Ako efektívne spravovať e-maily: 6 krokov (s obrázkami)

Takmer každý, kto pracuje, používa e-mail, ktorý nás však môže ľahko zahltiť. Niektorí z nás dostávajú oveľa viac e-mailov, ako dokážu efektívne spracovať. Schopnosť rýchlo a správne odpovedať na e-mail nám môže pomôcť ušetriť čas a vyzerať profesionálnejšie. Pozn: Nie všetky tieto kroky a návrhy fungujú vo všetkých e-mailových službách, avšak všetky fungujú v službe Gmail.

Kroky

Pochopenie dôvodu, prečo ľudia používajú e-mail. E-mail slúži na komunikáciu medzi ľuďmi; slúži na posielanie textových a vizuálnych informácií od jednej osoby k druhej / mnohým ďalším. Nie je určené pre:

  • Ukladanie informácií; informácie je lepšie uložiť ako dokument v počítači alebo v cloude
  • Pripomíname vám, čo je potrebné urobiť; na tento účel použite radšej zoznam úloh alebo kalendár

Používajte štítky alebo priečinky, aby ste mali e-maily usporiadané a aby sa nedostali do priečinka doručenej pošty.

  • Na veci, ktoré musíte urobiť, použite označenie „follow up“ alebo „respond“. Potom by ste ich mali pridať do svojho diára alebo zoznamu „to do.
  • Ak čakáte na niekoho iného, použite funkciu „čakám na odpoveď
  • Označenie „naliehavé“ používajte pre veci, ktoré je potrebné vykonať čo najskôr

Uložte užitočné informácie a potom e-mail archivujte.

  • Stiahnite všetky prílohy a uložte súbory na správne miesto
  • Potom, ak sa na e-mail nechystáte odpovedať, archivujte ho

Archivujte e-maily, s ktorými ste skončili. Nebojte sa archivácie; v podstate presunie e-mail z priečinka doručenej pošty do priečinka „bez názvu“ (technicky sa odstráni označenie „doručená pošta“)

  • Nezmizli – na to slúži funkcia delete
  • Vždy sa dá vyhľadať a nájsť

Odstráňte chybné e-maily a potom sa odhláste z ich zdroja. Vďaka tomu sa vaša doručená pošta bude zbavovať nepotrebných a neželaných e-mailov.

  • V prvom rade odstráňte e-maily, ktoré ste nemali dostať
  • Po určitom čase, keď budú v „koši“, ich už nebude možné vyhľadávať ani nájsť
  • Ak už nechcete dostávať takýto druh e-mailov, uistite sa, že ste sa odhlásili z ich prijímania tak, že vyhľadáte informáciu „Odhlásiť sa z odberu“ v spodnej časti e-mailu
  • Ak sa z neho nemôžete odhlásiť, priraďte e-mail ako spam
  • Používajte hviezdičky pre špeciálne a veľmi dôležité alebo naliehavé e-maily. Hviezdičky používajte striedmo, pretože príliš veľa e-mailov označených hviezdičkami bude rovnako neužitočné ako žiadne e-maily označené hviezdičkami.