5 jednoduchých spôsobov, ako zlepšiť tímovú komunikáciu v pracovnom kolektíve

Dobrá komunikácia je na pracovisku dôležitá, ale niekedy je pre členov tímu ťažké nadviazať vzájomný kontakt. Každý je iný, takže každý člen tímu má pravdepodobne iné očakávania. Pri uľahčovaní efektívnej komunikácie zohrávajú dôležitú úlohu členovia tímu aj jeho vedenie. Okrem toho môžete vyskúšať niekoľko zábavných aktivít, ktoré vášmu tímu pomôžu cítiť sa pri vzájomnej komunikácii pohodlnejšie.

Metóda 1 z 5: Vyjadrenie sa ako člen tímu


Pri komunikácii so spolupracovníkmi buďte radšej priami ako vágni. Keď sa vyjadrujete nejasne, vaši spolupracovníci sa ľahko pomýlia, takže vám nemusia dať to, čo potrebujete. Pri vyjadrení alebo požiadavke uveďte konkrétne údaje a prejdite priamo k veci. To vám všetkým pomôže byť na rovnakej strane.[1]

  • Ako príklad uveďme, že si myslíte, že váš spolupracovník urobil chybu pri analýze údajov z nejakého prieskumu. Nesnažte sa riešiť problém niečím neurčitým, napríklad: „Dvakrát ste to skontrolovali??“ Namiesto toho povedzte niečo ako: „Prebehnete tieto čísla ešte raz, aby sme si mohli potvrdiť údaje?“


Uplatňujte asertivitu, aby boli vaše nápady vypočuté a potreby naplnené. Aj keď hovoriť v práci môže byť desivé, nenechávajte si svoje nápady a názory pre seba. Buďte asertívni tým, že si budete stáť za svojimi potrebami a vyjadrovať svoj pohľad na pracovné témy. Na vyjadrenie svojich pocitov a myšlienok používajte radšej výroky „ja“, aby sa vaši spolupracovníci menej bránili. Okrem toho buďte úprimní v tom, čo potrebujete na to, aby ste mohli vykonávať svoju prácu.[2]
Dôveryhodný zdroj
Klinika Mayo
Vzdelávacia webová stránka jednej z popredných svetových nemocníc
Prejsť na zdroj

  • Povedzme napríklad, že jeden z členov vášho tímu neustále nedodržiava termíny a vy to chcete povedať svojmu vedúcemu tímu. Môžete povedať: „Všimol som si, že posledné tri Brianove správy prišli neskoro. Bez jeho hlásení nie som schopný odovzdať svoje čísla načas. Čo môžeme zmeniť, aby sme to zlepšili?“
  • Ak ste pri rozprávaní nervózni, precvičte si vopred, čo chcete povedať, aby ste sa cítili pripravení.
  • Buďte úprimní v tom, čo môžete a nemôžete v práci dosiahnuť. Ak je vaša pracovná záťaž príliš veľká, najlepšie je zatiaľ povedať „nie“ novým úlohám.


Pýtajte sa, keď ste zmätení alebo potrebujete pomoc. Možno máte pocit, že sa od vás očakáva, že budete vždy všetko vedieť, ale je v poriadku požiadať o vysvetlenie. Je normálne, že v práci dochádza k nedorozumeniam alebo nejasným správam. Ak si nie ste niečím istí, požiadajte o vysvetlenie svojich kolegov z tímu. Okrem toho požiadajte o pomoc, ak ju potrebujete.[3]

  • Ako príklad uveďme, že vám vedúca vášho tímu pošle e-mail, v ktorom vás žiada, aby ste jej do konca dňa poslali súbor údajov, ale vy si nie ste istí, ktorý má na mysli. Namiesto toho, aby ste sa kvôli tomu stresovali, môžete jej napísať späť a opýtať sa: „Chcete, aby som poslal všetky tri súbory údajov alebo len jeden?“


Klebety a negatívne komentáre si nechajte pre seba. Klebety na pracovisku sú superbežné, ale ich zdieľanie podkopáva vašu profesionálnu reputáciu a vaše vzťahy so spolupracovníkmi. Podobne diskutovanie o vašich negatívnych názoroch na vašu prácu alebo o vašich pochybnostiach o pracovných projektoch poškodzuje morálku tímu. Diskutujte o svojich obavách s priateľmi alebo rodinou, ale nehovorte o tom v práci.[4]

  • Ak vám niekto povie nejakú klebetu, jemne zmeňte tému bez toho, aby ste ju uznali. Môžete povedať: „Videli ste tie šišky v odpočinkovej miestnosti??“ alebo „Práve teraz myslím len na nadchádzajúci víkend. Máš plány?“


Rozprávajte sa so svojimi kolegami z tímu o nepracovných témach, aby ste si vybudovali vzťah. Dobrý vzťah so spolupracovníkmi vám pomôže lepšie s nimi komunikovať. Aby ste sa zblížili, zapojte sa s nimi do neformálnych rozhovorov. Diskutujte o témach vhodných pre prácu, ako sú blížiace sa sviatky, popkultúra, predpoveď počasia a kariérne ciele.[5]

  • Povedzte niečo ako: „Čo si myslíte o najnovšom filme Marvel??“ alebo „Počul som, že si najali dodávateľa na sviatočný večierok. Viete, kto to je?“

Metóda 2 z 5:Komunikácia s členmi vášho tímu


Zdieľajte informácie so všetkými členmi tímu naraz. Je dôležité, aby bol každý člen tímu na rovnakej strane, preto všetkých informujte. Zahrňte všetkých členov tímu do e-mailov alebo správ o priebehu práce, zásadách a nápadoch. Okrem toho po každej osobnej alebo telefonickej diskusii pošlite všetkým členom tímu zhrnutie stretnutia.[6]

  • Ak existuje e-mailové alebo textové vlákno, skontrolujte, či je v ňom každý člen tímu.
  • Príležitostne môžete zorganizovať osobné alebo telefonické stretnutie s časťou tímu. Po skončení určte jednu osobu, aby spísala to, o čom ste diskutovali, a poslala to skupine, aby všetci vedeli, čo bolo povedané.


Počúvajte, čo majú členovia vášho tímu na srdci, aby sa cítili vypočutí. Nemôžete mať dobrú komunikáciu bez počúvania. Keď hovorí kolega z tímu, sústreďte sa na to, čo hovorí, nie na svoju reakciu. Potom zhrňte, čo vám povedali, aby vedeli, že ste im porozumeli.[7]

  • Po tom, čo vám niekto niečo povie, môžete povedať niečo ako: „Zdá sa, že potrebujete viac pomoci pri vyhodnocovaní údajov“ alebo „Počul som, že vás znepokojuje časový harmonogram tohto projektu“.“


Rešpektujte odlišný štýl komunikácie každej osoby. Niektorí ľudia majú radi komunikáciu tvárou v tvár, zatiaľ čo iní uprednostňujú komunikáciu prostredníctvom technológií. Podobne, niektorí vaši spoluhráči môžu chcieť poskytovať menej aktualizácií o svojom pokroku, zatiaľ čo iní môžu komunikovať často. Zistite, aké spôsoby komunikácie preferujú vaši kolegovia z tímu, a snažte sa im vyjsť v ústrety.[8]
Dôveryhodný zdroj
HelpGuide
Nezisková organizácia zameraná na poskytovanie bezplatných, na dôkazoch založených zdrojov v oblasti duševného zdravia a wellness.
Prejsť na zdroj

  • Ako príklad môžete skontrolovať svojho spolupracovníka, ktorý má problémy s komunikáciou, a povzbudiť ho, aby poskytoval viac aktuálnych informácií.
  • Na druhej strane môžete reagovať na svojho chatujúceho spolupracovníka v určených intervaloch a nie po každej jeho správe.


Používajte otvorenú reč tela, aby ste pôsobili prístupne. Reč vášho tela môže byť odstrašujúcim alebo povzbudzujúcim faktorom komunikácie. Precvičujte si otvorenú reč tela tým, že budete mať ruky po stranách. Okrem toho nadviažte očný kontakt, usmievajte sa a stojte rovno.[9]
Dôveryhodný zdroj
HelpGuide
Nezisková organizácia zameraná na poskytovanie bezplatných, na dôkazoch založených zdrojov v oblasti duševného zdravia a wellness.
Prejsť na zdroj

  • Otvorená reč tela tiež ukazuje osobe, s ktorou hovoríte, že veríte svojmu posolstvu, pretože vďaka nej pôsobíte sebavedomejšie a sebaistejšie.


Venujte pozornosť reči tela svojich spoluhráčov, keď hovoria. Reč tela je formou neverbálnej komunikácie, takže vám pomôže pochopiť, čo vám niekto oznamuje. Sledujte výrazy tváre, gestá a držanie tela svojich spoluhráčov počas rozhovoru, aby ste pochopili, čo sa vám skutočne snažia povedať. Tu je niekoľko vecí, ktoré treba zvážiť: [10]
Dôveryhodný zdroj
Pomocník
Nezisková organizácia zameraná na poskytovanie bezplatných, na dôkazoch založených zdrojov v oblasti duševného zdravia a wellness.
Prejsť na zdroj

  • Veľa gestikulácie môže znamenať, že vášmu spolupracovníkovi na niečom veľmi záleží. Môže to však tiež znamenať, že sú nervózni.
  • Nadviazanie očného kontaktu a používanie otvorenej reči tela pravdepodobne znamená, že vášmu členovi tímu je príjemné s vami hovoriť.
  • Potenie, trasenie alebo odvracanie pohľadu môže znamenať, že váš člen tímu je nervózny alebo vystresovaný.

Metóda 3 z 5: Byť efektívnym vedúcim tímu


Iniciujte politiku otvorených dverí, aby ste podporili väčšiu komunikáciu. Bez ohľadu na to, ako priateľsky sa správate, je pravdepodobné, že niektorí členovia vášho tímu budú mať z rozhovoru s vami trému. Politika otvorených dverí podporuje členov tímu, aby s vami hovorili o svojich nápadoch a obavách. Povedzte členom svojho tímu, že si ceníte ich spätnú väzbu, a vyzvite ich, aby sa s vami kedykoľvek porozprávali.[11]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Ak váš rozvrh neumožňuje improvizované návštevy členov tímu, stanovte si úradné hodiny alebo ich požiadajte, aby vám poslali e-mail, keď nie ste k dispozícii na osobné stretnutie.


Modelujte správnu komunikáciu, aby váš tím poznal vaše očakávania. Ako vedúci tímu musíte členom svojho tímu ukázať, čo od nich očakávate. Buďte dobrým vzorom tým, že budete často komunikovať a povzbudzovať ostatných, aby sa vyjadrovali. Tu je niekoľko spôsobov, ako modelovať dobrú komunikáciu: [12]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
Prejsť na zdroj

  • Pozdravte členov svojho tímu, keď ich uvidíte na pracovisku.
  • Informujte členov tímu o tom, na čom pracujete.
  • Poskytovať priebežnú spätnú väzbu o výkone členov tímu.
  • Požiadajte o podnety na začatie rozhovoru.


Podporujte obojsmernú spätnú väzbu tým, že požiadate členov tímu, aby vás hodnotili. Členovia vášho tímu očakávajú, že im poskytnete spätnú väzbu o ich výkone, ale nemusia sa cítiť pohodlne, keď vám poskytujú spätnú väzbu. Požiadajte členov tímu, aby k vám boli otvorení a úprimní. Časom im to pomôže cítiť sa v komunikácii pohodlnejšie a vám to pomôže zlepšiť výkon.[13]

  • Netrestajte člena tímu za to, že sa podelil o niečo, čo sa vám ťažko počúva. Namiesto toho sa rozhodnite, či ide o konštruktívnu spätnú väzbu, a využite ju na zlepšenie svojho pracovného výkonu.


Ponúknite školenie, ktoré pomôže zamestnancom lepšie komunikovať. Dobrá komunikácia je zručnosť, takže váš tím sa môže naučiť, ako sa zlepšiť. Naplánujte skupinové školenia, ktoré pomôžu tímu ako celku. Ak má niektorý zamestnanec problém byť dobrým komunikátorom, pozvite ho na špecializované školenie, ktoré mu pomôže zlepšiť sa.[14]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejdite na zdroj

  • Opýtajte sa svojho tímu, aké typy školení by podľa nich boli pre nich najprínosnejšie.
  • Využívajte možnosti osobného aj online školenia.


Vyjasnite si úlohu každej osoby v tíme, aby boli očakávania jasné. Pre váš tím je ťažké dobre spolupracovať, ak nerozumie úlohe každého z nich. Okrem toho vám to pomôže vyhnúť sa duplicitnej práci alebo nesprávnej komunikácii. Každému človeku povedzte, aká je jeho úloha v projekte a čo od neho očakávate. Potom poskytnite každému členovi tímu prehľad úloh jednotlivých osôb.[15]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Povedzme napríklad, že pracujete na prieskume pre klienta. Jedna osoba môže byť zodpovedná za administráciu prieskumu, jedna osoba za interpretáciu prieskumu a jedna osoba za informovanie klienta o priebehu prieskumu. Vyjasnenie týchto úloh by zabránilo tomu, aby všetci traja členovia tímu kontaktovali klienta, keď to má robiť len jedna osoba.

Metóda 4 z 5:Výber spôsobu komunikácie


Naplánujte krátke stretnutia, ktoré umožnia komunikáciu tvárou v tvár. Elektronická komunikácia je síce skvelá na každodenné aktualizácie, ale osobné rozhovory pomáhajú vášmu tímu cítiť sa navzájom prepojený. Rozhodnite sa, ako často sa váš tím môže navzájom stretávať, a potom naplánujte stretnutia, na ktorých sa môžu zúčastniť všetci členovia tímu. Využite tento čas na rozhovory o pokroku vášho tímu a na vzájomnú kontrolu.[16]

  • Môžete napríklad naplánovať 1-hodinové týždenné stretnutie tímu.

Tip: Ak váš tím pracuje na diaľku, organizujte stretnutia prostredníctvom videohovorov pomocou platformy, ako je Skype, FaceTime alebo Zoom.


Spojte všetkých členov tímu do jedného textového alebo e-mailového vlákna. Textové správy a e-maily sú bežnými spôsobmi uľahčenia komunikácie. Je však dôležité, aby všetci členovia tímu boli v tom istom vlákne. Takto dostanú všetci rovnaké informácie.[17]

  • Požiadajte svojich kolegov, aby neposielali individuálne správy členom tímu, pretože niektorí ľudia môžu zostať mimo diania. Na komunikáciu vždy používajte tímové vlákno.


Na uľahčenie spolupráce používajte zdieľaný disk Google. Disk Google umožňuje vášmu tímu zostať v spojení zadarmo. Vytvorte zdieľaný priečinok, aby si doň mohli všetci členovia tímu ukladať svoju prácu. Takto máte všetci prístup ku všetkým tímovým materiálom.[18]

  • Môžete dokonca založiť dokument pre tímovú komunikáciu. Môžete napríklad vytvoriť priečinok „tímové poznámky“, kde môžu členovia tímu uverejňovať aktuálne informácie o pokroku alebo nápady.
  • Disk Google funguje skvele pre tímy, ktoré sa stretávajú osobne, ako aj pre tímy, ktoré pracujú na diaľku.


Vyberte si komunikačnú platformu, vďaka ktorej budú všetci na rovnakej strane. V dnešnom rýchlom pracovnom prostredí je technológia veľkým prínosom pre udržanie všetkých na rovnakej vlne. Porozprávajte sa so svojím tímom a zamestnávateľom, aby ste zistili, či komunikačná platforma môže byť odpoveďou na komunikačné potreby vášho tímu. Potom si vyberte platformu, ktorá sa každému páči. Požiadajte všetkých členov tímu, aby používali platformu, aby ste všetci spolupracovali spoločne.[19]

  • Napríklad platformy ako Slack, Zoom a Proofhub umožňujú všetkým zamestnancom získať konzistentné správy a udržiavať vzájomnú komunikáciu.

Metóda 5 z 5:Zábavné aktivity na zlepšenie komunikácie


Usporiadajte obed alebo šťastnú hodinku, aby sa ľudia mohli navzájom spoznať. Váš tím sa bude cítiť pohodlnejšie, ak sa budú navzájom dobre poznať. Pozvite členov tímu na neformálne spoločenské aktivity. Počas tohto času sa sústreďte na to, aby ste sa dobre bavili a navzájom sa o sebe dozvedeli viac.[20]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Ak ste vedúci tímu, naplánujte pre tím stretnutie na obed alebo spoločný obed.
  • Ak ste členom tímu, pozvite svojich spoluhráčov na šťastnú hodinku alebo spoločnú prestávku na kávu.

Tip: Snažte sa nikoho nevylučovať zo spoločenských aktivít. Ak sa jedna osoba cíti odstrčená, môže to spôsobiť, že sa vaša komunikácia uzavrie.


Zahrajte si komunikačnú hru, ktorá núti členov tímu k tvorivosti. Nútenie členov tímu komunikovať kreatívne im pomáha naučiť sa myslieť neštandardne. Pomáha im to tiež skutočne sa navzájom počúvať a lepšie si uvedomovať reč tela toho druhého. Požiadajte spoluhráčov o účasť na zábavných komunikačných hrách, ktoré pomôžu posilniť komunikačné zručnosti v tíme. Tu je niekoľko nápadov: [21]

  • Vytvorte partnerstvá medzi členmi tímu a požiadajte 1 osobu, aby vysvetlila postup ostatným. Osoba, ktorá dostáva pokyny, musí vykonať úlohu len na základe pokynov. Potom nech si partneri vymenia úlohy.
  • Spárujte členov tímu a požiadajte 1 osobu, aby pantomimicky predvádzala pokyny. Druhá osoba musí uhádnuť, čo sa snaží povedať. Potom si vymeňte úlohy a zopakujte si to.
  • Spojte členov tímu a požiadajte 1 osobu, aby počas 3 minút rozprávala príbeh. Druhá osoba potom zhrnie príbeh. Potom si členovia tímu vymenia úlohy.
  • Zahrajte si s celou skupinou hru na telefón. Osoba, ktorá hru začína, povie slovo alebo vetu osobe vedľa seba, potom si ju tím odovzdá okolo kruhu. Posledná osoba povie slovo alebo frázu nahlas. Striedajte sa pri začatí hry.

  • Robte tímové cvičenia na budovanie kamarátstva. Hoci sa môže zdať, že aktivity na budovanie tímu sú stratou času, v skutočnosti sú skvelým spôsobom, ako podporiť spoluprácu a lepšiu komunikáciu. Naplánujte aktivity na budovanie tímu v pravidelných intervaloch, napríklad raz za mesiac, štvrťrok alebo dvakrát ročne. Môžete vyskúšať tieto aktivity: [22]

    • Choďte do únikovej miestnosti ako tím.
    • Hrajte šarády.
    • Požiadajte tím, aby predstierali, že sú na opustenom ostrove, a nechajte ich naplánovať, čo by si vzali so sebou.
    • Vytvorte tímový lov na mrchožrúta.
    • Zahrajte si hru na 2 pravdy a lož, kde každá osoba o sebe prezradí 2 pravdy a 1 lož. Ostatní členovia tímu musia uhádnuť lož.
  • Referencie