Ako napísať list o zmene adresy (s obrázkami)

Či už sťahujete seba a svoju rodinu, alebo premiestňujete svoju firmu, možno budete chcieť napísať formálny list o zmene adresy, aby všetky vaše kontakty mali vašu novú adresu. Najmä ak premiestňujete svoju firmu alebo píšete obchodným kontaktom, chcete zachovať určitý formát. V prípade priateľov a rodinných príslušníkov môžete radšej poslať ručne písanú pohľadnicu ako použiť formálny list.[1]

Vzorové listy o zmene adresy


Vzorový list o zmene adresy pre úradný subjekt

Podpora wikiHow a odomknite všetky vzory.

Časť 1 z 3:Formátovanie listu


Vyhľadajte šablónu obchodného listu. Ak list píšete na počítači, skontrolujte, či v aplikácii na spracovanie textu, ktorú používate, nie sú k dispozícii šablóny. Väčšina aplikácií na spracovanie textu má množstvo rôznych šablón listov.[2]

  • Použite základnú šablónu obchodného listu, ktorá obsahuje bloky pre dátum, vašu adresu a adresu príjemcu.
  • Ak máte firemný alebo osobný hlavičkový papier, ktorý plánujete použiť na tlač listu, uistite sa, že šablóna, ktorú používate, má priestor na to, aby sa to.


Vytvorenie poštového zoznamu. Najjednoduchšie je, najmä ak list posielate dlhému zoznamu príjemcov, vytvoriť si v tabuľke zoznam adresátov. Na vyplnenie polí vo formulári listu môžete potom použiť funkciu „mail merge“ v aplikácii na spracovanie textu.[3]
Dôveryhodný zdroj
Podpora spoločnosti Microsoft
Technická podpora a informácie o produktoch spoločnosti Microsoft.
Prejsť na zdroj

Kontrolný zoznam poštového zoznamu
Meno a priezvisko príjemcu
Doplňte poštovú adresu
Akékoľvek ďalšie kontaktné informácie i.e. telefónne číslo, e-mailovú adresu, fax
Pozorne si prečítajte svoj poštový zoznam, aby ste sa uistili, že ste pri zadávaní mena alebo adresy nikoho neurobili preklep.


Nastavte bloky s adresou. Tradičný formát obchodného listu obsahuje blok pre vaše meno (alebo názov vašej firmy) a adresu, ako aj meno a adresu alebo príjemcu. Pri zadávaní adresy používajte svoju súčasnú adresu, nie tú, na ktorú sa sťahujete.[4]
Dôveryhodný zdroj
Podpora spoločnosti Microsoft
Technická podpora a informácie o produktoch spoločnosti Microsoft.
Prejsť na zdroj

  • Ak používate mail merge, postupujte podľa pokynov na formátovanie uvedených v aplikácii na spracovanie textu. Zvyčajne to znamená, že do zátvorky uvediete názov stĺpca, z ktorého má aplikácia čerpať údaje z vašej tabuľky, napríklad „meno priezvisko.“


Uveďte pozdrav. Šablóna vášho listu zvyčajne obsahuje dvojbodku za posledným riadkom posledného bloku adresy, po ktorej nasleduje pozdrav. Môže to byť jednoducho meno osoby, za ktorým nasleduje dvojbodka, alebo „Vážený“, za ktorým nasleduje meno osoby a čiarka.[5]

  • Vyhnite sa používaniu pozdravu „Vážený“, ak sú niektorí z vašich príjemcov organizácie, iné podniky alebo vládne agentúry. Tento pozdrav sa zvyčajne používa len pre jednotlivcov.


Vyplňte záver. Pri formátovaní listu je zvyčajne najlepšie, ak si najprv pripravíte záver a až potom vypracujete telo listu. Slovo, ktoré použijete v závere, bude závisieť od vášho vzťahu k príjemcom.
[6]

  • Ak píšete list na zmenu adresy vašej firmy, budete chcieť formálnejší záver, napríklad „s úctou.“ Ak však máte kombináciu osobných a obchodných kontaktov, možno budete chcieť zvoliť niečo menej formálne, napríklad „ďakujem“.“

Druhá časť z 3:Príprava listu


Napíšte stručný úvod. List začnite vyhlásením, ktorým informujete príjemcu o účele listu. Nemusí to byť dlhé. Zvyčajne stačí jedna veta, ktorá znie napríklad „Týmto listom Vás chcem informovať, že moja adresa sa čoskoro zmení“.[7]

  • Nebuďte pri úvode príliš rozvláční. Chcete, aby list nepresiahol jednu stranu, preto by mal byť stručný a výstižný.


Uveďte dátum, kedy sa zmena uskutoční. Spolu s úvodom musíte príjemcom presne oznámiť, kedy majú začať používať vašu novú adresu a nie súčasnú adresu.
[8]

  • Uistite sa, že ste príjemcom poskytli dostatok času na prijatie listu, aktualizáciu ich záznamov a odoslanie všetkých listov na správnu adresu.


Uveďte svoju novú adresu. Poskytnite príjemcom novú adresu, ktorú majú v budúcnosti používať na všetku korešpondenciu s vami. Zvyčajne je najlepšie naformátovať ho tak, ako by mal byť naformátovaný na obálke, aby sa im ľahko zaznamenával a kopíroval.[9]

Úvahy
Zámena so starou adresou: Môžete uviesť aj svoju starú adresu, napríklad tak, že uvediete, že vaša adresa sa zmenila zo starej na novú. Majte však na pamäti, že to môže byť mätúce. Najmä ak máte veľa obchodných alebo vládnych kontaktov, ktorým posielate list, nesprávne informácie by mohol neúmyselne skopírovať úradník.
Informujte o akýchkoľvek ďalších zmenách: Je tiež dobré informovať príjemcov o tom, ktoré prípadné ďalšie kontaktné údaje sa zmenia a ktoré zostanú nezmenené. Je to dôležité najmä vtedy, ak sa s vami potrebujú počas prechodu skontaktovať.


Uveďte akékoľvek ďalšie relevantné informácie. V závislosti od okolností vášho sťahovania môžu existovať ďalšie informácie, ktoré vaši príjemcovia potrebujú vedieť, napríklad či sa s vami sťahujú aj iní alebo či váš podnik zostane počas sťahovania otvorený.[10]

Príklady relevantných informácií
Ukončenie činnosti: Ak sa vaša firma na krátky čas zatvorí kvôli presťahovaniu, musíte o tom informovať príjemcov, aby si to mohli vopred naplánovať, či už ide o zákazníkov, dodávateľov alebo iných klientov.
Sťahovanie predaja: Ak máte predaj na sťahovanie, toto môže byť dobré miesto, kde o tom môžete informovať aj svojich príjemcov.


Poďakujte príjemcovi. Na záver listu urobte za posledným odsekom dvojitú medzeru a napíšte jednoduchú vetu s poďakovaním príjemcovi. Ak ide o obchodného partnera, možno budete chcieť pridať aj poznámku o tom, ako si ceníte jeho obchod.[11]

  • Ak sa napríklad vaša firma sťahuje, môžete napísať: „Ďakujeme za pozornosť, ktorú ste venovali tejto záležitosti. Veľmi si vážim hodnotu, ktorú pridávate tejto spoločnosti, a teším sa na ďalšiu spoluprácu s vami.“


Uveďte spôsob kontaktu. Po poďakovaní príjemcovi môžete uviesť telefónne číslo alebo e-mailovú adresu, na ktorú sa príjemca môže obrátiť v prípade akýchkoľvek otázok alebo obáv.[12]

  • Je to dôležité najmä vtedy, ak sa vaša firma sťahuje. Možno budete chcieť presmerovať všetky otázky alebo obavy týkajúce sa premiestnenia na konkrétne telefónne číslo alebo predvoľbu, prípadne na konkrétnu e-mailovú adresu.


Vypracujte niekoľko listov. Najmä ak premiestňujete svoju firmu, možno budete chcieť mať viac ako jeden list. Takto môžete jeden list prispôsobiť konkrétne klientom alebo zákazníkom, iný obchodným partnerom a ďalší predajcom alebo obchodníkom.[13]

  • Ak máte nejaké relevantné informácie, ktoré chcete uviesť a ktoré sa týkajú len jedného publika, zvážte zaslanie viacerých listov. Takto nikto nedostane iné informácie, ako tie, ktoré potrebuje.

Časť 3 z 3:Odoslanie listu


List si starostlivo prečítajte. Pred dokončením listu skontrolujte, či v ňom nie sú preklepy, pravopisné alebo gramatické chyby, ktoré by spôsobili, že váš list bude vyzerať neprofesionálne alebo sa bude ťažko čítať.[14]

  • Skontrolujte najmä adresu a uistite sa, že je správna. Nechcete predsa poslať príjemcom list so zmenou adresy, ktorý ich odkáže na nesprávnu adresu.


Uistite sa, že informácie o príjemcoch sú správne. Keď použijete spojenie pošty pre hromadné zásielky, môže vám to ušetriť veľa času. Je však tiež možné, že sa vyskytnú chyby v spôsobe prenosu údajov do vašich listov.
[15]

  • Skontrolujte všetky polia a uistite sa, že sa všetky zhodujú a patria tomu istému príjemcovi. Napríklad sa chcete uistiť, že meno a adresa príjemcu v adresnom poli sa zhoduje s menom v pozdravnom liste.


Vytlačte a podpíšte listy. Keď ste sa presvedčili, že sú vaše listy správne naformátované a neobsahujú chyby, vytlačte ich na kvalitný kancelársky papier a vlastnoručne ich podpíšte modrým alebo čiernym atramentom. Potom sú pripravené na odoslanie.[16]


  • Upozornite adresátov vopred. Vo väčšine prípadov sa chcete uistiť, že vaši príjemcovia dostanú listy v priebehu dvoch až štyroch týždňov pred dátumom, kedy vaša zmena adresy nadobudne účinnosť.
    [17]

    • Ak máte medzinárodné kontakty, pravdepodobne budete chcieť poskytnúť oznámenie dva alebo tri mesiace vopred, aby ste počítali s časom potrebným na odoslanie pošty do zahraničia.
  • Odkazy