Ako napísať e-mail so žiadosťou o stáž

V dnešnom digitálnom svete je používanie e-mailu na požiadanie o stáž čoraz bežnejšie. Hoci žiadať o stáž prostredníctvom e-mailu môže byť nervózne, existuje niekoľko trikov, ktoré vám to uľahčia a zvýšia vaše šance na úspech.

Vzorové e-maily

Žiadosť o stáž v podniku

Žiadosť o stáž v oblasti humanitných vied

Žiadosť o inžiniersku stáž

Časť 1 zo 4:Príprava na napísanie e-mailu

Vytvorte si profesionálnu e-mailovú adresu. Pri odosielaní obchodnej korešpondencie používajte profesionálnu a jasnú e-mailovú adresu. Vyhnite sa prezývkam alebo zbytočným symbolom a číslam. Dobre môže fungovať variácia vášho mena. Napríklad: [email protected] by bola v poriadku.[1]

  • Ak je vaša súčasná e-mailová adresa spojená s profilom na sociálnych sieťach, ktorý obsahuje akýkoľvek neprofesionálny obsah, vytvorte si a používajte inú adresu. Upravte si aj nastavenia ochrany osobných údajov na sociálnych sieťach.[2]

Preskúmajte spoločnosť. Skôr ako požiadate o stáž, preskúmajte spoločnosť, v ktorej by ste chceli pracovať. Navštívte ich webovú stránku. Prečítajte si všetky spravodajské články o nich. Ak má spoločnosť prístupný produkt, napríklad sociálne médiá, používajte ho týždeň na otestovanie. Využite svoje poznatky na vypracovanie listu. Potenciálni zamestnávatelia ocenia uchádzačov, ktorí o spoločnosti niečo vedia a dokážu tieto znalosti ucelene preukázať.[3]

Nájdite si vzájomný kontakt. Je výhodné mať kontakty v spoločnosti. Použite sociálne siete ako LinkedIn a Facebook na vyhľadávanie kľúčových slov o spoločnosti. Ak sa objavia kontakty, overte si ich pozície. Zdvorilo požiadajte o telefonický alebo osobný pohovor. Požiadajte o tipy týkajúce sa vašej žiadosti o stáž.[4]

  • Pomocou služby LinkedIn môžete zistiť, ktoré kontakty vašich kontaktov pracujú vo firme. Neváhajte a požiadajte svoj kontakt, aby vás spojil s niektorým zo svojich kontaktov. Buďte však taktní a nežiadajte tú istú osobu o pomoc opakovane.
  • Mnohé univerzity poskytujú online databázy absolventov. Ľudí s určitým zamestnaním alebo pracoviskom môžete vyhľadať prostredníctvom týchto stránok. Absolventi, ktorí poskytnú svoje kontaktné údaje, sú často otvorení prijímať e-maily alebo telefonáty od študentov.[5]
  • Pri diskusii so svojím kontaktom uveďte, že máte záujem o stáž v spoločnosti. Opýtajte sa na organizačnú štruktúru spoločnosti, pracovné prostredie, ciele atď.

Určite adresáta. Obsahuje oznámenie o stáži meno kontaktnej osoby? Ak áno, použite meno a e-mailovú adresu tejto osoby. Ak nie je uvedená kontaktná osoba, zavolajte do spoločnosti a opýtajte sa, kto má na starosti nábor stážistov. Ak nikto nie je zodpovedný, adresujte svoj e-mail vedúcemu pracovníkovi oddelenia ľudských zdrojov v spoločnosti. Ak hovoríte s nejakou osobou vo firme, môžete to uviesť na začiatku e-mailu.

  • Ak nemôžete nájsť meno žiadneho zamestnanca, adresujte svoj e-mail „Vážený pán alebo pani.“

V predmete správy buďte konkrétni. Chcete, aby si váš e-mail všimli vo veľkom počte doručených správ. Môžete napríklad napísať: „Žiadosť o stáž v spoločnosti X: Joanna Smith.“ V prípade potreby použite konkrétny predmet, ktorý požaduje zamestnávateľ.

Druhá časť zo 4:Písanie prvého odseku

Formálne oslovte príjemcu. V prvom riadku začnite svoj e-mail slovami „Vážený pán doktor./Mgr./Ms./pani. Smith“ v závislosti od mena, titulu a pohlavia kontaktnej osoby. Nepíšte „Ahoj Mary“ alebo „Ahoj.“ Používajte rovnakú formálnosť, akú by ste použili pri písaní profesionálneho listu.[6]

  • Ak nemôžete určiť pohlavie osoby, oslovte ju celým menom. Napíšte napríklad: „Vážená Bobbi Reynoldsová.“
  • Ak má osoba, ktorej píšete, doktorát, nezabudnite ju oslovovať „Dr“, t. j.e. „Vážený pán doktor. Reynolds.“

Predstavte sa. Oznámte príjemcovi svoje meno a svoj status (napr.g. Tretí ročník biológie na univerzite X). Uveďte, ako ste sa o stáži dozvedeli, či na internete, v novinách alebo prostredníctvom kontaktu. Ak máte spoločný kontakt, uveďte to čo najskôr. Môžete napríklad napísať: [Riaditeľ programu / Môj profesor / atď.], [titul a meno], mi navrhol, aby som vás kontaktoval.

Spomeňte svoju dostupnosť. Uveďte potenciálne dátumy začiatku a konca pracovného pomeru a či sú flexibilné. Ak by ste boli k dispozícii napríklad na stáž v jarnom semestri plus letnú stáž na plný úväzok, uveďte aj túto skutočnosť. Uveďte počet hodín týždenne, ktoré môžete odpracovať.

Uveďte účel stáže. Potrebujete stáž na získanie kreditov za kurz? Ak je to vhodné, uveďte, že sa o stáž uchádzate predovšetkým kvôli skúsenostiam a ste flexibilní, pokiaľ ide o pracovné povinnosti a odmenu. Napíšte, aké zručnosti dúfate, že získate vďaka stáži.

Podeľte sa o to, čo na spoločnosti obdivujete. Uveďte niečo, čo viete alebo čo si myslíte, že si organizácia cení. Vyhnite sa uvádzaniu akýchkoľvek negatívnych správ. Udržujte svoj list pozitívny. Môžete napríklad uviesť: [Názov spoločnosti] má povesť vynikajúcej spoločnosti a ja oceňujem váš záväzok [rozpočtovať bezplatnú starostlivosť o opustené zvieratá].[7]
ODBORNÝ TIP

Lucy Yeh

Kariéra & Životná koučka Lucy Yeh je riaditeľka ľudských zdrojov, náborárka a certifikovaná životná koučka (CLC) s viac ako 20-ročnou praxou. Lucy, ktorá absolvovala školenia v rámci programu Koučovanie pre život a Mindfulness-Based Stress Reduction (MBSR) v spoločnosti InsightLA, pracovala s profesionálmi všetkých úrovní s cieľom zlepšiť kvalitu ich kariéry, osobných/profesionálnych vzťahov, sebamarketingu a životnej rovnováhy. Lucy Yeh
Kariéra & Životný kouč

Náš expert súhlasí: Ideálny stážista je človek, ktorý je nadšený poslaním spoločnosti. Začnite e-mail nadšením z konkrétnych vecí, ktoré ste sa dozvedeli počas prieskumu o spoločnosti. Potom hovorte o tom, ako by ste boli poctení, keby ste stáž dostali, a v odrážkach uveďte, čo vám stáž prinesie.

Časť 3 zo 4:Písanie druhého odseku

Prediskutujte svoju kvalifikáciu a skúsenosti. Prostredníctvom niekoľkých viet sa podeľte o informácie o absolvovaných kurzoch, predchádzajúcich pracovných skúsenostiach a akýchkoľvek použiteľných zručnostiach. Ukážte, ako môžu byť vaše znalosti pre organizáciu prínosom. Uveďte informácie o pracovných a dobrovoľníckych pozíciách a o tom, ako vás tieto skúsenosti pripravili na túto úlohu. Zdôraznite, ako môžete prispieť organizácii. Váš potenciálny zamestnávateľ musí veriť, že zvládnete pridelené úlohy.[8]

  • Opíšte pracovné skúsenosti pomocou silných slovies. Namiesto písania: „Ako stážista v marketingu som vytváral čerstvý obsah, navrhoval digitálne a tlačené brožúry a spravoval sociálne médiá pre podnik s päťdesiatimi zamestnancami.“[9]
  • Zručnosti môžu zahŕňať sociálne médiá, organizáciu podujatí alebo nespočetné množstvo ďalších vecí.

Spomeňte študijné alebo mimoškolské úspechy. Napíšte o svojej akademickej kvalifikácii. Ak ste zastávali vedúce funkcie, opíšte svoje povinnosti a/alebo úspechy. Viedli ste už nejakú komisiu? Trénovali ste tím? Tieto vysvetlenia buďte struční, aby ste nestratili pozornosť čitateľa.

  • Namiesto prídavných mien, ktorými sa opisujete, použite konkrétne príklady, ktoré poukazujú na vaše kvality. Napríklad namiesto slov „Som ambiciózny študent“ napíšte „Trvalo som sa udržal medzi najlepšími 10 percentami mojej triedy“.“

Časť 4 zo 4:Uzatvorenie e-mailu

Uveďte, kedy budete v kontakte. Dohodnite sa, kedy a ako budete kontaktovať zamestnávateľa, aby ste zistili stav vašej žiadosti. Uveďte svoje kontaktné údaje, t. j.e., meno, e-mailovú adresu, telefónne číslo a dostupnosť, ako aj. Mohli by ste napísať: Som zastihnuteľný na telefóne alebo e-mailom. Ak sa mi nemôžete ozvať, zavolám vám [budúci pondelok].

Uzavrite e-mail. Je slušné poďakovať sa čitateľovi za to, že si našiel čas na preskúmanie vašich materiálov. Na záver napíšte srdečné ukončenie, napríklad „s úctou.“ Ak ste s danou osobou predtým hovorili telefonicky alebo osobne, môžete použiť pozdrav typu „s pozdravom.“ Vo formálnej korešpondencii nepoužívajte na záver „Ďakujem“ alebo jednoducho „Všetko najlepšie“. Podpíšte sa celým menom, e.g. Joanna Smith namiesto Joanna.[10]

Vyhodnoťte prílohy. K nevyžiadanému e-mailu o stáži neprikladajte svoj životopis. Ak spoločnosť aktívne nehľadá stážistov, možno nebude chcieť otvoriť vašu priloženú kópiu, najmä ak má na pracovisku politiku týkajúcu sa príloh. Ak sa v inzeráte požaduje životopis, priložte ho vo formáte PDF (na rozdiel od dokumentu vo Worde, kde sa formátovanie môže stratiť/zmeniť pri otvorení v inom systéme).

  • Niektorí zamestnávatelia môžu uviesť, že neotvárajú prílohy e-mailov. Ak áno, uveďte v tele e-mailu svoj motivačný list a životopis. Nezabudnite ich oddeliť od seba, aby zamestnávateľ ľahšie rozlíšil jednotlivé dokumenty.
  • Následné kroky vykonajte podľa sľubu. Ak sa vám organizácia neozvala, pošlite jej ďalší e-mail – alebo im radšej zavolajte. Mohli by ste napísať: Vážený pán doktor. Hansen, volám sa [meno] a nadväzujem na e-mail, ktorý som vám poslala minulý týždeň ohľadom stáže [jeseň]. Ocenil by som možnosť diskutovať o tejto pozícii. Poďakujte. S úctou, Joanna Smith.[11]
  • Referencie