4 spôsoby, ako napísať list so sťažnosťou na oddelenie ľudských zdrojov

Vyhráža sa váš šéf vašou prácou, ak nebudete „vidieť veci po jeho?“ Sabotuje vás spolupracovník alebo si pripisuje zásluhy za vaše nápady? Pracovisko môže byť dostatočne stresujúce aj bez týchto problémov, ktoré treba riešiť. Je čas konať. Napíšte si dôležité podrobnosti o svojej sťažnosti a uveďte ich v liste pre oddelenie ľudských zdrojov (HR). Ak má personálne oddelenie formulár na podávanie sťažností, použite ho namiesto neho.

Vzorové listy


Vzor listu so sťažnosťou na sexuálne obťažovanie

Vzor listu so sťažnosťou na emocionálne zneužívanie

Vzor listu so sťažnosťou na nespravodlivé zaobchádzanie

Metóda 1 z 3: Podanie sťažnosti na obťažovanie


Identifikácia obťažovania na pracovisku. Sexuálne obťažovanie je jednou z foriem obťažovania na pracovisku, ale nie je to jediná forma. Môžete byť obťažovaní na základe pohlavia, rasy, farby pleti, náboženstva, národnostného pôvodu, zdravotného postihnutia, veku alebo genetických informácií.[1]
Dôveryhodný zdroj
Komisia USA pre rovnosť príležitostí v zamestnaní
U.S. vládny orgán, ktorý presadzuje občianske práva na pracovisku
Prejsť na zdroj
Zvážte nasledujúce správanie, ktoré by sa mohlo považovať za obťažovanie:

  • hanlivé poznámky alebo urážky na základe chránenej charakteristiky
  • zastrašovanie
  • Vyhrážky a fyzické útoky
  • rozprávanie urážlivých vtipov


Napíšte si podrobnosti o obťažovaní. Ľudským zdrojom budete chcieť poskytnúť čo najviac informácií. V súlade s tým by ste si mali sadnúť a spísať si nasledovné:[2]

  • Kto vás obťažuje a jeho vzťah k vám. Obťažovať vás môže nadriadený alebo spolupracovník. Obťažovanie môže pochádzať aj od osoby rovnakého pohlavia ako vy.
  • Kedy došlo k jednotlivým obťažujúcim činom – dátum, čas a miesto. Napíšte si tiež, čo daná osoba povedala alebo urobila a ako ste reagovali.
  • Kto bol svedkom obťažovania. Napíšte ich mená a pracovné pozície.
  • Aké hmatateľné dôkazy o obťažovaní máte. Môžete mať napríklad obťažujúce e-maily, hlasové správy alebo poznámky.


Formát vášho listu. Svoj list zostavte ako štandardný obchodný list. Ak poznáte meno kontaktnej osoby na oddelení ľudských zdrojov, uveďte ho do pozdravu. Ak neviete, zavolajte a opýtajte sa.


Predstavte seba a svoj účel. V prvom odseku by ste mali personálnemu oddeleniu poskytnúť určitú predstavu o tom, prečo mu píšete. Mali by ste napríklad uviesť, že chcete podať sťažnosť na obťažovanie, a identifikovať obťažovateľa.


Uveďte skutočnosti týkajúce sa obťažovania. Buďte jasní a prejdite k veci.[3]
Chcete poskytnúť dostatok informácií, aby personálny útvar videl, že existuje problém s obťažovaním, ktorý je potrebné prešetriť. Vysvetlite, kde a kedy došlo k obťažovaniu, ako aj kto bol jeho svedkom.

  • Incidenty opíšte v chronologickom poradí, ktoré je pre ľudí najľahšie pochopiteľné.
  • V niektorých väčších organizáciách nemusia personalisti poznať každého, napr. spolupracovníka. Mali by ste identifikovať, kto sú, e.g., „Jason Jones, ktorý pracuje vo vedľajšej kóji, videl, ako náš šéf urobil obscénne gesto.“
  • Držte sa faktov. Nemali by ste uvádzať žiadne tvrdenie alebo obvinenie, ktoré nemôžete podložiť dôkazom, napríklad svojimi písomnými spomienkami alebo svedkom. Napríklad nešpekulujte o motivácii vášho šéfa alebo spolupracovníka k tomu, čo povedal alebo urobil. Neviete, že.

ODBORNÁ RADA

Lily Zheng, MA

Rozmanitosť, rovnosť & Konzultantka pre inklúziu Lily Zheng je konzultantka pre diverzitu, rovnosť a inklúziu a výkonná koučka, ktorá spolupracuje s organizáciami po celom svete na budovaní inkluzívnejších a inovatívnejších pracovísk pre všetkých. Lily je autorkou knihy Gender Ambiguity in the Workplace: (2018) a The Ethical Sellout (Etický predajca): (2019): Zachovajte si integritu v dobe kompromisov. Lily získala magisterský titul zo sociológie na Stanfordskej univerzite. Lily Zheng, MA
Rozmanitosť, rovnosť & Konzultantka pre inklúziu

Uistite sa, že list odpovedá na otázky „kto“, „čo“, „kde“ a „kedy“.“ Jasne opíšte problém a jeho vplyv na vás a vašu prácu spolu so všetkými relevantnými informáciami, ktoré by personalisti mohli potrebovať vedieť. Potom navrhnite riešenie, ktoré vyrieši problém a jeho negatívny vplyv.“


Vysvetlite, ako ste reagovali. Je to právne dôležité. Obťažovanie je nezákonné len vtedy, ak je nežiaduce. Ak ste obťažujúce správanie privítali, potom ste podľa zákona neboli obťažovaní. Mali by ste uviesť, čo ste urobili alebo povedali v reakcii na to. Napríklad ste mohli niekomu povedať, aby sa vás nedotýkal.

  • Vysvetlite tiež, či ste sa pokúsili problém vyriešiť. Mohli ste sa napríklad stretnúť so svojím obťažovateľom, aby ste ho požiadali, aby prestal vtipkovať so sexuálnou tematikou.
  • Nezabudnite vysvetliť, ako ste sa kvôli obťažovaniu cítili. Napríklad ste mohli mať problémy pri práci v tíme s osobou, ktorá vás obťažovala, čo spôsobilo, že ste vynechávali prácu alebo ste podávali výkony pod svojou bežnou úrovňou.


Navrhnite riešenie. Na konci listu by ste mali uviesť, čo od personálneho oddelenia chcete. Môžete napríklad chcieť, aby vás preložili na iné oddelenie. Môžete tiež požiadať, aby personálne oddelenie vyšetrilo a potrestalo vášho obťažovateľa. Pravdepodobne by ste sa však mali vyhnúť tomu, aby ste personálnemu oddeleniu povedali, aby vášho obťažovateľa „vyhodilo“. To je ich rozhodnutie.

  • Nezabudnite list ukončiť poďakovaním personálnemu oddeleniu za jeho čas. Vložte „S pozdravom“ alebo „S úctou“ a potom list podpíšte.

ODBORNÁ RADA

Lily Zheng, MA

Diverzita, rovnosť & Konzultantka pre inklúziu Lily Zheng je konzultantka pre diverzitu, rovnosť a inklúziu a výkonná koučka, ktorá spolupracuje s organizáciami na celom svete s cieľom vybudovať inkluzívnejšie a inovatívnejšie pracoviská pre všetkých. Lily je autorkou knihy Gender Ambiguity in the Workplace: (2018) a The Ethical Sellout (Etický predajca): Etický predajca: Zachovajte si integritu v dobe kompromisov (2019). Lily získala magisterský titul zo sociológie na Stanfordskej univerzite. Lily Zheng, MA
Rôznorodosť, rovnosť & Konzultant pre inklúziu

Náš expert súhlasí: Aby ste sa uistili, že riešenie, ktoré navrhujete, je vhodné, vžite sa do perspektívy osoby, ktorá rozhoduje, a spýtajte sa sami seba: „Má to zmysel?“ a „Aké ďalšie možnosti sú k dispozícii?“


Vyhnite sa používaniu urážlivého jazyka. Hoci môžete byť nahnevaní, mali by ste sa snažiť nedávať to najavo. Používanie vulgárnych výrazov môže len podkopať vašu schopnosť získať pomoc. V skutočnosti sa na vás osoba, ktorá list čítala, mohla nahnevať.[4]

  • Namiesto toho, aby ste napísali: „Som teraz veľmi nahnevaný,“ napíšte: „Som nahnevaný.“
  • Namiesto „môj šéf je bigotný“ napíšte „pán. Jones ma zastrašuje tým, že na mňa opakovane kričí a používa rasové nadávky.“


Pošlite list personálnemu oddeleniu. Po podpísaní listu si pred jeho odoslaním urobte kópiu. Uchovajte si aj všetky podporné dokumenty, ako sú e-maily, hlasové správy, poznámky alebo výpovede svedkov. Možno ich budete musieť zdieľať, ak oddelenie ľudských zdrojov začne vyšetrovanie.

Metóda 2 z 3:Písanie listu v inej veci


Určite, prečo sa chcete sťažovať. Existuje mnoho problémov, na ktoré by ste mali upozorniť oddelenie ľudských zdrojov. Môžete sa napríklad sťažovať na nasledujúce veci:

  • Neboli ste riadne vyplatení: vaša spoločnosť vám možno zadržiava mzdu, nesprávne ju vypočítava atď.
  • Nedostali ste to, čo vám bolo sľúbené podľa pracovnej zmluvy.
  • Váš šéf alebo spolupracovníci vás šikanujú. Niektoré zneužívania sa nekvalifikujú ako obťažovanie na pracovisku. Z právneho hľadiska musí byť obťažovanie založené na chránenej charakteristike, ako je rasa, pohlavie, náboženstvo, vek atď.[5]
    Napriek tomu vás môže niekto šikanovať len preto, že vás nemá rád, a mali by ste ho nahlásiť.
  • Spolupracovník môže napríklad povedať niečo, čo vám je nepríjemné. Náhodný vtip so sexuálnym podtextom nemusí byť považovaný za sexuálne obťažovanie. Nie je však dôvod, aby ste sa s tým zmierili. Môžete nahlásiť nevhodné správanie, ktoré vám je nepríjemné.


Zhromaždite fakty. Musíte si predstaviť zamestnanca personálneho oddelenia, ktorý si váš list prečíta. Možno ani nevedia, kto ste, a nemajú dôvod vám veriť. Z týchto dôvodov budete musieť svoj list so sťažnosťou naplniť faktami. Zhromaždite nasledujúce skutočnosti:

  • Čo sa stalo, kedy a kde. Ak ste boli šikanovaní, napíšte podrobnosti.
  • Kto je do toho zapojený (váš priamy nadriadený, spolupracovník, zamestnanec v inej časti organizácie atď.)
  • Ako ste sa pokúsili problém vyriešiť. Hovorili ste s nadriadeným? Požiadajte personálne oddelenie o pomoc už teraz? Napíšte si dátumy a mená osôb, s ktorými ste hovorili. Zhrňte aj všetky odpovede, ktoré ste dostali.


Nastavte svoj list. Budete chcieť písať vo formáte obchodného listu. Správne naformátujte svoj dokument v textovom editore výberom čitateľnej veľkosti a štýlu písma (dobre funguje Times New Roman 12 bodov). Používajte tiež blokové odsekovanie.

  • Obráťte sa na personálne oddelenie a opýtajte sa, komu máte list adresovať. Váš pozdrav by mal znieť: „Vážený pán. Jones“ alebo niečo rovnocenné.


Začnite list. Najlepšie je prejsť priamo k veci. Uveďte, že chcete podať sťažnosť a identifikujte podstatu sťažnosti. Ak pracujete vo veľkej organizácii, pravdepodobne by ste mali uviesť aj svoju totožnosť.

  • Môžete začať napríklad takto: „Som referentka pre spracovanie údajov v našej účtovnej kancelárii. Píšem, aby som sa sťažoval, že moja celková mzda je už dva mesiace nepresná.“


Uveďte podrobnosti. Poskytnite čitateľovi dostatok informácií, aby mohol účinne vyšetrovať.[6]
Ak ste nedostali riadnu výplatu, uveďte výplatné obdobia. Ak ste boli šikanovaní, uveďte chronologický popis hlavných incidentov šikanovania. Podrobnejšie informácie môžete poskytnúť neskôr.

  • Môžete napísať niečo podobné: „Okrem toho sa vyskytlo šikanovanie na nízkej úrovni, o ktorom s vami rád osobne pohovorím.“


Vysvetlite, ako ste problém riešili. Oznámte personálnemu oddeleniu, aké pokusy ste urobili na vyriešenie problému a prečo nie ste spokojný s výsledkami. Ak ste hovorili s nadriadeným, uveďte to. Nezabudnite uviesť dátumy.

  • Môžete napríklad napísať: „Dňa 12. januára som povedal svojmu nadriadenému Kevinovi Jonesovi o tom, že môj plat je nesprávny. Hoci povedal, že to prešetrí, môj plat sa nezmenil a nezdá sa, že by si s tým robil veľké starosti. Blížia sa dva mesiace a ja stále nedostávam riadnu výplatu.“
  • Oznámte tiež personálnemu oddeleniu, ako ste sa cítili. Ak vás napríklad šikanujú, stručne vysvetlite, ako to ovplyvnilo vaše zdravie. Uveďte, či ste si museli vziať voľno alebo ste museli navštíviť lekára.[7]


List ukončite žiadosťou o pomoc. Požiadajte personálne oddelenie o prešetrenie a o kontaktovanie, ak budú mať otázky. List podpíšte pod slovo „S úctou“ a kópiu listu si nechajte pre svoje záznamy.

  • Ak si myslíte, že oddelenie ľudských zdrojov nemá vaše telefónne číslo, môžete uviesť aj to.

Metóda 3 z 3: Podniknutie ďalších krokov


Stretnite sa s vyšetrovateľom ľudských zdrojov. V závislosti od závažnosti vašej sťažnosti môže personálne oddelenie vymenovať vyšetrovateľa, aby zhromaždil viac informácií. Možno si budete musieť sadnúť na pohovor. Bezodkladne poskytnite aj podpornú dokumentáciu.

  • Hoci vám môžu povedať, že rozhovor je dôverný, mali by ste očakávať, že o tom, čo ste napísali, bude vedieť mnoho ďalších ľudí v organizácii.
  • Môžete byť sklamaní z uznesenia, ktoré HR dosiahne. Nebuďte prekvapení, ak napríklad vedenie vyviazne len s pokutou za obťažovanie.[8]


Zúčastnite sa mediácie. Oddelenie ľudských zdrojov môže mať mediačný program, ktorý môžete využiť na riešenie sporov. Pri mediácii sa vy a osoba, s ktorou máte problémy, stretnete s mediátorom, ktorý je neutrálnou treťou stranou. Mediátor nie je sudca. Môžu však pomôcť každej strane hovoriť a počúvať sa navzájom.[9]

  • Cieľom mediácie je dobrovoľne vyriešiť spor tak, aby každá strana mohla odísť s dobrým pocitom.
  • Ak bolo obťažovanie závažné, nemali by ste sa cítiť nútení sprostredkovať spor so zamestnávateľom. Namiesto toho by ste mali vyhľadať advokáta a dohodnúť sa na ďalších krokoch.
  • Váš zamestnávateľ vám môže ponúknuť „zmierovacie konanie“, čo je niečo ako mediácia. Zmierovací sudca je však viac zapojený do rozhodovania ako mediátor, ktorý nechá strany rozhodnúť o správnom riešení.


Podanie obvinenia z obťažovania s EEOC. Komisia pre rovnosť príležitostí v zamestnaní (EEOC) vyšetruje sťažnosti na obťažovanie na pracovisku. Môžete im podať sťažnosť („obvinenie“). Sťažnosť môžete podať aj štátnemu orgánu, ktorý vyšetruje obťažovanie.

  • Vyhnite sa prieťahom. Od dátumu obťažovania máte 180 dní na podanie žaloby na diskrimináciu na EEOC.[10]
    Dôveryhodný zdroj
    Komisia USA pre rovnosť príležitostí v zamestnaní
    U.S. vládna agentúra, ktorá presadzuje občianske práva na pracovisku
    Prejsť na zdroj
    Váš štátny orgán vám môže poskytnúť viac času.
  • Vo všeobecnosti sa federálne právo EEOC vzťahuje na väčšinu zamestnávateľov. Na niektorých menších zamestnávateľov sa však môže vzťahovať len štátne právo. Ak má váš zamestnávateľ 15 alebo menej zamestnancov, možno sa budete musieť obrátiť na štátnu agentúru. Pomocou hodnotiaceho systému na webovej lokalite EEOC si môžete overiť, či by ste mali svoju sťažnosť adresovať štátnemu orgánu: https://egov.eeoc.gov/eas/.

  • Najmite si advokáta. Na ochranu svojich práv potrebujete odbornú pomoc. Právnik vám môže pomôcť, ak sa vám zamestnávateľ mstí, naďalej vás obťažuje alebo vám odmieta vyplatiť dlžnú mzdu. Obráťte sa na miestnu alebo štátnu advokátsku komoru a požiadajte o odporúčanie. Navštívte Americkú advokátsku komoru a vyhľadajte najbližšiu advokátsku komoru.

    • Požiadajte o pracovnoprávneho právnika. Keď zavoláte, aby ste si dohodli konzultáciu, spýtajte sa, koľko si právnik účtuje.
    • Na konzultáciu sa pripravte tak, že si zhromaždíte užitočné dokumenty, napríklad kópiu listu so sťažnosťou adresovaného personálnemu oddeleniu.
    • Na konzultácii prediskutujete, či máte právny prípad. Nie každé obťažujúce správanie dosahuje úroveň právneho obťažovania. Napríklad jeden nevhodný vtip pravdepodobne nie je kvalifikovaný.
  • Referencie