4 spôsoby dokumentovania procesu

Spoločnosti často dokumentujú proces, aby sa uistili, že každý pracovník vie, ako ho správne vykonávať, alebo aby analyzovali proces na zlepšenie. Ak vás požiadajú, aby ste zdokumentovali proces, alebo sa rozhodnete urobiť to sami, uistite sa, že ste zapojili ľudí, ktorí majú skúsenosti a vedomosti o celom procese. Nižšie sú opísané dva typy vývojových diagramov, ale ak si myslíte, že pre váš proces je vhodnejší iný typ jednoduchého diagramu alebo textový dokument, môžete ho použiť namiesto neho. V takom prípade si prečítajte časť so všeobecnými radami, aby ste získali predstavu o účele dokumentácie procesu.

Metóda 1 zo 4:Rozhodovanie o spôsobe dokumentovania vášho procesu


Ak je to možné, držte sa vždy len jedného procesu. Nesnažte sa opísať celú prácu v jednom vývojovom diagrame. Sériu krátkych dokumentov, ktoré sa zaoberajú každou úlohou zvlášť, bude oveľa jednoduchšie sledovať.

  • Ak musíte zdokumentovať rozsiahly proces, napríklad vytvorenie výrobku spoločnosti od koncepcie až po predaj, používajte len jednoduché názvy na označenie jednotlivých úloh v rámci tohto procesu. Ak je to potrebné, použite ďalšie dokumenty na podrobnejšie vysvetlenie každej úlohy.


Rozdeľte veľký obraz na čiastkové procesy. Podprocesy sú kľúčové úlohy, ktoré sa vykonávajú počas procesu. Ak nie ste dôverne oboznámení s procesom, ktorý dokumentujete, urobte rozhovor s projektovými manažérmi alebo inými odborníkmi na tento proces, aby ste dobre pochopili príslušné úlohy.

  • Vo všeobecnosti platí, že ak krok vo vašom dokumente obsahuje viac ako jedno sloveso alebo slovo „a“, pravdepodobne sa dá rozdeliť na dva kroky. Napríklad „Umiestnite žemľu a mäsovú placku na gril“ by sa malo rozdeliť na „Umiestnite mäsovú placku na gril“ a „Umiestnite žemľu na gril.“


Rozhodnite sa, či je proces dostatočne jednoduchý na textový dokument. Ak je váš proces zakaždým podobný a zahŕňa len niekoľko rozhodnutí alebo variácií, možno budete chcieť jednoducho vypísať kroky v zozname. Použite elektronický textový dokument (napríklad súbor Microsoft Word) alebo list linajkovaného papiera.


Zvážte vytvorenie vývojového diagramu. Jednoduchý vývojový diagram je jednoduchý spôsob vizuálneho zobrazenia procesu, ako je opísané v ďalšej časti tejto stránky. Existujú spôsoby, ako zostaviť aj zložitejšie vývojové diagramy, ale tie sa pri väčšine procesov nevyžadujú. Postup podľa pokynov v časti o zložitých vývojových diagramoch zvážte len vtedy, ak má váš proces viac ako desať krokov a máte viac ako tri osoby vykonávajúce rôzne kroky procesu.


Ak je to možné, udržujte ho krátky. Ideálna je jedna strana, ale aj v prípade zložitých procesov sa pokúste skrátiť ich rozsah na 5 alebo menej strán. Iba špecializované a zložité úlohy by si mali vyžadovať dlhšie dokumenty, a aj to len vtedy, ak dokument používajú ľudia, ktorí ich skutočne vykonávajú.

  • Ak je napríklad dokument určený ako pomôcka pre lekárov diagnostikujúcich rakovinu, pravdepodobne uvediete každý diagnostický test, ktorý sa môže použiť. Ak sa však ten istý proces dokumentuje na prezentáciu vedúcim pracovníkom, vytvorte kratší dokument, v ktorom vynecháte podrobnejšie kroky, ako je napríklad rozhodovanie o tom, aké nastavenie sa má použiť na konkrétnom stroji.
  • Z názvov úloh odstráňte prídavné mená. Tieto názvy by mali byť jasné a krátke. Napríklad napíšte „Odoslať účet zákazníkovi,“ nie “ Odoslať kompletný účet za všetky služby zákazníkovi, ktorý si výrobok objednal.“


Zahrňte vizuálne prvky, ak pomáhajú uľahčiť čítanie procesu. Niektorí ľudia lepšie rozumejú vizuálnemu znázorneniu ako čítaniu textu, najmä ak ide o vedúcich pracovníkov, manažérov alebo iných ľudí, ktorí nemusia mať praktické skúsenosti s procesom, ktorý dokumentujete. Môžu to byť diagramy, fotografie alebo snímky obrazovky, ale nech sú jednoduché a jasné.

  • Diagramy alebo obrázky na strane zaraďte len vtedy, ak je to potrebné na pochopenie pojmu v dokumente o procese. Ak napríklad dokument o procese vyžaduje, aby čitateľ identifikoval rozdiel medzi dvoma typmi strojov, poskytnite jasné diagramy alebo obrázky týchto strojov.
  • Nezahŕňajte kliparty ani iné obrázky, ktoré sú tam len pre zábavu.


Ľudí označujte titulom, nie menom. Dokument môže prežiť jednotlivca. Nepíšte „Zápis zo stretnutia pošlite Carol.“ Napíšte „Odoslať zápisnicu zo zasadnutia predsedovi.“[1]
Ak si myslíte, že meno je potrebné, aby čitatelia vedeli, na koho sa majú obrátiť, uveďte meno aj pracovnú pozíciu.


Ujasnite si, ako na seba procesy nadväzujú. Napríklad procesný dokument pre „Usporiadanie bulletinu“ by mohol končiť poznámkou „Konečný výsledok sa posiela na úpravu. Pozrite si dokument s názvom Úprava bulletinu.“ Dokument s názvom Úprava bulletinu sa môže začínať poznámkou „Predchádza mu Usporiadanie bulletinu.“ a na konci napíšte „Toto je teraz odoslané na zverejnenie. Pozrite si dokument s názvom Vydávanie bulletinu.“


Zabezpečte, aby boli dokumenty editovateľné a prístupné. Pripravte kópie, aby si ich ľudia mohli prečítať alebo preštudovať. Uchovávajte elektronický hlavný dokument v editovateľnom formáte, aby bolo možné v prípade potreby vykonať zmeny.[2]

  • Dokumenty vo formáte PDF nie sú editovateľné. Ak používate špecializovaný softvér na tvorbu diagramov, môže mať iný, jedinečný formát súborov na ukladanie upraviteľných súborov. Ostatní ľudia si pravdepodobne budú musieť stiahnuť alebo zakúpiť rovnaký softvér, aby mohli upravovať tento dokument.
  • V prípade dokumentov s výlučne textovými postupmi použite bežný formát súboru, ako napr .doc, .docx, .txt alebo .rtf. Ak predpokladáte, že sa dokument bude často meniť, použite online službu na hosťovanie súborov, napríklad Dokumenty Google, aby ľudia vždy videli najnovšiu verziu.


Starostlivo označte procesné dokumenty. Napíšte dátum vytvorenia a dátum poslednej úpravy na viditeľné miesto na každom dokumente, napríklad na začiatok strany. Ak dokument upravuje viacero ľudí, možno budete chcieť uviesť svoje meno alebo iniciály vedľa dátumu poslednej úpravy. Nakoniec uveďte názov a názov súboru, ktorý jasne informuje o tom, ktorý proces je zdokumentovaný.

Metóda 2 zo 4: Vytvorenie vývojového diagramu


Vytvorte vývojový diagram na jednoduché vysvetlenie jednoduchých úloh. Vývojové diagramy sú skvelé na zobrazenie základných informácií v ľahko čitateľnom, vizuálnom štýle. Môžu sa použiť na usmernenie nových pracovníkov pri vykonávaní jednoduchých úloh počas pracovného školenia alebo na pomoc pracovníkovi, ktorý dočasne vykonáva úlohu z dôvodu neprítomnosti spolupracovníka.


Usporiadajte vývojový diagram zľava doprava alebo zhora nadol. Pri tvorbe vývojového diagramu napíšete pre každú úlohu v rámci procesu rámček a spojíte ich šípkami, aby ste ukázali, v akom poradí tieto úlohy vykonávate. Začnite na ľavej strane alebo v hornej časti strany, rovnako ako pri písaní. Zoradenie krokov v tomto poradí uľahčuje na prvý pohľad určiť, ktoré kroky treba vykonať.

  • Ak pracujete v jazyku s iným smerom písania ako v angličtine, použite namiesto toho tento smer. Napríklad vývojový diagram napísaný v arabčine sa pohybuje sprava doľava.
  • Použite šípky, aby bol smer jasný. Nekreslite medzi úlohami len čiary bez šípok.


Začnite kruhom označeným ako „začiatok. Ak je váš vývojový diagram dostatočne malý na to, aby sa zmestil do jedného riadku alebo stĺpca, nemusíte tento kruh potrebovať. V prípade zložitejších vývojových diagramov je užitočné mať zrejmý kruh s označením „štart“.


Nakreslite obdĺžnik s názvom prvej úlohy, ktorý je v ňom napísaný. Nakreslite šípku smerujúcu z kruhu „štart“ do rámčeka s prvou úlohou vo vnútri. Napríklad „prijať objednávku zákazníka.“


Nakreslite šípku k ďalšej úlohe alebo otázke. Táto šípka ukazuje na ďalšie políčko, v ktorom je napísaná druhá úloha. Ak je potrebné prijať rozhodnutie alebo zodpovedať otázku pred vykonaním druhej úlohy, napíšte namiesto toho otázku do kosoštvorca.

  • Ak je to možné, použite pre kosoštvorec inú farbu ako pre rámčeky.


Vedenie od rozhodovacích diamantov k úlohám v závislosti od odpovede. Napríklad povedzme, že rámček s úlohou „Prevziať objednávku zákazníka“ vedie na kosoštvorec s otázkou „bola objednaná voda?“ Nakreslite dve šípky opúšťajúce kosoštvorec. Na jednu šípku napíšte „áno“ alebo „áno“ a veďte ju do políčka označeného „dať zákazníkovi vodu.“ Na druhú šípku napíšte „nie“ alebo „n“ a veďte do políčka s označením „dať príkaz kuchárovi.“

Metóda 3 zo 4:Vytvorenie komplexného vývojového diagramu


Použite to pri zložitých procesoch, ktoré zahŕňajú viacero ľudí alebo oddelení. Ak dokumentujete zložitý proces, ktorý zahŕňa niekoľko ľudí, tímov alebo oddelení pracujúcich nezávisle od seba, zvážte vytvorenie komplexného vývojového diagramu. Tu opísaný typ vývojového diagramu sa nazýva „diagram plaveckej dráhy“ alebo „Rummlerov-Bracheho diagram.“[3]
Diagram uľahčuje prehľad o tom, kto je zodpovedný za jednotlivé úlohy, a pomáha identifikovať oblasti, v ktorých by sa proces mohol zlepšiť.

  • Vývojový diagram by mal opisovať proces tak, ako sa v súčasnosti vykonáva, nie ako by sa mal vykonávať.


Zvážte použitie softvéru. Vývojový diagram bude pravdepodobne nakoniec vyzerať prehľadnejšie a čitateľnejšie, ak použijete softvér na vytváranie diagramov. Existencia elektronického súboru tiež uľahčuje vykonávanie zmien vo vývojovom diagrame podľa potreby. Vyhľadajte na internete „softvér na mapovanie procesov“ a uistite sa, že ste si stiahli alebo zakúpili softvér, ktorý dokáže vytvárať Rummler-Bracheho diagramy.


Uveďte každého účastníka v prehľadnom stĺpci na ľavej strane strany. Každý riadok môže byť označený oddelením, tímom alebo pracovným zaradením jednotlivca. Každý účastník je zodpovedný za úlohy nachádzajúce sa v jeho vodorovnom riadku, ktorý sa rozprestiera na celej strane. Niekedy sa to nazýva „plavecký pruh“ daného účastníka.“

  • Dráhy môžu byť farebne označené alebo nie. Vždy by mali byť oddelené tučnými, čiernymi čiarami, aby bol graf ľahko čitateľný pre farboslepých ľudí.
  • Snažte sa umiestniť skupiny, ktoré na seba vzájomne pôsobia, vedľa seba. Toto však nie je povinné.


Začnite prvou úlohou. Začnite proces umiestnením prvej úlohy do políčka v blízkosti ľavej strany strany, hneď napravo od účastníka zodpovedného za túto úlohu. Ak napríklad oddelenie výskumu začína proces vytvorením nápadu na produkt, nakreslite rámček hneď napravo od slova „Výskum“ a označte ho Vytvoriť nápad na produkt.


Pokračujte ako pri bežnom vývojovom diagrame, ale úlohy sa budú pohybovať doprava a budú umiestnené v príslušnom riadku. Napríklad ak výskum následne pošle svoj nápad na produkt marketingu na fokusové testovanie, nakreslite šípku z Vytvorenie nápadu na produkt na políčko v marketingovom riadku vpravo od predchádzajúceho políčka. Označte toto políčko Zameranie testovania.

  • Niekedy sa môže úloha opakovať, napríklad výrobok sa môže neskôr vrátiť na ďalšie testovanie zamerania. Ak sa proces skutočne vráti do tej istej predchádzajúcej fázy, nakreslite šípku späť do pôvodného rámčeka s označením Focus testing. Ak je proces v skutočnosti iný (napríklad ide o pokročilejšie kolo fokusového testovania, ktoré vedie k iným úlohám), napíšte namiesto toho nové políčko s iným názvom, napr Pokročilé testovanie zamerania.


Naučte sa používať diamanty a kruhy. Väčšina vývojových diagramov používa rámčeky, kosoštvorce a kruhy a šípky medzi nimi. Už ste sa stretli s políčkom, ktoré je označené názvom úlohy. Ak existuje viacero možných výsledkov, použite kosoštvorec. Používajte kruhy, keď bol dosiahnutý konečný výsledok. Pokračujúc vo vyššie uvedenom príklade nakreslite šípku z Zameranie testovania k diamantom označeným Je produkt schválený? Nakreslite jednu šípku z kosoštvorca a označte ju nie, a spojte ju s kruhom označeným Koniec procesu. Druhá šípka s označením áno môže viesť k ďalšej úlohe v procese.

  • Umiestnite kosoštvorec do riadku alebo „plaveckej dráhy“ účastníka, ktorý je zodpovedný za dané rozhodnutie.
  • Kruh označený Ukončenie procesu by mala byť vo vlastnom riadku, bez pridruženého účastníka.
  • Existuje mnoho ďalších špecializovaných symbolov vývojového diagramu, ale používajú sa zriedkavo a zvyčajne nie sú potrebné. Neváhajte a preskúmajte ich sami, ak máte pocit, že vášmu dokumentu by prospela väčšia rozmanitosť.[4]


Zostaňte dôslední. Používajte podobné veľkosti políčok a maximálne dve alebo tri ľahko rozlíšiteľné farby, aby bol vývojový diagram čo najčitateľnejší. Napríklad všetky rámčeky (úlohy) môžu mať modré pozadie, zatiaľ čo všetky diamanty (otázky) môžu byť žlté.

  • Ak je to možné, nech riadok s odpoveďou „áno“ začína vždy z jednej strany rámčeka (napr.g. na pravej strane a „nie“ vždy na inej (e.g. spodnej strane).[5]
    Nie vždy je to možné alebo ľahké dosiahnuť, preto tomu nevenujte príliš veľa času.


V prípade potreby sa presuňte na inú stranu. Je lepšie použiť viac strán, než aby bol vývojový diagram príliš malý na čítanie. Používajte jasne označené záložky alebo šípky, aby bolo jasné, ako vývojový diagram pokračuje. Nakreslite napríklad šípku s označením A vedúce z pravej strany stránky. Na ďalšej strane nakreslite šípku vedúcu z ľavej strany strany, tiež označenú A.


Úprava vývojového diagramu. Sledujte každú možnú „cestu“ cez vývojový diagram a zistite, či má zmysel. Ideálne je, ak si s vami procesom prejde niekto iný, kto ho pozná, aby ste zachytili chyby a identifikovali chýbajúce kroky. Po tom, ako ste si dokument aspoň raz prezreli a opravili prípadné chyby, je dokument pripravený na prezentáciu alebo zaslanie ďalším zainteresovaným osobám. Ak sa však proces neskôr zmení, neváhajte tento vývojový diagram upraviť a aktualizovaný dokument pošlite ľuďom, ktorí ho používajú.

Metóda 4 zo 4:Analýza dokumentu procesu s cieľom zlepšiť proces


Určite oblasti, v ktorých by mohol byť prehľad kvality užitočný. Vždy, keď proces prechádza z jednej osoby alebo tímu na druhú, zvážte, či by mal niekto preskúmať rozpracovanú prácu, aby zistil, či je pripravená na pokračovanie. Je kvalita po určitom kroku často podpriemerná, napríklad po kroku, ktorý zvyčajne vykonáva neskúsený člen tímu? Ktoré procesy majú celkovo najväčší vplyv na kvalitu a mohli by si vyžadovať zvýšenú pozornosť?

  • Ak sa rozhodnete odporučiť krok kontroly kvality v tomto procese, jasne stanovte kritériá „postupu“ do ďalšieho štádia. Nenechávajte ľudí hádať, aké normy kvality sa používajú.


Hľadajte duplicitné úlohy. Ak váš diagram alebo dokument obsahuje dve rovnaké úlohy, zvážte, či je to užitočné alebo neefektívne. Niekedy je dobré úlohu zopakovať pre lepšiu kontrolu kvality (napríklad dve oddelenia kontrolujú výrobok v rôznych fázach). Jednoduché úlohy, ako je napríklad korektúra, by sa však v procese nemali vyskytnúť viac ako raz. Navrhnite, aby sa z procesného postupu odstránil jeden z duplicitných krokov.


  • Hľadajte zbytočné presuny medzi oddeleniami. Z vášho dokumentu môže vyplývať, že osoba A a osoba B si niekoľkokrát prenášajú zodpovednosť za proces tam a späť. Je možné znížiť množstvo zbytočných prenosov? Ak sa vám podarí reorganizovať proces, osoba A môže byť schopná vykonať niekoľko úloh v jednom období a potom ich odovzdať osobe B.
  • Odkazy