Ako napísať list so žiadosťou o sponzorstvo (s obrázkami)

Ak dúfate, že niekto sponzoruje vaše podujatie alebo niečo iné, čo robíte, mali by ste napísať sponzorský list. Váš list musí presvedčiť zadávateľa, že sa oplatí prispieť, a jasne načrtnúť výhody, ktoré zadávateľ získa. Napísanie správneho sponzorského listu môže mať zásadný vplyv na to, či si sponzorstvo zabezpečíte, alebo ho budete ignorovať.

Kroky


Vzorový sponzorský list spoločnosti

Vzorový list o sponzorstve športovcov

Vzor sponzorského listu klubu

Časť 1 z 3:Príprava na žiadosť o sponzorstvo


Určite si svoje ciele. Čo chcete sponzorským listom dosiahnuť – konkrétne? Čo chcete, aby podnik urobil? Na čo využívate sponzoring a prečo je to dôležité? Pred napísaním sponzorského listu by ste mali poznať odpovede na tieto otázky.

  • Sponzorské listy by mali byť konkrétne a zamerané. Ak sú príliš vágne alebo neviete, čo alebo prečo hľadáte, nebudú veľmi účinné.
  • Pochopte, prečo chcete splniť ciele. Žiadosti o sponzorstvo sú úspešnejšie, ak sú sprevádzané zmyslom pre cieľ alebo vášňou. Presvedčte ľudí, prečo sa oplatí venovať čas alebo peniaze na tento účel, možno tým, že im porozprávate príbeh o tom, ako daný účel niekomu alebo komunite pomohol [1]


Vytvorte si zoznam podnikov. Kto môže mať motiváciu podporiť vašu vec? Možno existuje majiteľ podniku, ktorý má osobný dôvod podporiť vaše ciele. Alebo možno existuje nezisková organizácia, ktorá podporuje podobné poslanie. Kto daroval na podobné podujatia? Musíte preskúmať danú oblasť.

  • Uistite sa, že ste na zozname uviedli podniky alebo osoby, s ktorými ste vy alebo iní, ktorí s vami spolupracujú, osobne prepojení. Nikdy nepodceňujte hodnotu osobných kontaktov. [2]
  • Neprehliadajte malé podniky alebo tie, ktoré nemajú výklady. Aj oni môžu byť ochotní prispieť. Nezabudnite, že môžete hrať na „miestny“ uhol pohľadu. Podniky z rodného mesta často vidia výhodu v tom, že zostanú prepojené so svojimi komunitami.
  • Ak pracujete v tíme, rozdeľte si podniky na zozname a každému členovi tímu dajte za úlohu kontaktovať niektoré z nich, aby každý dostal osobný kontakt.


Určite, čo hľadáte. Sponzorstvo môže mať rôzne formy. Pred napísaním sponzorského listu si musíte určiť, o čo žiadate.

  • Možnosťou sú peňažné alebo vecné dary. Vecné dary znamenajú, že podnik daruje materiál alebo výrobky, ktoré sa môžu použiť na podujatí, namiesto toho, aby poskytol len peniaze. Niekedy majú podobu služieb, nie hmotného tovaru.
  • Možno ste ochotní namiesto produktu prijať dobrovoľnícku prácu. V každom prípade musíte veľmi jasne povedať, čo hľadáte – konkrétne.


Určite, čo ponúkate. Sponzorské listy často umožnia ľuďom vybrať si z rôznych úrovní sponzorstva. To umožňuje podnikom poskytovať príspevky, aj keď nemajú taký vysoký disponibilný príjem ako väčšie firmy.

  • Rozhodnite sa o úrovni sponzorstva. Mali by ste jasne načrtnúť rôzne výhody, ktoré sa dosiahnu rôznymi úrovňami sponzorstva. Ľudia, ktorí dávajú viac, by mali dostať viac.
  • Reklamný banner, verejné oznámenie o spoločnosti alebo sponzorstvo a logo spoločnosti, ktoré sa objaví na webovej stránke alebo v propagačných materiáloch či programoch, sú príklady výhod, ktoré môžete ponúknuť.


Určite meno konkrétnej osoby, ktorá by mala dostať list. Nikdy neadresujte sprievodný list všeobecným „komu sa to týka.“ To sa zdá byť príliš neosobné.

  • Často bude vhodnou osobou osoba, ktorá vedie oddelenie ľudských zdrojov spoločnosti alebo jej generálny riaditeľ. Mali by ste zavolať do spoločnosti alebo sa pozrieť na jej webovú stránku a zistiť, kto sa zaoberá sponzorstvom. Neodhadujte to. Aby bol sponzorský list účinný, musí byť bezpodmienečne adresovaný správnej osobe. Zistite si, či sa ich meno a názov píše správne.
  • Mali by ste tiež zistiť, či má organizácia politiku charitatívnych darov, aby ste nestrácali čas a mohli svoju žiadosť zosúladiť s politikou. [3]

Časť 2 z 3:Pochopenie formátu


Preštudujte si vzorové listy so žiadosťou o sponzorstvo. Na internete nájdete mnoho vzorov listov so žiadosťou o sponzorstvo. Niektoré služby sú platené, ale mnohé sú bezplatné. Mali by ste si tieto listy prečítať, aby ste získali predstavu o formáte a obsahu.

  • Nekopírujte však príliš presne vzorový list. Musíte svoj list prispôsobiť organizácii, ktorej píšete, aby znel osobne a nebol príliš šablónovitý. [4]
  • Ak napríklad viete, že generálny riaditeľ má osobnú minulosť, ktorá súvisí s vaším cieľom, môžete list prispôsobiť tejto osobe. Mali by ste poznať pozadie ľudí alebo spoločností, ktoré žiadate o pomoc, a listy by ste mali prispôsobiť tak, aby pôsobili osobne.


Zvoľte správny tón. Tón bude závisieť od publika. V sponzorskom liste by ste však mali byť vždy profesionálni a nie príliš hovoroví.

  • List napíšte na formálny hlavičkový papier, na ktorom bude logo a názov vašej organizácie. Vaša žiadosť tak bude vyzerať profesionálnejšie. Ak žiadate o sponzorstvo pre seba, môžete ešte vytvoriť profesionálny hlavičkový papier, ktorý bude mať v hornej časti vaše meno pekným písmom.
  • Ak píšete pre firmu alebo inú organizáciu, najlepšie je formálnejšie. Ak píšete členovi rodiny alebo priateľovi, môžete byť menej formálni, ale stále by ste nemali byť takí neformálni, aby ste pôsobili neúctivo. Odoslanie neformálneho e-mailu pravdepodobne neprinesie dobré výsledky ani v jednom prípade.


Používajte štandardné obchodný list formát. Typický sponzorský list používa formát, ktorý sa vyskytuje v mnohých obchodných listoch. Mali by ste použiť správnu štruktúru, inak nebude list vyzerať profesionálne.

  • List začnite dátumom a potom menom a adresou sponzora.
  • Potom za medzeru vložte pozdrav: (meno osoby) a čiarku.
  • Buďte struční. Sponzorský list nechajte na jednej strane. Ľudia pravdepodobne nebudú mať čas čítať viac. Väčšina oslovených ľudí venuje vášmu sponzorskému listu približne minútu. Okrem toho, aby bol text na jednej strane, dbajte na to, aby bol jazyk stručný a jasný. [5]
  • Pošlite ho klasickou poštou. E-mailové žiadosti pôsobia, akoby ste si pri ich odosielaní nedali príliš záležať.


na konci vyjadrite vďačnosť. Na konci sponzorského listu by ste mali poďakovať za pozornosť. Nezabudnite pridať prestávky medzi odsekmi a ponechať miesto na vlastnoručný podpis.

  • Na konci uveďte úctivý, profesionálny pozdrav, napr: S úctou a potom vaše meno a titul. Vlastnoručne ho podpíšte.
  • Pripojte ďalšie materiály. Možno budete chcieť spolu so sponzorským listom poskytnúť vytlačený leták, ktorý poskytne informácie o vašom podujatí alebo spoločnosti. Poskytne to dodatočnú dôveryhodnosť a podnik sa môže cítiť pohodlnejšie, keď vás podporí.
  • Podobne, ak vaša organizácia získala spravodajstvo, môžete pripojiť ukážku novinového článku, ktorý podporí to, čo ste urobili.

Časť 3 z 3:Zdokonaľovanie obsahu


Napíšte dobrý úvod. V úvodnom odseku listu by ste mali hneď predstaviť seba alebo svoju spoločnosť a svoj zámer – konkrétne. Nechoďte okolo horúcej kaše. Ľudia musia byť zaujatí hneď od začiatku.

  • Nepredpokladajte, že ľudia vedia, kto ste alebo čo vaša organizácia robí. Vysvetlite tieto veci jasne. Začnite opisom spoločnosti (ak ide o firemný list) alebo seba (ak ide o osobný sponzoring). Napríklad taká a taká firma je nezisková organizácia, ktorá sa venuje rehabilitácii… atď.
  • Ak zdôrazníte hneď niekoľko úspechov, bude jasné, prečo nie je riziko poskytnúť vám sponzorstvo. Jasne uveďte, ako budú peniaze konkrétne použité.
  • V druhom alebo prvom odseku musíte priamo požiadať o sponzorstvo a vysvetliť, prečo oň žiadate.


načrtnite výhody. Aby vám spoločnosť alebo osoba poskytla sponzorský príspevok, musí byť presvedčená, že z toho bude mať prospech. V prostredných odsekoch listu teda jasne informujte o výhodách – nie pre vás, ale pre nich.

  • Ak sponzori získajú zo sponzorstva dobrú reklamu, vysvetlite napríklad ako. Buďte veľmi konkrétni: Bude podujatie vysielané v televízii? koľko ľudí sa zúčastní? Budú prítomní VIP hostia? Ak vaše podujatie sponzorujú iné významné spoločnosti alebo ich konkurenti, možno to budete chcieť spomenúť.
  • Poskytnite sponzorom možnosti. Bude sa im páčiť, že majú na výber rôzne možnosti, ktoré zodpovedajú ich individuálnym potrebám alebo rozpočtom.


Presvedčte podpornými dôkazmi. To znamená uviesť niekoľko čísel – napríklad veľkosť publika alebo demografické údaje o tých, ktorých oslovia.

  • Nezabudnite tiež na prvok emocionálneho apelu – napríklad osobný príbeh niekoho, komu sa pomôže, ak sa povie stručne (jednou alebo dvoma vetami), môže byť veľmi dojímavý.
  • Vysvetlite, ako sponzorom vyjadríte uznanie za ich sponzorstvo. Možno môžu mať na vašom podujatí bezplatný priestor pre stánok výmenou za sponzorstvo. [6]
  • Uveďte základné údaje o sponzorskej zmluve, ktoré budú potrebovať na svoje rozhodnutie. Nezabudnite uviesť kontaktné údaje. Možno budete chcieť pripojiť aj samolepiacu obálku s pečiatkou, aby ste im uľahčili odpoveď. Nezabudnite uviesť dátum, do ktorého potrebujete odpoveď.
  • Opýtajte sa sponzorov, ako chcú byť ocenení. Napríklad, ako chcú, aby sa objavilo ich meno a či chcú, aby ich niekto spoznal? Ponúknite možnosti, ale nikdy nepredpokladajte. Spýtajte sa.


Informujte o pozadí podujatia. V liste by ste mali uviesť niekoľko konkrétnych údajov, ktorými podporíte svoju organizáciu alebo podujatie.

  • Ak napríklad píšete list pre charitatívnu organizáciu, mali by ste vysvetliť jej pozadie, napríklad kedy bola založená, kto ju vedie, komu slúži a aké ocenenia alebo úspechy získala.
  • Ukážte, nie povedzte. Nehovorte len o tom, že skupina alebo podujatie sú dobré alebo hodnotné. Presvedčte nás prostredníctvom uvedenia detailov – dôkazov, ktoré podporujú, prečo alebo ako sú udalosť alebo skupina dobré alebo hodnotné. Dôkazy sú vo všeobecnosti presvedčivejšie ako superlatívy.


Sledovanie osobne. Samotné odoslanie listu spoločnosti nie je najosobnejší spôsob, ako nadviazať kontakt. Hoci je sponzorský list dobrý nápad, nadviažte naň osobnejším spôsobom.

  • Ak nedostanete odpoveď do 10 dní, môžete zavolať alebo sa zastaviť. Nezabudnite však, že mnohí CEOS budú najmä veľmi zaneprázdnení a mohli by byť otrávení. Takže si možno budete chcieť najprv dohodnúť stretnutie alebo zavolať.
  • Uistite sa, že vyjadrujete nadšenie z vášho projektu. Vyhnite sa všetkému negatívnemu. Nechcete, aby to vyzeralo, že ich prosíte alebo sa im snažíte vnucovať vinu za darovanie..
  • Ak je odpoveď „možno“, neľutujte, že ste sa rozhodli pokračovať. Len to nerobte hneď alebo príliš často, lebo by ste sa mohli stať otravnými.
  • Nikdy nebuďte arogantní. Nepredpokladajte, že vám poskytnú stretnutie alebo sponzorstvo. Jednoducho im poďakujte za ich pozornosť.
  • Nezabudnite poslať poďakovanie, ak získate sponzorský príspevok.


Korektúra. Ak si list neskontrolujete, môžete sabotovať svoje šance na získanie sponzorstva. Listy plné pravopisných alebo gramatických chýb nepôsobia profesionálne. A prečo by mal niekto chcieť, aby sa jeho meno pripájalo k neprofesionálnej udalosti?

  • Skontrolujte interpunkciu. Mnoho ľudí nevie, ako správne používať čiarky alebo apostrofy. Záleží tu na maličkostiach.
  • Vytlačte si kópiu listu, odložte ju a prečítajte si ju o niekoľko hodín. Niekedy sa oko tak zaklincuje do online obsahu, že môže byť ľahšie prehliadnuť preklepy, ak ho čítate online.
  • Uistite sa, že ho posielate s náležitým poštovným v profesionálne vyzerajúcej obchodnej obálke.
  • 7Tu je príklad:
  • Váš hlavičkový papier (ak je to vhodné)
    Dátum:____

    Oslovte ma: _________
    _________________
    _________________

    Vážený pán. / Pani. / pani. _______

    Nedávno som bola pozvaná na štátnu predbežnú súťaž Miss USA. Počas účasti na štátnej predbežnej súťaži budem mať možnosť byť vybraná ako zástupkyňa štátu na národnú súťaž Miss USA.

    Bola by som vám vďačná, keby ste mi pomohli sponzorovať Miss Colorado USA, aby som mala šancu vyhrať. Bude so mnou súťažiť viac ako 20-50 žien. Toto podujatie bude regionálne vysielané v televízii s predpokladanou sledovanosťou 2 až 300 000 divákov a všetci moji sponzori budú uvedení v súťaži a na webovej stránke budúcej produkcie.

    Suma, ktorou môže sponzor prispieť, je flexibilná. Môžete mi pomôcť prostredníctvom jednej z nižšie uvedených možností.

    $____ – Vaše meno, popis a logo

    $____ – Vaše meno a opis

    $____ – Vaše meno a logo

    $____ – Vaše meno

    Ak máte záujem o sponzorstvo, ozvite sa mi na ___________________.
    Veľmi pekne vám ďakujeme za váš čas.

    S úctou,

    Podpísané meno

    Vložené meno

    Referencie