Ako napísať list pri odchode do dôchodku: 14 krokov

List pri odchode do dôchodku si na rozdiel od presvedčenia, že ide o neformálny rozlúčkový list, vyžaduje pozornosť venovanú detailom a profesionálny tón. Hlavným cieľom tohto listu je oznámiť zamestnávateľovi svoj odchod do dôchodku, poďakovať a oceniť svojich spolupracovníkov a prejaviť ochotu pomáhať spoločnosti v budúcnosti podľa svojich najlepších schopností.

1. časť z 2:Brainstorming pred písaním

Prediskutujte svoj plán odchodu do dôchodku s personálnym oddelením. Dohodnite si stretnutie so zástupcom oddelenia ľudských zdrojov (HR), aby ste prediskutovali podrobnosti vášho dôchodkového plánu. Ak to urobíte ešte pred napísaním listu, pomôže vám to získať predstavu o tom, ako máte svoj list formovať.[1]

  • Pri stretnutí s personálnym oddelením si so sebou prineste všetky otázky, ktoré máte, a počas stretnutia si robte poznámky. Zapíšte si dôležité údaje, ako aj detaily, ktoré by sa podľa vás mohli týkať vášho listu. Osoba, s ktorou sa stretnete, vám môže dať niekoľko tipov na váš list, ktoré sa týkajú konkrétne vašej spoločnosti.

Myslite na pozitívne aspekty svojej práce. Majte na pamäti, že ste neodišli, ale odchádzate do dôchodku. Obetavo ste slúžili svojej organizácii a elegantne ste sa dostali do dôchodku. Preto by váš list mal tento moment vykresliť v pozitívnom svetle. Nemusíte chváliť každého spolupracovníka osobitne, ale snažte sa vyhnúť zmienkam o akýchkoľvek sťažnostiach, keď budete vymýšľať, čo uviesť vo svojom liste.[2]

  • Urobte si zoznam vecí, ktoré máte na spoločnosti radi, ako aj úspechov, ktoré ste dosiahli počas práce pre tohto zamestnávateľa, a ďalších zaujímavostí vašej kariéry.

Uvedomte si, že musíte používať formálny tón. Možno sa cítite trochu smutní z toho, že opúšťate svoju spoločnosť, alebo možno dokonca spomínate. Dôležité je však pamätať na to, že do tohto listu by ste nemali vkladať svoje emócie; tie si nechajte na osobné listy alebo e-maily, ktoré dávate svojim spolupracovníkom.[3]

  • Zachovajte formálny tón, pretože tento list bude súčasťou vášho dokumentu o odchode do dôchodku. Vyhnite sa preto odkazovaniu na svoje pocity, vtipkovaniu alebo používaniu sarkazmu.

Vytvorte si plán všetkých projektov, ktoré zanechávate, aby ste sa na ne mohli vo svojom liste odvolať. Váš odchod do dôchodku znamená, že spoločnosť príde o zamestnanca a bude potrebovať náhradu na vaše miesto. Vo svojom liste by ste mali uviesť určité pokyny týkajúce sa všetkých prebiehajúcich úloh alebo projektov, ktoré ste začali, a čo je potrebné urobiť, aby ste ich úplne splnili, ak ich nebudete vykonávať.[4]

  • Pripravte si plán pre každý jednotlivý projekt a v liste sa na každý z nich odvolajte. Každý plán by mal obsahovať podrobnosti o tom, ako môže náhrada ľahko pokračovať tam, kde ste skončili, aby bol váš odchod zo spoločnosti oveľa hladší.

Časť 2 z 2:Písanie listu

Vytvorte svoj pozdrav. Formálny list o odchode do dôchodku budete odovzdávať svojmu šéfovi. Preto budete musieť list adresovať formálne, aj keď si s osobou, pre ktorú pracujete, tykáte. Použite pán., Pani., alebo pani. pri adresovaní listu.[5]

  • Môžete sa rozhodnúť, či použijete celé meno svojho šéfa, alebo len jeho priezvisko. Ak by ste použili celé meno svojho šéfa, napísali by ste: „Vážený pán. Cody Shier“. Ak by ste použili len priezvisko, napísali by ste: „Vážený pán. Shier“. Nepísali by ste: „Vážený pán. Cody“.

Nezabudnite list adresovať konkrétne osobe, ktorej ho odovzdávate. Ako bolo uvedené v predchádzajúcom kroku, list budete adresovať svojmu šéfovi. Z tohto dôvodu by ste nemali list adresovať pomocou fráz ako „Komukoľvek, koho sa to týka“. List pri odchode do dôchodku nie je otvorený list; ako taký musí byť adresovaný konkrétnej osobe.

  • Dvakrát skontrolujte, či ste meno príjemcu napísali správne.

Rozdeľte svoj list do troch odsekov. Váš list pri odchode do dôchodku môžete rozdeliť do troch odsekov, aby ste svojmu listu dodali štruktúru a prehľadnosť. V každom z týchto troch odsekov sa budete venovať inej téme alebo témam.

  • Každý odsek bude podrobne opísaný v nasledujúcich krokoch.

V prvom odseku rozoberte svoj zámer odísť do dôchodku. Prvý odsek by mal slúžiť na rozobratie vášho zámeru odísť do dôchodku, vrátane takých podrobností, ako je názov vašej organizácie, vaše označenie a plánovaný posledný deň vo vašej spoločnosti. Vždy si tieto údaje dvakrát skontrolujte, pretože tieto informácie budú používať iné oddelenia na účely dokumentácie.[6]

  • Príklad prvého odseku by obsahoval informácie ako napr: „Rád by som využil túto príležitosť a informoval spoločnosť Cool Company o svojom plánovanom odchode do dôchodku. Dňa 18. septembra 2014 odchádzam do dôchodku z pozície odborného degustátora cukroviniek.“

V druhom odseku rozoberte svoj čas strávený v spoločnosti. Váš druhý odsek by mal obsahovať informácie týkajúce sa vášho času stráveného v organizácii. V tomto bode vyzdvihnite obohacujúce príležitosti, ktoré ste mali, ľudí, ktorí na vás urobili dojem alebo vás inšpirovali, a celkový všeobecný (pozitívny) pocit, ktorý máte zo spoločnosti.[7]

  • Príklad: „V spoločnosti Cool Company som pracoval takmer 11 rokov, počas ktorých som získal mnoho obohacujúcich a užitočných skúseností. Chcel by som sa poďakovať všetkým ľuďom (tu by ste chceli vyzdvihnúť ľudí, ako sú ľudia vo vedení, kolegovia a podriadení) za ich podporu a pomoc. Cítim sa skutočne poctený, že som mohol slúžiť po ich boku, keď sme pracovali na tom, aby sme svetu poskytli cukríky.“

V treťom odseku uveďte svoje želanie, aby bol váš odchod zo spoločnosti čo najhladší. Váš tretí a posledný odsek by mal vyjadrovať vaše želanie, aby bol tento prechod pre spoločnosť a osobu, ktorá vás nahradí, čo najhladší. Uveďte svoj zámer poskytnúť pomoc pre svojho náhradníka. Môžete tiež uviesť, ako plánujete stráviť svoje dni na dôchodku a že by ste boli radi nápomocní spoločnosti akýmkoľvek spôsobom.[8]

  • Príklad: „Viem, že môj odchod naruší niekoľko projektov, ale už som pripravil plány pre svojho nástupcu, ktoré podrobne opisujú každý krok, ktorý je potrebný na dokončenie úloh. budem tiež k dispozícii, aby som pomohol uvedenému náhradníkovi akýmkoľvek spôsobom. Počas môjho odchodu do dôchodku sa budem plaviť na svojej lodi okolo sveta, ale budem k zastihnutiu niekoľkými spôsobmi uvedenými na konci tohto listu pre prípad, že by som mohol nejako pomôcť tejto úžasnej spoločnosti.“

Končite pozitívne. Váš list by sa mal skončiť na dobrú nôtu, ktorá zahŕňa vyjadrenie najlepších želaní organizácii, vašim kolegom a vášmu nástupcovi. Môžete tiež pripojiť záverečné slovo vďaky a uznania.

  • Príklad: „Ďakujem vám za krásne spomienky. Teším sa, že budem môcť sledovať úspechy tejto veľkolepej spoločnosti, a posielam pozdravy svojim drahým kolegom, ako aj pani. Matilde Mathersovej, ktorá prevezme moju funkciu. Bolo mi cťou pracovať tu v spoločnosti Cool Company.

Ukončite svoj list. Po dokončení odsekov sa podpíšte záverečnou poznámkou, napríklad „S úctou“ alebo „S pozdravom“. Písanie „S úctou“ sa vo všeobecnosti považuje za najformálnejší spôsob podpísania.

  • Pod záverečnú poznámku by ste sa podpísali. Pod svojím podpisom uveďte svoje vytlačené meno a pozíciu v spoločnosti.

Uveďte kontaktné údaje. Nezabudnite uviesť e-mailovú adresu, telefónne číslo a svoju aktuálnu adresu. Spoločnosť sa môže pri príprave dokumentu o odchode do dôchodku odvolávať na tieto údaje.

  • Dvakrát skontrolujte údaje, aby nedošlo k chybám. Nesprávne telefónne číslo alebo e-mailová adresa by mohli viesť k veľkému zmätku.
  • Skontrolujte správnosť svojho listu. Po napísaní listu si ho ešte raz prejdite a uistite sa, že v ňom nie sú žiadne nepríjemné vety alebo gramatické chyby. Zvážte, či by sa naň nemal pozrieť priateľ, ktorý nepracuje v spoločnosti, aby vám pomohol odhaliť prípadné chyby, ktoré ste mohli prehliadnuť.
  • Odkazy