Ako hovoriť o slabom výkone zamestnanca: 13 krokov

Hovoriť so zamestnancom o jeho slabom výkone môže byť náročné. Nemusíte chcieť pôsobiť príliš tvrdo, ale napriek tomu buďte pevní a jasne vyjadrite svoje obavy. Avšak mať zamestnancov, ktorí nevykonávajú svoju prácu dobre alebo nie sú prínosom pre vaše podnikanie, vás môže v konečnom dôsledku stáť peniaze a pracovný čas. Pripravte sa na rozhovor tak, že si vytvoríte zoznam problémov týkajúcich sa zamestnanca. Potom diskutujte v súkromí a zachovajte úprimnosť rozhovoru, aby zamestnanec pochopil vaše obavy. Následné sledovanie po rozhovore, aby ste skontrolovali výkon zamestnanca a zistili, či sa zlepšil.

Časť 1 z 3:Zhromažďovanie informácií

Vytvorte zoznam otázok týkajúcich sa zamestnanca. Pri vymenúvaní problémov a obáv buďte konkrétni. Napíšte si najnovšie problémy a potom staršie problémy, niekoľko týždňov alebo mesiacov dozadu. Priložte všetky sťažnosti zákazníkov, obavy iných zamestnancov a akúkoľvek inú dokumentáciu, ktorá podporuje vaše obavy.[1]

  • Môžete napríklad napísať: „Zamestnanec sa nedostavuje na zmeny načas“ a potom pripojiť časové karty, ktoré ilustrujú vaše obavy.

Navrhnite niekoľko možností alebo riešení pre zamestnanca. Vymyslite niekoľko možných riešení slabého výkonu zamestnanca, aby ste ich mohli prediskutovať počas rozhovoru s ním. Pomôže vám to lepšie sa pripraviť na rozhovor a mať pripravené možnosti, ako ukončiť diskusiu so zamestnancom.

  • Môžete napríklad napísať: „Možné riešenie: zamestnanec si na skúšobnú dobu 1 týždňa zapíše hodiny načas“ alebo „Možná voľba: zamestnanec sa presunie na iné oddelenie, aby neprichádzal do styku so zákazníkmi.“

Vyberte si súkromný, tichý priestor na rozhovor so zamestnancom. Dohodnite si čas a miesto, ktoré vám zabezpečí, že si budete môcť so zamestnancom pohovoriť medzi štyrmi očami. To vám tiež umožní hovoriť so zamestnancom úprimne a otvorene bez toho, aby váš rozhovor počula celá kancelária alebo spoločnosť.[2]

  • Možno napríklad naplánujete stretnutie 30 minút pred pracovnou zmenou zamestnanca vo vašej kancelárii. Alebo si možno naplánujete stretnutie so zamestnancom na popoludnie, keď je menej zaneprázdnený, v konferenčnej miestnosti spoločnosti.

ODBORNÝ TIP

„Ak viete, že potrebujete poskytnúť náročnú spätnú väzbu, je užitočné uistiť sa, že nie ste pred inými ľuďmi.“

Chloe Carmichaelová, PhD

Licencovaná klinická psychologička Chloe Carmichaelová, PhD. je licencovaná klinická psychologička, ktorá vedie súkromnú prax v New Yorku. S viac ako desaťročnými skúsenosťami v oblasti psychologického poradenstva dr. Chloe sa špecializuje na vzťahové problémy, zvládanie stresu, sebaúctu a kariérny koučing. Vyučovala aj v bakalárskych kurzoch na Long Island University a pôsobila ako odborná asistentka na City University of New York. Dr. Chloe absolvovala doktorandské štúdium klinickej psychológie na Long Island University v newyorskom Brooklyne a klinickú prax v nemocnici Lenox Hill Hospital a Kings County Hospital. Je akreditovaná Americkou psychologickou asociáciou a je autorkou kníh „Nervous Energy: Harness the Power of Your Anxiety“ a „Dr. Chloeiných 10 prikázaní randenia.“
Chloe Carmichael, PhD
Licencovaný klinický psychológ

Prediskutujte problémy so zamestnancom čo najskôr. Snažte sa neodkladať rozhovor so zamestnancom o jeho výkone, pretože to situáciu len skomplikuje a sťaží. Namiesto toho sa snažte problémy riešiť v priebehu niekoľkých dní až týždňa od ich vzniku.[3]

  • Ak si u zamestnanca začnete všímať vzorec slabého výkonu, napríklad zlé služby zákazníkom niekoľko týždňov po sebe, ihneď si s ním pohovorte, aby ste mohli zistiť, čo sa deje.

Časť 2 z 3:Rozhovor

Rozhovor začnite tým, že zamestnancovi vyjadríte svoje obavy. Poďakujte im za súhlas s rozhovorom a použite jednoduchý, priamy jazyk, aby ste im dali najavo, prečo vás ich výkon znepokojuje. Na začiatku rozhovoru sa snažte o úprimný, ale láskavý tón.[4]

  • Môžete napríklad povedať: „Ďakujem vám za stretnutie so mnou. Mám určité obavy o váš výkon, najmä kvôli vašej nedochvíľnosti a vášmu zaobchádzaniu so zákazníkmi.“

ODBORNÁ RADA

Chloe Carmichaelová, PhD

Licencovaná klinická psychologička Chloe Carmichaelová, PhD. je licencovaná klinická psychologička, ktorá vedie súkromnú prax v New Yorku. S viac ako desaťročnou praxou v oblasti psychologického poradenstva dr. Chloe sa špecializuje na vzťahové problémy, zvládanie stresu, sebaúctu a kariérny koučing. Vyučovala aj bakalárske kurzy na Long Island University a pôsobila ako odborná asistentka na City University of New York. Dr. Chloe absolvovala doktorandské štúdium klinickej psychológie na Long Island University v Brooklyne v New Yorku a klinickú prax v nemocnici Lenox Hill Hospital a Kings County Hospital. Je akreditovaná Americkou psychologickou asociáciou a je autorkou kníh „Nervous Energy: Harness the Power of Your Anxiety“ a „Dr. Chloe 10 prikázaní randenia.“Chloe Carmichaelová, PhD
Licencovaný klinický psychológ

Snažte sa svoje obavy formulovať v pozitívnom svetle. Licencovaný klinický psychológ dr. Chloe Carmichaelová hovorí: „Ak dávate zamestnancovi spätnú väzbu, často je to preto, že veríte, že tento človek má schopnosť rásť.“ Ak sa vám to podarí, môžete sa. Začnite tým, že poviete niekoľko pozitívnych vecí, a potom im dajte najavo, že existujú oblasti, v ktorých by ste chceli, aby sa zlepšili. Nezabudnite vysvetliť, že vidíte jeho potenciál, ale sú určité zručnosti, na ktorých musí zapracovať.“

Poskytnite dokumentáciu o svojich obavách. Ukážte zamestnancovi všetky podporné dokumenty, ako sú sťažnosti zákazníkov, spätná väzba tímu a časové výkazy. To im môže pomôcť pochopiť vaše obavy.[5]

  • Môžete napríklad predložiť kópiu sťažnosti zákazníka, aby ste vysvetlili svoje obavy zo zaobchádzania zamestnanca so zákazníkmi. Alebo môžete zamestnancovi ukázať jeho výkazy pracovného času, aby ste podporili svoje obavy týkajúce sa jeho nedochvíľnosti.

Diskutujte o tom, ako ich výkon ovplyvňuje podnik alebo spoločnosť. Ujasnite si, aký vplyv má zlý výkon zamestnanca na ostatných zamestnancov, zákazníkov a vaše príjmy. Vysvetlite, že je pre vás dôležité, aby ste mali úspešnú spoločnosť, a to môžete dosiahnuť len so zamestnancami, ktorí sú odhodlaní a sústredení na svoju prácu.[6]

  • Môžete napríklad povedať: „Ako majiteľ firmy sa spolieham na to, že moji zamestnanci budú svoju prácu vykonávať dobre.“ Ak by ste to chceli urobiť, môžete sa. Keď zamestnanec pracuje zle, negatívne to ovplyvňuje moje podnikanie.“

Položte zamestnancovi otázky týkajúce sa jeho výkonu a angažovanosti. Pomocou premyslených otázok ho prinúťte otvoriť sa. Vyzvite ich, aby hovorili o tom, prečo je ich výkon slabý.[7]

  • Môžete napríklad klásť otázky typu: „Ste si vedomý toho, že ste minulý týždeň meškali na každú svoju zmenu?“ Môžete sa opýtať, či ste sa?“ alebo „Vedeli ste o sťažnosti zákazníka alebo je pre vás jeho sťažnosť prekvapením?“
  • Pri kladení týchto otázok zamestnancovi používajte jemný, konverzačný tón, aby ste nepôsobili nepriateľsky.

Udržujte očný kontakt a prikývnite, aby ste dali najavo, že počúvate. Udržujte uvoľnenú reč tela, pričom vaše telo musí byť otočené smerom k zamestnancovi. Poskytnite zamestnancovi čas a priestor na to, aby mohol reagovať na vaše otázky a obavy.

  • Snažte sa zamestnanca neprerušovať a nehovoriť cez neho. Dovoľte im odpovedať na vaše otázky a udržujte rozhovor civilný, aby ste mohli obaja vysvetliť, z čoho vychádzate.

Prediskutujte spôsoby, akými môže zamestnanec riešiť vaše obavy. Diskusiu ukončite načrtnutím možných riešení problémov zamestnanca. Uveďte zamestnancovi niekoľko očakávaní a cieľov, ktoré musí splniť, aby sa zlepšil jeho výkon.[8]

  • Môžete napríklad povedať: „Potrebujem, aby ste sa zaviazali, že na budúci týždeň budete chodiť na zmeny včas. Chcem, aby ste spolupracovali aj s iným zamestnancom na zlepšení služieb zákazníkom. Musím vidieť zlepšenie vášho výkonu, aby som si vás mohol udržať ako zamestnanca.“

3. časť z 3:Sledovanie po rozhovore

Naplánujte následnú návštevu 1-2 týždne po prvom rozhovore. Po tom, ako ste načrtli svoje očakávania, oznámte zamestnancovi, kedy ho budete sledovať. Dajte im najavo, že im dávate časový rámec na zlepšenie ich výkonu a že si s nimi opäť sadnete, aby ste skontrolovali ich pokrok.[9]

  • Môžete napríklad povedať: „O týždeň vás budem sledovať, aby som skontroloval váš pokrok“ alebo „Naplánujme si kontrolné stretnutie o dva týždne, aby som vás mohol skontrolovať a zistiť, ako ste sa zlepšili“.“

Podporte zamestnanca tým, že mu ponúknete ďalšie školenie alebo úpravu rozvrhu. Uistite sa, že ste zamestnanca pripravili na úspech, aby sa mohol pokúsiť zlepšiť svoj výkon a dosahovať lepšie výsledky. Podporte ich ponukou dodatočného školenia a poradenstva. Ponúknite, že presuniete ich rozvrh tak, aby sa mohli dostať do práce načas. Požiadajte ostatných zamestnancov o podporu, aby sa mohli zlepšiť.

  • Zamestnanca môžete napríklad presunúť do iného tímu, aby mohol pracovať v priaznivejšom prostredí. Alebo môžete upraviť rozvrh zamestnanca tak, aby prišiel v menej rušnom čase, s menším počtom interakcií so zákazníkmi.
  • Počas následného rozhovoru riešte všetky posuny alebo zmeny. Sledujte zamestnanca a zaznačte si všetky posuny alebo zmeny, ktoré ste si všimli v jeho správaní. Uistite sa, že ste sa týmto posunom venovali počas následného stretnutia s nimi. Uznajte akékoľvek zmeny v jeho výkone a prediskutujte všetky zlepšenia, ktoré ste si všimli.

    • Ak sa výkon zamestnanca nezlepší, možno budete musieť počas následného stretnutia prediskutovať ďalšie možnosti. Môžete ho dať na skúšobnú dobu alebo ho budete musieť prepustiť, najmä ak sa jeho výkonnosť nezlepší.
  • Referencie