4 spôsoby, ako prispôsobiť spôsob komunikácie rôznym situáciám

Ak chcete byť efektívnym komunikátorom, musíte veci, ktoré hovoríte a píšete, prispôsobiť rôznym kontextom. To znamená, že budete musieť prispôsobiť štýl komunikácie svojmu publiku. Na pracovisku to znamená, že sa budete snažiť vystupovať jasne, úctivo a profesionálne. Ak riešite emočne vypätú situáciu, sústreďte sa skôr na potvrdenie pocitov druhej osoby, než na vkladanie vlastných názorov. Ak komunikujete s veľkou skupinou ľudí alebo prednášate prezentáciu, môžete sa prispôsobiť tak, že sa budete držať jasnej štruktúry, zdôrazňovať kľúčové body a pracovať s publikom, aby ste udržali jeho energiu a pozornosť.

Metóda 1 zo 4: Úprava vášho komunikačného štýlu


Prispôsobte svoj slovník poslucháčom. Je dôležité vedieť hovoriť v rôznych registroch vrátane niektorých formálnych a iných neformálnych. V práci alebo v profesionálnom živote je pravdepodobne dôležité, aby ste pôsobili vzdelane, kompetentne a uhladene. Vaši priatelia však môžu očakávať, že uvidia neformálnu stránku vašej osobnosti. Zmena slovníka podľa situácie vám môže pomôcť lepšie nadviazať kontakt s ľuďmi.

  • Uistite sa, že používate slová, ktorým druhá osoba rozumie.
  • Napríklad pouličné reči a slang môžu byť vhodné na rozhovor s priateľmi, ale ak ich použijete na pracovisku, môžu brzdiť vašu kariéru. Podobne používanie veľkých slov a odborného jazyka v práci môže pôsobiť inteligentnejšie, ale ak ho používate s priateľmi, môže byť nepríjemné a odcudzujúce.


Zrkadlite jazyk a gestá osoby, s ktorou hovoríte. Odrážanie manierov osoby môže pomôcť cítiť sa v pohode. Vďaka tomu budete aj presvedčivejší. Môžete kopírovať ich gestá, držanie tela alebo voľbu slov.[1]

  • Napodobňujte len niektoré z ich gest a volených slov. Ak to robíte príliš často, môže to byť pre danú osobu nepríjemné.
  • Nezrkadlite osobu, keď by to nebolo považované za vhodné. Napríklad ak ste muž a rozprávate sa so ženou, ktorá drží kabelku, nie je vhodné držať ruku pri boku, akoby ste tiež držali kabelku.


Meníte svoj tón tak, aby zodpovedal situácii. Tón môže poslucháčovi veľa povedať o situácii. Môžete použiť vážny tón pri prejednávaní záležitostí na pracovisku, povzbudzujúci tón pri hodnotení zamestnanca alebo neformálny tón pri stretnutí s priateľmi.

  • Keď prispôsobíte svoj tón, uistite sa, že vaša neverbálna a verbálna komunikácia sú v súlade, čo ukáže úprimnosť. Napríklad pevný, vážny tón by bol narušený, ak by ste sa usmievali a hrbili sa. Vážny tón by sa lepšie hodil k prísnej tvári a obmedzeným gestám, zatiaľ čo povzbudzujúci tón by sa dobre hodil k prikyvovaniu a gestikulácii.

Metóda 2 zo 4:Rokovanie so zamestnancami a spolupracovníkmi


Pri nových alebo komplikovaných témach plánujte osobné stretnutia. Osobné stretnutia, aj keď máte pocit, že by ste sa téme mohli venovať v e-maile alebo bulletine. Týmto spôsobom dáte ľuďom možnosť klásť otázky a v prípade potreby budete mať možnosť ich objasniť.[2]

  • Môžete si napríklad myslieť, že nové pravidlá pre prestávky zamestnancov dokážete správne vysvetliť prostredníctvom e-mailu alebo vyvesením pravidiel v odpočinkovej miestnosti.
  • Ak však zorganizujete osobné stretnutie so svojimi zamestnancami, môžete si byť istí, že každý rozumie pravidlám a môže byť braný na zodpovednosť.


Problémy s podriadenými riešte na individuálnych stretnutiach. Vyhnite sa nadávkam pred ostatnými zamestnancami, pretože to môže vyvolať nevôľu. E-maily môžu byť nesprávne interpretované, preto sa radšej nepokúšajte riešiť problémy zamestnancov ani týmto spôsobom. Namiesto toho si dohodnite stretnutie, na ktorom sa môžete porozprávať v súkromí.[3]

  • Uistite sa, že používate slová, ktorým daná osoba rozumie.
  • Stretnutie začnite napríklad takto: „Frank, chcel som sa s tebou stretnúť, aby sme si pohovorili o niekoľkých problémoch, ktoré som v poslednom čase zaznamenal v tvojom výkone, a o tom, ako na nich môžeme pracovať.“ To vytvorí pevný, ale dopredu orientovaný tón namiesto príliš kritického.
  • Po skončení stretnutia napíšte zhrnutie a pošlite ho e-mailom všetkým zúčastneným. To pridáva komunikácii ďalšiu úroveň zrozumiteľnosti.


Používajte sociálne médiá profesionálne. Vyvarujte sa zverejňovania osobných sťažností alebo dôverných informácií o práci prostredníctvom sociálnych médií. Stručne povedané, zachovajte profesionalitu. Ak zvyčajne používate sociálne médiá len na komunikáciu s priateľmi, môže to znamenať zmenu tónu aj obsahu vašich príspevkov.[4]
Dôveryhodný zdroj
Oficiálna webová stránka vlády Spojeného kráľovstva
Oficiálne webové sídlo verejného sektora vlády Spojeného kráľovstva
Prejsť na zdroj

  • Udržujte príspevky na sociálnych sieťach na pracovisku pozitívne a stručné: „Hej, Seattle, príď dnes do Tom’s Sports na 20% zľavu na všetko vybavenie!“
  • Ak komunikujete so spolupracovníkmi, zamestnancami alebo zákazníkmi prostredníctvom sociálnych médií, vyhýbajte sa osobným útokom, ventilácii, sťažnostiam a nevhodným obrázkom.
  • Predpokladajte, že všetko, čo zverejníte online, môže vidieť verejnosť.
  • Mnoho ľudí si rado vedie oddelené účty na sociálnych sieťach – jeden na osobné použitie a druhý na pracovné použitie.


Preskúmajte, čo chcete vyjadriť, ak nekomunikujete osobne. Predtým, ako stlačíte tlačidlo „odoslať“, prečítajte si e-mail alebo textovú správu.“ Ak musíte s niekým hovoriť po telefóne, napíšte si pred telefonátom niekoľko poznámok o tom, čo chcete povedať. Komunikáciu, ktorá sa neuskutočňuje tvárou v tvár, možno ťažko interpretovať, pretože nemáte k dispozícii kontextové informácie, ako je tón a výraz tváre. Uistite sa, že sa vyjadrujete úplne jasne:

  • Ak píšete na pracovisku, uveďte hlavnú myšlienku svojho e-mailu do predmetu alebo ak ide o text, uveďte ju hneď na začiatku. Príjemca ocení, že ušetríte jeho čas tým, že budete priami.
  • Starostlivo používajte predmet e-mailu. Vyhnite sa nejasným alebo zjavným témam, ako napríklad „Správa o práci.“ Namiesto toho používajte konkrétne názvy, napríklad „Stretnutie s Billom Wymanom 16. novembra!“
  • Ak hovoríte po telefóne, používajte jasné slovné náznaky, ako napríklad „Takže, Nataša, dôvod, prečo volám, je, aby sme sa porozprávali o klesajúcich číslach predaja“ a „Andre, chcem sa uistiť, že som pochopil. Mohli by ste si znova prejsť rozprávanie?“


Ak ste introvert, vyhraďte si čas na rozhovor. Vychádzajte zo zvyku používať small talk, aby sa ľudia cítili dôverne a pohodlne, keď sa s vami budú rozprávať v akomkoľvek kontexte. Aj keď ste introvert a small talk pre vás nie je prirodzený, nie je ťažké nájsť spôsoby, ako viesť neutrálne rozhovory s ľuďmi.[5]

  • Držte sa neutrálnych, nekontroverzných tém. Môžete napríklad hovoriť o populárnych televíznych programoch, jedle alebo o starom osvedčenom počasí.
    • Skúste napríklad niečo také: „Ahoj, čo si myslíš o tej poslednej epizóde seriálu Hra o tróny??“
  • Ak ste v pozícii nadriadeného alebo riadiaceho pracovníka, používanie small talku pomôže vašim zamestnancom cítiť, že s nimi viete komunikovať a ste im prístupní. Použitie neformálnej konverzácie na rozhovor s manažérom alebo šéfom pomáha nadviazať puto, vďaka čomu sa neskôr ľahšie hovorí o zložitejších alebo vážnejších záležitostiach.

Metóda 3 zo 4:Riešenie emočne vypätých situácií


Používajte skôr výroky „ja“ než „ty“. Preformulujte veci, ktoré chcete povedať, aby sa zamerali na to, čo cítite alebo si myslíte, a nie na to, čo urobila iná osoba. Vďaka tomu sa nebudú cítiť napadnutí. Napríklad:

  • V práci môžete povedať niečo ako „Pamätám si, že som sa to učil ako nový zamestnanec“ namiesto „Nechápete, ako to funguje.“
  • Podobne sa vyhnite tomu, aby ste priateľovi povedali: „Príliš ľahko sa rozčúliš.“ Namiesto toho povedzte niečo ako: „Mám pocit, že vám na tom naozaj záleží.“


Spojte sa s tým, kto je rozrušený. Aj keď vás osoba rozčuľuje alebo sa len snažíte byť sprostredkovateľom medzi dvoma stranami, urobte všetko pre to, aby ste v emocionálnych situáciách našli spoločnú reč. Ak je situácia emocionálne nabitá, vytváranie väzieb pomáha zabrániť tomu, aby sa ľudia cítili byť napadnutí. To môže tiež zabrániť tomu, aby sa osoba začala brániť.[6]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
Prejsť na zdroj

  • Zdôraznite partnerstvo v spôsobe, akým formulujete veci. Používajte napríklad frázy ako „zvládneme to“ alebo „sme v tom spolu“.“


Prejavte empatiu voči druhej osobe namiesto kritiky. Niekedy, keď sú ľudia rozrušení, potrebujú sa vyventilovať a aby ich niekto jednoducho vypočul. Ukážte, že beriete ich obavy vážne a ste ochotní pokúsiť sa pochopiť, o čo ide. To znamená, že budete musieť prispôsobiť spôsob komunikácie, aby ste sa viac zamerali na reflektovanie toho, čo hovorí druhá osoba.[7]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Skúste povedať veci ako „Určite som počul, prečo ste rozrušený“ alebo „Mal ste pravdu, to by každého podráždilo“.“
  • Vyhnite sa výrokom typu „To by vás naozaj nemalo rozčuľovať“ alebo „Nechápem, prečo vás to trápi“, aj keď sa tak v skutočnosti cítite.


Vychádzajte z cesty a prejavujte úctu. Zmiernenie emočne vypätej situácie si vyžaduje, aby ste uznali hodnotu a hodnotu iných ľudí, aby sa necítili bezmocní alebo znehodnotení. Zdieľajte výroky, ktoré vyjadrujú to, čo ostatní urobili dobre, alebo práva a právomoci, ktoré majú, ako napríklad: [8]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • „Na tomto ste naozaj tvrdo pracovali, že??“
  • „Myslím, že ste to zvládli s veľkou dávkou trpezlivosti.“

Metóda 4 zo 4:Komunikácia s veľkými skupinami


Prispôsobte prezentáciu svojmu publiku. Je dôležité poznať svoje publikum, aby ste mohli svoje posolstvo formovať tak, aby mu vyhovovalo. Mali by ste vedieť, kto bude v publiku, niečo o jeho zázemí a prečo sa zúčastní vašej prezentácie. Čím viac informácií máte, tým lepšie môžete formovať svoju prezentáciu.

  • Ak napríklad prezentujete skupine vedúcich pracovníkov, ktorí sú v hierarchii spoločnosti nad vami, váš jazyk by mal byť profesionálny a uhladený, pričom vtipy alebo slang by ste mali vynechať. Ak však hovoríte pred skupinou, ktorá je zaradená pod vami, možno budete chcieť zaradiť vtipy, slang a jednoduchý jazyk, pretože to môže pomôcť zmierniť prípadné napätie v miestnosti.
  • Uvedomte si pôvod ľudí v publiku, aby ste sa uistili, že nepoužívate jazyk alebo príklady, ktoré sú urážlivé.


Zmapujte si, čo chcete povedať. Ak chcete jasne komunikovať s veľkou skupinou, potrebujete plán, čo povedať, na rozdiel od neformálneho rozhovoru s niekoľkými ľuďmi. V opačnom prípade riskujete, že stratíte pozornosť poslucháčov. Naplánujte si:[9]

  • Kľúčové body, ktoré chcete zdôrazniť. Ak napríklad predstavujete novú trojbodovú stratégiu predaja vašej spoločnosti, naplánujte si, že pri prvom spomenutí každého bodu budete o niečo hlasnejší.
  • Momenty, keď možno budete chcieť spomaliť (napríklad pri uvádzaní nových alebo komplikovaných informácií).
  • Prirodzené miesta vo vašom rozprávaní, kedy môžete urobiť prestávku, napríklad po predstavení každého bodu trojbodovej stratégie predaja. Získate tak čas na zapamätanie si informácií.


Upozornite na kľúčové body vašej prednášky. Používajte kľúčové frázy, ktoré vám pomôžu načrtnúť hlavné body vášho rozprávania. Môže byť ťažké sledovať ústne prezentácie, ale tieto „smerovky“ pomôžu vašim poslucháčom držať krok. Medzi dobré frázy, z ktorých môžete čerpať, patria: [10]

  • „Posunúť sa ďalej…“ (aby ste uviedli nový bod).
  • „Ako som už uviedol,….“ (pripomenúť poslucháčom vašu hlavnú myšlienku).
  • „Ak chcete veci uzavrieť….“ (aby ste im dali najavo, že sa blížite ku koncu).
  • Oznámte ľuďom, kedy budete odpovedať na otázky. Môžete povedať: „Prosím, nechajte si otázky na koniec a ja sa postarám o to, aby boli zodpovedané.“


Vytvorte vizuálne pomôcky na zdôraznenie kľúčových bodov. Pripravte si jednoduchú prezentáciu. Používajte prezentáciu ako spôsob zdôraznenia kľúčových bodov, nie na ich podrobné vysvetlenie. V opačnom prípade sa vaše publikum bude len pozerať na prezentácie namiesto toho, aby venovalo pozornosť tomu, čo hovoríte.[11]

  • Používajte len malé množstvo textu alebo vizuálneho materiálu na jeden slajd. Ak napríklad uvádzate tri ciele vašej organizácie na nadchádzajúci rok, pripravte si slajd, na ktorom bude napísané: „Cieľ 1: Zvýšiť počet členov o 10.“
  • To je dostatok informácií na to, aby ste poslucháčom pripomenuli, čo chcete povedať, ale nie toľko, aby prestali dávať pozor.

  • Interagujte s publikom. Do svojej prezentácie zaraďte prestávky, požiadajte a povzbuďte ľudí, aby sa pýtali, ak potrebujú objasniť niektorú časť prezentácie. Ľudí v publiku môžete osloviť aj priamo, buď menom, alebo sa im pozrieť do očí. Pomáha to urobiť prezentáciu pútavejšou, udržať pozornosť poslucháčov a zvýšiť množstvo informácií, ktoré si z vašej prednášky odnesú.[12]
  • Odkazy