skrátený. Nedovoľte, aby sa význam vášho listu zmenil, pretože redaktor novín vyškrtol polovicu vašich slov.


Poznajte svoj slovný limit. Väčšina zadaných písomných prác má limit počtu slov. Tento limit vás núti byť stručný. Ak vám nebol pridelený limit slov, stanovte si vlastný limit. Premyslite si vhodnú dĺžku, aby sa váš čitateľ nenudil.


Píšte aktívnym jazykom. Aktívny jazyk jasne a rýchlo identifikuje význam vo vete. Ľudia majú tendenciu rýchlejšie pochopiť aktívny jazyk. Aktívny hlas dáva zásluhu na činnosti, deklaruje, čo sa stalo.[3]

  • Napríklad namiesto toho, aby ste napísali: „Mačku naháňal pes,“ napíšte: „Pes naháňal mačku.“
  • V prípade jemného písania môžete ešte potrebovať použiť pasívny jazyk. Napríklad v tomto prípade: „Došlo k chybe…“ Pasívna formulácia zjemňuje význam.


Nech každé slovo slúži svojmu účelu. Starostlivo vyberajte slová tak, aby každé slovo malo špecifickú funkciu. Ak môžete nejaké slovo alebo slovné spojenie rovnako ľahko vynechať bez toho, aby ste zmenili jeho význam, urobte tak.


Používajte pravidlo dvoch riadkov. Pravidlo dvoch riadkov sa týka dĺžky vašich viet. Ak vaša veta zaberá dva alebo viac riadkov na hárku papiera (alebo napísaná na počítači), začnite sa zaoberať vašou formuláciou a hľadajte zbytočné slová. Čo môžete vyškrtnúť, aby ste vyjadrili rovnaký význam v jednom riadku?

  • Ak stále potrebujete väčšinu informácií v tejto vete, zvážte jej rozdelenie na dve kratšie vety.

Metóda 3 zo 4:Úprava vašej práce


Odstráňte nepotrebné a nadbytočné slová. Na vysvetlenie svojho nápadu môžete použiť viac slov, ako je potrebné. Najčastejšie sú tieto slová výplňou, ktorá zaberá cenné miesto vo vašom písaní. Zo svojho písania odstráňte nadbytočnosti a dodatočné vysvetlivky.[4]

  • Niektoré typické výplňové slová sú: „len“, „niektoré“, „to“, „ale“ a „a potom“.“
  • Upravte frázy do privlastňovacieho tvaru. Môžete použiť frázu ako napr.“ Zmeňte tento tvar na privlastňovací a namiesto toho napíšte „listy rastliny“. Zachováva to rovnaký význam a odstraňuje dve zbytočné slová.


Nahraďte heslovité frázy presnými a stručnými slovami. Odstráňte zdĺhavé opisy a nahraďte ich presnejšími slovami. Napríklad povedzme, že ste napísali: „Nie je pravda, že všetci historickí králi, kráľovné a princovia žili vo veľmi veľkých a veľmi krásnych zámkoch.“ Toto sa dá skrátiť na: „Nie všetci členovia kráľovskej rodiny žili v extravagantných zámkoch.“

  • Použite tezaurus na nájdenie opisného synonyma pre všeobecný pojem.
  • Nepreháňajte to s výberom deskriptorov. V mnohých prípadoch je najlepšie použiť jednoduchšie slovo alebo slovné spojenie. Čitateľ rýchlejšie pochopí váš význam. Nahraďte napríklad slovo „využiť“ slovom „použiť“ alebo slovo „ukončiť“ slovom „ukončiť“.“[5]


Vyhnite sa nadmernému používaniu bežných modifikátorov. Niektoré modifikátory, ako napríklad „veľmi“ a „naozaj“, sú nadužívané do takej miery, že sa stali nudnými a nepridávajú do viet žiadny extra pocit. Odstráňte mnohé z nich bez zmeny významu vety.


Vytlačte si tlačenú kópiu na úpravu. Píšte ako v starej škole a pracujte z tlačenej verzie. Je uspokojujúce preškrtnúť nepotrebné slová červeným perom. Zistite, koľko môžete vystrihnúť bez toho, aby ste stratili pôvodný význam.


Prečítajte si svoju prácu nahlas. Venujte niekoľko minút počúvaniu nepotrebných slov. Plynie písanie prirodzene, keď ho vyslovíte nahlas?

  • Požiadajte niekoho, aby si vypočul, ako čítate svoju prácu. Môže počuť ďalšie zbytočné alebo nadbytočné slová, ktoré nezachytíte.

Metóda 4 zo 4:Nácvik stručnej komunikácie


Pripojte sa k Toastmasters. Toastmasters je medzinárodná organizácia, ktorá učí a zdokonaľuje verejné vystupovanie a vodcovské schopnosti. Dostávate pravidelné rečnícke úlohy a budete ich predvádzať pred podpornou skupinou.

  • Vyhľadajte na webovej stránke Toastmasters miestnu pobočku.


Nahrávajte sa pri rozprávaní. Počúvajte svoje prejavy a prezentácie, aby ste zachytili prípady, keď hovoríte „hm“, „ako“ a „ehm“.“ Keď si tieto frázy uvedomíte, s väčšou pravdepodobnosťou ich zo svojho prejavu vylúčite.


Nájdite si redaktora. Môže vám pomôcť, ak sa na vaše písanie pozrie niekto iný. Redaktor vám môže poradiť, ako zefektívniť písanie. Táto osoba je menej naviazaná na váš písomný prejav a je pravdepodobnejšie, že navrhne škrty, ktoré by ste sami nemuseli urobiť.


  • Práca na reč tela.[6]
    Expertný zdroj
    Lynn Kirkham
    Tréner verejného vystupovania
    Odborný rozhovor. 20. novembra 2019.
    Keď budete mať sebavedomú reč tela, budete si istejší aj vo svojom prejave.[7]
    Medzi sebavedomé reči tela patria:

    • Pravidelný očný kontakt
    • Držte ramená a chrbát rovno
    • Žiadne šušťanie
    • Úsmevné
    • Uvoľnené svaly
  • Odkazy

      Lynn Kirkham. Tréner verejného rečníctva. Expertný rozhovor. 20. novembra 2019.

      Lynn Kirkham. Tréner verejného prejavu. Rozhovor s odborníkom. 20. novembra 2019.

      http://www.plainlanguage.gov/howto/quickreference/dash/dashactive.cfm

      http://www.writerightwords.com/10-filler-words/

      http://pcs.ieee.org/communication-resources-for-engineers/style/write-clearly-and-concisely/

      Lynn Kirkham. Tréner verejného prejavu. Odborný rozhovor. 20. novembra 2019.

      http://workawesome.com/communication/effective-communication-skills/