Ako efektívnejšie pracovať s administratívnym asistentom

Dobrý administratívny asistent môže byť prínosom pre celú vašu spoločnosť, najmä ak budete pracovať na vybudovaní produktívneho vzťahu. Ak chcete byť skvelým šéfom pre svojho výkonného asistenta, venujte mu čas na zaškolenie, aby presne vedel, ako má robiť veci podľa vašich požiadaviek. Keď budete dobre spolupracovať, budete schopní delegovať úlohy a zlepšovať riadenie času. V našej príručke nájdete tipy, ktoré ako manažér potrebujete na spoluprácu s administratívnym asistentom, aby ste zabezpečili spokojné a produktívne pracovisko.

Časť 1 zo 4:Výber administratívneho asistenta

Identifikujte požiadavky na pracovné miesto. Vaším prvým krokom pri hľadaní administratívneho asistenta je zistiť, čo presne potrebujete, aby váš budúci asistent robil. Ak už máte alebo ste mali asistenta, napíšte, čo ste mu dali robiť. Ak nie, určte si, čo budete od svojho asistenta potrebovať, a každú úlohu a požiadavku si zapíšte. Tieto informácie potom môžete použiť na vytvorenie opisu pracovného miesta.

  • Medzi povinnosti môže patriť písanie listov, vybavovanie pošty, rozvrhy, cestovanie, vykazovanie výdavkov alebo akékoľvek iné povinnosti.
  • Váš asistent môže potrebovať aj technické zručnosti, ako je všeobecné používanie počítača, písanie na stroji, softvérové programy, diktovanie, telefonovanie alebo iné zručnosti.
  • Môžete tiež zahrnúť všeobecné zručnosti, ako je medziľudská komunikácia a vykonávanie viacerých úloh.
  • Popíšte požadovaný pracovný čas vrátane očakávaní práce nad rámec bežného pracovného času.
  • Uveďte všeobecnú frázu, napríklad „povinnosti podľa zadania“, aby váš asistent nemohol tvrdiť, že nejaká úloha nebola v popise práce.
  • Mali by ste tiež zvážiť, koľko budete asistentovi platiť. Vykonajte online prieskum, aby ste zistili výšku platu administratívneho asistenta s požadovanou úrovňou skúseností.[1]

získavať kandidátov. Vezmite si požiadavky na pracovné miesto a použite ich na vytvorenie dobre napísaného a informatívneho opisu pracovného miesta. Teraz môžete začať hľadať kvalifikovaných uchádzačov. Pri vyhľadávaní kandidátov využite všetky dostupné zdroje vrátane vlastnej sociálnej siete a internetových pracovných portálov. Zvážte možnosť povedať svojim spolupracovníkom alebo podriadeným, že prijímate zamestnancov, a požiadať ich o návrhy. Oslovte svoju sieť na LinkedIn a požiadajte o odporúčania.

  • Môžete tiež zvážiť využitie náborového pracovníka, ktorý vám pomôže nájsť silných kandidátov.[2]

Vedenie pohovorov. Preosejte uchádzačov a nájdite tých, ktorí sa zdajú byť kvalifikovaní na danú pozíciu. Potom kontaktujte každého kandidáta a dohodnite si osobný pohovor. Ak máte veľké pole uchádzačov, môžete uskutočniť priebežné telefonické pohovory. V oboch prípadoch venujte pozornosť pripravenosti a komunikačným schopnostiam kandidáta. V ich životopise hľadajte zmysel pre detail a skontrolujte, či sú zdvorilí k ostatným zamestnancom, keď prídu na pohovor.

  • Hľadajte kandidátov, ktorí prekonávajú očakávania, či už v rámci svojich odborných skúseností alebo počas pohovoru.
  • Posúďte svoj vlastný vzťah s kandidátom. Váš asistent by mal mať osobnosť kompatibilnú s vašou osobnosťou.
  • Uistite sa, že vedia ovládať všetky základné počítačové programy, ktoré vaša spoločnosť používa. Sledujte, ako zadáva údaje do programov, aby ste sa uistili, že vie, ako na to. Môžete ho napríklad požiadať, aby vytvoril tabuľku v programe Excel, aby ste videli, ako to robí.
  • Kontaktujte ich profesionálne referencie a opýtajte sa na ich skúsenosti s kandidátom.[3]

Vyberte najlepšieho kandidáta. Kontaktujte kandidáta, ktorý najlepšie spĺňa vaše štandardy a dobre sa osvedčil podľa vašich kritérií na prijímanie zamestnancov. Predložte im pracovnú ponuku spolu s platom a všetkými zahrnutými výhodami. Ak súhlasia, môžete sa dohodnúť na dátume nástupu a ďalších podrobnostiach.[4]

Časť 2 zo 4:Školenie vášho administratívneho asistenta

Dohliadajte na svojho asistenta. Počas prvých týždňov budete musieť svojho asistenta usmerňovať konkrétnymi spôsobmi, ktoré máte radi, keď sa veci robia. Možno máte predchádzajúceho asistenta, ktorý je ochotný zaškoliť nového asistenta. Ak nie, budete sa musieť úlohy ujať sami. Neočakávajte, že vám asistentka bude čítať myšlienky.

  • Každý deň si na pár minút sadnite s asistentom a pomôžte mu triediť poštu a e-maily. Ukážte im, čo sa dá vymazať, čo sa dá uložiť a kam sa majú triediť rôzne typy pošty.

Dávajte jasné a presné pokyny. Neočakávajte, že váš administratívny asistent bude čítať vaše myšlienky. Hoci by sa vás asistentka mala pýtať na každú úlohu, mali by ste sa snažiť poskytnúť jej čo najviac informácií. Uistite sa, že každá úloha je primerane vysvetlená. Dajte mu dostatok času na dokončenie úlohy. Ak ide o naliehavú záležitosť alebo najvyššiu prioritu, hneď ich informujte, že by mali odsunúť všetky ostatné úlohy.

  • Vždy uveďte kto, čo, kedy, kde a prečo. Namiesto: „Potrebujem, aby ste sa postarali o tieto formuláre cestovných výdavkov,“ povedzte: „Prosím, pošlite e-mail účtovníctvu do popoludnia, aby sme mohli tieto formuláre cestovných výdavkov vybaviť.“ Po čase môže váš asistent pochopiť, čo máte na mysli pri nejasných pokynoch, ale na začiatku by ste sa mali snažiť vysvetliť veci čo najjasnejšie.
  • Niektorí ľudia považujú za efektívne dať svojmu asistentovi denný rozvrh úloh alebo kontrolné zoznamy.[5]
    Ak máte čas robiť si zoznam každý deň, mohlo by vám to vyhovovať.
  • Ujasnite si, kedy je potrebné konzultovať s vami a kedy je rozhodnutie v rukách asistenta.

Dajte svojmu asistentovi scenár pre telefonáty. Oznámte, ktoré kontakty sú dôležité a aký druh hovorov očakávate. Mali by ste im poskytnúť scenár, aby poznali správnu etiketu telefonovania vo vašej kancelárii. Informujte ich, že by nemali tento scenár len odčítať, ale prispôsobiť ho svojim potrebám. Zabezpečíte tak, aby sa váš asistent správal k vašim klientom a obchodným partnerom vhodným spôsobom.[6]

  • Scenár môže znieť napríklad takto: „Dobrý deň, dovolali ste sa do kancelárie Joan Smithovej. Hovoríte s Lisou. Ako vám môžem pomôcť?“
  • Poskytnite im štandardné odpovede, ktoré môžu používať, ako napr. Pani. Smith je momentálne nedostupný. Môžem, prosím, prijať správu? Nech sa vám čo najskôr ozve.“
  • Pravdepodobne nebudete chcieť, aby váš asistent prerušoval stretnutia alebo prácu nedôležitými telefonátmi, ale sú ľudia, ktorých hovory budete prijímať bez ohľadu na to, čo. Uistite sa, že majú zoznam týchto ľudí.
  • Nepoužívajte asistenta na vybavovanie telefonátov za vás, pokiaľ nejde o naliehavú situáciu. Môže to byť veľmi nepríjemné pre tých, ktorí čakajú, že zdvihnete telefón.

Povedzte svojej organizácii, aké právomoci má váš asistent. Keď prvýkrát zamestnáte asistenta, informujte tých, ktorí sú vám podriadení, že asistent bude vybavovať vaše hovory, poštu alebo e-mail. Dajte im konkrétne vedieť, ktoré úlohy majú v kompetencii.[7]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejdite na zdroj

  • Môžete sa rozhodnúť rozoslať e-mail, v ktorom privítate svojho nového asistenta vo vašej spoločnosti. Môžete povedať: „Lisa bude teraz vybavovať všetky moje plány. Ak sa niekto z vás potrebuje so mnou stretnúť, kontaktujte ju, prosím“ alebo „Mark bude vybavovať moju elektronickú poštu, preto nebuďte prekvapení, ak od neho dostanete správu.“

zúčastňovať sa na stretnutiach s asistentom. Vďaka tomu budú mať lepšiu predstavu o problémoch a každodenných činnostiach vo vašej spoločnosti. Budú lepšie informovaní o vašich povinnostiach a budú môcť poskytovať rady a usmernenia v súvislosti s kľúčovými projektmi. Zároveň tým ostatným zamestnancom dáte najavo, že úlohu administratívneho asistenta považujete za serióznu.[8]

  • jasne vyjadrite svoje očakávania týkajúce sa ich úlohy na stretnutiach. Mali by počúvať, zúčastňovať sa alebo si robiť poznámky?

Podporujte ich v rozvíjaní nových zručností. Po zaškolení vášho asistenta môže byť lákavé nechať ho na pokoji. Ak však chcete zo svojho asistenta dostať naozaj maximum, mali by ste ho povzbudiť, aby si rozšíril svoje zručnosti. Môžete:

  • Požiadajte ho o účasť na seminároch
  • Zabezpečte školenie v nových počítačových programoch
  • Umožnite im prevziať nové úlohy vrátane riadenia vlastných projektov[9]
    Dôveryhodný zdroj
    Harvard Business Review
    Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
    Prejsť na zdroj
  • Dotujte ďalšie vzdelávanie prostredníctvom programu ďalšieho vzdelávania[10]

Časť 3 zo 4:Delegovanie úloh

Požiadajte svojho asistenta, aby organizoval vašu poštu a e-maily. Váš administratívny asistent môže triediť vašu prichádzajúcu poštu a inú korešpondenciu a určiť, čo je dôležité a čo si nevyžaduje vašu pozornosť. Výrazne tak znížite množstvo prichádzajúcich správ, ktoré musíte čítať sami.

  • Pred odovzdaním svojho e-mailového hesla sa uistite, že svojmu asistentovi dôverujete.
  • Šablóny odpovedí, podobne ako formuláre listov alebo poznámok, môžu pomôcť administratívnej asistentke pri riešení rutinných úloh. Šablóna odpovede môže byť vystavená pre často kladené otázky zákazníkov, žiadosti o dary alebo prehliadky, pripomenutia, že je potrebné predložiť správy, a iné obchodné položky, ktoré môžu vyžadovať len váš podpis.

Nechajte svojho asistenta, aby sa postaral o plánovanie. Váš asistent môže zaznamenávať všetky stretnutia, konferencie, telefonáty alebo schôdzky, ktoré ste si naplánovali. Okrem toho by si mali poznačiť všetky dôležité dátumy projektov alebo štvrťročné termíny. Mali by vás informovať o všetkých nových stretnutiach a vy by ste im mali dať vedieť, keď ste si ich naplánovali sami.

  • Môžete používať zdieľaný kalendár, ktorý vám pomôže spravovať váš rozvrh. Elektronický kalendár môže nahrať váš plán do cloudu a upozorniť vás oboch, ak niektorá zo strán vykoná nejaké zmeny.
  • Nezabudnite ich informovať, keď si plánujete vziať dovolenku, služobnú cestu alebo ísť na zdravotnú dovolenku, aby vám mohli pomôcť efektívne organizovať váš čas.

Nahrajte dôležité dokumenty do zdieľaného cloudového priečinka. Ak váš asistent potrebuje prístup k určitým dokumentom, šablónam alebo formulárom, mali by ste mu ich čo najjednoduchšie sprístupniť. Vytvorte si konto dropbox alebo Google drive, ktoré budete zdieľať obaja. Nahrajte všetky potrebné dokumenty. Váš asistent môže tiež nahrať dôležité dokumenty, ktoré si môžete pozrieť a podpísať, keď sa vám to hodí. Bude to plynulejší proces ako posielanie e-mailov tam a späť.

  • Stanovte si postupy na manipuláciu s fyzickými súbormi, konkrétne v tom, aké typy sa majú uchovávať, bezpečnostné opatrenia a ukladanie.

Vyhnite sa mikromanažmentu. Hoci môžete mať presný spôsob, ako veci robiť, chcete sa uistiť, že váš asistent je produktívny svojím vlastným spôsobom. Čo funguje pre vás, nemusí fungovať pre nich. Pokiaľ je úloha úspešne splnená, nemali by ste sa hnevať na to, ako úlohu dokončili. Ak urobili niečo zle, snažte sa im poskytnúť spätnú väzbu, ktorá chybu napraví.[11]

  • Nevyžadujte schválenie každej jednotlivej úlohy.[12]
    Ak váš asistent napríklad triedi vašu poštu, po zaškolení by nemal potrebovať váš súhlas na vyhadzovanie nevyžiadanej pošty. Takýmto postupom vám zaberiete toľko času, koľko by ste mohli ušetriť.
  • Keď sa vo svojej úlohe udomácnia, môžete im začať zadávať väčšie projekty. Umožnite im dohliadať na určité programy. Dajte im príležitosť niečo riadiť. Požiadajte ho, aby prezentoval na stretnutí. Tým sa zvýšia ich kompetencie a zároveň im to umožní rásť ako zamestnancovi.
  • Nenechajte svojho asistenta len tak bežať po kávu. Pokiaľ to nie je obojstranná záležitosť (z času na čas si dáte kávu), nežiadajte asistentku, aby si v rámci svojich povinností dala kávu, pokiaľ to neurobí dobrovoľne. Dávajte si veľký pozor na rodové stereotypy.
  • Pamätajte, že váš asistent má rozšíriť vaše možnosti, nie pôsobiť ako sekretárka alebo služobník. Správajte sa k nim ako k profesionálom.

Pravidelne si vyjasňujte svoje vzťahy a úlohy. Aspoň raz ročne si s asistentom sadnite na formálne stretnutie. Pýtajte sa, ako sa vášmu asistentovi darí. Úlohy asistenta majú tendenciu meniť sa z roka na rok. Uistite sa, že váš asistent vie, aké sú jeho povinnosti, a prediskutujte prípadné zmeny v jeho povinnostiach v nadchádzajúcom roku. Napokon sa opýtajte na kariérne ciele svojho asistenta. Sú spokojní s tým, že zostávajú ako asistenti? Alebo chce prevziať iné povinnosti vo firme?[13]

  • Nezabudnite si od svojho asistenta zachovať profesionálny odstup. Váš vzťah by mal byť priateľský, ale jednoznačne šéf a zamestnanec.
  • Ak ich nútite pracovať neobvyklý alebo dlhý pracovný čas, zvážte povýšenie asistenta do pozície neuvoľneného pracovníka ako odmenu. Nerobte to však preto, aby ste ušetrili peniaze (aby ste ich prinútili pracovať viac hodín za nižší plat).
  • Analyzujte kontrolný zoznam povinností vášho administratívneho asistenta. Opýtajte sa, či sú niektoré úlohy nevyhnutné. Zistite, či existujú oblasti zodpovednosti, ktoré je možné znížiť, alebo či je možné pridať ďalšie povinnosti.

Časť 4 zo 4:Komunikácia s asistentom

Stretávajte sa so svojím asistentom denne. Ak chcete, aby všetko prebiehalo hladko, mali by ste sa aspoň dvakrát denne krátko stretnúť so svojím asistentom. Ráno si prejdite plány a ciele na daný deň. Nezabudnite uviesť, ktoré úlohy majú najvyššiu prioritu. Na konci dňa prediskutujte, čo sa stalo a čo sa nestihlo. Naplánujte si prístup k riešeniu všetkých vzniknutých problémov.[14]

  • Možno budete chcieť použiť aplikáciu na riadenie projektov, ako je napríklad Wunderlist alebo Trello, ktorá vám obom pomôže rozhodnúť sa, čo je potrebné v daný deň urobiť. Váš asistent si môže odškrtávať úlohy, keď ich splní. Budete môcť pridávať úlohy, ak sa vyskytnú, alebo označiť niektoré úlohy ako prioritné. Aplikácie pre rôzne platformy umožňujú pridať úlohu na vašom zariadení pred automatickým odoslaním aktualizácie asistentovi.

Poskytnite pozitívnu aj kritickú spätnú väzbu. Častou chybou niektorých šéfov je, že svojho asistenta iba kritizujú. Váš asistent je človek a pozitívnou spätnou väzbou nielen posilňujete dobré postupy, ale podporujete aj priateľský vzťah. Zvýši sa tým morálka vášho asistenta, čím sa zvýši jeho produktivita a vaša produktivita.[15]

  • Pozitívna spätná väzba by sa mala zameriavať na schopnosť asistenta dobre plniť úlohy. Napríklad: „Dobrá práca, že ste tak rýchlo predložili tie správy o cestovných výdavkoch. Veľmi ste mi uľahčili život.“
  • Kritická spätná väzba by sa mala zamerať na spôsoby, ktorými sa asistent môže zlepšiť. Napríklad: „Nabudúce budem potrebovať, aby ste tieto správy o výdavkoch predložili do týždňa od mojej cesty. Tentoraz si s tým nerobte starosti, ale nabudúce očakávam, že ich odovzdáte načas.“
  • Pamätajte na nich v špeciálne dni, ako sú narodeniny alebo Deň administratívnej asistentky.

Počúvajte svojho administratívneho asistenta. Mali by ste sa pokúsiť požiadať svojho administratívneho asistenta o nápady na zlepšenie efektívnosti vašej kancelárie, ako aj vašej produktivity. Po niekoľkých týždňoch práce pre vás bude mať asistent dobrý prehľad o vašich zvykoch, silných a slabých stránkach. Povzbudzujte svojho asistenta k úprimnosti a odmeňte dobré nápady. Neodmietajte ani sa neurážajte tým, čo hovoria. Nový pohľad môže byť práve to, čo potrebujete.[16]

  • Môžete sa spýtať: „Aký je najlepší spôsob, ako môžeme zlepšiť produktivitu? Čo vidíte, že sa môže zlepšiť?“
  • Ak váš asistent podá dobrý nápad, pochváľte ho. Môžete povedať: „To je dobrý nápad. Čo môžeme urobiť, aby sme to uviedli do praxe?“
  • Ak sa vám ich nápady nepáčia, jednoducho s nimi nesúhlaste a choďte ďalej. Môžete povedať: „Nie som si istý, či by to tu fungovalo.“
  • Dospelé riešenie sporov. Aj keď môžete byť zaneprázdnení, nemali by ste si vylievať svoj hnev alebo frustráciu na asistentovi. Snažte sa riešiť konflikty čo najpokojnejšie. Ak máte obavy, že váš asistent robí niečo zle, zavolajte si ho do kancelárie. Informujte ich o tom, s čím ste nespokojní, a povedzte im, čo musia urobiť, aby sa zlepšili.

    • Buďte pevní, ale nie znevažujúci. Môžete napríklad povedať: „Stále nesprávne zadávate údaje do systému. Venujte prosím viac pozornosti svojej úlohe, aby bolo všetko vykonané správne.“
    • Spýtajte sa ich: „Prečo si myslíte, že sa tento problém stále opakuje?? Čo potrebujete zlepšiť?“ Možno dávate príliš nejasné pokyny alebo ich preťažujete prácou.
    • Váš asistent by vás mal robiť produktívnejšími, nie menej produktívnymi. Ak nedokážete efektívne spolupracovať so svojím asistentom, možno by ste si mali začať hľadať iného.
  • Referencie