Ako napísať kancelársku príručku

Kancelárske príručky sú neoddeliteľnou súčasťou každej obchodnej organizácie, pretože informujú o zásadách spoločnosti, ktoré sa musia dodržiavať. Väčšina kancelárskych príručiek patrí do jednej z dvoch kategórií: príručky zásad a postupov alebo príručky pre zamestnancov. Bez ohľadu na to, aký druh príručky píšete, logické usporiadanie obsahu je rozhodujúce pre váš úspech.

Časť 1 z 3:Začíname správnou nohou

Prideľte projektového manažéra. Napísanie kancelárskej príručky je obrovská práca, preto je potrebné, aby za ňu niekto prevzal zodpovednosť. V závislosti od veľkosti vašej organizácie môžete k projektu priradiť jednotlivca alebo tím.[1]

  • Za napísanie príručky pre zamestnancov je zvyčajne zodpovedné personálne oddelenie, ale manažéri oddelení by pravdepodobne boli lepšou voľbou pre príručku zásad a postupov. Ak ste majiteľom malej spoločnosti, môžete sa tejto úlohy zhostiť sami, pokiaľ máte čas sa jej venovať.
  • Uistite sa, že osoba zodpovedná za napísanie príručky má silné spisovateľské zručnosti. Je veľmi dôležité, aby bola príručka jasná a ľahko čitateľná.

Používajte vhodný jazyk. Vaša príručka musí čo najefektívnejšie sprostredkovať zásady všetkým zamestnancom, preto by mala byť jednoduchá a ľahko čitateľná.[2]

  • Buďte opatrní pri používaní príliš veľkého množstva priemyselného žargónu, najmä ak máte niektorých zamestnancov, ktorí ho nemusia vôbec poznať.
  • Skratky používajte striedmo a objasnite všetky, ktoré používate.
  • Uistite sa, že jazyk príručky zodpovedá kultúre vašej spoločnosti.
  • Dôležité je aj formátovanie. Uistite sa, že nadpisy sú tučné, máte prehľadný obsah a dostatok bieleho miesta, aby zamestnanci mohli dokument ľahko prelistovať a nájsť potrebné informácie.

Podporujte vstupy zamestnancov. V závislosti od typu podniku, ktorý máte, a typu príručky, ktorú zostavujete, by sa vám spolupráca celého tímu mohla naozaj hodiť. Aby ste z každého vyťažili čo najviac, nezabudnite všetkým zamestnancom oznámiť účel príručky a dôležitosť ich príspevkov.[3]

  • Snažte sa zdôrazniť výhody, ktoré príručka prinesie vašim zamestnancom, napríklad objasnenie mätúcich postupov alebo skrátenie času, ktorý bude potrebný na usadenie nových zamestnancov. V opačnom prípade môžu príručku vnímať len ako disciplinárny dokument.

Poznajte proces revízie. Skôr ako začnete pracovať na projekte, mali by ste mať jasnú predstavu o tom, kto a v akej funkcii bude na projekte pracovať. Obzvlášť dôležité je rozhodnúť, kto bude zodpovedný za záverečnú kontrolu pred distribúciou príručky.

Plánujte jej častú aktualizáciu. Vaša kancelárska príručka bude neustále sa meniacim dokumentom, preto musíte plánovať jej častú aktualizáciu. Od začiatku sa musíte rozhodnúť, kto bude zodpovedný za aktualizáciu príručky a ako často sa budú vykonávať revízie.[4]

  • Môžete tiež povzbudiť zamestnancov, aby informovali kontaktnú osobu vždy, keď si všimnú zmenu, ktorú je potrebné vykonať v príručke.
  • V závislosti od vašej organizácie sa môžete rozhodnúť pre tlač tlačených kópií príručky alebo sa môžete rozhodnúť pre elektronickú príručku, ktorú bude oveľa jednoduchšie často aktualizovať.

2. časť z 3:Písanie príručky zásad a postupov

Rozdeľte podľa oddelení. Začnite tým, že vypracujete zoznam úloh, za ktorých plnenie je zodpovedné každé oddelenie vo vašej organizácii.[5]

  • Túto úlohu môžete prideliť jednej osobe alebo jednej osobe v každom oddelení. Ak je to v kompetencii jednej osoby, uistite sa, že má podporu vedúcich oddelení.

Napíšte opisy pracovných miest. Keď viete, za čo sú jednotlivé oddelenia zodpovedné, presne určte, aké úlohy každý zamestnanec v rámci každého oddelenia vykonáva. Pomôže vám to rovnomerne rozložiť pracovnú záťaž a budete lepšie pripravení na prijímanie nových zamestnancov, keď príde čas.[6]

  • Môže byť užitočné vytvoriť organizačnú schému, v ktorej bude uvedené, komu by mal byť každý zamestnanec podriadený, najmä ak to v súčasnosti nie je vo vašej organizácii jasné.

Načrtnite postupy. Keď už máte zoznam úloh, za ktoré je každý zamestnanec zodpovedný, je čas hlbšie sa zaoberať jednotlivými úlohami a napísať pokyny krok za krokom, ako ich vykonať. Zmyslom je pomôcť pri zaškolení nových zamestnancov a uľahčiť existujúcim zamestnancom vzájomné zastupovanie počas neprítomnosti.[7]

  • Uistite sa, že ste načrtli podrobnosti, ako napríklad, kde sa ukladajú dokumenty, kde sa uchovávajú určité zásoby a ako kontaktovať dodávateľov a zákazníkov.
  • Je dobré, aby si každú úlohu niekto skontroloval tak, že sa ju pokúsi vykonať presne podľa pokynov. Uistite sa, že hodnotiteľ nie je tá istá osoba, ktorá zvyčajne vykonáva úlohu. Rýchlo sa ukáže, či existujú chýbajúce kroky alebo neefektívnosť.

Zvážiť mesačné a ročné úlohy. Okrem načrtnutia postupov pre každodenné úlohy, ktoré vaši zamestnanci plnia, nezabudnite zohľadniť aj väčšie projekty, ktoré sa vyskytujú zriedkavo, ako sú štvrťročné hodnotenia alebo výročné prezentácie.[8]

  • Pokúste sa stanoviť harmonogram pre každú z týchto úloh, aby noví zamestnanci pochopili, kedy sa na ne majú začať pripravovať.

Poskytnúť užitočné informácie pre nových zamestnancov. Okrem uvedenia podrobností o tom, ako vykonávať úlohy vyžadované v rámci pracovného miesta, môžete novým zamestnancom poskytnúť niekoľko ďalších tipov, ktoré im pomôžu zoznámiť sa s kanceláriou. Tým sa zníži ich závislosť na ostatných zamestnancoch a dúfajme, že sa budú rýchlejšie cítiť pohodlne. Možno budete chcieť zahrnúť informácie o takých veciach, ako je[9]

  • umiestnenie kúpeľní, miestností na oddych a podateľne
  • Ako používať telefón, tlačiareň, počítač a iné vybavenie
  • Kde zaparkovať
  • Ako objednať spotrebný materiál

Časť 3 z 3:Písanie príručky pre zamestnancov

Poznať právne požiadavky. Pravdepodobne existuje veľa vecí, ktoré chcete zahrnúť do príručky pre zamestnancov, ale možno neviete, že existujú aj veci, ktoré ste povinní zahrnúť zo zákona. Musíte sa uistiť, že ste zahrnuli informácie o rovnakých možnostiach zamestnávania, obťažovaní, rodinnej zdravotnej dovolenke, prispôsobení sa osobám so zdravotným postihnutím. odškodnenie pracovníkov, vojenskú dovolenku, ubytovanie na dojčenie a dovolenku pre obete trestných činov.[10]

  • Ak je to vhodné, uveďte informácie o dohodách o mlčanlivosti a/alebo vyhláseniach o konflikte záujmov v spoločnosti.[11]
    Dôveryhodný zdroj
    U.S. Small Business Administration
    U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
    Prejsť na zdroj
  • Ak je pracovné prostredie nejakým spôsobom nebezpečné, uveďte informácie o opatreniach, ktoré ste prijali na zaistenie bezpečnosti zamestnancov, ako aj o tom, čo majú zamestnanci robiť.[12]
    Dôveryhodný zdroj
    U.S. Správa malých podnikov
    U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
    Prejsť na zdroj
  • Aj keď to nie je zákonom vyžadované, je dobré zahrnúť do príručky aj ustanovenia týkajúce sa práva spoločnosti ukončiť pracovný pomer so zamestnancami podľa vlastného uváženia a vykonávať zmeny v príručke. Pomôže to ochrániť spoločnosť, ak bývalý zamestnanec podá žalobu.
  • Zákony o zamestnanosti sú v každom štáte iné. Pred zverejnením príručky pre zamestnancov je dobré poradiť sa s právnikom, aby ste sa uistili, že ste do nej nezahrnuli alebo nevynechali nič, čo by mohlo byť škodlivé.

Zahŕňajte informácie o hodinách a dochádzke. Vaša príručka pre zamestnancov by mala jasne informovať zamestnancov o tom, kedy majú byť v kancelárii a koľko hodín týždenne majú odpracovať.[13]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa malých podnikov
U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj

  • Uveďte aj informácie o preplácaní nadčasov, pričom nezabudnite jasne uviesť, kto má a kto nemá nárok na nadčasy.
  • Uistite sa, že zamestnanci vedia, ako nahlásiť neprítomnosť.
  • Ak ponúkate pružný pracovný čas, uveďte postup, ako tento benefit využiť.
  • Informujte zamestnancov aj o tom, kedy a ako majú očakávať výplatu.

Hovorte o výhodách. Nezabudnite venovať časť príručky výhodám vrátane plateného voľna, zdravotného poistenia, životného poistenia, firemného plánu 401k a všetkého, čo ponúkate. Pri vysvetľovaní týchto výhod buďte dôkladní, aby ste väčšinu otázok mohli zodpovedať jednoduchým nahliadnutím do príručky.[14]

  • Ak vaše výhody poskytuje externý poskytovateľ, informujte zamestnancov, kde nájdu ďalšie informácie o programe.
  • Ak máte kombináciu hodinových a platených zamestnancov alebo zamestnancov na čiastočný a plný úväzok, nezabudnite jasne uviesť, kto patrí do ktorej kategórie a aké výhody má kto k dispozícii.[15]

Stanovte kódex správania. Príručka pre zamestnancov je tiež miestom, kde sa stanovujú pravidlá, ktoré musia vaši zamestnanci dodržiavať. Môžete tiež stanoviť disciplinárny postup, ale uistite sa, že nie je taký špecifický, že by za určitých okolností nemusel byť vhodný.[16]
Medzi bežné témy, na ktoré sa vzťahuje kódex správania, patria[17]

  • Neospravedlnené absencie a neskoré príchody
  • Dress code
  • Zásady používania drog/alkoholu
  • Ako komunikovať s klientmi a spolupracovníkmi
  • Zásady používania sociálnych médií

Opíšte proces preskúmania. Vašim zamestnancom pomôže, ak budú presne vedieť, ako bude prebiehať hodnotenie ich výkonnosti a kedy ho môžu očakávať. Buďte čo najkonkrétnejší pri opisovaní postupov a očakávaní.[18]

  • Zahrnúť postupy. Vaša kancelária má pravdepodobne oveľa viac postupov, ako by ste si predstavovali, takže môže trvať nejaký čas, kým vymyslíte všetko, čo je potrebné v príručke riešiť. Pokúste sa premyslieť všetky otázky, ktoré by nový zamestnanec mohol mať o tom, ako funguje vaša kancelária, vrátane vecí ako [19]

    • Ako sa prihlasuje a odhlasuje
    • Zásady obedov a prestávok
    • Zásady práce na diaľku
    • Ako požiadať o voľno
    • Ako podať sťažnosť na spolupracovníka
    • Zásady týkajúce sa nepriaznivého počasia
  • Referencie