Ako merať zlepšovanie procesov: 13 krokov

Jedným zo spôsobov, ako si podniky udržujú konkurencieschopnosť, je zlepšovanie svojich procesov, a to tak prevádzkových, ako aj finančných. Pritom je potrebné vytvoriť spôsob, ako konkrétne merať zlepšenie. Ako sa hovorí, „čo sa nedá merať, to sa nedá riadiť.“ Na vyriešenie tohto problému podniky vytvárajú metriky, merateľné detaily procesu, aby zhromaždili údaje o procese pred zavedením zmeny a po jej zavedení. Analýza týchto ukazovateľov poskytuje údaje, ktoré informujú o tom, nakoľko zmena zlepšila proces, ak vôbec. Ak chcete začať, je dôležité najprv vybrať najvhodnejšie metriky pre váš proces.

Časť 1 z 3:Organizácia systému zlepšovania procesov

Definujte, čo je potrebné merať. To znamená, definujte, čo presne myslíte zlepšením. Chcete, aby bol váš proces spoľahlivejší, rýchlejší, efektívnejší alebo lepší iným spôsobom? Tým sa do projektu vnesie jasnosť. Uistite sa, že váš proces produkuje výstup, ktorý sa dá nejakým spôsobom merať.[1]

  • Napríklad spoločnosť, ktorá chce zlepšiť rýchlosť dodávok, by merala čas. Spoločnosť zaoberajúca sa digitalizáciou údajov môže merať percento chýb znakov v dávkach alebo výstup procesu.

Urobte svoj projektový slovník konzistentným. Uistite sa, že používate všeobecne zrozumiteľné definície, aby ste zabezpečili konzistentnosť a presnosť. To zaručuje spoľahlivosť informácií, ktoré sa zdieľajú medzi ľuďmi z rôznych zariadení alebo lokalít. Predchádzajte nedorozumeniam poskytnutím jasných definícií všetkých meraných premenných.

  • Predpokladajme napríklad, že spoločnosť meria čas v dňoch. Rôzne pobočky tej istej spoločnosti môžu definovať „jeden deň“ rôznymi spôsobmi. Môže to znamenať len pracovné dni, akékoľvek 24-hodinové obdobie alebo 8-hodinový pracovný deň. Takéto nezrovnalosti môžu byť zavádzajúce.[2]

Definujte, ako sa majú zbierať údaje. Údaje sa musia zbierať podobným spôsobom v celej spoločnosti. Ak napríklad jedno oddelenie používa na zber údajov náhodný výber, musia ho používať aj všetky ostatné. V opačnom prípade nebude možné porovnať ich údaje. Je potrebné definovať aj merné jednotky. Uistite sa, že merné jednotky sú rovnaké všade tam, kde sa meria váš výstup.

  • Napríklad rýchlosť doručenia by sa mohla merať buď v minútach, alebo v hodinách, a venovať čas prepočtu jedného na druhé by bolo neefektívne.

Štandardizujte presnosť výpočtov. To len znamená, že by ste nemali mať jedno oddelenie, ktoré zaokrúhľuje čas na hodiny, a iné, ktoré určuje čas v hodinách a stotinách hodiny. V opačnom prípade budú rôzne úrovne podrobnosti hodnôt mýliť výsledky. Majte na pamäti, že menšie jednotky zvyčajne poskytujú presnejšie výsledky.

  • Napríklad všetky oddelenia sa musia dohodnúť, ako zaokrúhľovať desatinné miesta.

Časť 2 z 3:Výber správnych metrík pre váš projekt

Vyberte si primárnu metriku. Primárna metrika definuje výstup alebo cieľ zlepšenia procesu. Napríklad automobilka si môže vybrať počet vyrobených áut za hodinu. Pred zavedením zlepšenia procesu sa vykoná základné meranie. Na konci projektu sa proces opäť meria. Následne sa vypočíta výška zlepšenia.[3]

Spojte svoju primárnu metriku s obchodnou metrikou. Obchodná metrika meria, ako prevádzkové zlepšenie dosahuje jeden z cieľov podniku. Ak je napríklad hlavným meradlom rýchlejšia výroba výrobku, obchodným meradlom môže byť zvýšenie zisku alebo zníženie fixných nákladov. Medzi primárnymi a obchodnými metrikami existuje vzťah príčiny a následku. Ukazuje, prečo je zlepšenie primárnej metriky dobré pre podnikanie.[4]

Zvážte možnosť nepredvídaných výsledkov. Môžu vzniknúť vedľajšie škody spôsobené projektom zlepšovania procesov. Ak primárna metrika meria to, čo sa musí zlepšiť, musí existovať ďalšia metrika, následná metrika, ktorá meria to, čo sa nesmie zmeniť. Dôsledné metrické údaje by sa mali zhromažďovať pred projektom, počas neho a po ňom. Z mnohých možných následných metrík v danom projekte by sa malo brať do úvahy len niekoľko najdôležitejších, ktoré ovplyvňujú kvalitu výstupov.[5]

  • Napríklad spoločnosť, ktorá sa snaží zlepšiť rýchlosť dodávok, by nemala zaznamenať nárast poškodených výrobkov v dôsledku nedbalej manipulácie. Podiel poškodených výrobkov by bol v tomto prípade následnou metrikou.

Stanovenie finančnej metriky. Úspora peňazí nemusí byť primárnou metrikou spoločnosti. Spoločnosti však musia sledovať finančné výsledky procesov zlepšovania. Nemalo by sa to zamieňať s účtovaním nákladov na projekt. Finančná metrika by mala byť skôr nástrojom na analýzu finančného prínosu projektu. Mnohé spoločnosti pokračujú v monitorovaní finančnej metriky až jeden rok po ukončení projektu.[6]

  • Napríklad sa môže očakávať, že zlepšenie výrobného času zvýši tržby spoločnosti. Spoločnosť by mala sledovať príjmy spolu s ďalšími faktormi, ako je zisk, od zavedenia zmien a ďalej, aby sa zmeralo, ako ich zmena procesu ovplyvnila.

Časť 3 z 3:Zber údajov

Meranie času. Čas procesu meria, ako dlho trvá dokončenie krokov tvorby výrobku alebo služby. Iné časové metriky merajú čas strávený pridávaním hodnoty projektu alebo čas potrebný na reakciu na požiadavku zákazníka. Výpočty metriky môžu zahŕňať percento dodávky načas.[7]

  • Skrátenie času procesu je osvedčenou stratégiou pre lepšie podnikanie. Takýto postup umožňuje väčšiu výrobu a dodanie výrobku alebo služby skôr. Uvažujme o výrobe nábytku. Za rovnakých podmienok by zákazníci radšej dostali svoj nový gauč alebo jedálenský set skôr ako neskôr. Ak dokážete skrátiť čas procesu, zvýšite svoje šance na opakované objednávky a nové obchody.

Meranie nákladov. Metriky nákladov hodnotia celkové náklady na výrobný proces. Merajú aj prevádzkové náklady vo vzťahu k úrovni výroby. Náklady na transakciu merajú náklady na výrobu jednej jednotky. Úspora nákladov meria zníženie nákladov na transakciu. Úspora práce meria zníženie počtu pracovných hodín potrebných na výrobu výrobku alebo služby.[8]

  • Stratégie znižovania nákladov sa stávajú pre podniky dôležité, keď začnú klesať príjmy. Keď napríklad banka Bank of America zaznamenala v roku 2011 pokles príjmov z poskytovania úverov a obchodovania, rozhodla sa znížiť počet svojich zamestnancov, aby mohla naďalej poskytovať príjmy akcionárom. Manažéri banky a konzultanti sa rozhodli využiť meranie nákladov na identifikáciu pracovných miest, ktoré by sa dali odstrániť a ktoré by mohli ušetriť najviac peňazí bez toho, aby to ohrozilo organizáciu.[9]
    Dôveryhodný zdroj
    Harvard Business Review
    Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
    Prejsť na zdroj

Meranie kvality. Metriky kvality merajú spokojnosť zákazníka. Údaje o spokojnosti zákazníkov možno získať z prieskumov, registrovaných sťažností a inej spätnej väzby. Metriky kvality hodnotia aj to, či proces vytvára hodnotu pre zákazníka. Pozerajú sa aj na frekvenciu chýb a potrebu prepracovania. Miera chybovosti sa zaoberá percentom chýb. Percento úplnosti a presnosti meria, ako často sa nerobia chyby.[10]

  • Odvetvie zdravotnej starostlivosti sa vo veľkej miere spolieha na metriky kvality. Zlepšovanie kvality musí byť založené na údajoch. Analytici skúmajú finančné a klinické údaje s cieľom identifikovať rozdiely v spôsobe poskytovania zdravotnej starostlivosti zo strany poskytovateľov. Rozdeľujú proces a hľadajú oblasti plytvania alebo nadbytočnosti s cieľom vytvoriť proces, ktorý prináša vysokokvalitný klinický výsledok. Zníženie nákladov nie je hodnotné, ak sa nezvýši alebo nezachová súčasná úroveň poskytovanej kvality.[11]
  • Kľúčom k zlepšovaniu kvality je zvyšovanie efektívnosti bez toho, aby sa znížila účinnosť. Efektívnosť sa vzťahuje na množstvo zdrojov potrebných na dodanie výrobku alebo služby. Účinnosť sa vzťahuje na to, ako dobre boli dosiahnuté ciele výrobku alebo služby.[12]

Meranie výstupov. Výstupné metriky merajú množstvo produktov alebo služieb vyrobených v danom časovom období. Výrobný cieľ by mal byť v súlade s dopytom zákazníka. Metriky výstupu sa tiež zameriavajú na nevyriešené úlohy a nadbytočné zásoby. Tie by mali byť minimálne. Nakoniec sa meria nedokončená výroba. Na základe toho sa určuje počet pripravovaných produktov alebo služieb.[13]

  • Jednou zo stratégií zvyšovania produkcie vo výrobe je štandardizovaná práca. Napríklad v automobilovom priemysle majú výrobcovia automobilov štandardnú metódu montáže automobilov. Výrobcovia môžu štandardizovať výrobné procesy s cieľom zvýšiť produkciu. Metriky môžu pomôcť analyzovať, ako dobre proces zlepšuje výstup pre výrobcu. Ak sa s novým štandardizovaným procesom vyrobí viac výrobkov za daný čas, je to úspech.[14]
  • Meranie zložitosti procesu. Táto metrika meria, koľko krokov je vo výrobnom procese. Skúma sa tiež, ako často sa proces spomaľuje zmenou vlastníka alebo vyžadovaním súhlasu dozorného orgánu. Vypočíta sa celkový počet krokov procesu a počet krokov procesu s pridanou hodnotou. Ide o kroky, ktoré zvyšujú hodnotu produktu alebo služby. Meria sa aj spätná slučka alebo počet prípadov, keď sa výrobok vráti späť na opravu chýb.[15]

    • Cieľom spoločností je znížiť zložitosť svojich procesov, organizácie, výrobkov a informačných systémov s cieľom stimulovať rast, znížiť náklady a zvýšiť výnosy. Meranie zložitosti procesov pomáha manažérom identifikovať, kde produkty alebo služby plne uspokojujú potreby zákazníkov pri najnižších nákladoch. Pomáha odhaliť skryté náklady v príliš komplikovaných procesoch. Umožňuje spoločnostiam identifikovať, ktoré produkty sú najziskovejšie, čo zákazníci skutočne oceňujú a kde úzke miesta procesov bránia efektívnosti.[16]
  • Odkazy