Ako napísať hodnotenie výkonu

Hodnotenie výkonnosti, nazývané aj posudky výkonnosti, sa používa na hodnotenie práce zamestnanca na jeho pracovnom mieste. Mnohé hodnotenia výkonu vypracúva vedúci zamestnanca, hoci niektorí zamestnávatelia môžu požiadať zamestnancov, aby zhodnotili svoju prácu alebo prácu iných a vyplnili sebahodnotenie. Bez ohľadu na to, či píšete hodnotenie práce svojich zamestnancov alebo svojej vlastnej práce, naučiť sa písať hodnotenie výkonu vám môže pomôcť objasniť úlohy a povinnosti všetkých na vašom pracovisku.

Časť 1 z 3:Príprava na hodnotenie výkonu zamestnanca

Aktualizujte opis tejto pozície. Predtým, ako začnete hodnotiť výkon zamestnanca, mali by ste prekontrolovať opis tohto zamestnanca v pracovnej dokumentácii. Ak sa požiadavky alebo funkcie pozície za posledných niekoľko rokov vôbec zmenili, bude potrebné tento opis aktualizovať.

  • Bolo by nespravodlivé voči zamestnancovi hodnotiť ho na základe neaktuálnych opisov pozícií.
  • Uznajte prácu, ktorú zamestnanec vykonal, a prácu, ktorá sa od neho očakáva v tomto roku, nie v rokoch minulých.
  • Aktualizujte opis tak, aby zahŕňal všetky špeciálne zručnosti alebo znalosti potrebné na vykonávanie práce a/alebo všetky potrebné špecifické nástroje alebo vybavenie.

Identifikujte očakávania na základe pracovných úloh/funkcií. Okrem preskúmania opisu pracovnej pozície by ste mali preskúmať aj základné výkonné funkcie tejto pozície. Tieto funkcie vám pomôžu identifikovať vaše vlastné očakávania od tohto zamestnanca. Funkcie výkonu sa líšia v závislosti od pracovného miesta, ale vo všeobecnosti zahŕňajú:

  • Zodpovednosť: Zahŕňa to, či je zamestnanec spoľahlivý a dôsledný. Zodpovednosť môže zahŕňať dochvíľnosť, schopnosť dodržiavať termíny, rešpektovanie organizácie a jej zamestnancov a schopnosť splniť alebo prekročiť očakávania týkajúce sa výkonu.
  • Výrobné normy: Mali by to byť objektívne, merateľné výkony vykonávané v konkrétnych časových rámcoch. Napríklad od pracovníka, ktorý kompletizuje zásoby v distribučnom centre, sa môže očakávať, že bude kompletizovať 100 kusov za hodinu.
  • Znalosti o práci: Môžu zahŕňať odborné zručnosti zamestnanca, jeho schopnosť pomáhať spolupracovníkom a ochotu ďalej rozvíjať svoje vedomosti a schopnosti. Požadované znalosti môžu zahŕňať aj obsluhu, údržbu a inštruktáž iných so špeciálnymi nástrojmi a zariadeniami.
  • Komunikácia: Môže zahŕňať komunikačné zručnosti alebo sa môže týkať schopnosti zamestnanca spolupracovať a vyhľadávať spätnú väzbu od ostatných zamestnancov.
  • Medziľudské vzťahy: Vo všeobecnosti sa zaoberá tým, ako sa zamestnanec správa k svojim kolegom a či je zamestnanec taktný a rešpektuje ostatných.
  • Služby zákazníkom: Ak pozícia zamestnanca zahŕňa služby zákazníkom, možno budete chcieť zahrnúť hodnotenie trpezlivosti, prístupnosti, spoľahlivosti a odhodlania zamestnanca v prípade potreby nadviazať kontakt so zákazníkmi.

Preskúmajte minuloročné hodnotenie výkonu. Keď sa pripravujete na hodnotenie výkonu zamestnanca za uplynulý rok, je dôležité, aby ste si prešli, čo ste vy (alebo možno iný manažér) o tomto zamestnancovi povedali v minulom roku. Môže dôjsť k výraznému zlepšeniu, alebo sa výkon zamestnanca zhoršil; v každom prípade by ste mali vopred vedieť, ako sa veci majú.[1]

  • Preskúmajte hodnotenia výkonnosti za posledné tri roky, pričom si všímajte najmä to, či takéto hodnotenia vykonávali iní ľudia. Zaznamenať všetky pripomienky zamestnanca k predchádzajúcim hodnoteniam.

zdokumentujte výkon zamestnanca. Najlepší spôsob, ako začať hodnotenie výkonu, je zdokumentovať prácu, ktorú daný zamestnanec vykonal. Všímajte si, čo zamestnanec na svojej pozícii urobil aj ako to urobil, či už veci, ktoré dokumentujete, sú dobré alebo zlé. Hodnotenia by mali byť čo najobjektívnejšie, založené na viditeľných a merateľných výsledkoch. Ak sa vyžaduje subjektivita, zaznamenajte v hodnotení odôvodnenie.

  • Aby ste mohli dokončiť hodnotenie výkonu, budete sa musieť rozhodnúť pre nejaký typ merateľnej, kvantitatívnej metódy dokumentovania a hodnotenia výkonu.[2]
  • Vždy, keď sa zamestnanec dopustí priestupku, musí to byť zdokumentované v jeho osobnom spise. Tieto priestupky by sa mali preskúmať a zostaviť počas hodnotenia výkonu daného zamestnanca.[3]
    www.delmar.edu/WorkArea/DownloadAsset.aspx?id=4931
  • Spojte každú pochvalu za výkon alebo pokarhanie za priestupok s konkrétnymi pravidlami a zásadami v práci. Uistite sa, že všetky pravidlá a zásady sú presadzované rovnako pre všetkých zamestnancov.

Získajte spätnú väzbu od zamestnanca a jeho spolupracovníkov. Dôležitou súčasťou procesu hodnotenia je pre mnohých zamestnávateľov získavanie spätnej väzby od spolupracovníkov každého zamestnanca a od samotného zamestnanca. To umožní manažérom získať lepší pocit z toho, ako jednotlivec vníma svoju prácu a ako spolupracovníci tohto zamestnanca vnímajú jeho výkon.

  • Pýtajte sa spolupracovníkov zamestnanca, ako si daný človek vedie v práci, a to samostatne aj v spolupráci s ostatnými.
  • Mali by ste sa konkrétne pýtať na úspechy daného zamestnanca aj na oblasti, ktoré podľa jeho kolegov potrebujú zlepšenie.
  • Nezabudnite, že komentáre spolupracovníkov sú vždy subjektívne a často vychádzajú z ich vzťahu k zamestnancovi. Namiesto spoliehania sa na jednotlivé rozhovory naznačte používanie 360-stupňového hodnotenia.

Medzi hodnoteniami výkonu dávajte zamestnancovi pravidelnú spätnú väzbu. Vaši zamestnanci by nemali ísť do hodnotenia výkonu s pocitom, že sú zaslepení. Ak existujú prvky výkonu zamestnanca, ktoré je potrebné zlepšiť, dajte mu to najavo neformálnym (ale profesionálnym) spôsobom. Podobne, ak zamestnanec odvádza dobrú prácu, pochváľte ho, keď ho vidíte v práci.[4]

  • Zamestnávateľ by mal mať písomnú históriu všetkých hodnotení a spätnej väzby s dôkazom, že zamestnanec rozumie dôvodu negatívneho komentára a očakávaniam na zlepšenie.

2. časť z 3:Hodnotenie výkonu zamestnanca

Zvoľte si formát hodnotenia. Pred začatím hodnotenia výkonnosti zamestnanca sa musíte rozhodnúť, ako budete prácu tohto zamestnanca hodnotiť. Existuje niekoľko rôznych spôsobov organizácie/štruktúry hodnotenia. Medzi tri najbežnejšie patria:

  • Otvorené: Namiesto použitia hodnotiacej stupnice je hodnotenie s otvoreným koncom písomné hodnotenie, ktoré môže obsahovať akékoľvek myšlienky, ktoré sa hodnotiteľ rozhodne zahrnúť. Tento formát je vhodnejší, ak riadite len malý počet ľudí.
  • Štruktúrovaná odpoveď: Hodnotenie so štruktúrovanou odpoveďou je strednou cestou medzi hodnotením s otvorenými otázkami a hodnotením pomocou kontrolného zoznamu. Pozostáva zo série tém/otázok v rámci súboru výkonnostných parametrov, ktoré vyplníte podľa výkonu zamestnanca.
    • Nezabudnite, že tieto reakcie musia byť založené na pozorovaní výsledkov, nie na špekuláciách o motívoch alebo postojoch.
  • Kontrolný zoznam: Hodnotenie pomocou kontrolného zoznamu zvyčajne používajú manažéri s veľkým počtom zamestnancov na hodnotenie. Pozostáva zo zoznamu hodnotení výkonu a číselného hodnotenia toho, ako daný zamestnanec dosahuje výsledky v jednotlivých kategóriách (napríklad na stupnici od 1 do 5).
  • Hodnotenie zamestnancov v skupinách v porovnaní s ostatnými môže byť účinným spôsobom, ako rozpoznať nízku výkonnosť. Mnohé spoločnosti automaticky ukončia pracovný pomer s 10 percentami zamestnancov s najnižšou kvalifikáciou, ak nedôjde k zlepšeniu.

Zvážte, čo bolo skutočne dosiahnuté. Môže byť veľmi ľahké zameniť si úspechy a dosiahnuté výsledky s činnosťami. Činnosti sú to, čo pracovníci vykonávajú každý deň tým, že prichádzajú do práce; úspechy sú výsledky alebo výstupy činností a tvrdej práce zamestnanca.[5]

  • Pri hodnotení výkonu zamestnanca budete musieť rozlišovať medzi tým, či zamestnanec vykonáva svoju prácu, a tým, či skutočne niečo pre spoločnosť dosiahol.
  • Dbajte na to, aby ste pochválili dobrú prácu zamestnanca, ale aby ste mali konkrétne úspechy, ktoré treba pochváliť.[6]
  • Dobrú prácu by ste mali pochváliť najmä vtedy, ak zamestnanec vykonáva prácu viacerých ľudí. Mnohí zamestnanci sú po znížení počtu zamestnancov zaťažení prácou navyše, ale nikdy sa im za túto prácu navyše nedostane uznania.
  • Zamerajte sa na celé hodnotené obdobie (najpravdepodobnejšie rok). Zamerať sa na jeden zlý incident z posledného mesiaca a ignorovať posledných 11 mesiacov bezchybnej práce je pre väčšinu zamestnancov nespravodlivé a neužitočné.

Odôvodnite každú časť hodnotenia. Môže sa to zdať samozrejmé, ale hodnotenie výkonu je pre zamestnanca cenné len vtedy, ak poskytuje konkrétnu spätnú väzbu na oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť. Malo by sa venovať aj konkrétnym veciam, ktoré zamestnanec robí dobre, a poskytnúť povzbudenie vo všetkých oblastiach výkonu.[7]

  • Venujte čas každému jednotlivému cieľu, ktorý sa prehodnocuje. Pri hodnotení buďte úprimní a spravodliví a nerobte si zo zamestnancov obľúbencov.
  • Každý výsledok hodnotenia, či už dobrý alebo zlý, podporte písomnými komentármi a spätnou väzbou.[8]
  • Uistite sa, že vaša prípadná kritika je konštruktívna. Nie je užitočné povedať niekomu, že niečo robí zle; namiesto toho mu povedzte, ako má daný aspekt svojej práce zlepšiť.
  • Ako manažér sa pýtajte a zamerajte sa na to, ako môžete zamestnancovi pomôcť dosiahnuť ciele. Inými slovami, pri dosahovaní vysokých štandardov sa orientujte skôr na ľudí ako na procesy.
  • Zamerajte sa na silné a slabé stránky každého zamestnanca a nezabudnite mu dať nové výkonnostné ciele na nasledujúci rok.[9]
  • Dajte zamestnancom najavo, že zlepšenie môže viesť k výhodám, ako je zvýšenie platu alebo povýšenie na lepšiu pozíciu.

Stanovte ciele a úlohy SMART pre danú pozíciu. Ak má zamestnanec oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť, musíte mu poskytnúť nástroje na zlepšenie jeho výkonu. Najlepšie ciele sa nazývajú S.M.A.R.T. ciele, čo je akronym pre Specific (špecifické), Measurable (merateľné), Attainable (dosiahnuteľné), Relevant (relevantné) a Time-bound (časovo ohraničené).

  • Špecifické ciele by mali byť presne formulované a zamerané na presné aspekty výkonu, ktoré je potrebné zlepšiť. Napríklad namiesto slov „Urobte lepšie predajné hovory“ môžete zamestnancovi navrhnúť, aby zapracoval na svojom tóne a vystupovaní voči zákazníkom.
  • Merateľné ciele by sa mali dať ľahko sledovať. Mali by ste mať jasne stanovené, čo je potrebné urobiť, akú zmenu je potrebné vykonať a do kedy sa to má stať.
  • Dosiahnuteľné ciele sú pre zamestnanca reálne a uskutočniteľné. Skôr ako od zamestnanca očakávate, že sám zmení spoločnosť, mali by ste od neho očakávať, že napríklad zlepší svoje predajné čísla.
  • Relevantné ciele spájajú výkon zamestnanca s merateľnými výsledkami, ktoré súvisia s jeho funkciou na pracovisku. Napríklad zamestnanca zákazníckeho servisu môžete požiadať, aby zvýšil počet nespokojných volajúcich, ktorých si dokáže udržať ako zákazníkov.
  • Časovo ohraničené ciele majú konkrétny dátum začiatku a konca. Časovo ohraničeným cieľom môže byť napríklad zlepšenie hodnotenia spokojnosti zákazníkov v priebehu nasledujúcich šiestich mesiacov.

Hodnotenie ukončite pozitívne. Aj to najkritickejšie hodnotenie výkonu by malo končiť niečím pozitívnym. Ako manažér budete musieť zhodnotiť prácu, ktorú zamestnanec vykonal, aby ste našli niečo pozitívne, čo môžete pochváliť.[10]

  • Zvyčajne je ľahšie prijať kritickú spätnú väzbu, ak sa hodnotenie končí niečím pozitívnym.
  • Zamyslite sa nad všetkým, čo daný zamestnanec urobil za posledný rok, vrátane toho, ako spolupracuje s ostatnými kolegami, aby ste našli niečo pozitívne, čo môžete pochváliť.

Následné štvrťročné alebo polročné hodnotenia. Hoci ročné hodnotenia sú veľmi bežné, niektorí manažéri radi sledujú zamestnancov medzi týmito veľkými hodnoteniami. Môžu sa vykonávať štvrťročne alebo v polovici roka, ale cieľom je zhodnotiť pokrok každého zamestnanca, aby nebol zaslepený ďalšou kritikou počas nasledujúceho ročného hodnotenia.[11]

  • Zamestnancov môžete sledovať prostredníctvom formálneho hodnotenia výkonu alebo neformálne prostredníctvom individuálneho rozhovoru s každým zamestnancom (ak je to možné).
  • Pochváľte zlepšenia a nápravné zmeny, ktoré zamestnanec vykonal. Ocenite ich za všetku ich tvrdú prácu.
  • Poukážte na všetky aspekty výkonu, ktoré sa nezlepšili vďaka vašim odporúčaniam alebo sa od minuloročného hodnotenia zhoršili.

Časť 3 z 3:Vyplnenie sebahodnotenia

Dajte si dostatok času na premyslenie a naplánovanie reakcie. Vaše sebahodnotenie môže byť tým, na základe čoho váš nadriadený hodnotí váš výkon, alebo môže byť jednoducho nástrojom na posúdenie toho, ako si myslíte, že napredujete. V každom prípade je dôležité, aby ste si dobre premysleli, čo chcete o svojej práci povedať.[12]

  • Pri sebahodnotení by ste sa nikdy nemali ponáhľať. Toto hodnotenie môže skončiť vo vašom osobnom spise alebo môže byť preskúmané, keď sa budete uchádzať o povýšenie, preto si na ňom dajte záležať.
  • Na naplánovanie odpovede by ste nemali potrebovať týždne a týždne, ale možno si budete chcieť vyhradiť aspoň deň alebo dva na to, aby ste sa pozreli späť na všetko, čo ste za posledný rok urobili.

Zhodnoťte svoju prácu úprimne. Vaše sebahodnotenie by nemalo byť obrovským potľapkaním po chrbte. Malo by ísť o úprimné zhodnotenie vášho výkonu za posledný rok, ktoré zohľadňuje dobré aj zlé stránky vašej práce.[13]

  • Vyhnite sa falošnej skromnosti a priznajte si zásluhy za svoje úspechy.
  • Z rovnakého dôvodu sa však uistite, že ani hodnotenie svojej výkonnosti nezveličujete.
  • Snažte sa svoje nedostatky formulovať ako skúsenosť na učenie. Môžete napríklad povedať: „Tento rok som stratil troch zákazníkov, avšak naučil som sa efektívnejšie spôsoby, ako udržať zákazníkov spokojných s naším výkonom, čo nám pomôže udržať si zákazníkov aj v budúcnosti.“

Uznajte, ako plníte svoje povinnosti. Pri každom sebahodnotení je dobré začať tým, že si uvedomíte, čo sa očakáva od človeka pracujúceho na vašej pozícii u vášho zamestnávateľa. Pomôže to stanoviť základnú úroveň, podľa ktorej možno hodnotiť váš výkon.

  • Ak používate otvorený formát, venujte niekoľko viet tomu, čo vaša pozícia zahŕňa. Potom sa venujte tomu, ako tieto povinnosti skutočne plníte (alebo neplníte), a navrhnite spôsoby, ako by ste mohli svoju prácu zlepšiť.
  • Môžete napríklad začať tým, že napíšete jednu alebo dve vety o tom, čo sa zvyčajne očakáva od vašej pozície. Zvyšok odseku potom venujte tomu, ako tieto očakávania spĺňate, nespĺňate alebo prekračujete.
  • Ak používate štruktúrovaný formát alebo formát kontrolného zoznamu, vaše hodnotenie by už malo obsahovať niektoré všeobecné ukazovatele toho, čo sa od vašej pozície očakáva (zvyčajne sú zahrnuté v otázkach). Ohodnoťte svoju prácu na základe toho, do akej miery ste skutočne splnili tieto očakávania.
  • Zahrňte výkonnostné kompetencie pre svoje odborné zručnosti aj pre svoje správanie na pracovisku bez ohľadu na to, aký formát používate.

Identifikujte oblasti, ktoré by sa mohli zlepšiť. Vaše sebahodnotenie by malo obsahovať niektoré aspekty vašej práce, na ktorých je potrebné zapracovať. Pri hodnotení by ste nemali byť sebakritickí, ale mali by ste byť schopní realisticky identifikovať veci, ktoré by ste mohli robiť inak.[14]

  • Ak si nie ste istí, ako napísať o oblastiach, v ktorých sa môžete zlepšiť, opýtajte sa dôveryhodného kolegu alebo manažéra, ako postupovať v tejto časti hodnotenia.
  • Kľúčom k úspechu je napísať o svojich nedostatkoch ako o skúsenosti s učením. Namiesto toho, aby ste napríklad povedali „strácam veľa klientov“, môžete povedať: „Jednou z oblastí, ktorú treba zlepšiť, je riadenie trvalých vzťahov s klientmi. Zo skúseností som sa naučil, že najlepší prístup je ______.“
  • Hovorte o konkrétnych prípadoch, keď ste mali s projektom problémy, ale podarilo sa vám naučiť sa niečo cenné (ideálne po tom, ako ste s daným projektom uspeli).[15]
  • Využite sebahodnotenie ako príležitosť. Hoci rôzni zamestnávatelia používajú sebahodnotenie rôznymi spôsobmi, jedno je spoločné: tento priestor môžete využiť na to, aby ste hovorili o tom, čo chcete pre svoju profesionálnu budúcnosť. Nebuďte dotieraví ani nároční, ale ponúknite náznaky toho, kde sa vidíte v najbližších rokoch v danej spoločnosti.[16]
    Dôveryhodný zdroj
    Harvard Business Review
    Online a tlačený časopis pokrývajúci témy súvisiace s postupmi riadenia podniku
    Prejsť na zdroj

    • Hovorte o aspektoch vašej súčasnej pozície, ktoré považujete za najzaujímavejšie.
    • Navrhnite niekoľko rôznych spôsobov, ako môžete venovať viac času a pozornosti veciam, ktoré vás vzrušujú.
    • Požiadajte o zaradenie na stretnutia, ktoré sa zaoberajú týmito zaujímavými prvkami práce, alebo požiadajte o čas a/alebo finančné prostriedky na prihlásenie sa na nejaký druh ďalšieho vzdelávania alebo možnosti odbornej prípravy.
    • Môžete napríklad uviesť: „Vzhľadom na môj záujem o _____ na mojej súčasnej pozícii si myslím, že by pre mňa mohla byť práca v _____ veľmi prínosná. Verím, že moje zručnosti by mohli výrazne pomôcť oddeleniu _____.
    • Použite tieto body diskusie, aby ste nenápadne naznačili, že by ste chceli na pracovisku prevziať viac zodpovednosti. Prevzatie väčšej zodpovednosti môže časom viesť k povýšeniu alebo zvýšeniu platu.
  • Odkazy