Ako napísať e-mail alebo list šéfovi

Písanie šéfovi môže byť trochu skľučujúce! Viete, že je dôležité písať e-maily a listy zrozumiteľne a profesionálne, ale čo presne to znamená? Nemajte obavy, môžeme vám s tým pomôcť! Tému sme dôkladne preskúmali, aby sme mohli odpovedať na vaše najpálčivejšie otázky týkajúce sa komunikácie so šéfom.

Otázka 1 zo 7:Ako osloviť svojho šéfa v liste alebo e-maile?

  • Použite profesionálny pozdrav, po ktorom nasleduje meno vášho šéfa. Medzi profesionálne pozdravy patrí „Ahoj“, „Dobrý deň“ a „Vážený.“ Nasleduje meno, ktoré zvyčajne používate na oslovenie svojho šéfa. Ak si so svojím šéfom tykáte, je v poriadku, ak ho použijete. V opačnom prípade použite niečo formálne, napríklad „pán doktor Bell“ alebo „pán. Rebillet.“ Potom umiestnite čiarku za meno svojho šéfa, aby ste doplnili pozdrav.[1]

    • Napríklad: „Ahoj Donna“, „Vážený pán. Wexler“ alebo „Ahoj, Robert“ sú profesionálne spôsoby oslovenia vášho šéfa.
    • Vyhnite sa neformálnym pozdravom, ako sú „Hej“, „Ahoj“ a „Jo“.“
    • Nepoužívajte skrátenú verziu krstného mena svojho šéfa alebo prezývku.
  • Otázka 2
    Otázka č. 2 zo 7:Čo napíšete do predmetu e-mailu?

  • Použite konkrétny a stručný opis účelu vášho e-mailu. Váš šéf má pravdepodobne veľa e-mailov, ktoré musí vybaviť! Urobte im láskavosť a v predmete e-mailu uveďte mimoriadne jasný dôvod. Netrápte sa tým, či pri tom použijete celú vetu alebo interpunkciu. Medzi príklady dobrých tém patria: [2]

    • „Zmena termínu stretnutia“, „Rýchla otázka o projekte Barker“, „Nové nábory na posúdenie“ alebo „Obavy o plán na tento týždeň“.“
    • Uistite sa, že obsah vášho e-mailu zodpovedá predmetu.
  • Otázka 3 zo 7:Ako napísať profesionálny e-mail alebo list svojmu šéfovi?

    Používajte neutrálny tón, aj keď ste rozrušení alebo vzrušení. Vylievanie v e-maile vždy pôsobí neprofesionálne. Ak vás niečo nahnevalo, dajte si niekoľko minút na upokojenie, než napíšete e-mail. Snažte sa o neutrálny, zdržanlivý a rozumný tón.[3]

    • Napríklad: „Toto sa mi stalo už tretíkrát a mám toho plné zuby! Okamžite sa s tým musí niečo urobiť, inak všetci naši zamestnanci odídu.“ znie emotívne a náročne. Skúste niečo neutrálne, napríklad: „Oddelenie sa týmto problémom zaoberalo už viackrát. Naši zamestnanci mi dali jasne najavo, že sú vystresovaní.“
    • Vyhnite sa používaniu veľkého množstva výkričníkov, pretože to môže pôsobiť detinsky alebo nezrelo.

    Buďte struční, ale vždy používajte celé vety. Váš šéf dostáva každý deň tony e-mailov a posledná vec, ktorú chcete, je, aby ten váš preskočil. Čím stručnejší a výstižnejší je váš jazyk, tým lepšie! Vynechajte však skratky, emotikony a slang. Vždy používajte úplné, dobre napísané vety, aby to znelo profesionálne.[4]

    • Vyhnite sa skratkám/výrazom ako „4 u“ a „2day.“ Nepridávajte smajlíky na koniec viet ani nepoužívajte slangové skratky ako „lol“ alebo „wtf.“
    • Ak odpovedáte na e-mail svojho šéfa, vyhnite sa jednoslovným odpovediam typu „Áno“ alebo „Iste“, pretože to môže vyznieť trochu nezdvorilo.

    Pred odoslaním si dvakrát skontrolujte pravopis a gramatiku. Nič nehovorí o „neprofesionalite“ tak ako pravopisné, gramatické a interpunkčné chyby v e-maile. Po odstránení všetkých zjavných chýb e-mail ešte raz skontrolujte, či v ňom nie je nepríjemný jazyk, a upravte všetky pasáže, ktoré sa zdajú byť rozvláčne alebo zmätočné.[5]

    • Väčšina e-mailových služieb ponúka nástroje na kontrolu pravopisu; ak vaša služba takéto nástroje neponúka, vždy môžete skopírovať/vložiť obsah e-mailu do MS Word, WordPad alebo TextEdit a skontrolovať ho týmto spôsobom.

    Otázka 4
    Otázka č. 4 zo 7:Ako pošlete svojmu šéfovi e-mail o probléme alebo obave?

    Opíšte problém jasným a priamym spôsobom. Najlepšie je prejsť priamo k veci, ale nemusíte zachádzať do podrobností. Poskytnite svojmu šéfovi len všeobecný prehľad problému. Ak problém nejakým spôsobom ovplyvňuje vašu prácu, stručne vysvetlite, ako.[6]
    Dôveryhodný zdroj
    Harvard Business Review
    Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
    Prejsť na zdroj

    • Napríklad: „Naši zákazníci sa takmer každý deň sťažovali na výpadok webovej stránky. Všetci v IT sú vystresovaní z vybavovania telefonátov, pretože tento problém nevedia vyriešiť.“

    Uveďte aspoň jedno riešenie problému. Keď prednesiete šéfovi problém, je dôležité navrhnúť riešenie. Ak ste sa už pokúsili vyriešiť problém sami a nefungovalo to, stručne vysvetlite, čo ste urobili a prečo to nefungovalo. Potom jasne a konkrétne opíšte svoje riešenie.[7]
    Dôveryhodný zdroj
    Harvard Business Review
    Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
    Prejsť na zdroj

    • Napríklad: „Pozrel som sa na tento problém a deje sa to preto, že náš server je počas hodín s vysokou návštevnosťou preťažený. Existuje niekoľko spôsobov, ako to môžeme vyriešiť, ale myslím, že najlepším krokom je nájsť spoľahlivejšieho hostiteľa servera. Už som určil niekoľko alternatívnych poskytovateľov hostingu v našom cenovom rozpätí.“

    Diskutujte o výhodách vášho riešenia. Je to užitočné najmä vtedy, ak vaše riešenie bude vášho šéfa stáť čas alebo peniaze. Ak svoje riešenie podložíte niekoľkými konkrétnymi príkladmi, dodáte svojmu šéfovi pokoj. Niekoľko ubezpečení vám pravdepodobne prinesie aj rýchlejšiu odpoveď.[8]
    Dôveryhodný zdroj
    Harvard Business Review
    Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
    Prejdite na zdroj

    • Mohli by ste povedať: „Keďže webová stránka je nefunkčná počas hodín s vysokou návštevnosťou, prichádzame o zákazky. Ak prejdeme na spoľahlivejšieho hostiteľa serverov, okamžite sa nám zvýšia príjmy a zníži sa počet hovorov IT oddelenia.“

    Otázka 5 zo 7:Ako zdvorilo požiadať svojho šéfa o niečo?

    Uveďte svoju otázku v prvých dvoch vetách e-mailu. Posledná vec, ktorú chcete, je, aby sa váš šéf musel prehrabávať niekoľkými odsekmi, aby zistil, o čo žiadate! Nechcete byť príliš náhli, ale váš šéf ocení, ak rýchlo prejdete k veci.[9]

    Formulujte to ako žiadosť, nie ako požiadavku. Stručne formulujte otázku a použite jasný a slušný jazyk. Vyhnite sa začínaniu otázky slovami „Môžete“ alebo „Budete“, pretože tieto frázy môžu pôsobiť nátlakovo. Skúste niečo zdvorilejšie, napríklad: „Mohli by ste“ alebo „Bolo by možné.“[10]

    • Ak napríklad chcete zálohu na výplatu, nepíšte: „Môžete mi dať výplatu skôr??“ Skúste niečo ako: „Bolo by možné, aby som dostal výplatu o niekoľko dní skôr? Vyskytla sa mi naliehavá situácia.“
    • Ak potrebujete voľno na pohreb, nepíšte niečo neurčité, napríklad: „Môžete mi dať voľno v piatok??“ Uveďte konkrétne informácie, napríklad: „V piatok o 14.00 hod. sa koná pohreb, na ktorom by som sa veľmi rád zúčastnil. Bolo by možné, aby som si vzal voľno na toto popoludnie?“

    Svoju žiadosť formulujte situačne a časovo. Pre vášho šéfa bude jednoduchšie reagovať na vašu otázku, ak bude presne vedieť, o čo žiadate a kedy to potrebujete, a to tak, že. Buďte čo najpriamejší a zároveň zachovajte zdvorilý tón. Stručne vysvetlite situáciu a uveďte základný časový harmonogram.[11]
    Dôveryhodný zdroj
    Harvard Business Review
    Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
    Prejsť na zdroj

    • Ak napríklad potrebujete predĺžiť termín, môžete napísať: „Je to pre mňa naozaj zriedkavé, ale tento týždeň som mal naliehavú rodinnú situáciu a do zajtra vám ten článok na stôl nedám. Bolo by v poriadku, keby som to odovzdal do piatka 17.00 hod?“
    • Ak žiadate o voľno, skúste niečo ako: „O 2 týždne mám naplánovanú menšiu operáciu. Bolo by možné, aby som si v týždni od 3. apríla vzal voľno od pondelka do stredy?“
    • Vo všeobecnosti sa vyhnite tomu, aby ste požiadali svojho šéfa, aby vám napísal odporúčací list na nové pracovné miesto, pretože ak novú pozíciu nezískate, váš šéf bude mať pocit, že nie ste spoločnosti oddaný. Ak však zistíte, že vás prepúšťajú, je vhodné požiadať ich, aby vám poslali referenciu.[12]
      Odborný zdroj
      Amber Rosenbergová, PCC
      Životný kouč
      Rozhovor s odborníkom. 26. februára 2019.

    Otázka 6 zo 7:Ako napísať šéfovi e-mail s poďakovaním?

  • Buďte úprimní, ale struční. Aj keď ste nesmierne vďační, pri ďakovaní šéfovi prostredníctvom e-mailu sa vyhnite prílišným emóciám alebo expresívnosti. Snažte sa o niekoľko dobre napísaných viet, ktoré vyjadrujú vaše poďakovanie úprimným a autentickým spôsobom.[13]
    Napríklad:

    • „Obraciam sa na vás, aby som vám poďakovala za podporu mojich nápadov v tomto roku, najmä projektu Wadlow. Naše oddelenie čelilo v tomto období niekoľkým jedinečným výzvam a naozaj si cením spätnú väzbu a podporu, ktorú ste mi poskytli.“
    • „Chcem sa vám poďakovať za to, že ste boli flexibilný voči môjmu pracovnému rozvrhu, keď som minulý mesiac riešil otcovu zdravotnú krízu. Umožnili ste mi pracovať z domu, aby som mohla byť blízko otca počas jeho posledných dní, a to pre mňa veľa znamenalo.“
  • Otázka 7 zo 7:Čo robiť, ak sa vám šéf neozve?

    Zavolajte svojmu šéfovi alebo sa zastavte v jeho kancelárii, ak ide o niečo naliehavé. Ak váš e-mail obsahoval naliehavú, časovo ohraničenú požiadavku a váš šéf na ňu neodpovedal, neobťažujte sa s posielaním následnej správy. Váš šéf prehliadol váš pôvodný e-mail a to sa môže opakovať. Keďže vám už nezostáva veľa času, jednoducho zavolajte šéfovi alebo zájdite do jeho kancelárie na krátky rozhovor.[14]

    • Ak ste napríklad poslali svojmu šéfovi e-mail o tom, že si budúci týždeň vezmete zdravotnú dovolenku, a nedostali ste odpoveď, rýchly telefonát alebo zastavenie sa je úplne prijateľné.

    Pošlite zdvorilý následný e-mail, v ktorom zopakujete, čo potrebujete. Ak váš šéf neodpovedal na váš neodkladný e-mail ani po týždni, pravdepodobne ho len nejako prehliadol. Pošlite následný e-mail, v ktorom zopakujete presne to, čo potrebujete na začiatku e-mailu. Nezabudnite použiť neutrálny a profesionálny tón, aj keď ste trochu frustrovaní.[15]

    • Napríklad: Napríklad: „Ahoj Steve! Stále čakám na vašu spätnú väzbu k priloženej správe o výdavkoch. Účtovníctvo potrebuje správu do piatku a bol by som rád, keby ste sa na správu pozreli predtým, ako ju podpíšem. Vopred ďakujem!“
  • Uveďte konkrétny predmet správy a výzvu na akciu. Najlepší spôsob, ako zabezpečiť, aby váš šéf videl váš následný e-mail, je napísať jasný a konkrétny predmet. Chcete, aby váš šéf presne vedel, čo od neho potrebujete a kedy, stačí ho len prelistovať.[16]
    Medzi dobré príklady patria napr:

    • „Podpis na priložených dokumentoch je potrebný do utorka“, „Žiadosť o voľno na budúci týždeň“, „Priložený rozpočet je potrebné schváliť do piatku“ a „Životopisy nových zamestnancov na utorkové pohovory“.“
  • Referencie